淺談提高信息化管理水平的有效途徑

1、淺談提高信息化管理水平的有效途徑信息中心二0一0年五月十七日淺談提高信息化管理水平的有效途徑【摘要】21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)與信息的時(shí)代，信息化管理水平的高低已成為衡量一個(gè)行業(yè)或一個(gè)企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。現(xiàn)代企業(yè)管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)信息處理和使用的過(guò)程。企業(yè)必須提高信息化管理水平，才能更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本文從“三個(gè)結(jié)合”兩大戰(zhàn)略”三個(gè)重視”“三項(xiàng)資源”講述了提高信息化管理水平的有效途徑?！娟P(guān)鍵詞】信息化管理途徑信息化管理是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息資源的深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用，不斷提高經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)

2、程。隨著煙草行業(yè)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，信息化管理在商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在這種形勢(shì)下，如何提高煙草信息化管理水平呢？提高信息化管理水平需立足于“三個(gè)結(jié)合”，做到三個(gè)重視”，制定兩大戰(zhàn)略工有效利用“三項(xiàng)資源”，逐步完善企業(yè)信息化管理，不斷優(yōu)化信息化管理體系框架，從而達(dá)到提高企業(yè)信息化管理水平和提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的目的。一、立足于“三個(gè)結(jié)合”“三個(gè)結(jié)合”即信息化管理同企業(yè)基礎(chǔ)管理相結(jié)合；信息化管理同企業(yè)文化建設(shè)相結(jié)合；信息化管理同質(zhì)量管理體系建設(shè)相結(jié)合。基礎(chǔ)管理是指企業(yè)對(duì)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中最基礎(chǔ)的記錄、數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和制度的管理。這些記錄、數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和制度是企業(yè)的基礎(chǔ)，是完善各項(xiàng)管理工作

3、，特別是完善企業(yè)內(nèi)部管理和其他責(zé)任制度的必要條件。企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容主要包括信息工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、規(guī)章制度等多方面的內(nèi)容。信息化管理是企業(yè)管理的一部分，它包含于企業(yè)基礎(chǔ)管理之中。因此，要將信息化管理同企業(yè)基礎(chǔ)管理相結(jié)合，取其精華為我所用。企業(yè)文化是企業(yè)成員共同的價(jià)值觀念和行為規(guī)范。信息化管理與企業(yè)文化建設(shè)相結(jié)合，就是在信息化管理過(guò)程中逐步尋求與企業(yè)文化建設(shè)的結(jié)合點(diǎn)。企業(yè)文化是一種高層次的柔性管理，它能解決制度管理不能解決的問(wèn)題，能管理制度所管不到的地方。制度管人治于行，文化管人治于心。企業(yè)文化是企業(yè)的“魂和根”，提高信息化管理水平必須將企業(yè)文化建設(shè)作為信息化管理的一個(gè)支撐點(diǎn)。質(zhì)量管理是指企

4、業(yè)對(duì)采購(gòu)、銷(xiāo)售、售后等各環(huán)節(jié)的管理。自然也包括企業(yè)信息化管理。信息化管理同樣要突生“規(guī)范、服務(wù)、效率”三個(gè)支撐點(diǎn)，信息化管理過(guò)程可以借鑒PDCA循環(huán)的思想。堅(jiān)持“科學(xué)合理、系統(tǒng)協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧、注重實(shí)效”的原則，信息化管理應(yīng)遵循質(zhì)量管理體系中要求的“工作處理流程化、流程管理節(jié)點(diǎn)化、節(jié)點(diǎn)控制標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行責(zé)任化”的工作思路，在信息管理過(guò)程中要注重獲取反饋意見(jiàn)，不斷改善，從而使信息化管理水平提升到一個(gè)新的高度。二、做到“三個(gè)重視”三個(gè)重視”是指在企業(yè)信息化管理過(guò)程中，重視對(duì)企業(yè)員工培訓(xùn)，重視信息化管理創(chuàng)新，重視信息服務(wù)質(zhì)量。重視對(duì)員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是提高行業(yè)整體素質(zhì)、推進(jìn)企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)工作。培

5、訓(xùn)的目的有兩個(gè)：一是使員工接受信息化管理的理念，為企業(yè)信息化建設(shè)奠定理念基礎(chǔ)；二是使員工會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)，為信息化建設(shè)奠定應(yīng)用基礎(chǔ)。這樣才能使企業(yè)信息化管理走上良性發(fā)展的道路，而且還培養(yǎng)了一批既懂企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，又懂信息化的復(fù)合型人才。對(duì)于信息技術(shù)人員，除進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)外，還要讓他們掌握先進(jìn)實(shí)用的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理理念。對(duì)于業(yè)務(wù)人員，通過(guò)參與項(xiàng)目實(shí)施，促進(jìn)他們對(duì)信息系統(tǒng)的理解和應(yīng)用，掌握基本的技術(shù)原理，幫助項(xiàng)目組實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的功能優(yōu)化和提升。在信息化管理過(guò)程中，面臨著對(duì)信息化知識(shí)缺乏的挑戰(zhàn)，這就要求我們對(duì)于企業(yè)不同層面員工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。一般來(lái)說(shuō)，專(zhuān)賣(mài)管理員、客戶(hù)經(jīng)理、市場(chǎng)經(jīng)理和品牌經(jīng)理比較注重前臺(tái)

