電子文件歸檔與管理應(yīng)用

1、電子文件歸檔與管理電子文件歸檔與管理及及在科怡檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用在科怡檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用 第一章第一章 電子文件概述電子文件概述一、電子文件的概念一、電子文件的概念 電子文件(Electronic Records)是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（也稱數(shù)字式文件） 構(gòu)成完整電子文件的三要素構(gòu)成完整電子文件的三要素: :l內(nèi)容l背景l(fā)結(jié)構(gòu)二、電子文件的種類二、電子文件的種類 (一)按電子文件的信息存在形式分類?？煞譃橐韵?種文件： 1 1、文本文件文本文件(Text)(Text)2 2、圖形文件、圖形文件(G

2、raphic)(Graphic) 3 3、圖像文件、圖像文件(Image)(Image) 4 4、視頻、視頻( (影像影像) )文件文件(Video)(Video) 5 5、音頻、音頻( (聲音聲音) )文件文件(Audio) (Audio) 6 6、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)文件(Data) (Data) 7 7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序(Program)(Program) 8 8、多媒體文件、多媒體文件(Multimedia)(Multimedia)9 9、超媒體鏈接文件（、超媒體鏈接文件（HypermediaHypermedia） ( (二二) )按文件的功能分類。按文件的

3、功能分類。l主文件l支持性文件l輔助性文件l工具性文件( (三三) )按文件的生成方式分類。按文件的生成方式分類。 l原始文件l轉(zhuǎn)換文件( (四四) )按文件的性質(zhì)分類。按文件的性質(zhì)分類。 l草稿性電子文件（R）l非正式電子文件（U）l正式電子文件（O）三、電子文件的特點(diǎn)三、電子文件的特點(diǎn) (一)電子文件信息內(nèi)容與形式之間具有可分離性 (二)信息的不穩(wěn)定性 (三)信息的可操作性 (四)電子文件信息對(duì)硬軟件及標(biāo)準(zhǔn)體系的依賴性(五)電子文件形成系統(tǒng)的異構(gòu)性四、電子文件管理工作面臨的挑戰(zhàn)四、電子文件管理工作面臨的挑戰(zhàn) 1 1、電子文件管理流程的變化、電子文件管理流程的變化 (1)(1)流程程序：流程

4、程序： 提前歸檔、提前鑒定、提前著錄；提前歸檔、提前鑒定、提前著錄；著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)生命周期。歸檔、遷移、利用等整個(gè)生命周期。 (2)(2)流程內(nèi)容：流程內(nèi)容： a) a)簡(jiǎn)化：實(shí)體整理僅為對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光簡(jiǎn)化：實(shí)體整理僅為對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類。盤的簡(jiǎn)單歸類。 b)b)復(fù)雜化：信息整理、鑒定、著錄。復(fù)雜化：信息整理、鑒定、著錄。 c)c)集成化：歸檔與檢索的集成、邏輯歸檔工作與檢索集成化：歸檔與檢索的集成、邏輯歸檔工作與檢索工作的集成、歸檔與鑒定的集成、保護(hù)與其他流程之間的工作的集成、歸檔與鑒

5、定的集成、保護(hù)與其他流程之間的集成。集成。 (3) (3)流程形態(tài)：流程由串行向并行、線流程形態(tài)：流程由串行向并行、線性向非線性變化。性向非線性變化。 電子文件每個(gè)環(huán)節(jié)都是非線性的，每項(xiàng)工作與其他工電子文件每個(gè)環(huán)節(jié)都是非線性的，每項(xiàng)工作與其他工作有密切聯(lián)系。文件的運(yùn)動(dòng)可以同時(shí)發(fā)生在其存在的任何作有密切聯(lián)系。文件的運(yùn)動(dòng)可以同時(shí)發(fā)生在其存在的任何時(shí)空點(diǎn)上。時(shí)空點(diǎn)上。2 2、電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他、電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他信息系統(tǒng)之間關(guān)系的變化信息系統(tǒng)之間關(guān)系的變化 (1)(1)由相互獨(dú)立向集成發(fā)展由相互獨(dú)立向集成發(fā)展( (融為一體融為一體) ) (2)(2)電子文件管理職責(zé)的變化

6、電子文件管理職責(zé)的變化 u紙質(zhì)文件環(huán)境的三種角色：紙質(zhì)文件環(huán)境的三種角色：形成者形成者管理者管理者利用者利用者u電子文件環(huán)境下的三種角色：電子文件環(huán)境下的三種角色：文件管理系統(tǒng)文件管理系統(tǒng)形成者形成者管理者管理者利用者利用者五、電子文件管理目標(biāo)與原則五、電子文件管理目標(biāo)與原則( (一一) )電子文件管理目標(biāo)電子文件管理目標(biāo) 1 1、保障電子文件的真實(shí)性、保障電子文件的真實(shí)性 保證電子文件真實(shí)性的三大支柱：立法保證電子文件真實(shí)性的三大支柱：立法管理管理技術(shù)技術(shù) 立法：有計(jì)劃、有步驟地通過立法確立立法：有計(jì)劃、有步驟地通過立法確立電子文件的憑證和法律地位。電子文件的憑證和法律地位。 管理措施：有科

