PPT及Excel制作技能

1、Office software skills第一章、PPT制作的流程與排版 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能 好的PPT=專(zhuān)業(yè)+簡(jiǎn)潔+清晰思路清晰+邏輯明確+重點(diǎn)突出+觀點(diǎn)鮮明。PPT制作的流程與排版 PPT制作流程了解制作本ppt的目的，理清思路，將大綱先記錄在紙上在每一頁(yè)上寫(xiě)一個(gè)題綱查閱資料并添加到ppt中，并將重點(diǎn)內(nèi)容標(biāo)注出來(lái)能用圖，不用表；能用表，不用字PPT制作的流程與排版 PPT制作流程選擇合適的ppt模板，并根據(jù)模板將每個(gè)p進(jìn)行配色根據(jù)整體效果，對(duì)每個(gè)p進(jìn)行適當(dāng)?shù)拿阑屑苫ɡ锖谟幸?guī)律性、統(tǒng)一性，切忌一個(gè)ppt中有無(wú)數(shù)雜亂無(wú)章的動(dòng)畫(huà)效果在放映過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不適合的地方進(jìn)

2、行適當(dāng)修改 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能第一章、PPT制作的流程與排版PPT制作的流程與排版 PPT排版原則RepetitionAlignmentProximityContrastPPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能第一章、PPT制作的流程與排版1、母版與版式母版和版式的作用：版式和母版的綜合運(yùn)用，可以大大加快您格式調(diào)整，主題調(diào)整等工作的速度。PPT制作的流程與排版 排版常用技能u 母版主題u 網(wǎng)上搜索需要的母版主題或

3、者下載wps辦公軟件，ppt里面會(huì)有各類(lèi)模板可供直接下載。1、母版與版式PPT制作的流程與排版 排版常用技能PPT制作的流程與排版 排版常用技能1、母版與版式PPT制作的流程與排版 排版常用技能2、頁(yè)面設(shè)置-版式的比例、方向PPT制作的流程與排版 排版常用技能3、主題配色方案、字體、背景樣式PPT制作的流程與排版 排版常用技能4、插入日期和編號(hào)PPT制作的流程與排版 排版常用技能5、快捷鍵CtrlShift選中對(duì)象，按住Ctrl，拖動(dòng)對(duì)象復(fù)制復(fù)制PPT制作的流程與排版 排版常用技能選中對(duì)象，按住Shift ，拖動(dòng)對(duì)象水平垂直移動(dòng)5、快捷鍵Ctrl+S 保存Ctrl+G 組合Ctrl+C 復(fù)制C

4、trl+X 剪切快捷鍵PPT制作的流程與排版 排版常用技能Ctrl+Z 撤銷(xiāo)Ctrl+Y 恢復(fù)Ctrl+V 粘貼Ctrl+F 查找PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對(duì)齊操作a) 利用網(wǎng)格和參考線(xiàn)排版如何顯示網(wǎng)格與參考線(xiàn)？PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對(duì)齊操作a) 利用網(wǎng)格和參考線(xiàn)排版參考線(xiàn)用于對(duì)齊非常方便按住Ctrl，拖動(dòng)參考線(xiàn)可以復(fù)制PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對(duì)齊操作b) 快速對(duì)齊（格式 - 對(duì)齊選項(xiàng)）縱向快速對(duì)齊PPT制作的流程與排版 排版常用技能橫向快速對(duì)齊PPT制作的流程與排版 排版常用技能均勻分布PPT制作的流程與排版 排版常用技能選擇需要復(fù)制的格式運(yùn)用

5、在另一個(gè)位置上7、格式刷PPT制作的流程與排版 排版常用技能第二章 PPT制作常用技能 文字編輯 動(dòng)畫(huà)添加 圖片處理對(duì)齊（左/右/頂/底）居中（上下、左右）平均分布（橫、縱） PPT制作常用技能 文字編輯1、文字排版樣式哪些場(chǎng)合適合用PPT？2、突出重點(diǎn)a) 排版突出重點(diǎn)一個(gè)目標(biāo)一個(gè)靈魂兩個(gè)目標(biāo)三不原則七個(gè)概念八字真言1-20-24原則KISS原則聽(tīng)眾原則惡心原則加粗，加大字號(hào)，變色 PPT制作常用技能 文字編輯2、突出重點(diǎn)b) 如何通過(guò)文字排版突出重點(diǎn)3、推薦字體和字號(hào) PPT制作常用技能 文字編輯大標(biāo)題至少用36號(hào)黑體一級(jí)標(biāo)題32號(hào)，再加粗，很清楚二級(jí)標(biāo)題28號(hào)，再加粗，也很清楚三級(jí)標(biāo)題2

