大型報告會流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上大型報告會流程組織架構(gòu)圖會議總負責(zé)人 場內(nèi)負責(zé)人場外負責(zé)人迎賓組攝影組銷售組安保組后勤組音響設(shè)備組舞臺服務(wù)組檢票組外圍安全車位引導(dǎo)禮儀組會議前期籌備在會議前期籌備工作中，首先要確定本次會議主題、目的、形式、規(guī)模、廣告宣傳、邀約人群、時間、講師、主持人、主辦單位及承辦單位，并以文字形式整理成冊，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核通過后開始籌劃?；I備工作注意項1) 款項申請，各種會務(wù)款提出預(yù)算，及早申請，保證會務(wù)費及時到位，保證會議順利進行。2) 與酒店提前預(yù)定會場、住宿房間、餐飲人數(shù)，簽訂合同。3) 分工明確，各司其職?？倕f(xié)調(diào)要把各個崗位的職責(zé)分工明確，并且做好培訓(xùn)工作，每個崗位應(yīng)該做好哪

2、些，應(yīng)注意事項等說清楚，各崗位準時到崗，不準中途離開崗位。一、前期人員分工在前期人員分工上，我們應(yīng)該明確自己在此期間的工作職責(zé)，人員分配一定要合情合理，工作細節(jié)由各個小組負責(zé)人統(tǒng)一安排。各小組所需準備的特殊物品報與后勤組，有后勤組統(tǒng)一采購制作。安排如下表：崗位人數(shù)人員職責(zé)負責(zé)人電話負責(zé)人1負責(zé)會議整體工作的監(jiān)督協(xié)商講師1會議內(nèi)容及課件準備主持人1串場詞開場詞準備演練。接待1負責(zé)聯(lián)系講師并協(xié)調(diào)車票、住宿來往時間。以及會議需準備物品協(xié)商后勤3會議所需物料籌備，制作。確定會議場地邀約全體邀約參會人員1、主持人工作：核對議程，反復(fù)排練，把串詞、議程熟記于心，保證主持時不出錯，根據(jù)會議主題控制會場氛圍，

3、控制好會場的不同時間段的不同氛圍，需要激情的時候激情澎湃，需要深沉的時候嚴肅深沉，需要幽默的時候妙語連珠根據(jù)議程與各個演講嘉賓核對時間與演講順序，保證出場時嘉賓順利到場，如果嘉賓有特殊情況不能及時到崗，要及時調(diào)整議程，并向大會說明情況。會前檢查好會議相關(guān)的所有演示文稿與音樂、宣傳片等，保證會中不出錯。與音響師、控制臺、總協(xié)調(diào)做好緊密配合，保證會議順利進行。會前向聽眾介紹會場注意事項與會議相關(guān)事項，如餐飲地點、抽獎事宜、贈送事宜、憑嘉賓調(diào)查表領(lǐng)取禮品與軟件事宜、旅游事宜、退房事宜、開發(fā)票事宜等。會前要與總協(xié)調(diào)、控制臺、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。2、總協(xié)調(diào)：會場所有事務(wù)的控制工作，保證

4、各種工作順利有序進行，如議程、嘉賓到位、主持臺、控制臺、音響控制、投影控制、座椅控制、飲料控制、攝影攝像控制、嘉賓演講、頒獎、抽獎、禮儀小姐的培訓(xùn)、演講時間等控制。保證會議順利進行。二、會場選址根據(jù)會議規(guī)模、邀約人群來確定會議地址。選址標準及要求：1、在市中心附近，有一定知名度；會場大小視會議參會人數(shù)多少而定；2、交通方便；有停車位，最好可以預(yù)留；3、場內(nèi)設(shè)備齊全；4、確定會場后還應(yīng)記錄會場布局，懸掛條幅的長度，背景布的尺寸，銷售臺，咨詢臺擺放位置；5、預(yù)約會議前一天布置會場，彩排的時間。并詢問是否提供迎賓；6、留下會場管理人電話，方便及時溝通；7、提前為贊助合作商預(yù)留空位。會場調(diào)查表：會場聯(lián)

5、系電話會場地址條幅噴繪1.大小 2.數(shù)量 1.大小 停車位1.位置 2.多少 3是否可以預(yù)留音響設(shè)備1.是否可用 2.是否需要自帶投影設(shè)備1.是否可用 2.是否需要自帶燈光設(shè)備1.開關(guān)位置及是否會對會議產(chǎn)生影響 2.是否可用 公交線路1.周圍有幾路車座位圖1.確定座位圖準確性三、贊助合作： 根據(jù)會議目的、形式洽談贊助合作商。在會議前一個月與合作商溝通，了解合作商的人脈、資源、需求、費用。 贊助商的會員是否可以參加會議；贊助商所需座位；充分了解贊助商的需求（宣傳知名度或會議現(xiàn)場商品出售），根據(jù)贊助商的需求提供合作方式；如贊助商以現(xiàn)金形式或是禮品形式給予贊助費，我們?yōu)橘澲烫峁鰞?nèi)的展位，條幅位

