公司合同管理辦法

1、公司合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)公司合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法和有關(guān)的法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務(wù)部門要求執(zhí)行。第三條本規(guī)定所稱合同，是指公司在經(jīng)營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。第四條本辦法所稱合同管理， 是指公司制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準(zhǔn)、履行、

2、變更與解除、糾紛處理等進行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負(fù)責(zé)”和“誰主管，誰負(fù)責(zé)”。主要職責(zé)為：1 1、負(fù)責(zé)組織本部門職責(zé)分工范圍內(nèi)的合同談判，擬定合同條款；2 2、全面準(zhǔn)確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù)；3 3、負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，追蹤合同標(biāo)的的內(nèi)外質(zhì)量，收集使用單位意見；4 4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規(guī)劃部和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)；5 5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標(biāo)文件以及合同有關(guān)的各種紀(jì)要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題；6

3、6、參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟，負(fù)責(zé)提供有關(guān)的一切資料；7 7、安排專人負(fù)責(zé)合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務(wù)最相近的部門負(fù)責(zé)， 或由與該項業(yè)務(wù)最相近的上級主管領(lǐng)導(dǎo)確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第二章合同管理部門第六條綜合管理部為公司合同管理的主管部門，統(tǒng)一管理公司的合同工作。其主要職責(zé)是：1 1、負(fù)責(zé)擬定、修訂合同管理制度，并組織實施；2 2、組織宣傳貫徹合同法及相關(guān)法律法規(guī)，組織對各業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)

4、辦人的培訓(xùn)；3 3、參與公司對外訂立重大合同的談判；4 4、參與標(biāo)書評審和合同評審；5 5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關(guān)；6 6、負(fù)責(zé)公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查；7 7、負(fù)責(zé)公司合同專用章的管理；8 8、負(fù)責(zé)公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；9 9、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；1010、合同管理中需要解決的其他問題。第七條公司財務(wù)與資產(chǎn)管理部是合同財務(wù)監(jiān)督部門，主要職責(zé)：1 1、負(fù)責(zé)從財務(wù)角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進行審查把關(guān)；2 2、負(fù)責(zé)發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)

5、容與合同內(nèi)容是否一致；合同批準(zhǔn)程序是否符合規(guī)定，程序不完備的，拒絕付款；3 3、負(fù)責(zé)按合同結(jié)算條款收、付款；第八條其他相關(guān)部門的職責(zé)：1 1、申購部門負(fù)責(zé)向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、時間要求等； 需要進行工程建筑施工的單位， 負(fù)責(zé)向主管部門提供包括維修、 改造、 新建、擴建工程建設(shè)的需求報告；2 2、質(zhì)量驗收小組負(fù)責(zé)對購進機器設(shè)備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告；3 3、驗收部門負(fù)責(zé)對驗收合格的機器設(shè)備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù)；4 4、配合綜合管理部進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見；第三章合同的訂立第九條訂立合同應(yīng)嚴(yán)格按中華人民共和國合同法的要求及

6、本辦法的有關(guān)規(guī)定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。第十條合同訂立的程序1 1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序資信審查一-接受要約邀請-合同填寫一-審查一-批準(zhǔn)-簽章。2 2、我方提出要約邀請的合同訂立程序?qū)Ψ劫Y信情況審核一-要約邀請-要約信息反饋一-合同填寫一-審查一-批準(zhǔn)一-簽章。3 3、通過招標(biāo)訂立合同的程序市場調(diào)查標(biāo)書制作、發(fā)放接收投標(biāo)評審定標(biāo)訂立合同一一審查一-批準(zhǔn)-簽章。4 4、設(shè)備、材料、物資買賣合同的訂立程序計劃準(zhǔn)備一-考察小組對標(biāo)的咨詢（質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等）一-資信審查技術(shù)或商務(wù)談判草擬合同文本審查批準(zhǔn)簽章。第十一條合同簽訂內(nèi)容一般包括以下條款：1 1、當(dāng)事人名稱（或姓

7、名）、住所、法人代表人姓名及職務(wù)、開戶銀行及賬號;2 2、標(biāo)的或標(biāo)的物（指貨物、勞務(wù)、工程項目等）名稱、型號、規(guī)格等；3 3、數(shù)量和質(zhì)量，包括適用規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測方式等；4 4、價款或酬金；5 5、履行的期限、地點和方式；6 6、違約責(zé)任；7 7、合同爭議的解決方法；8 8、合同訂立的時間、地點；9 9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。第十二條合同內(nèi)容應(yīng)符合下列要求：1 1、主體合格、標(biāo)的明確、手續(xù)完備；2 2、條款齊全、意思表示真實；3 3、文字清晰、語言規(guī)范；4 4、無矛盾條款、無空白條款。5 5、訂立合

