淺談企業(yè)行政管理的功能特點及其要求

1、淺談企業(yè)行政管理的功能特點及其要求摘要：企業(yè)的行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經系統(tǒng)。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構的方方面面。行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術（設計）、生產（施工）、資金（財務）、經營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調。  關鍵字：企業(yè)；行政管理；功能；特點；要求Abstract: Enterprise's administration system, may say that is enterprise'

2、;s central nervous system. It is based on general manager for the tallest leadership, by administrative division of responsibilities, vice-president by special administrative departments organizes implementation and operation, its antenna penetrates into enterprise's each department and a Branch

3、 office's aspects. The administrative management system undertakes the enterprise's management. The administrative management system promotes and ensures the enterprise technology (design)、production (construction)、 fund(financial)、 management(sales) and development (develop) businesses is d

4、one smoothly、effective and mutual coordination.Keywords: Enterprise; Administration; Function; Characteristic; Request一個較大企業(yè)的行政管理體系，其本身往往就是一個具體而微的小企業(yè)。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)各方面業(yè)務。行政工作涉及到企業(yè)內部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調。行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)的全部運作過程，行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要，是因為它是領導和各部門、眾員工之間的橋梁【1】。企業(yè)

5、的行政管理如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它，這是現(xiàn)今企業(yè)普遍感到最頭痛的是行政管理，而改進它又不知如何下手的主要原因之一。由于篇幅所限，這里僅就其中的二、三問題作一探討，期望引起討論。  一、企業(yè)行政管理的功能及其要求  （一）行政管理工作的基本職能 概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調、服務三大功能；其中管理是主干，協(xié)調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務。 專門的行政管理部門（通常稱為辦公室、總經理辦公室、行政人事部之類）擔負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。&

6、#160; 行政管理工作的職能是管理過程中各項活動的基本功能，又稱管理的要素，是管理原則、管理方法的具體體現(xiàn)。管理職能的劃分有許多學派，國內外普遍將管理職能分為五項：計劃、組織、人員管理、指導與領導、控制【2】。 1. 計劃 計劃是為實現(xiàn)組織既定目標而對未來的行動進行規(guī)劃和安排的工作過程。在具體內容上，它包括組織目標的選擇和確立，實現(xiàn)組織目標方法的確定和抉擇，計劃原則的確立，計劃的編制，以及計劃的實施。計劃是全部行政管理工作職能中最基本的職能，也是實施其他管理職能的條件。計劃是一項科學性極強的管理活動。 2.組織 為實現(xiàn)行政管理工作的目標和計劃，就必須設計和維持一種職務結構，在這一結構里，把為

7、達到目標所必需的各種業(yè)務活動進行組合分類，把管理每一類業(yè)務活動所必需的職權授予主管這類工作的人員，并規(guī)定上下左右的協(xié)調關系，為有效實現(xiàn)目標，還必須不斷對這個結構進行調整，這一過程即為組織。組織為管理工作提供了結構保證，它是進行人員管理、指導和領導、控制的前提。 3. 指導與領導 指導與領導就是對組織內每名成員和全體成員的行為進行引導和施加影響的活動過程，其目的在于使個體和群體能夠自覺自愿而有信心地為實現(xiàn)組織既定目標而努力。指導與領導所涉及的是主管人員與下屬之間的相互關系。指導與領導是一種行為活動，目前已形成了專門的領導科學，成為管理科學的一個新分支。4. 控制 控制是按既定目標和標準對組織的活

8、動進行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)偏差，采取糾正措施，使行政管理工作能按原定計劃進行，或適當調整計劃以達預期目的【3】?？刂乒ぷ魇且粋€延續(xù)不斷的、反復發(fā)生的過程，其目的在于保證組織實際的活動及其成果同預期目標相一致。 管理職能循序完成，并形成周而復始的循環(huán)往復，這就是行政管理工作的基本過程，其中每項職能之間是相互聯(lián)系、相互影響的，以構成統(tǒng)一的有機整體。（二）行政管理工作內容 企業(yè)的行政管理工作內容包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理。具體包括相關制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。 1. 行政管理工作需要