6、，或冠名權(quán)等。具體合作方案由總負責(zé)人根據(jù)會議及當(dāng)?shù)厍闆r制定4、 物料準備 1、會議資料準備：打印好準備物清單，按清單一一核實，需要異地運輸?shù)?，及時快運過來。保證資料及時到位，總協(xié)調(diào)會前指揮工作人員裝好資料袋。禮品獎品及時準備。 2、條幅，背景布根據(jù)會場環(huán)境確定尺寸和內(nèi)容，內(nèi)容和贊助單位名稱清晰。明確物料是贊助商做還是公司做。物料內(nèi)容、名稱要統(tǒng)一。 3、特別注意需要提前制做的物料：條幅、噴繪、展架、禮品、手提袋（包括宣傳資料、筆、橫格紙）、小禮品、門票、指示牌。物料統(tǒng)計表如下負責(zé)人手機監(jiān)督人手機宣傳類手提袋N個宣傳單N份X展架n個條幅n個小禮品n份噴繪布場類桌花N朵指示牌水筆、白板胸花設(shè)備類筆記

7、本電腦音響設(shè)備視頻設(shè)備對講機線板會議類視頻短片音樂PPT抽獎箱道具其它類促單表簽到筆入場登記表n份產(chǎn)品N套運輸車N輛收據(jù)（購物表）POS機5、 接待流程及工作內(nèi)容 接待人員，有專人負責(zé)租車事宜，接機接車有專門人員配置，這些人員要掌握司機電話，車型與座位數(shù)，以便及時調(diào)度車輛；還要掌握客戶到達機場車站準確時間，安排工作人員與司機接待。準備好接待牌，使客戶能準確找到會務(wù)接待人員。跟車人員準確把客戶送到會場，安排住宿，重要領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓需要專門人員接待，嘉賓房間提前開好，嘉賓到后直接入住。會前，把客戶從簽到臺引領(lǐng)到會場合適的座位上，盡量讓客戶前排就坐。講師（嘉賓）聯(lián)系方式接待聯(lián)系方式來石時間（最好安排在會

8、議前一天）車票安排（提前確定由誰購買車票）住宿地址注意事項安排好車輛接送。住宿環(huán)境優(yōu)雅，距會場較近。注意飲食。6、 邀約 邀請工作，策劃的邀請函出來后，整理出邀請話術(shù)，再根據(jù)各地的具體情況來邀請客戶，把會議的主題、亮點說清楚，吸引的地方如抽精美大獎、贈送精美禮品說清楚，項目說得吸引人一些?？蛻魠麊渭皶r整理好。會議各項準備確認及彩排一、場地確定：由會場負責(zé)人在彩排開始前一天再次確認會場，確保會場在彩排和會議當(dāng)天可以正常使用，附座位圖。會場聯(lián)系電話會場地址條幅1.大小 2.數(shù)量 3.內(nèi)容噴繪1. 大小 2. 內(nèi)容停車位1.位置 2.多少音響設(shè)備1.是否可用 2.是否需要擺線投影設(shè)備是否可用茶水

9、會場是否提供引位會場是否提供講師（確定講師到場時間）到場人數(shù)（確定到場人數(shù)）座位圖（確定座位安排）贊助商資源（確定數(shù)額）二、講師到場確定: 由負責(zé)講師接待人員負責(zé)與講師溝通，確定會議當(dāng)天的行車路線、出發(fā)時間、接送車輛、司機等事項。確保講師在會議當(dāng)天可以準時到場。三、到場人數(shù)確定:1、合作商： 確定合作商是否有會員到來及人數(shù)：在會議開始之前，再次跟合作商打電話確認會員到來人數(shù)。并記錄跟合作商確定座位位置。2、會員： 通過送票數(shù)量，并分析其到場可能性最后做一個按比例做一個統(tǒng)計。3、陌拜：確定陌拜總?cè)藬?shù)：所有陌拜人員統(tǒng)計陌拜收集回來的名單數(shù)，并分析其到場可能性最后做一個按比例做一個統(tǒng)計。4、贊助商資

