OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明

1、0A辦公系統(tǒng)需求模塊說明2017年2月16日版本說明目錄第一部分需求分析11.1項目概況11.2建設目的1第二部分總體規(guī)劃2系統(tǒng)功能層次模塊圖3第三部分概要設計4系統(tǒng)的功能設計43.1 個人事務43.2. 工作流43.3. 公共信息63.4. 行政辦公63.5. 人力資源73.6. 合同管理83.7. 客戶管理83.8項目管理83.9. 檔案管理93.10. 系統(tǒng)管理第一部分需求分析現(xiàn)代辦公需要先進的0A辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。集團的文檔材料、公文審批、財務明細、項目管理，基本的審批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先進的、高效率

2、的、覆蓋本集團的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。1.1 項目概況為了滿足當前辦公業(yè)務的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達到增收節(jié)支的目的，急須建設的0A移動化辦公系統(tǒng)，使系統(tǒng)覆蓋從董事長到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯的通訊基礎設施，并在此基礎之上擴充0A系統(tǒng)應用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務流程計算機化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降

3、低企業(yè)開支，建立一個先進技術的、流程控制完備的0A辦公系統(tǒng)。1.2建設目的1）實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，隨時隨處辦理工作事務無論您身處國外、國內，無論您在機場、酒店、家中都可以隨時投入到工作中來，方便快捷地掌握集團內部的工作進度與情況，及時處理工作問題。2）通過工作流轉的自動化，實現(xiàn)高效快捷地辦公通過0A實現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化，將大大提高辦公效率，保證快捷，準確地處理工作。3）有效監(jiān)督工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務的監(jiān)督與催辦及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少錯誤，防止低效率辦公。系統(tǒng)將記錄

4、每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。4）明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少推托，扯皮等現(xiàn)象明確賦予各崗位的權限與職責，任何人都不可越權處理工作，使得各自責任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)權職不明、相互推托扯皮現(xiàn)象解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。5）方便領導同各級工作人員的有效溝通多種途徑，多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。系統(tǒng)功能層次模塊圖Z?jr.H.'車輛骨理M曲公寂沽IJ鯽罠律曲憩岸人左芒樸J寧圧1硏1如幡nrvts沿總埸駅第二部分總體規(guī)劃峯能芒円掛峯佶帀u曲家戶営凰聯(lián)豪總爲轡

5、戶黃輕或和和肉喟t!；Ml煩H礙養(yǎng)刨如也冀二丄忡收仃®解林渥錨卅整數(shù)吐'定楫碩訛曹傘池計卩l(xiāng)lXh'.-'RFNiffiia亍人來升工憐從坯誌滬息汀故加樸人力虢舐:額曾煙再尸許附頃咋屋栢峯制IT敝h巾直冋刑8T計呷JFiNB/T帥枚弓費忙房第三部分概要設計系統(tǒng)的功能設計個人事務個人設置：設置個人信息；查看設置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息；出差、休假用戶可設定相應狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點

6、擊相應鏈接即可進入相應頁面辦理，起到引導用戶完成工作的作用。郵件：將企業(yè)郵箱整合到OA系統(tǒng)中。日程安排：方便個人安排每天日程，方便領導安排監(jiān)督下屬工作任務。工作日志：便于個人總結，可直接生成周報發(fā)送郵件，便于上級檢查工作，便于和同事分享項目信息。消息提醒：設置消息提醒功能每當用戶登陸系統(tǒng)時彈出提示窗口。工作流工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉處理。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入

7、庫）。固定流程：是公司規(guī)章制度中規(guī)定的流程，包括“辦公”中的請假管理、帶薪假核定、加班管理、物品管理、會議管理、用車申請、車輛維修保養(yǎng)申請，以及各部門根據(jù)工作需要建立的固定流程。自由流程：各部門根據(jù)實際工作需要可新建自由流程。流程表單日常辦公：工作日報、工作周報、請假條、出差申請、物品采購單、加班申請單、調休申請單、外出登記單表、公章用印申請單、證照實用審批登記表、通用工作流、跟蹤項目表、加班補助審批表。綜合部門：考勤異常登記表、辦公用品領取登記表、用車申請表、領用申請表、行政部入庫單人事行政：辭職申請表、員工離職交接表、績效考核表測繪部：數(shù)據(jù)提交流程表、數(shù)據(jù)備份記錄表、公司內部數(shù)據(jù)借閱記錄單