6、4號(hào)，再加粗，還算清楚四級(jí)標(biāo)題20號(hào)，再加粗，再小就看不到了宋體嚴(yán)謹(jǐn)，適合正文，顯示最清晰黑體莊重，適合標(biāo)題，或者強(qiáng)調(diào)區(qū)隸書(shū)楷體，藝術(shù)性強(qiáng)，不適合投影4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯a)解決方案1：充分利用備注b)解決方案2：拆成多個(gè)頁(yè)面討好型責(zé)備型電腦型打岔型表里一致4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯c)解決方案3：要點(diǎn)一條條顯示d)解決方案4：要點(diǎn)顯示后變暗討好型討好型責(zé)備型討好型責(zé)備型電腦型討好型討好型責(zé)備型討好型責(zé)備型電腦型5、插入文本框 PPT制作常用技能 文字編輯新建一各ppt頁(yè)時(shí)，如需要重新建一個(gè)

7、文本框，操作如下圖所示：插入一個(gè)橫向文本框插入一各豎向文本框6、插入藝術(shù)字 文字編輯 動(dòng)畫(huà)添加 圖片處理第二章 PPT制作常用技能1、動(dòng)畫(huà)運(yùn)用適合運(yùn)用場(chǎng)合：?jiǎn)雾?yè)要反映太多信息可逐個(gè)顯示出來(lái)動(dòng)畫(huà)運(yùn)用原則：與邏輯或講課思路一致，吸引學(xué)員的注意力，少而精，不能太花哨。1、重點(diǎn)科學(xué)研究平臺(tái)2、文獻(xiàn)信息資源保障體系3、分析測(cè)試中心與大型儀器設(shè)備4、教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)施項(xiàng)目5、產(chǎn)業(yè)研發(fā)基地與科技產(chǎn)業(yè)園6、面向湖北的化工產(chǎn)學(xué)研資源共享平臺(tái)全面服務(wù)湖北化工及相關(guān)產(chǎn)業(yè)重點(diǎn)服務(wù)武漢乙烯工程及化工新城等項(xiàng)目促進(jìn)學(xué)科鏈對(duì)接產(chǎn)業(yè)鏈 PPT制作常用技能 動(dòng)畫(huà)添加2、換頁(yè)切換動(dòng)畫(huà) PPT制作常用技能 動(dòng)畫(huà)添加3、簡(jiǎn)單動(dòng)畫(huà)的設(shè)置 P

8、PT制作常用技能 動(dòng)畫(huà)添加3、簡(jiǎn)單動(dòng)畫(huà)的設(shè)置 PPT制作常用技能 動(dòng)畫(huà)添加 選中一個(gè)對(duì)象，點(diǎn)開(kāi)“添加動(dòng)畫(huà)”后，會(huì)出現(xiàn)如右圖所示界面，選擇需要的動(dòng)畫(huà)效果即可。 不論一個(gè)動(dòng)畫(huà)多么復(fù)雜多么絢麗，它都是由最簡(jiǎn)單的動(dòng)作組成。 同一個(gè)對(duì)象不同動(dòng)作的時(shí)間關(guān)系（執(zhí)行前后、延遲時(shí)間、動(dòng)作長(zhǎng) 短、循環(huán)次數(shù)）是我們學(xué)習(xí)的重點(diǎn)和關(guān)鍵。簡(jiǎn)單的公式是：復(fù)雜動(dòng)作=單純動(dòng)作+時(shí)間處理 PPT制作常用技能 動(dòng)畫(huà)添加3、簡(jiǎn)單動(dòng)畫(huà)的設(shè)置 文字輸入 動(dòng)畫(huà)技巧 圖片處理第二章 PPT制作常用技能 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡(jiǎn)單的繪圖技巧a) 透明設(shè)計(jì) 左下圖是從SmartArt調(diào)出的、具有透明效果的圖表，很漂亮。那么，如何設(shè)計(jì)出