10、源確定 1.核對合作商提供的禮品：禮品收到之后清點，并記錄名稱、數(shù)量提供單位等信息。 2.確定合作商的商品，所需位置：跟合作商溝通列出合作商的名稱、商品、會議宣傳所需場地大小信息。四、物料準備確定后勤組與個小組確定所需物料數(shù)量，將其一一測試保證其正常使用。并將其歸類放置。彩排時將物品運送至?xí)觥Ｋ椭習(xí)龊蟠_定物料是否齊全并負責(zé)將會場布置好。五、彩排有關(guān)工作及注意事項（一）、會中安排（一）時間：（二）地點：（三）議程：1、7：30全體人員到會場；2、7：50所有參會人員準備完畢；3、7：50-8：30入場就座完畢；4、8：30-9:00會議開始，主持人上場介紹主講嘉賓及其他事項。5、9:05-1

11、1:00主講嘉賓開始6、11:00-11:30頒獎，銷售發(fā)放小禮品，退場。會議流程會議開始前會議進行中會議結(jié)束后車位引導(dǎo)外圍安全檢票迎賓暖場音樂、視頻播放會后咨詢引導(dǎo)觀眾離場整理物料主持人開場講師上臺，講座開始抽獎環(huán)節(jié)主持人上臺促單銷售環(huán)節(jié)收場（二）、入場時各單位組有關(guān)要求1、準時到達指定位置，領(lǐng)隊及時與現(xiàn)場工作人員接上頭，聽候指令。人員安排表組崗位人員職責(zé)負責(zé)人電話后勤物料明確物料種類，確保物料齊全及正常使用，負責(zé)會場安排布置。運輸配合物料負責(zé)人運送物料場內(nèi)舞臺服務(wù)熟悉會場舞臺，了解熟悉所操作的文件，道具等。攝影在會場指定位置架立攝像機，調(diào)試攝像機鏡頭，確保正常拍攝。拍照時拍到大會各個環(huán)節(jié)的

12、內(nèi)容情況設(shè)備音響調(diào)試，會場音樂切換，PPT切換，視頻放映等場外安保會議當(dāng)天會場的秩序維持，熟悉場地，通道，所有出入口引位引導(dǎo)參會人員從會場門口進入會場并有序入座。簽到協(xié)助后勤組完成物料的運輸所有人員除本身職責(zé)外，配合完成會場布置。2、服裝大會統(tǒng)一要求。（三）、看臺安排請各安保人員安排好家長和寶寶，防止寶寶打鬧，發(fā)生意外，要求確保良好秩序，特別要防止個別人沖入場地或往場地扔?xùn)|西。請各家長在指定區(qū)域入座，分別從各自看臺口入看臺，不要串座。（四）、關(guān)于后勤1、確定所需物料齊備。負責(zé)人手機監(jiān)督人手機宣傳類手提袋N個宣傳單N份X展架n個條幅n個小禮品n份噴繪布場類桌花N朵指示牌水筆、白板胸花設(shè)備類筆記本

13、電腦音響設(shè)備視頻設(shè)備對講機n個線板會議類視頻短片音樂PPT抽獎箱道具其它類促單表簽到筆入場登記表n份產(chǎn)品N套運輸車N輛收據(jù)（購物表）POS機（5） 會場布置安排：1，條幅懸掛：條幅懸掛于醒目的地方如;門口、會場上方，位置居中。2，銷售的產(chǎn)品、展架確定位置：位置擺放在醒目位置如會議室問口側(cè)面，但不能影響會議的正常進行。產(chǎn)品的擺放位置不能距離收款臺距離太近。以免因為人多影響銷售3，合作商展位擺放位置：確定在會場外面，保證不會影響會議正常進行也不能讓合作商動靜過大。4.為會議特別制作的宣傳畫、座位礦泉水，會議紙筆，提前整理放到每個座位上。5.筆記本電腦到位（主持臺一臺，控制臺一臺，演示區(qū)一臺）。6講

14、臺區(qū)布置：主持臺LOGO、鮮花、主持臺的麥克1-2個、無線麥克2-4個，音響、投影預(yù)備與調(diào)試，攝影機預(yù)備與調(diào)試，專業(yè)照相機2-3臺。7.禮儀物品與禮儀小姐，獎品、禮品到位。8.聲光電調(diào)試，桌簽核對與粘貼、排列。9.預(yù)留座椅,貴賓室布置。10.技術(shù)演示區(qū)：2-4臺筆記本電腦，裝好產(chǎn)品，技術(shù)人員到位（插座備好）。11.會后禮品發(fā)放區(qū)、收取調(diào)查表區(qū)，督促客戶憑調(diào)查表領(lǐng)取禮品或軟件，保證收全調(diào)查表，發(fā)送禮品。12.簽到處：會前裝好會議資料，按類分好，布置好簽到臺，簽到前把已經(jīng)報名的名單打印4份，以保證報名人數(shù)集中時能分批簽到，節(jié)約時間，空白的報名表多打印些，分成幾份，分批簽到。（6） 設(shè)備調(diào)試細則1，