9、明確崗位職責日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管、采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作；其他事務視具體情況而定【4】。作為行政部門就要按崗位職責明確分工，保證每項工作有人抓。 2. 行政管理工作需要加強溝通 溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是充分領悟上級領導的意圖，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表

10、達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。 3. 行政管理工作需要注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者信息包括企業(yè)外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家相關政策法規(guī)；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學技術發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管

11、理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內部情況發(fā)展變化和國家政府機關相關政策和法律規(guī)定的變化【5】。 4. 行政管理工作需要培育傳播企業(yè)文化在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。公司“誠信、友善、寬容”的企業(yè)文化很具特色，很有代表性，非常符合企業(yè)的特點。通過企業(yè)文化的建設不斷促進企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)文體的建設包括【6】：（1）組織結構清晰，戰(zhàn)略導向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎。企業(yè)不僅應該有近期目標，更要有遠期規(guī)劃。行政管理人員應該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結構，并制定近、遠期戰(zhàn)略目標，從而形成一個完善的團結的團隊。（2）建立完善的績效

12、評價標準，形成公平、競爭的平臺。管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果，使任何人員能上能下。（3）注重企業(yè)形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。（4）重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時，注重提供給員工再學習機會?？梢蚤_展相應的活動讓員工進行職業(yè)生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。 5. 行政管理工作需要踏踏實實地去執(zhí)行完善成熟的制度有了，即定目標有了，關鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注

13、意：（1）什么事情該做，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化，讓執(zhí)行影響到每個員工。只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做細致，每個人都來參與管理，那么，人民制藥會發(fā)展得更快，走得更遠。（三）行政管理工作要求然而，行政部門如果僅僅滿足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門還必須在“管理”、“協(xié)調”和“服務”三方面再上一個檔次，才算是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。  從“管理”方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上

14、有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領導者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個檔次。  從“協(xié)調”方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權壓人。行政部門應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協(xié)調。沒有充分溝通的協(xié)調不

15、成為真正的協(xié)調。  從“服務”上說，行政部門要甘當幕后英雄的角色。因為行政服務干得再出色，畢竟是服務于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務工作，永遠不要奢望成為企業(yè)關注的“中心”。不但不可能，而且不應該。因為如果一個企業(yè)的關注點不幸竟在于行政部門，那只能說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關注。行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲”。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應該象一部自動化程度很高的機器，這頭原料(任務)進去，那頭成品(結果)出來；其中的許許多多曲曲折折，都消化在

16、行政體系之內，切忌為自己評功擺好，四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的支配權只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變成"門難進，臉難看，事難辦"的官府衙門。管理是要執(zhí)行制度的；但執(zhí)行制度也是一門藝術，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。  “管理”上做好領導的參謀和助手，在充分溝通的基礎上做好“協(xié)調”，在“服務”上當好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。由于各種因素，并不容易達到，我們只能是盡力而為之，努力趨近于這種境界。二、企業(yè)行政管理的特點及其要

17、求 （一）行政管理特點一般意義上的行政管理主要包括管理、協(xié)調和服務三方面的功能；究而言之，行政管理就是服務。就這一點而言，企業(yè)的行政管理與政府機關大體相同。但是企業(yè)的行政管理與政府機關仍有很大不同。這種不同，在我看來，歸根結底就在于它是企業(yè)的行政管理【7】。企業(yè)的行政管理至少有以下特點：1、企業(yè)的行政管理不是獨立自足的，它本身并不是企業(yè)的目的所在。企業(yè)的行政管理即使搞得像一朵花似的，如果不利于充分利用和合理調配企業(yè)的人力、物力、財力、技術等資源，不利于調動廣大員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不利于開源節(jié)流，提高企業(yè)的經濟效益，加快企業(yè)的發(fā)展，那也是沒有價值的。簡言之，企業(yè)行政管理服務于

18、企業(yè)的根本目的即：通過為社會提供商品和服務而謀取盡可能大的經濟效益。政府機關的行政管理，就政府體系本身而言，可以說就是它的目的本身。也就是說，政府機關之所以存在，目的就在于實行行政管理。這就使政府機關的行政管理往往給人一種“為管理而管理”、不盡情理、不合實際的印象；這種情況如果發(fā)生在企業(yè)里，就會比較觸目驚心，使人難以容忍。2、由于上述特點，因而也就派生出企業(yè)行政管理的又一大特點，那就是它比政府機關的行政管理更注重內容和實質，而盡量減少不必要的表面文章、繁文縟節(jié)、形式主義。企業(yè)的行政管理往往根據公司實際需要，對行政管理的諸多制度、程序、環(huán)節(jié)、形式、圖表、文件等進行剪裁和調整，使之變得精練、實用、