7、學(xué)、合理的電子文件管管理措施：有科學(xué)、合理的電子文件管理體系和管理制度；有足以說明電子文件理體系和管理制度；有足以說明電子文件背景和結(jié)構(gòu)方面的記錄信息背景和結(jié)構(gòu)方面的記錄信息(元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù))。 技術(shù)措施：電子文件載體和信息穩(wěn)定性技術(shù)措施：電子文件載體和信息穩(wěn)定性的提高；加密、認(rèn)證、簽署等信息安全技的提高；加密、認(rèn)證、簽署等信息安全技術(shù)的提高和普及。術(shù)的提高和普及。 2 2、保障電子文件的完整性、保障電子文件的完整性 電子文件的完整性包括三個(gè)方面的含義電子文件的完整性包括三個(gè)方面的含義: : l作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的

8、相關(guān)文件數(shù)量齊全子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；l每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損；損；l與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件齊與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件齊全。全。 3 3、保障電子文件的長(zhǎng)期可讀性原則、保障電子文件的長(zhǎng)期可讀性原則 電子文件的長(zhǎng)期可讀性是指文件經(jīng)電子文件的長(zhǎng)期可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。性。 4 4、促進(jìn)

9、業(yè)務(wù)效率的提高、促進(jìn)業(yè)務(wù)效率的提高l支持業(yè)務(wù)活動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)支持業(yè)務(wù)活動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)l降低業(yè)務(wù)活動(dòng)成本降低業(yè)務(wù)活動(dòng)成本 5 5、方便查詢和利用、方便查詢和利用 廣泛廣泛拓寬利用范圍；拓寬利用范圍；高質(zhì)高質(zhì)提高信息相關(guān)度、提高查全率、查準(zhǔn)率；提高信息相關(guān)度、提高查全率、查準(zhǔn)率；及時(shí)及時(shí)實(shí)時(shí)提供；實(shí)時(shí)提供；合理合理保護(hù)信息安全，管理科學(xué)。保護(hù)信息安全，管理科學(xué)。 ( (二二) )電子文件管理原則電子文件管理原則 1 1、前端控制原則、前端控制原則 前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永

10、久保存或銷毀的不同階段把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。看作一個(gè)完整的過程。 前端控制原則的必要性主要體現(xiàn)在以下前端控制原則的必要性主要體現(xiàn)在以下兩方面兩方面: :l前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略 l前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念的科學(xué)理念 2 2、全程管理原則、全程管理原則 電子文件的全程管理是一種全面的管電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求

11、，從而建立一個(gè)涵蓋電子方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。技術(shù)方法體系。 3 3、集成管理原則、集成管理原則 集成管理是對(duì)將電子文件生成、運(yùn)行、集成管理是對(duì)將電子文件生成、運(yùn)行、保管等活動(dòng)有關(guān)的要素進(jìn)行合一的互連與組保管等活動(dòng)有關(guān)的要素進(jìn)行合一的互連與組合，形成具有要素結(jié)構(gòu)的管理體系。合，形成具有要素結(jié)構(gòu)的管理體系。 第二章第二章 電子文件的鑒定電子文件的鑒定一、電子文件的鑒別工作一、電子文件的鑒別工作 鑒別是電子文件鑒定的新內(nèi)容，是鑒定工作的鑒別是電子文件鑒定的新內(nèi)容，是鑒定工作的第一步，也是鑒定工作

12、順利開展的基礎(chǔ)和前提。鑒第一步，也是鑒定工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。鑒別的任務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來，其實(shí)別的任務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來，其實(shí)質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)形成電子文件的需求，即機(jī)構(gòu)需要形質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)形成電子文件的需求，即機(jī)構(gòu)需要形成哪些電子文件。成哪些電子文件。二、電子文件的內(nèi)容鑒別步驟二、電子文件的內(nèi)容鑒別步驟1 1、制定電子文件保管期限表；、制定電子文件保管期限表；2 2、將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)；、將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)；3 3、鑒定歸檔前的文件；、鑒定歸檔前的文件；4 4、鑒定保管期滿文件。、鑒定保管期滿文件。三、電子文件的技術(shù)鑒別三