8、同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見,然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的部門或該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的上級主管領(lǐng)導(dǎo)，確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第四章合同的審查第十三條合同訂立前， 合同承辦部門應(yīng)當(dāng)審查對方的資信狀況和履約能力， 內(nèi)容包括：1 1、社會信譽（近三年是否有重大違約，是否涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等）和履約能力（如生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等）；2 2、審查營業(yè)執(zhí)照是否真實、有效；3 3、核實對方的資產(chǎn)（資金）證明；4 4、審查合同對方的資質(zhì)等級證書；5 5、審查法人證書及法人委托證書；6 6、根據(jù)合同性

9、質(zhì)需要審查的其他內(nèi)容。合同對方當(dāng)事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權(quán)的，不得與其簽訂合同。第十四條經(jīng)辦部門組織對合同進行業(yè)務(wù)性審查，審查的內(nèi)容為：1 1、對方當(dāng)事人是否具有簽約主體資格；2 2、是否各方談判、協(xié)商的一致意見，是否符合決策部門的決策意見；3 3、是否違反公司的規(guī)章制度；4 4、是否超越業(yè)務(wù)權(quán)限；5 5、語言是否準(zhǔn)確、通順。第十五條合同管理部門對合同進行合法性審查，主要內(nèi)容包括:1 1、合同簽訂主體是否符合法律規(guī)定;2 2、條款是否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定；3 3、條款是否有沖突；4 4、條款是否有歧義；5 5、條款是否有效維護我公司合法權(quán)益；6 6、條款是否完

10、備。綜合管理部對合同嚴(yán)密性可進行監(jiān)督審查。第十六條提交綜合管理部審查的合同應(yīng)符合下列要求：1 1、經(jīng)辦部門已經(jīng)對合同進行了業(yè)務(wù)性審查，涉及財務(wù)事項的已經(jīng)經(jīng)過財務(wù)部門審查；2 2、合同當(dāng)事人均未在合同合同上簽字蓋章；3 3、合同約定的內(nèi)容尚未實際履行；4 4、需要同時附送的材料完備；第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的 3 3 個工作日內(nèi)完成， 并視情況提出法律意見或解決問題的方案，業(yè)務(wù)緊急的，因盡可能滿足業(yè)務(wù)部門的時間要求，業(yè)務(wù)特別疑難的，應(yīng)合理延長審查時間。第十八條合同管理部門審查后，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風(fēng)險做出判斷，并視情況提出防范或降低風(fēng)險的對策。該意見

11、不是最終的決策意見，而是業(yè)務(wù)部門做出決策的重要參考。第十九條合同報送法人代表或授權(quán)代表批準(zhǔn)時，必須將法律意見書做為附件一并報送，根據(jù)批準(zhǔn)人的要求對采納部分和不采納部分進行說明，經(jīng)辦部門合同存檔時也應(yīng)將法律意見書一并存檔。第二十條同一內(nèi)容合同一般審查一次，由經(jīng)辦部門對采納部分進行修改，特殊情況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一并保存。第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負(fù)有保密義務(wù)。第五章合同的批準(zhǔn)第二十二條公司總經(jīng)理受董事會及董事長的委托，全權(quán)處理公司的各類業(yè)務(wù)，代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同，應(yīng)得到公司總經(jīng)理的授權(quán)并在授權(quán)范圍內(nèi)對外訂立合同

12、。第二十三條以公司名義簽訂的合同，合同承辦部門應(yīng)做好履行合同批準(zhǔn)的程序:1 1、工程承包合同：公司本部土建工程、設(shè)備安裝工程的承包合同，由公司預(yù)算人員審核總造價后，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后（金額較大的遞交班子會討論通過）由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理簽訂合同。2 2、銷售合同：公司銷售合同，必須注明單價、供貨數(shù)量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經(jīng)理授權(quán)主管銷售副總經(jīng)理簽訂有關(guān)合同。如遇索賠、善后處理等有關(guān)事宜，必須經(jīng)合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報班子會通過。3 3、采購合同：公司本部大宗物資、設(shè)備及其配件的采購經(jīng)物資部負(fù)責(zé)招投標(biāo)后，再報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn) （金額較大的遞交班子會討論通過）