8、、數(shù)據(jù)提交單市場部：項目立項表、支付流轉審批表財務部：差旅費報銷單、項目生產備用金申請單、借款單、支出憑證、支票領用單會議：會議申請表審批基本流程:公共信息公共信息系列模塊提供了一個信息發(fā)布和共享平臺，滿足了個人之間，上下級之間，集體間交換信息的需求。公告欄：公告欄內可設置多個欄目，供某個部門使用或者全體人員使用。授權人員可在相應欄目發(fā)布管理文章。公司新聞：用于發(fā)布單位的公共信息如新聞、行業(yè)動態(tài)等。規(guī)范制度：如iso等各類流程制度。共享文件：提供了一個用戶共享單位內部各類資料的平臺。行政辦公此系列模塊提供了一般單位日常事務的計算機網(wǎng)絡管理方式，旨在減輕相關辦公人員的工作壓力，提高工作效率?？记?/p>

9、管理：由指紋簽到機導出數(shù)據(jù)到考勤管理，便于人力統(tǒng)計上下班及請假情況。會議管理：實現(xiàn)了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當前使用情況，避免使用沖突；授權用戶可直接召開會議，發(fā)布會議通知；一般用戶可提出會議計劃，經(jīng)上級審議后，發(fā)放會議通知；負責人員可整理每次會議，形成歷史會議記錄，供日后查詢。車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進行各種管理操作；以及車輛維修保養(yǎng)管理，結合工作流提供車輛申請功能。出差管理：結合工作流提供出差申請等功能，便于人力統(tǒng)計考勤以及財務借款等。公章管理：結合工作流提供公章使用審批功能，實現(xiàn)使用登記情況、查詢等功物品管理：提供

10、了單位內固定資產、辦公用品等分類管理。主要實現(xiàn)了對固定資產的登記、查詢和轉移等功能；結合工作流提供辦公物品請購等功能莪與ThinkPadTEQITOmOOOtlsin-二si待SAKIW5E!冷=111人力資源人事管理：主要解決了人事檔案的記錄和查詢，重點解決了復雜查詢的問題和系統(tǒng)紀錄更新過程復雜的問題。包括對員工人事檔案的登記、檢索、查看、修改、刪除等操作。登記檔案時可分別添加用戶的基本信息和其他信息，并可存儲用戶照片；檢索用戶可自定義查詢條件，使得查詢結果更加精確；結合工作引擎提供請假申請、出差申請功能。招聘管理：結合工作流實現(xiàn)由部門向上的招聘需求問題，提供人才庫等功能。培訓管理：結合工作

11、流實現(xiàn)由部門向上的培訓需求問題，以及人力對培訓后的記錄、統(tǒng)計、調研等功能?？冃Э己斯芾恚簩崿F(xiàn)每個員工的績效存檔，年中/年底考核等功能。自助查詢：員工可根據(jù)情況自助查詢自己的各項情況。領導根據(jù)權限可實現(xiàn)多人查詢等功能。Bf'ttft討Eff肆審詞引軍36合同管理合同審批：錄入合同信息后，通過工作流實現(xiàn)合同的審批，可以對合同進行修改、變更、關聯(lián)等功能。合同臺賬：統(tǒng)計所有合同信息的情況。收付款提醒：根據(jù)每個合同錄入信息，到期提醒相關人的功能。報表輸出：可以自行定制字段導出excel表格。3.7. 客戶管理客戶信息：客戶的基本資料的添加修改刪除聯(lián)系記錄：記錄項目負責人與客戶的聯(lián)系情況，便于領導查詢。客戶關懷：節(jié)假日等對客戶的關懷，實現(xiàn)事前提醒以及事后記錄的功能。3.8項目管理對人員的設定、相關文檔、材料，清晰掌握，有力支持項目監(jiān)控，降低風險項目查詢：記錄每個分公司，部門項目情況，便于領導查詢項目計劃：項目實施前對項目的人員分配、預算，周期做合理安排。項目監(jiān)控：對項目的整體進度進行把控與監(jiān)督。3.9.檔案管理案卷管理：根據(jù)不同類型進行分類保存，并提供查詢功能。檔案借閱：提供案卷目錄及檔案目錄供用戶選擇，通過工作流實現(xiàn)借閱申請審批的功能檔案銷毀：各部門按管轄范圍進行檔案銷毀工作，可實現(xiàn)“還原”“刪除”等3.10. 操作系統(tǒng)管理參數(shù)設定：設置各個模塊相關參數(shù)。權限設置:用于設