13、、電子文件的技術(shù)鑒別1 1、真實(shí)性鑒定、真實(shí)性鑒定 鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實(shí)性理解為是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實(shí)性理解為“原始原始性性”。電子文件軟硬件依賴性所造成的真實(shí)性問題，電子文件軟硬件依賴性所造成的真實(shí)性問題，可采取以下措施可采取以下措施: : 1 1、分析機(jī)構(gòu)內(nèi)各類電子文件中哪些組成要素能、分析機(jī)構(gòu)內(nèi)各類電子文件中哪些組成要素能確保文件長(zhǎng)期的真實(shí)性；確保文件長(zhǎng)期的真實(shí)性； 2 2、根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；、根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件； 3 3、對(duì)于某些文件可將該文件

14、轉(zhuǎn)換成非數(shù)字形式，、對(duì)于某些文件可將該文件轉(zhuǎn)換成非數(shù)字形式，如縮微等；如縮微等； 4 4、對(duì)文件的遷移進(jìn)行記錄，這是文件著錄中的、對(duì)文件的遷移進(jìn)行記錄，這是文件著錄中的重要內(nèi)容。重要內(nèi)容。 2 2、完整性鑒定、完整性鑒定 分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對(duì)照元數(shù)據(jù)模面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對(duì)照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個(gè)要素是否完備，包括可視的型，檢查一份文件各個(gè)要素是否完備，包括可視的和不可視的部分。后者是指分析聯(lián)系一份文件各個(gè)和不可視的部分。后者是指分析聯(lián)系一份文件各個(gè)要素的手段是否有效，這些手段包括超

15、級(jí)鏈接、置要素的手段是否有效，這些手段包括超級(jí)鏈接、置標(biāo)語言等。標(biāo)語言等。 3 3、可讀性鑒定、可讀性鑒定主要包括四方面的工作：主要包括四方面的工作： 1 1、檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件、檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件( (如如數(shù)據(jù)比較復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)比較復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)) )、文字材料、文字材料是否齊全、完整。對(duì)于加密文件，保存時(shí)如果由于特殊需是否齊全、完整。對(duì)于加密文件，保存時(shí)如果由于特殊需要未予解密，還需檢查其記錄密碼是否保存下來。要未予解密，還需檢查其記錄密碼是否保存下來。 2 2、檢查電子文件的信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求。、檢

16、查電子文件的信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求。 3 3、核實(shí)歸檔或遷移時(shí)填寫的文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、核實(shí)歸檔或遷移時(shí)填寫的文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)是否正確。版本號(hào)是否正確。 4 4、檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。、檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。4 4、無病毒鑒定、無病毒鑒定5 5、介質(zhì)狀況檢測(cè)、介質(zhì)狀況檢測(cè) (1)(1)介質(zhì)物理性能的檢測(cè)介質(zhì)物理性能的檢測(cè) (2)(2)介質(zhì)規(guī)格的檢查介質(zhì)規(guī)格的檢查 四、電子文件的處置四、電子文件的處置( (一一) )銷毀銷毀 ( (二二) )保存保存 1 1、保存在文件管理系統(tǒng)中、保存在文件管理系統(tǒng)中2 2、脫機(jī)保存脫機(jī)保存 3 3

17、、縮微、縮微 4 4、遷移遷移五、對(duì)電子文件鑒定過程的記錄五、對(duì)電子文件鑒定過程的記錄 記錄電子文件鑒定工作的文件包括文記錄電子文件鑒定工作的文件包括文件管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄件管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄( (日志日志) )、鑒定報(bào)、鑒定報(bào)告、銷毀記錄、遷移記錄、縮微記錄等。告、銷毀記錄、遷移記錄、縮微記錄等。這些文件是鑒定工作的證據(jù)，應(yīng)由機(jī)構(gòu)統(tǒng)這些文件是鑒定工作的證據(jù)，應(yīng)由機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。一保管。第三章第三章 電子文件的歸檔電子文件的歸檔 電子文件歸檔是通過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子電子文件歸檔是通過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁

18、性存儲(chǔ)載體或光盤上保存。光盤上保存。一、電子文件的歸檔的概念一、電子文件的歸檔的概念二、電子文件的整理二、電子文件的整理 是指按照一定原則和方法，將電子文件分門是指按照一定原則和方法，將電子文件分門別類組成電子檔案的一項(xiàng)工作。別類組成電子檔案的一項(xiàng)工作。（二）、建立數(shù)據(jù)庫(kù)（二）、建立數(shù)據(jù)庫(kù)l對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)l對(duì)電子文件的登記對(duì)電子文件的登記（一）、分類、排序（一）、分類、排序 分類、排序是將存儲(chǔ)載體傳遞的零散的、分類、排序是將存儲(chǔ)載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一致有序狀態(tài)。文件存儲(chǔ)格式處