19、簡潔、便利、省時、省錢。3、企業(yè)行政管理的第三個特點，在于它或多或少地與企業(yè)的經濟效益相聯(lián)即更講究實效。雖然我們不能說要直接用企業(yè)經濟效益來衡量具體的行政管理行為，也就是說，不能直接對某個具體的行政行為問“你這種做法能為企業(yè)賺多少錢”；但是，企業(yè)的行政管理還是比較直接地與企業(yè)的經濟效益相聯(lián)系。企業(yè)行政管理的著眼點在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各種資源，提高員工工作積極性，開源節(jié)流，提高企業(yè)經濟效益，加快企業(yè)發(fā)展【8】。4、企業(yè)行政管理的第四個特點，在于要比政府機關的行政管理來得靈活。政府機關的行政管理中所采用的一系列制度、程序、圖表等，與管理對象的實際情況有一定距離甚至嚴重脫節(jié)；為了照顧方

20、方面面的關系，“多一事不如少一事”，一般都有較長時間的延續(xù)性，有的甚至幾十年一貫制的老面孔。因此，政府機關的行政管理往往不可避免地帶有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合時宜等特點。而企業(yè)的行政管理往往根據公司實際發(fā)展需要經常進行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時代的發(fā)展和公司實際。5、企業(yè)行政管理的第五個特點，在于它“為企業(yè)的前線服務”的色彩比較明顯。企業(yè)行政管理部門及其人員在企業(yè)中比較“低調”，不像政府機關的工作人員那樣往往高高在上，趾高氣揚。當然究其實質而言，政府機關的行政管理也應該是為企業(yè)、為社會、為民眾服務的；但在實際情況中，由于政府機關距離每個具體的服務對

21、象比較遠，受到服務對象的影響和制約都比較間接，客觀上就使這種服務與被服務的關系往往被“異化”、被顛倒過來了，“公仆”變成了“主人”。而在企業(yè)中，一般不會允許這種情況出現(xiàn)，行政部門為技術、業(yè)務等一線部門服務的關系一般比較明確。（二）行政管理要求企業(yè)行政管理的上述特點就給企業(yè)的行政管理人員提出了這樣一些要求：企業(yè)的行政管理必須時刻著眼于為企業(yè)的經濟利益服務，反對“為管理而管理”；必須堅決摒棄形式主義，切實講究實效；必須大力講究勤儉節(jié)約，反對大手大腳；必須根據公司實際需要和可能采取靈活變通的方式方法，一切以公司利益為最高原則，反對泥古不化、因循守舊；最后，企業(yè)行政管理最終要落實到確立服務觀念，克服老

22、爺作風和衙門習氣，切實搞好服務上來。三、反對企業(yè)行政管理中的 “游擊作風”和“衙門習氣”  在企業(yè)的實際操作中，往往存在兩種傾向。一種是完全擯棄“機關習氣”，完全憑主觀意愿辦事的"游擊作風"。企業(yè)中沒有系統(tǒng)完整的規(guī)章制度、上下左右的明確分工、明確而充分的逐級授權和環(huán)環(huán)相扣的工作程序；或無章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各級負責人的當時意愿，一拍腦袋決定任何大小事項，沒有科學的研究、決策、落實程序；決策只憑當時靈機一動，正確與否全憑運氣。機構、部門、各級負責人都形同虛設，上級對下級大小事務插手過多，搞得下屬無所適從。往往是老板忙得昏天黑地，干部員工卻有