15、音響設(shè)備調(diào)試：將音響設(shè)備全部連接，播放歌曲，測試耳麥。效果達到聲音清晰穩(wěn)定并檢查會議使用音樂。2，視頻設(shè)備調(diào)試：連接投影播放視頻，圖像在屏幕居中并檢查測試會議使用視頻圖片等文件。3，幻燈片，音頻，視頻拷貝到特定文件夾，并做好分類順序安排4，筆記本桌面文件剪切至一個文件夾。并將桌面換成與會議有關(guān)的圖片5，取消屏保和休眠等影響會議的模式。會中人員安排及會議流程一、 會場人員安排及注意事項1、場內(nèi)人員安排：引位組、安保組、銷售組、音響設(shè)備組、舞臺服務(wù)組、攝影組各小組職位概述，操作方式，注意事項見下表：小組名稱引位組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：負責(zé)引導(dǎo)參會人員從會場門口

16、進入會場并有序入座。操作方式：職業(yè)用語：您好！歡迎參加本次*會議，為了方便您的入座，請出示您的座位號（檢查座位號）。謝謝您的配合，您這邊請。（入座后）請您稍作休息，會議*點準時開始。注意事項：必須穿著會議統(tǒng)一著裝，如工裝等服裝必須保持整潔，褲袋不能突起，不能背包心態(tài)平和，保持微笑統(tǒng)一佩戴會議制定工作證件小組名稱安保組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：安保組主要負責(zé)會議當(dāng)天會場的秩序維持，會中突發(fā)事件的處理。操作方式： 會議開始后，所有安保人員按“會議人員安排方案”就位，主要負責(zé)：制止參會人員在會中隨意走動、攝影、拍照、接打手機；對會中離場人員給予制止及正確引導(dǎo)。 注意

17、事項：在會場走動時應(yīng)蹲下慢走，不得影響觀眾聽會會議進行時如經(jīng)過多次勸告，仍違反會場紀律的應(yīng)及時帶出會場小組名稱銷售組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：在會議過程中完成銷售環(huán)節(jié)操作方式： 在主持人宣布進入產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)時，銷售人員帶齊宣傳單頁，收據(jù)等物料，對聽會人員進行產(chǎn)品講解及促單，完成銷售 注意事項： 銷售環(huán)節(jié)時間緊迫，銷售人員應(yīng)熟悉銷售話術(shù)，具備快速成交能力小組名稱音響組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：負責(zé)音響調(diào)試，會場音樂切換，PPT切換，視頻放映等操作方式： 在會議彩排時調(diào)試音響設(shè)備，確保設(shè)備可以正常使用。熟悉音樂，視頻切換點，在會議

18、進行時配合講師進行PPT切換。注意事項： 如果需要接插線板，布線時應(yīng)把線沿墻角順至指定位置 如果手機信號會對音響放聲造成影響，音響師應(yīng)將手機關(guān)機，或?qū)⑹謾C遠離音響設(shè)備交由他人看管小組名稱舞臺服務(wù)wt組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：配合講師、主持與觀眾進行互動，會場燈光開關(guān)操作方式：如果講師或主持人需要觀眾回答問題，舞臺服務(wù)組應(yīng)快速移動到指定觀眾身旁，將話筒雙手遞上。如果需要觀眾上臺進行游戲互動，舞臺服務(wù)組應(yīng)引導(dǎo)觀眾上臺。熟悉會場燈光控制按鍵，講師使用PPT演講時應(yīng)關(guān)閉舞臺燈光。播放視頻是燈光全部關(guān)閉。其他時間燈光全亮。注意事項： 在會場移動時應(yīng)用蹲跑動作，手一直背

19、在身后，話筒雙手遞出，遞出后手繼續(xù)被回身后 如觀眾拒絕上臺， 傳遞話筒時應(yīng)確保話筒可以正常使用小組名稱攝影wt組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：負責(zé)會場攝像，拍照。保證會議當(dāng)天攝影機到位，設(shè)備、攝影帶、儲存卡等充足，做好遠景、近景、特寫的攝影工作，聽總協(xié)調(diào)指揮，做好會場、簽到處、操作方式：在會場指定位置架立攝像機，調(diào)試攝像機鏡頭，確保正常拍攝。拍照時拍到大會各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容情況嘉賓采訪、重點事件等各區(qū)的攝影工作。注意事項： 如需延長電線，插線板應(yīng)沿墻順線，避免走動時有人踢斷電源 拍照時應(yīng)避免站在觀眾面前拍攝，影響觀眾聽會2、場外人員安排：檢票組、迎賓組、外圍安全組、車