19、于一致有序狀態(tài)。三、電子文件的歸檔范圍三、電子文件的歸檔范圍u 電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照2002-12-042002-12-04發(fā)布發(fā)布2003-05-012003-05-01實(shí)施的實(shí)施的 GBGBT188942002T188942002的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范中的電子文件歸檔范圍，中的電子文件歸檔范圍，以及國(guó)家檔案局關(guān)于以及國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍范圍的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要圍的規(guī)定

20、，并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍。活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍。 u 歸檔前經(jīng)鑒定為具有保存價(jià)值的電子文件歸檔前經(jīng)鑒定為具有保存價(jià)值的電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還應(yīng)從以下幾個(gè)方是歸檔范圍的主體，此外，還應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮收集相關(guān)材料：面考慮收集相關(guān)材料： 1 1、電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支、電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于歸檔范圍。及有關(guān)元數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于歸檔范圍。2 2、確保同一活動(dòng)

21、中形成的電子文件、紙質(zhì)文件、縮微、確保同一活動(dòng)中形成的電子文件、紙質(zhì)文件、縮微膠片等一同歸檔，即膠片等一同歸檔，即“多維歸檔多維歸檔”。3 3、電子文件歸檔時(shí)著錄信息、鑒定記錄等應(yīng)與文件信、電子文件歸檔時(shí)著錄信息、鑒定記錄等應(yīng)與文件信息一起向檔案部門移交。息一起向檔案部門移交。 四、電子文件的歸檔方式四、電子文件的歸檔方式1 1、邏輯歸檔、邏輯歸檔 是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。 是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集

22、中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程?；蚩擅摍C(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。2 2、物理歸檔、物理歸檔 網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔 是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門本地載工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔體的過程，也稱在線式歸檔(On-line Filing)(On-line Filing)。 介質(zhì)傳遞方式歸檔介質(zhì)傳遞方式歸檔 是指將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，是指將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)

23、上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔也稱卸載式歸檔(Off-line Filing)(Off-line Filing)。 五、電子文件的歸檔時(shí)間五、電子文件的歸檔時(shí)間( (一一) )實(shí)時(shí)歸檔實(shí)時(shí)歸檔 指電子文件形成后即刻歸檔。指電子文件形成后即刻歸檔。 ( (二二) )定期歸檔定期歸檔 是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。 六、電子文件歸檔的質(zhì)量要求六、電子文件歸檔的質(zhì)量要求( (一一) )齊全完整齊全完整 具體要求如下：具體要求如下： l l、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，同時(shí)收、用文字處理技術(shù)形成的

24、電子文件，同時(shí)收集文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材集文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材料。料。 2 2、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 3 3、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時(shí)收集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。子文件，同時(shí)收集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。 4 4、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，同時(shí)收、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，同時(shí)收集

25、非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。集非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。 5 5、用音頻設(shè)備獲得的文件，同時(shí)收集其屬性、用音頻設(shè)備獲得的文件，同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。 6 6、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)保含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 7、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。資

26、料等。 ( (二二) )真實(shí)有效真實(shí)有效( (三三) )格式規(guī)范格式規(guī)范( (四四) )一式三套一式三套( (五五) )經(jīng)過整理經(jīng)過整理 整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的歸檔電子文歸檔電子文件登記表件登記表，內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件，內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用軟件、文件題名、形成時(shí)環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用軟件、文件題名、形成時(shí)間、文件性質(zhì)、類別、載體編號(hào)、保管期限等。間、文件性質(zhì)、類別、載體編號(hào)、保管期限等。 文件文件特征特征 形成部門形成部門 完成日期完成日期載體類型載體類型 載體編號(hào)載體編號(hào) 通訊地址通訊地址 電話電話 聯(lián)系人聯(lián)系人設(shè)備設(shè)備環(huán)境

27、環(huán)境特征特征 硬件環(huán)境硬件環(huán)境( (主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等型號(hào)、制造廠商等) ) 軟件環(huán)境軟件環(huán)境( (型號(hào)、版本等型號(hào)、版本等) ) 操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相關(guān)軟件相關(guān)軟件( (文字文字處理工具、文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或?yàn)g覽器、壓縮或 解密軟件等解密軟件等) )文件文件記錄記錄特征特征 記錄結(jié)構(gòu)記錄結(jié)構(gòu) ( (物理、邏輯物理、邏輯) )記錄記錄類型類型口定長(zhǎng)口定長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口其他口其他記錄總數(shù)記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、記錄字符及圖形、音頻、視頻文件音頻、視頻文件 格式格式 文件載體文件載體 型號(hào)型號(hào) 數(shù)量數(shù)量 備份數(shù)備份數(shù)