13、 ， 最后由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理簽訂合同。4 4、其它各類合同批準(zhǔn)程序:公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同， 經(jīng)合同業(yè)務(wù)部門擬定后，報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經(jīng)理授權(quán)簽訂有關(guān)合同。第二十四條公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同， 應(yīng)嚴(yán)格按公司外協(xié)工程管理規(guī)定”有關(guān)內(nèi)容訂立。第二十五條以公司名義對外訂立合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章， 以其他各種公章簽訂合同對本公司不發(fā)生效力，除非公司追認(rèn)。違反規(guī)定簽訂合同的追究有關(guān)人員責(zé)任。第六章合同的履行第二十六條合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著守合同、重信用”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行所規(guī)定的權(quán)

14、利義務(wù)，確保合同實際、全面地履行。第二十七條公司合同實行合同履約責(zé)任制， 部門及單位一把手是合同履約的第一責(zé)任人，第一責(zé)任人對合同的全面、正確履行負(fù)責(zé)。第二十八條各簽約單位、簽約人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。應(yīng)當(dāng)積極妥善地行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)、留置權(quán)，否則致使合同不能履行或不能完全履行，給公司造成損失的，要追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。第二十九條根據(jù)合同性質(zhì)，合同執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定的標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收， 對不符合合同約定的， 應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議，并督促合同對方繼續(xù)履行。第三十條對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經(jīng)公司

15、領(lǐng)導(dǎo)審批簽字未經(jīng)合同主管部門及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，財務(wù)部門應(yīng)不予付款。第三十一條對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時，合同執(zhí)行部門應(yīng)填寫合同履行終結(jié)報告，送管理規(guī)劃部終止合同。第七章合同的變更與解除第三十二條在合同履行過程中遇到困難，各單位應(yīng)盡一切努力克服，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。第三十三條對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護本企業(yè)合法權(quán)益出發(fā),從嚴(yán)控制。第三十四條合同需要變更、解除，合同執(zhí)行部門應(yīng)向合同主管部門提交經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字的書面報告，經(jīng)管理規(guī)劃部門審查出具意見后，報法人代

16、表或授權(quán)代表簽字同意后方可變更、解除。經(jīng)辦部門應(yīng)及時采取補救措施，盡量減少由此造成的損失。第三十五條合同變更、解除必須采取書面形式。第三十六條合同執(zhí)行部門應(yīng)將變更、解除合同的各種文件、紀(jì)要、信函等原件報送合同主管部門。第七章合同糾紛的處理第三十七條發(fā)生合同糾紛時簽約單位應(yīng)在 2424 小時內(nèi)到合同主管部門提交書面報告，并根據(jù)實際情況，提出相應(yīng)的解決以及應(yīng)對辦法；第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負(fù)責(zé)處理， 簽約人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。涉及公司內(nèi)多個單位的，或簽約單位處理不了的，報主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。第三十九條對經(jīng)協(xié)商仍無法解決的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門或人民法

17、院依法處理。第四十條合同糾紛的提出，及與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)注意不超過法律規(guī)定的時效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。第四十一條合同管理部門處理經(jīng)濟糾紛前，有關(guān)簽約單位必須提供下列證據(jù)材料（原件或復(fù)印件）；1 1、合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議）以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等；2 2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3 3、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、樣品或鑒定報告；4 4、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)帳目；5 5、有關(guān)違約的證據(jù)材料；6 6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第四十二條合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。第四十三條合

18、同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總，統(tǒng)一交合同主管部門歸檔，以備查考。第八章合同的管理第四十四條公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。第四十五條以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標(biāo)文件的正本由合同主管部門保管，其副本由財務(wù)部及相關(guān)部門保管。第四十六條公司對對外訂立合同的人員， 屬于職務(wù)代理的按本辦法第五章授權(quán)權(quán)限執(zhí)行，屬于總經(jīng)理特別授權(quán)的，按一事一委托的原則，由總經(jīng)理在辦公會上授權(quán)委托，記錄人需將內(nèi)容寫入記錄。不經(jīng)授權(quán)的人員一律無權(quán)對外訂立合同。第四十七條各授權(quán)委托人在被授權(quán)的范圍、期限內(nèi)，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉(zhuǎn)委托他人代理。第四十八條發(fā)生特殊情況，須外帶合同專用章的，須經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。第四十九條合同專用章的使用應(yīng)建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應(yīng)立即通知有關(guān)部門外，還應(yīng)登報掛失。第五十條一般情況下，公司不為其他單位和個人提供擔(dān)保，特殊情況下，公司需為外單位提供擔(dān)保的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會議通過，