20、位引導(dǎo)組各小組職位概述，操作方式，注意事項見下表小組名稱檢票組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概要：檢閱參會人員的參會證件，對丟失證件，證件不足者給予合理安排；發(fā)放會議相關(guān)資料。簽到人員要及時整理簽到名單，統(tǒng)計人數(shù)。明確職責(zé)，把開收據(jù)、收錢、給資料的人員分工明確，收取會務(wù)費的人員要寫明交費人的單位與姓名，以便查找。會中，及時把簽到表整理好，打印成冊，會后發(fā)給與會者。操作方式： 會議開場前半小時檢票組于門口就位，檢查參會資料是否齊全，對進入會場的參會人員的參會證件給予檢閱并發(fā)放會議相關(guān)資料。注意事項：態(tài)度要端正，說話要親切和藹認真檢閱，防止假冒證件及混雜人等進入小組名稱迎賓

21、wt組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概要：會議開場前半小時迎賓人員于會場門口就位，身掛彩帶迎接參會人員的進場。操作方式： 站立在門口對每一位參會人員表示歡迎，職業(yè)用語“歡迎光臨本次會議”。注意事項： 穿著整潔，站姿幽美 話術(shù)柔和，貼近人心小組名稱外圍安全組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概要：負責(zé)會場外圍安全，阻止同行業(yè)務(wù)人員在外圍發(fā)單及銷售，對擾亂會場秩序著給予制止，嚴重者撥打110報警熱線。操作方式： 會議開始前及會議結(jié)束后，在規(guī)定地點站位，事件發(fā)生時，即時處理。注意事項：態(tài)度要柔和，盡量避免沖突時刻要注意自身形象，不得因小失大，詆毀公司形象與

22、同行業(yè)務(wù)人員多交流3、后勤組小組名稱車位引導(dǎo)組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概要：在會場外負責(zé)參會人員車輛的正確引導(dǎo)，把持車輛停車位置。操作方式： 在入口處確認參會車輛，正確引導(dǎo)車輛停放，歡迎參會人員的到來。注意事項：明確場外車位的布置及可利用車位的位置對非參加本次會議的人員車輛給予制止，并做好解釋工作小組名稱后勤組小組人員小組負責(zé)人負責(zé)人聯(lián)系電話填寫日期核 準 人職位概述：明確物料種類，確保物料齊全及正常使用，運送物料。（如外地做會，應(yīng)清點裝車，交有當(dāng)?shù)匚锪县撠?zé)人）操作方式： 確定會場所需物料，將物料按規(guī)定時間運輸?shù)綍h現(xiàn)場，配合其他小組人員做好會場布置，會議結(jié)束后，

23、清點物料，并回收。注意事項：確保物料正常使用隨時清點，防止丟失物料的擺放位置確保不影響會議正常進行保證物料及時到場，以免影響會議正常開始二、 會場流程細則會議開始前主要進行迎賓引導(dǎo)、外圍安全、檢票三項工作，各小組人員會議半小時前到達指定工作崗位，會議結(jié)束后撤離，其間可依據(jù)會場需要調(diào)動位置。 迎賓引導(dǎo)主要負責(zé)參會人員車輛的正確引導(dǎo)，把持車輛停車位置。 外圍安全主要負責(zé)會場外圍安全，阻止同行業(yè)務(wù)人員在外圍發(fā)單及銷售，對擾亂會場秩序著給予制止 檢票組主要負責(zé)檢閱參會人員的參會證件，對丟失證件，證件不足者給予合理安排；發(fā)放會議相關(guān)資料 控制臺：控制會場的聲、光、電，與音響師、主持人做好配合，保證達到會議效果。會前、會中、會后的音樂控制。 禮儀小姐：頒獎、抽獎等工作的禮儀工作，與議程吻合，總協(xié)調(diào)提前做好禮儀培訓(xùn)工作。 會議進行中首先播放暖場音樂主持人在幕后宣布會場紀律、播放會議相關(guān)視頻（在此期間場內(nèi)人員負責(zé)整個會場的燈光。在播放視頻時將會場的燈關(guān)掉）。隨后主持人開場，進行會議說明及講師塑造，之后講師進行會議主題演講，在演講過后主持人講述產(chǎn)品。并促單，同時進入