28、 口一件一盤口多件一盤口一件一盤口多件一盤 口一件多盤口多件多盤口一件多盤口多件多盤文件文件交接交接 形成部門形成部門 通訊地址通訊地址 電話電話 聯(lián)系人聯(lián)系人 送交人送交人( (簽名簽名) ) 年年 月月 日日 接收部門接收部門 通訊地址通訊地址 電話電話 聯(lián)系人聯(lián)系人 接收人接收人( (簽名簽名) ) 年年 月月 日日文件文件編號(hào)編號(hào)題題 名名形成形成時(shí)間時(shí)間文件性文件性質(zhì)代碼質(zhì)代碼文件類文件類 別代碼別代碼載體載體編號(hào)編號(hào)保管保管期限期限備注備注第第 頁頁七、歸檔手續(xù)七、歸檔手續(xù) 1 1、采用邏輯歸檔方式的電子文件，首先、采用邏輯歸檔方式的電子文件，首先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)，然后

29、系統(tǒng)由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)，然后系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)類號(hào)、檔號(hào)等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。這個(gè)過程據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。這個(gè)過程應(yīng)記錄在系統(tǒng)日志中，以便審查。然后由系應(yīng)記錄在系統(tǒng)日志中，以便審查。然后由系統(tǒng)自動(dòng)生成一份統(tǒng)自動(dòng)生成一份歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。 2 2、采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交采用介

30、質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交雙方按照雙方按照歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表清點(diǎn)歸檔清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的全后，雙方在一式兩份的歸檔電子文件登歸檔電子文件登記表記表、歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表、電子檔案接收檢驗(yàn)登記表電子檔案接收檢驗(yàn)登記表上簽字蓋章，上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤８髁粢环?，保存?zhèn)洳椤?3 3、與電子文件同時(shí)歸檔的配套紙質(zhì)文與電子文件同時(shí)歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙軌歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)件，以及雙

31、軌歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單，交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字，各留一份，單，交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字，各留一份，以備查考。以備查考。 4 4、歸檔電子文件的檢測(cè)工作分兩次進(jìn)歸檔電子文件的檢測(cè)工作分兩次進(jìn)行，第一次是在歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由行，第一次是在歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入電子文件形成部門負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入歸歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表檔電子文件移交檢驗(yàn)表；第二次是在歸檔；第二次是在歸檔時(shí)的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測(cè)技術(shù)狀況時(shí)的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測(cè)技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文

32、件、電子外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果填入填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表電子檔案接收檢驗(yàn)登記表。 八、電子文件積累歸檔程序八、電子文件積累歸檔程序 確立電子文件是經(jīng)過審批的最終確立電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本版本”； 積累和積累整理；積累和積累整理； 編制目錄；編制目錄； 整理歸檔的電子文件；整理歸檔的電子文件； 鑒定歸檔的電子文件；鑒定歸檔的電子文件； 檢測(cè)歸檔的電子文件；檢測(cè)歸檔的電子文件； 編制電子文件歸檔說明；編制電子文件歸檔說明； 存入存儲(chǔ)載體；存入存儲(chǔ)載體； 復(fù)制備份，確定保存方法和地址；復(fù)制備份，確

33、定保存方法和地址； 確定載體標(biāo)識(shí)。確定載體標(biāo)識(shí)。九、電子檔案概念九、電子檔案概念 具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。第四章第四章 電子文件的整理與編目電子文件的整理與編目一、檢索工作對(duì)整理工作提出的新要求一、檢索工作對(duì)整理工作提出的新要求 二、電子文件檢索系統(tǒng)二、電子文件檢索系統(tǒng) 1 1、用戶界面、用戶界面 2 2、檢索語言、檢索語言3 3、專家系統(tǒng)、專家系統(tǒng) 三、電子文件的著錄三、電子文件的著錄( (一一) )電子文件著錄概念電子文件著錄概念 是指通過獲取、核對(duì)、分析、組織和是指通過獲取、核

34、對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及成果。成果。 ( (二二) )電子文件著錄的特點(diǎn)電子文件著錄的特點(diǎn) l l、全要素。對(duì)于電子文件而言，需、全要素。對(duì)于電子文件而言，需要描述的對(duì)象包括文件三要素：內(nèi)容、結(jié)要描述的對(duì)象包括文件三要素：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景。構(gòu)和背景。 2 2、全過程。著錄將貫穿于電子文件、全過程。著錄將貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期，包括文件編制、處理、的整個(gè)生命周期，包括文件編制、處理、歸檔、遷移、利用等全過程。歸檔、遷移、利用等全過程。 3 3、綜合性。指著