6、數(shù)據(jù)整合處理，涉及常用辦公軟件較多，因此，需要我們進(jìn)行更有針對(duì)性的培訓(xùn)。重視信息化管理的創(chuàng)新。許多企業(yè)對(duì)信息化管理創(chuàng)新缺乏足夠的重視，還停留在“重技術(shù)、輕管理”的層面上，缺少信息化管理的創(chuàng)新，信息化管理水平有待提高。一種流行的說(shuō)法就是當(dāng)代好多企業(yè)的現(xiàn)狀是“20年前的管理，10年前的網(wǎng)絡(luò)，當(dāng)代的硬件”。信息化管理的創(chuàng)新應(yīng)該建立在扎實(shí)可行的企業(yè)管理的基礎(chǔ)之上，將先進(jìn)的管理理念與信息技術(shù)有機(jī)融合。通過(guò)信息系統(tǒng)，使得各個(gè)部門(mén)之間的溝通、員工之間的溝通更加容易、迅速，從而提高工作和協(xié)作效率。例如，我們運(yùn)用的信息中心辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子設(shè)備分類(lèi)歸檔，工作記錄電子化，工作痕跡一目了然，這也是信息管理中的一種

7、創(chuàng)新。重視信息化服務(wù)質(zhì)量。提高信息化服務(wù)質(zhì)量，一是要提高信息系統(tǒng)的可靠性，確保營(yíng)銷(xiāo)、專(zhuān)賣(mài)、財(cái)務(wù)等部門(mén)工作人員能夠準(zhǔn)確可靠地獲取信息。二是提高信息系統(tǒng)的響應(yīng)性，確保操作層和執(zhí)行層用戶(hù)，特別是管理層和決策層用戶(hù)能在最短的時(shí)間內(nèi)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)。三是進(jìn)一步完善信息安全管理體系，加強(qiáng)針對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的管理，注重工作記錄和信息檔案痕跡化的管理。重視信息化服務(wù)質(zhì)量，需要信息化部門(mén)充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、技術(shù)把關(guān)、管理服務(wù)的作用，以系統(tǒng)穩(wěn)定和高效服務(wù)為重點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)、管理與技術(shù)三者統(tǒng)一協(xié)調(diào)發(fā)展，達(dá)到要求。各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)也應(yīng)積極配合并自覺(jué)參與信息化項(xiàng)目，按照先進(jìn)的管理理念優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、健全管理體系。三、制定“兩大戰(zhàn)略”

8、兩大戰(zhàn)略”是指信息化管理戰(zhàn)略和信息系統(tǒng)戰(zhàn)略。信息化管理戰(zhàn)略是確定和應(yīng)用信息資源的方式，即通過(guò)協(xié)調(diào)人力資源和技術(shù)資源以支持組織信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略和流程。信息化管理戰(zhàn)略的制定為整合所有信息系統(tǒng)提供了可能，提高了部門(mén)之間不同層次間溝通，并且能更快地利用信息系統(tǒng)制定由有效的決策。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略是信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略而采取的基于信息技術(shù)的戰(zhàn)略方案。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略的制定將研究和確定如何用信息系統(tǒng)來(lái)支持和影響企業(yè)的戰(zhàn)略。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略的制定要分階段發(fā)展，信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，它可以分成若干個(gè)不同階段。在由低到高的每一階段，都會(huì)呈現(xiàn)由新的飛躍，這就是企業(yè)信息化的形態(tài)特征，反映了企業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)

9、用水平、企業(yè)信息資源開(kāi)發(fā)利用的深度和廣度。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定企業(yè)信息化的分階段實(shí)施計(jì)劃，確立每階段的任務(wù)和目標(biāo)。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略的制定要從生產(chǎn)過(guò)程的全局由發(fā)，綜合運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)，將企業(yè)過(guò)程控制、生產(chǎn)執(zhí)行和管理決策有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，形成一個(gè)能適應(yīng)各種生產(chǎn)環(huán)境和市場(chǎng)需求的、總體最優(yōu)的、高質(zhì)量、高效率的現(xiàn)代化綜合信息系統(tǒng)，從而滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。四、有效利用“三項(xiàng)資源”三項(xiàng)資源”是指信息資源、技術(shù)資源和人力資源，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)。信息資源是企業(yè)生產(chǎn)及管理過(guò)程中所涉及到的一切文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱(chēng)。它涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中所產(chǎn)生、獲取、處理、存儲(chǔ)、傳輸和使用的一切信息資源，貫穿于企業(yè)管理的全過(guò)程。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不論是卷煙銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還是專(zhuān)賣(mài)監(jiān)督管理，包括財(cái)務(wù)、人力和常規(guī)業(yè)務(wù)等都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這就需要將信息系統(tǒng)的主要功能定位于對(duì)數(shù)據(jù)的加工，即數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)加工成為信息，讓管理者在決策中使用。技術(shù)資源包括兩個(gè)方面，其一是與解決實(shí)際問(wèn)題有關(guān)的軟件方面的知識(shí)；其二是為解決這些實(shí)際問(wèn)題而使用的設(shè)備、工具等硬件方面的知識(shí)。其中，存儲(chǔ)、處理與傳遞信息的硬件和通信網(wǎng)絡(luò)是技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施；自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、督察考評(píng)系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)決策系統(tǒng)、卷煙營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)等應(yīng)用軟件都屬于軟件資源。人力資源是指一定時(shí)期內(nèi)企業(yè)中的人所擁有的能夠被企業(yè)所用，且對(duì)價(jià)值創(chuàng)