23、勁使不上；老板總覺得干部員工拿得太多，做得太少；干部員工又對老板一肚子怨氣，怪老板不重視自己。這樣不但無法調動干部員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，而且易于造成勞資雙方的隔閡與對立。由于沒有制定出成文的"公道"和"規(guī)矩"，造成企業(yè)中“公說公有理，婆說婆有理”，互相扯皮，互相推諉；爾爭我奪，辯論不休；或遇事不議，或久議不決，或決而不行，或行而不果；重復討論，重復決定，重復勞動；朝令夕改，朝秦暮楚。企業(yè)處于一片“打亂仗”狀態(tài)，嚴重影響工作效率和員工士氣，造成人、財、物的極大浪費【9】。  另一種傾向，是一些“機關作風”較重的企業(yè)行政管理干部，完全不考慮

24、公司的實際需要和企業(yè)行政管理的特點，完全照搬黨政機關行政管理那一套，搞形式主義、表面文章；繁文縟節(jié)、按部就班；清規(guī)戒律、條條框框；文牘主義、官樣文章；公文旅行、筆墨官司；紙上談兵、咬文嚼字；高高在上、頤指氣使；脫離實際、不講實效【10】。這樣一種行政管理，既浪費精力，又浪費時間；既浪費人力，又浪費錢物；嘩眾取寵，華而不實；僵化死板，不近人情；把一個企業(yè)的行政管理部門變成了舊時代的“衙門”。這同樣造成極大浪費，降低工作效率和員工士氣，影響公司效益。以上兩種傾向，都是我們應當大力反對的。企業(yè)需要根據自身發(fā)展的需要和當前條件選擇合適的、有一定程度的規(guī)范性的行政管理模式，并且隨著公司的發(fā)展不斷進行調整

25、，以避免“游擊作風”、打亂仗，提高員工士氣、工作效率和公司效益；但是任何企業(yè)必須時刻牢記，行政管理的目的和實質在于為企業(yè)的根本目的服務，為公司領導和各個部門、干部員工服務，而決不可本末倒置，陷入過重的“機關習慣”，否則同樣會降低員工士氣和工作效率，損害公司利益。四、企業(yè)行政管理切忌脫離實際  企業(yè)行政管理普遍存在一種現(xiàn)象，即行政管理人員對自己所在企業(yè)的業(yè)務不了解、不熟悉，管理時常脫離各部門實際，發(fā)布的規(guī)定無法推行或根本不宜推行，引起其它部門的反感和排斥【11】。各業(yè)務部門心理上總覺得行政人員礙手礙腳，甚至是手腳太長，巴不得他們永遠不要在自己的部門露面，不要干擾自己的工作；自己這方面則

26、是除非有什么必須要行政部門幫助解決的事，否則寧愿與行政部門老死不相往來。行政人員也往往或是很知趣地盡量不去打攪其它部門，或是對其它部門有一種抵觸情緒，干脆大家有事說事，沒事散伙；如果再加上前面所說的“老爺作風”、“衙門習氣”，雙方的隔閡和抵觸就更深刻、更劇烈了。這樣就陷入了惡性循環(huán)：行政部門對其他部門的工作接觸越少，就越不了解，管理就越脫離實際；反過來，行政管理越脫離實際，就越遭受各部門的排斥，從而也就越不了解各部門情況。為了改變這種行政管理與各部門業(yè)務“兩張皮”的現(xiàn)象，行政部門除了要轉變觀念、轉變作風外，更有切實效果的應該是轉化職能，也就是說要強化行政管理部門的企業(yè)管理職能。社會上許多企業(yè)都

27、設有企業(yè)管理部，但由于很大一部分企業(yè)管理職能往往還保留在行政管理部門，企管口和行政口二者的職能往往發(fā)生重疊和沖突。在這樣的情況下，企管部實際上只起到了一個類似“法規(guī)處”的作用，在管理制度的執(zhí)行上并無權威；而行政部門又被削弱了管理職能，淪為“總務處”。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱，“行政口”與“企管口”必須合而為一，要將一般企業(yè)的“企業(yè)管理部”的職能注入行政部門，增強其企業(yè)管理職能【12】。我認為，如果只是一般地要求行政管理部門深入各部門業(yè)務，增強為企業(yè)第一線服務的觀念，克服衙門習氣和老爺作風，恐怕難收實效。因為行政人員如果沒有一個切入口介入各部門的工作，會感覺“師出無名”，難以著手；如果介入得比較生硬，還會干擾各部門的正常工作，引起各部門的反感和排斥。將企業(yè)管理