35、錄手段的綜合性。、綜合性。指著錄手段的綜合性。將演變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)著錄和人工控制相結(jié)合，將演變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)著錄和人工控制相結(jié)合，其中主要的自動(dòng)化技術(shù)是元數(shù)據(jù)技術(shù)。其中主要的自動(dòng)化技術(shù)是元數(shù)據(jù)技術(shù)。 4 4、多級(jí)性。電子文件著錄的多級(jí)性、多級(jí)性。電子文件著錄的多級(jí)性是由電子文件之間具有有機(jī)聯(lián)系的特性決是由電子文件之間具有有機(jī)聯(lián)系的特性決定的，文件及檔案工作者根據(jù)電子文件之定的，文件及檔案工作者根據(jù)電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)文件進(jìn)行分類，從全宗、間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)文件進(jìn)行分類，從全宗、大類、屬類、小類、案卷直至單份文件，大類、屬類、小類、案卷直至單份文件，呈現(xiàn)出多個(gè)級(jí)別、多個(gè)層次。呈現(xiàn)出多個(gè)級(jí)別、多個(gè)層次

36、。 ( (三三) )電子文件著錄的組織電子文件著錄的組織 ( (四四) )電子文件著錄的項(xiàng)目電子文件著錄的項(xiàng)目 1 1、題名與責(zé)任說明項(xiàng)。包括正、題名與責(zé)任說明項(xiàng)。包括正題名、并列題名、副題名及說明題名題名、并列題名、副題名及說明題名文字、責(zé)任者、鑒定者、歸檔者、接文字、責(zé)任者、鑒定者、歸檔者、接收歸檔者、著錄者、遷移者、附件。收歸檔者、著錄者、遷移者、附件。 2 2、稿本與文種項(xiàng)。包括稿本、文種、稿本與文種項(xiàng)。包括稿本、文種、版本及版本說明。版本及版本說明。 3 3、密級(jí)與保管期限項(xiàng)。包括密級(jí)、文、密級(jí)與保管期限項(xiàng)。包括密級(jí)、文件緩急程度、保管期限件緩急程度、保管期限。 4 4、時(shí)間項(xiàng)。包括

37、文件形成時(shí)間或文件、時(shí)間項(xiàng)。包括文件形成時(shí)間或文件起止時(shí)間、歸檔或銷毀時(shí)間、遷移時(shí)間。起止時(shí)間、歸檔或銷毀時(shí)間、遷移時(shí)間。 5 5、載體形態(tài)項(xiàng)。包括載體類型、數(shù)量、載體形態(tài)項(xiàng)。包括載體類型、數(shù)量、規(guī)格、盤帶號(hào)、遷移前載體類型、遷移前規(guī)格、盤帶號(hào)、遷移前載體類型、遷移前盤帶號(hào)。盤帶號(hào)。 6 6、附注與提要項(xiàng)。包括附注、提要、附注與提要項(xiàng)。包括附注、提要、機(jī)構(gòu)史或傳記、保存史。機(jī)構(gòu)史或傳記、保存史。 7 7、軟硬件平臺(tái)項(xiàng)。包括機(jī)器名稱及型、軟硬件平臺(tái)項(xiàng)。包括機(jī)器名稱及型號(hào)、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境號(hào)、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境( (產(chǎn)品名稱及型號(hào)產(chǎn)品名稱及型號(hào)) )、網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱及版本、操作系統(tǒng)名稱及版本、絡(luò)系統(tǒng)名稱及

38、版本、操作系統(tǒng)名稱及版本、應(yīng)用軟件名稱及版本、遷移前硬件環(huán)境、應(yīng)用軟件名稱及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類型、遷移前文件遷移前軟件環(huán)境、文件類型、遷移前文件類型、文件簽署所用技術(shù)。類型、文件簽署所用技術(shù)。 8 8、排檢與編號(hào)項(xiàng)。包括分類號(hào)、檔案、排檢與編號(hào)項(xiàng)。包括分類號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文件名、遷移前電子館代號(hào)、檔號(hào)、電子文件名、遷移前電子文件名、路徑名、遷移前路徑名、電子文文件名、路徑名、遷移前路徑名、電子文件編號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。件編號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。 9 9、檢索與利用項(xiàng)。包括檢索條件、版、檢索與利用項(xiàng)。包括檢索條件、版權(quán)權(quán)/ /限制復(fù)制限制復(fù)制 (

39、 (五五) )電子文件的索引電子文件的索引 1 1、全文自動(dòng)標(biāo)引、全文自動(dòng)標(biāo)引2 2、題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引、題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引3 3、分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引、分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引 第五章第五章 電子文件的利用電子文件的利用一、電子檔案利用前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備一、電子檔案利用前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 電子檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其內(nèi)容包括兩部分：電子檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其內(nèi)容包括兩部分：一是背景信息，二是元數(shù)據(jù)。一是背景信息，二是元數(shù)據(jù)。1 1、電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備2 2、電子檔案識(shí)別文件的建立、電子檔案識(shí)別文件的建立 識(shí)別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特識(shí)別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特別文檔。用于描述存儲(chǔ)在