9、透明效果呢？選中模塊后：格式形狀填充其他填充顏色設(shè)置透明度模塊一模塊三模塊二b) 漸變?cè)O(shè)計(jì) 執(zhí)行力提升訓(xùn)的封面是一個(gè)顏色漸變的效果，這個(gè)效果是怎樣設(shè)置出來(lái)的呢？選中模塊后：格式形狀填充漸變?cè)O(shè)置漸變效果 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡(jiǎn)單的繪圖技巧模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡(jiǎn)單的繪圖技巧c) 立體設(shè)計(jì) 為了讓ppt中的圖片不那么的死板，經(jīng)常會(huì)采用有立體感的圖片來(lái)緩解視覺(jué)疲勞。選中模塊后：格式形狀填充漸變?cè)O(shè)置漸變效果 PPT制作常用技能 圖片處理2、簡(jiǎn)單的圖片處理 a) 圖片邊框設(shè)置 似乎使用PPT默認(rèn)的相框，圖片會(huì)顯得模糊，我們一般會(huì)自定義設(shè)置相框：雙擊

10、圖像格式圖片邊框&圖片效果（設(shè)置陰影） PPT制作常用技能 圖片處理 b) 圖片邊框設(shè)置倒映效果設(shè)置：雙擊圖像格式圖片效果（設(shè)置映像）2、簡(jiǎn)單的圖片處理 PPT制作常用技能 圖片處理 c) 立體效果設(shè)置 左下圖形仿佛立在那里一般，很酷。怎么實(shí)現(xiàn)的呢？雙擊圖像格式圖片效果三維旋轉(zhuǎn)透視右透視（然后還要調(diào)整旋轉(zhuǎn)度、映像等）。 2、簡(jiǎn)單的圖片處理 PPT制作常用技能 圖片處理 d) 圖片形狀剪切 當(dāng)我們想要的圖片裁剪形狀沒(méi)有怎么辦？插入想要裁剪的圖片的形狀，然后選中形狀圖：格式形狀填充圖片選中想要裁剪的圖片即可。2、簡(jiǎn)單的圖片處理技巧 d) 圖片形狀剪切 繪制圖形和將填充圖片的長(zhǎng)寬比務(wù)必保持一

11、致！2、簡(jiǎn)單的圖片處理技巧 PPT制作常用技能 圖片處理 e) 圖片背景刪除 很多時(shí)候我們選擇插入ppt的圖片背景顏色與ppt主題不符，這時(shí)候我們需要將圖片背景刪掉。操作如下：選中圖片格式刪除背景。注：2010版本軟件才具有刪除背景功能2、簡(jiǎn)單的圖片處理技巧 e) 圖片背景刪除2、簡(jiǎn)單的圖片處理技巧素材倉(cāng)庫(kù) 銳普PPT論壇：http:/ 站長(zhǎng)網(wǎng)PPT資源：http:/ 站長(zhǎng)網(wǎng)高清圖片：http:/ 淘圖網(wǎng)：http:/ 我喜歡網(wǎng)：http:/ 另外還有百度與谷歌圖片搜索、新浪微盤(pán)與百度文庫(kù)等文檔分享平臺(tái)下載等等。圖片收集網(wǎng)站 創(chuàng)意圖片：Getty images 網(wǎng)不易 、iD公社； 圖研所：不

12、是一個(gè)單純的的圖片站，視覺(jué)化思維，會(huì)說(shuō)話(huà)的圖片； 桌面城市：一個(gè)圖片論壇，有很多不錯(cuò)的人物素材； Yupoo（又拍網(wǎng)）：國(guó)內(nèi)比較好的圖片分享平臺(tái)； Every Stock Photo：攝影作品網(wǎng)站，大量的免費(fèi)圖片。三、Excel常用技能 Excel常用技能 Excel快捷技能為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，選擇要改名的工作表下部名稱(chēng)，右擊選擇“重命名”或者雙擊當(dāng)前工作表的名稱(chēng)，然后在標(biāo)簽上輸入新的表名即可。 Excel常用技能1、為工作表命名若要移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的表的標(biāo)簽，然后拖到新的位置即可。若要復(fù)制工作

