檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1、檔 案 業(yè) 務(wù) 培 訓(xùn)成都大學(xué)檔案館 綜合檔案室 馬英杰1.1 歸檔和歸檔制度 各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。分散集中歸檔1.2 歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)歸檔的文件材料：凡是本單位工作活動(dòng)中形成的對(duì)本單位及國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均屬于歸檔范圍，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員移交歸檔，集中統(tǒng)一管理。 可以參照歸檔范圍及保管期限表來(lái)確定歸檔范圍可以參照歸檔范圍及保管期限表來(lái)確定歸檔范圍收集歸檔（30分）2.按照各單位歸檔范圍要求，做到歸檔齊全、完整3.按照立卷

2、歸檔要求，立卷材料規(guī)范，準(zhǔn)確。5.按要求做好電子文件、聲像、實(shí)物檔案的歸檔工作。303.按照歸檔范圍，歸檔材料不齊的，下列材料缺失情況者，扣分如下：（10分）（1）部門未移交紙質(zhì)類文件扣5分, 移交不齊全，每件扣1分，直至扣完。（2）部門未移交電子文件，缺一份扣2分。（3）部門未移交聲像、實(shí)物檔案，移交不齊全各扣2分，直至扣完。4-6月附加分（20分）1.積極支持校史工作，收集有關(guān)本部門或?qū)W校歷史的、具有憑證、查考價(jià)值的史料，歸檔各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物）校史資料。2.歸檔量大者，適當(dāng)加分。201.每件史料歸檔得分1分，按件累計(jì)得分。2.年超過(guò)10卷（財(cái)會(huì)檔案除綜合類外超過(guò)100卷），

3、超過(guò)的部分每10件（財(cái)會(huì)100卷）加0.1分。7 - 9月特別注意：特別注意：“帳外文件帳外文件”的收集歸檔的收集歸檔 文件類型文件類型具體內(nèi)容具體內(nèi)容會(huì)議文件1本單位召開的各種重要會(huì)議所形成的文件，包括會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，會(huì)議所形成的照片、錄音和錄像材料等。2. 本單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員外出開會(huì)帶回來(lái)的各種類型、各種載體的文件材料。 本單位的各種規(guī)章制度本單位及內(nèi)部機(jī)構(gòu)制定的重要規(guī)章制度、辦法等。聲像材料國(guó)家及上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)單位視察、處理工作，本單位領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種聲像材料等。單位領(lǐng)導(dǎo)人的信函凡屬于公務(wù)活動(dòng)的有查考利用價(jià)值的文件材料大型活動(dòng)一些臨時(shí)性的大型活動(dòng)、特別是跨部門舉辦的

4、大型活動(dòng)等，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集有關(guān)文件材料。新聞材料單位向電視臺(tái)、電臺(tái)、報(bào)社發(fā)送的新聞稿件、音像材料等應(yīng)收集其底稿或復(fù)制件、翻錄件等。非OA系統(tǒng)電子文件本單位管理信息系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的電子文件。合同、協(xié)議1.3 歸檔時(shí)間（1）辦理完畢的文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；第二年上半年歸檔；（2）基建項(xiàng)目文件材料在竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；（3）會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后保管一年后向檔案部門移交；（4）磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔； （5）外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開

5、箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。收集歸檔（50分）1.按規(guī)定時(shí)間完成年度立卷歸檔工作，檔案館移交手續(xù)完備501.全部檔案未按時(shí)移交，逾期扣10分。部分檔案未按時(shí)移交，酌情扣分，逾期1周，每卷扣0.5分，逾期2周，每卷扣1分，逾期3周，每卷扣2分。（15分）2.移交手續(xù)不完備。（5分）4-6月學(xué)生檔案（20分）1.新生建檔規(guī)范，按時(shí)移交、齊全。2.畢業(yè)生歸檔材料歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、完整201.新生檔案歸檔未按期全部移交，逾期一月扣5分。2.畢業(yè)生檔案材料歸檔未按時(shí)移交，逾期一周扣5分；3.畢業(yè)生檔案材料移交不齊全，主要材料缺失（學(xué)籍表或畢業(yè)生登記表）每生每件扣0.5分，扣完為止。5-6月成都

6、大學(xué)歸檔文件整理相關(guān)規(guī)定歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間：今年的歸檔時(shí)間是在2016年6月30日前歸檔；科研類檔案和專題性、成套性檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；個(gè)人成果每個(gè)季度歸一次，對(duì)核心及以上；基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔；重大活動(dòng)檔案應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。1.4 歸檔要求（1）應(yīng)歸檔文件要收集齊全完整齊全完整，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系歷史聯(lián)系，文件的特征和價(jià)值進(jìn)行分類整理，使整理后的檔案能正確地反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的基本面貌基本面貌，以便于保管和利用。（必須進(jìn)行歸檔文件整理）（2）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。原件。（3）具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件

7、歸檔（目前“雙套制”的要求）。（4）歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。歸檔文件整理歸檔文件整理 就是按照一定的原則和方法，將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的歸檔文件材料，以件為單位進(jìn)行組件、分類組件、分類、排列、編號(hào)、編目、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。 無(wú)序 有序 零亂 系統(tǒng)歸檔文件整理流程圖歸檔文件整理流程圖待整文件分類、確定保管期限排列組件、裝訂編號(hào)、編目裝盒 排架填寫歸檔章內(nèi)容填寫盒脊編制歸檔文件目錄裝盒，填寫備

8、考表加蓋歸檔章2.1.1 歸檔文件的組件正文與附件；正本與定稿；有文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；原件與復(fù)制件；正本與翻譯本；中文本與外文本；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件。2.1.2 歸檔文件的分類（1）常用分類方法有： 年度分類年度分類 保管期限分類保管期限分類 問(wèn)題（組織機(jī)構(gòu)）分類問(wèn)題（組織機(jī)構(gòu)）分類 永久定期30年10年做好文件平時(shí)歸卷工作做好文件平時(shí)歸卷工作“平時(shí)歸卷平時(shí)歸卷”：文件材料的平時(shí)管理 集中、統(tǒng)一、分類管理。具體做法：具體做法：每年初為本單位將要形成的文件分類

9、分別準(zhǔn)備一個(gè)卷盒；平時(shí)在文件辦理完畢以后，分門別類地將文件歸入相應(yīng)的卷盒之中。好處：好處：方便平時(shí)文件的管理和利用便于第二年文件整理歸檔內(nèi)部科室少的單位，由公文管理員集中進(jìn)行平時(shí)立卷工作；不同規(guī)模部門的操作不同規(guī)模部門的操作 內(nèi)部科室多、規(guī)模較大的單位，可以分科室分別做好本科室文件材料的平時(shí)立卷工作，第二年統(tǒng)一由兼職檔案員立卷歸檔。2.1.3 歸檔文件的排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)按時(shí)間結(jié)合事由間結(jié)合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。2.1.4 歸檔文件的編號(hào)編號(hào)是將分類與排列的結(jié)果固定下來(lái)： 頁(yè)需要編頁(yè)碼 件若干頁(yè)組成一件 卷若干件組成一卷（一盒）1.5 歸檔手續(xù) 各部門的專(