40、載體上電子文件之間的別文檔。用于描述存儲(chǔ)在載體上電子文件之間的關(guān)系。關(guān)系。二、電子文件提供利用的方式二、電子文件提供利用的方式l提供存儲(chǔ)載體的拷貝件提供存儲(chǔ)載體的拷貝件l網(wǎng)絡(luò)傳輸網(wǎng)絡(luò)傳輸l由電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提供利用由電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提供利用三、電子文件編研三、電子文件編研 它是指根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分它是指根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。工作。 第六章第六章 電子文件的保護(hù)電子文件的保護(hù)一、電子文件載體的保護(hù)一、電子文件

41、載體的保護(hù) ( (一一) )控制適宜的溫濕度（庫(kù)房溫度應(yīng)控制在控制適宜的溫濕度（庫(kù)房溫度應(yīng)控制在17172020，相對(duì)濕度應(yīng)控制在，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35354545之間）之間）( (二二) )防止灰塵防止灰塵( (三三) )防止外來磁場(chǎng)防止外來磁場(chǎng)( (四四) )防止機(jī)械震動(dòng)防止機(jī)械震動(dòng)( (五五) )防止光線和有害氣體的影響防止光線和有害氣體的影響 在日常管理維護(hù)工作中還要注意以下問題：在日常管理維護(hù)工作中還要注意以下問題： l存放：無論是軟磁盤、磁帶還是光盤都應(yīng)該垂直放存放：無論是軟磁盤、磁帶還是光盤都應(yīng)該垂直放置，以防變形和重物來回?cái)D壓。不能用手直接觸摸置，以防變形和重物來回?cái)D壓。不能用

42、手直接觸摸光、磁介質(zhì)，應(yīng)戴非棉制手套；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩光、磁介質(zhì)，應(yīng)戴非棉制手套；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定磁性載體和光盤，以免造成介質(zhì)子、曲別針來固定磁性載體和光盤，以免造成介質(zhì)損壞和變形。損壞和變形。l整理：軟磁盤的標(biāo)簽應(yīng)寫好后貼上，如果軟磁盤上整理：軟磁盤的標(biāo)簽應(yīng)寫好后貼上，如果軟磁盤上已有標(biāo)簽，不能用圓珠筆等硬筆書寫或修改，防止已有標(biāo)簽，不能用圓珠筆等硬筆書寫或修改，防止劃傷。要定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶。緩解磁帶的卷繞張劃傷。要定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶。緩解磁帶的卷繞張力，也能避免磁帶發(fā)霉。力，也能避免磁帶發(fā)霉。 l清潔：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時(shí)清潔：不得隨意擦拭或清洗盤片，如

43、果盤片放置時(shí)間過長(zhǎng)，出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度間過長(zhǎng)，出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后再使用。于清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后再使用。 二、二、電子檔案載體的檢測(cè)與維護(hù)電子檔案載體的檢測(cè)與維護(hù) 1 1、電子檔案載體的檢測(cè)應(yīng)以一個(gè)邏輯卷為一個(gè)單位。、電子檔案載體的檢測(cè)應(yīng)以一個(gè)邏輯卷為一個(gè)單位。2 2、對(duì)存儲(chǔ)在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每隔、對(duì)存儲(chǔ)在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每隔4 4年轉(zhuǎn)存年轉(zhuǎn)存 一次。一次。 入庫(kù)時(shí)的形體和病毒檢查；入庫(kù)時(shí)的形體和病毒檢查； 對(duì)驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)

44、行測(cè)試，確保硬件運(yùn)行正常；對(duì)驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，確保硬件運(yùn)行正常； 病毒清毒處理，避免二次病毒清毒處理，避免二次“感染感染”； 兩份拷貝，異地保存；兩份拷貝，異地保存； 人員培訓(xùn)與建立責(zé)任制。人員培訓(xùn)與建立責(zé)任制。 3、電子檔案載體保存、檢測(cè)、維護(hù)和拷貝時(shí)，、電子檔案載體保存、檢測(cè)、維護(hù)和拷貝時(shí)，應(yīng)注意的問題應(yīng)注意的問題三、電子文件信息保護(hù)三、電子文件信息保護(hù) ( (一一) )信息安全規(guī)范信息安全規(guī)范 ( (二二) )信息加密技術(shù)信息加密技術(shù) ( (三三) )信息認(rèn)證技術(shù)信息認(rèn)證技術(shù) 1、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)2、身份識(shí)別技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)3、消息認(rèn)證、消息認(rèn)證( (四四) )防治計(jì)算機(jī)病毒