13、表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動(dòng)工作表到新位置即可，或者鼠標(biāo)右擊“移動(dòng)或復(fù)制” Excel常用技能2、移動(dòng)和復(fù)制工作表單擊excel下方工作表標(biāo)注名稱(chēng)“插入工作表”，即可在底部看到一個(gè)新名稱(chēng)的工作表，一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。 Excel常用技能3、增加工作表的頁(yè)數(shù) 選擇要設(shè)置文本對(duì)齊的單元格，單擊“格式單元格”命令，單擊“對(duì)齊”標(biāo)簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對(duì)齊方式即可。 Excel常用技能4、設(shè)置單元格文本對(duì)齊在Excel表格中輸入人名時(shí)為了美觀，我們一般要在兩個(gè)字的人名中間空出一個(gè)字的間距。按空格鍵是一個(gè)辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選

14、中該列，點(diǎn)擊“格式單元格對(duì)齊”，在“水平對(duì)齊”中選擇“分散對(duì)齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。 Excel常用技能5、兩個(gè)字或三個(gè)字人名分散對(duì)齊選擇要設(shè)置背景色的單元格，方法一選擇單元格，直接點(diǎn)excel功能欄的填充命令，方法二右擊鼠標(biāo)“設(shè)置單元格格式”命令，然后單擊“填充”選項(xiàng)，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請(qǐng)?jiān)凇邦伾笨蛑袉螕暨x中一種顏色，右側(cè)有需要的圖案樣式和顏色選項(xiàng)。 Excel常用技能6、設(shè)置單元格背景色如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表，那么Excel把隱藏列也粘貼過(guò)來(lái)了。要想避免這種情況，可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，按“

15、Ctrl+G 定位條件定位條可見(jiàn)單元格”選項(xiàng)，再?gòu)?fù)制和粘貼這個(gè)選定區(qū)域就會(huì)得到你所希望的結(jié)果。 Excel常用技能7、禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)使列標(biāo)題總保持可見(jiàn)的方法: 選擇緊鄰列標(biāo)題的下一行，“視圖凍結(jié)窗格凍結(jié)拆分窗格”，被凍結(jié)的列標(biāo)題不會(huì)滾動(dòng)，而且在你移動(dòng)工作簿的其他部分時(shí)，標(biāo)題會(huì)保持可見(jiàn)。 Excel常用技能8、在Excel中不丟掉標(biāo)題的顯示 在人員Excel表中，如要篩選學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專(zhuān)、大專(zhuān)、本科、碩士、博士)，我們可以這么操作：選中學(xué)歷欄單元格，點(diǎn)擊excel表上方功能欄的“數(shù)據(jù)篩選”選項(xiàng)，然后在學(xué)歷欄出現(xiàn)一個(gè)倒三角的圖標(biāo)，點(diǎn)擊要選的學(xué)歷即可 Excel常用技能9、自

16、動(dòng)篩選 如一個(gè)有規(guī)律的序列excel表（序號(hào)1、2、3）被打亂序列后，要將其重新排序，操作如下：點(diǎn)擊excel表上方功能欄的“數(shù)據(jù)排序”選項(xiàng)，然后選需要排序的列、排序依據(jù)以及次序（需要降序升序或自定義）即可。 Excel常用技能10、自動(dòng)排序 對(duì)數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，選中需要求和的行/列單元格，點(diǎn)擊excel表上方功能欄的“開(kāi)始圖標(biāo)”，則在選中區(qū)域的下一行或右邊一列自動(dòng)生成求和公式，且系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。 Excel常用技能11、批量求和 一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類(lèi)數(shù)字后，只要光標(biāo)一移出該單元格，格中數(shù)字就會(huì)