45、防治計(jì)算機(jī)病毒 預(yù)防病毒技術(shù)預(yù)防病毒技術(shù) 檢測(cè)病毒技術(shù)檢測(cè)病毒技術(shù) 殺毒技術(shù)殺毒技術(shù)( (五五) )信息備份信息備份 ( (六六) )網(wǎng)絡(luò)安全網(wǎng)絡(luò)安全 防火墻防火墻 漏洞掃描技術(shù)漏洞掃描技術(shù) 入侵檢測(cè)技術(shù)入侵檢測(cè)技術(shù)( (七七) )電子文件長(zhǎng)期可存取技術(shù)電子文件長(zhǎng)期可存取技術(shù) 仿真仿真是制造一個(gè)能運(yùn)行過時(shí)軟硬件的軟件。是制造一個(gè)能運(yùn)行過時(shí)軟硬件的軟件。 遷移遷移 將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。 保存舊技術(shù)保存舊技術(shù) 轉(zhuǎn)換轉(zhuǎn)換 打包打包( (八八) )防寫措施防寫措施 第七章第七章 運(yùn)用科怡文件檔案管理

46、運(yùn)用科怡文件檔案管理 系統(tǒng)進(jìn)行電子文件歸檔系統(tǒng)進(jìn)行電子文件歸檔結(jié)合科怡文件檔案管理系統(tǒng)軟件，電子文件歸結(jié)合科怡文件檔案管理系統(tǒng)軟件，電子文件歸檔的流程如下：檔的流程如下：文件登記文件登記文件歸檔文件歸檔檢索有需歸檢索有需歸檔標(biāo)識(shí)的文件檔標(biāo)識(shí)的文件填寫電子文件相關(guān)填寫電子文件相關(guān)信息外還須填寫需信息外還須填寫需歸檔的標(biāo)識(shí)歸檔的標(biāo)識(shí)填寫文件相應(yīng)的填寫文件相應(yīng)的 電子檔案代號(hào)、類別號(hào)、電子檔案代號(hào)、類別號(hào)、類目號(hào)、保管期限、類目號(hào)、保管期限、形成年度形成年度歸檔歸檔打印兩份打印兩份歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表分別填寫、蓋章分別填寫、蓋章歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表電子檔案接收

47、檢驗(yàn)登記表電子檔案接收檢驗(yàn)登記表各兩份各兩份一、一、整理原則整理原則 按照國(guó)家對(duì)電子檔案管理的有關(guān)要求，按照國(guó)家對(duì)電子檔案管理的有關(guān)要求，根據(jù)維護(hù)電子檔案安全、完整、便于利用的根據(jù)維護(hù)電子檔案安全、完整、便于利用的原則，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理和有效檢原則，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理和有效檢索。索。二、二、整理步驟整理步驟1 1、分類、分類 根據(jù)本單位實(shí)際情況，將電子檔案分別根據(jù)本單位實(shí)際情況，將電子檔案分別設(shè)置三種類別：即光盤、磁盤、硬盤。設(shè)置三種類別：即光盤、磁盤、硬盤。（1 1）光盤）光盤 按問題設(shè)置為八個(gè)類目，具體設(shè)置如下：按問題設(shè)置為八個(gè)類目，具體設(shè)置如下： a. a.檔案數(shù)據(jù)；檔案數(shù)

48、據(jù)； b. b.檔案工作；檔案工作； c. c.重大活動(dòng)、重大事件；重大活動(dòng)、重大事件； d. d.人物；人物； e. e.數(shù)碼照片；數(shù)碼照片； f. f.交流；交流； g. g.宣教；宣教； h. h.其他。其他。（2 2）磁盤）磁盤（3 3）硬盤）硬盤2 2、組卷、組卷 以單盤電子檔案為一卷，檔號(hào)就是案卷以單盤電子檔案為一卷，檔號(hào)就是案卷號(hào)，相同的電子檔案使用同一個(gè)編號(hào)，只是號(hào)，相同的電子檔案使用同一個(gè)編號(hào)，只是在備注和數(shù)量上標(biāo)明。編寫電子檔案說明放在備注和數(shù)量上標(biāo)明。編寫電子檔案說明放在電子檔案袋（盒）內(nèi)，包括檔號(hào)、題名、在電子檔案袋（盒）內(nèi)，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3 3、編號(hào)、編號(hào) 編號(hào)是指將電子檔案位置進(jìn)行標(biāo)注，并編號(hào)是指將電子檔案位置進(jìn)行標(biāo)注，并以標(biāo)簽的形式在電子檔案袋（盒）上進(jìn)行粘以標(biāo)簽的形式在電子檔案袋（盒）上進(jìn)行粘貼。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的貼。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。是反映