17、自動(dòng)變成“5”、“4”，Excel默認(rèn)的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類(lèi)數(shù)字的單元格，“鼠標(biāo)右鍵單擊設(shè)置單元格格式數(shù)字文本確定”，這樣在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類(lèi)的數(shù)字了。 Excel常用技能12、在單元格中輸入0數(shù)字小數(shù)點(diǎn)后保留幾位數(shù)的操作 Excel常用技能12、在單元格中輸入0數(shù)字 如果需要在Excel中插入超鏈接，操作如下：“選中單元格插入超鏈接”，選定超鏈接的內(nèi)容即可。如果在excel中需要選定超級(jí)鏈接文本而不跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)處，可在指向該單元格時(shí)，單擊并按住可選定單元格。 Exc

18、el常用技能13、添加超鏈接 Excel為方便用戶(hù)及時(shí)記錄，提供了添加批注的功能，當(dāng)你給單元格進(jìn)行注釋后，只需將鼠標(biāo)停留在單元格上，就可看到相應(yīng)的批注。 添加批注操作:“選定要添加批注的單元格審閱新建批注”，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小紅點(diǎn)，提示該單元格已被添加了批注，將鼠標(biāo)移到該單元格上就可以顯示批注。 Excel常用技能14、為單元格添加批注首先選擇要插入“”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“”。 Excel常用技能15、在表格內(nèi)打勾（）在Excel中可

19、以實(shí)現(xiàn)斜線(xiàn)表頭的操作: 選中單元格格式單元格格式 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線(xiàn)表頭 然后點(diǎn)擊“對(duì)齊垂直對(duì)齊欄靠上”，將“文本控制”下面的“自動(dòng)換行”復(fù)選框選中 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線(xiàn)表頭再選擇“邊框 外邊框”，使表頭外框有線(xiàn)，再按下面的“斜線(xiàn)”按鈕，為此單元格添加一格對(duì)角線(xiàn)，設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕，這時(shí)Excel的第一個(gè)單元格中將多出一個(gè)對(duì)角線(xiàn)。雙擊單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài)，并輸入文字，如“項(xiàng)目”、“月份”，接著將光標(biāo)放在“項(xiàng)”字前面，連續(xù)按空格鍵，使這4個(gè)字向后移動(dòng)直至換行完成。 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線(xiàn)表頭啟動(dòng)Excel，單擊左上角“of

20、fice圖標(biāo) Excel選項(xiàng)保存 默認(rèn)文件位置”方框中的內(nèi)容修改為你需要定位的文件夾完整路徑。以后新建Excel工作簿，進(jìn)行“保存”操作時(shí)，系統(tǒng)打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框后直接定位到你指定的文件夾中。 Excel常用技能17、修改默認(rèn)文件保存路徑三、Excel常用技能 Excel常用技能 Excel快捷技能a) 查找 如果需要在excel中查找某個(gè)內(nèi)容，按Ctrl+F鍵即會(huì)跳出如下界面，然后在查找欄里填入你想查找的詞匯即可。 Excel常用技能 快捷技能1、快速查找與替換 Excel常用技能 快捷技能1、快速查找與替換b) 替換 如果要替換excel表格中某個(gè)單元格的內(nèi)容，同樣按Ctrl+F鍵即會(huì)跳

21、出如下界面，然后在替換欄里填入你想查找與替換的詞匯即可。 我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多行內(nèi)容，但每次準(zhǔn)備按回車(chē)鍵另起一行時(shí)，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，其實(shí)可以采用以下方法：選定單元格按住Alt+回車(chē)鍵“即可另起一行。 在一個(gè)單元格中顯示多行文字，選定要設(shè)置格式的單元格， “格式單元格對(duì)齊自動(dòng)換行復(fù)選框選中”即可。 Excel常用技能 快捷技能2、快速換行為了刪除Excel工作簿中的空行，要將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。其實(shí)可以利用自動(dòng)篩選功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，方法是：先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選”，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“

22、空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，右擊選“刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 Excel常用技能 快捷技能3、快速刪除空行在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域的左上角單元格，同時(shí)按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的右下角單元格即可。當(dāng)你瀏覽一個(gè)有很長(zhǎng)內(nèi)容的表格時(shí)，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當(dāng)前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數(shù)據(jù)部分的右下角。 Excel常用技能 快捷技能4、快速選定Excel區(qū)域5、快速瀏覽長(zhǎng)工作表Excel中有一個(gè)快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比