【培訓(xùn)課件】建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述

1、1建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述本章主要內(nèi)容包括：建設(shè)工程文件和檔案資本章主要內(nèi)容包括：建設(shè)工程文件和檔案資料的概念，建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特料的概念，建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征，建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé)，征，建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé)，建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求，建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求，建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷，建設(shè)工程文件建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷，建設(shè)工程文件和檔案資料的驗收與移交。和檔案資料的驗收與移交。 本章提要本章提要本本 章章 內(nèi)內(nèi) 容容1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料建設(shè)工程文件

2、和檔案資料概述概述1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料建設(shè)工程文件和檔案資料管理管理1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料概述建設(shè)工程文件和檔案資料概述建設(shè)工程文件（construction project document）是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。工程準備階段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件。1.1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料的概念建設(shè)工程文件和檔案資料的概念

3、1.1.1.1 建設(shè)工程文件的概念建設(shè)工程文件的概念監(jiān)理文件（project management document）是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件（constructing document）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；竣工圖（asbuild drawing）是指在工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣；竣工驗收文件（handing over document）是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。 建設(shè)工程檔案（project archive）是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也

4、可簡稱為工程檔案。建設(shè)工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料。 1.1.1.2 建設(shè)工程檔案與檔案資料的概念建設(shè)工程檔案與檔案資料的概念檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。主要有以下三點： （1）辦理完畢（或叫處理完畢）的文件才能作為檔案。 （2）對日后實際工作和科學(xué)研究等

5、活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。 檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料之外，還存在大量其他形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。 建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、縮微檔案和電子檔案。 建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貎和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄音、錄像檔案。 1.1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征1.1.2.1 建設(shè)工程文件和檔案資料的載體建設(shè)工程文件和檔案資料的載體錄音

6、、錄像檔案，是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。 （1）真實性和全面性 （2）分散性和復(fù)雜性（3）繼承性和時效性（4）隨機性 （5）多專業(yè)性和綜合性 1.1.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的特征建設(shè)工程文件和檔案資料的特征1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料管理建設(shè)工程文件和檔案資料管理（1）按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、具體的工程技術(shù)資料

7、，是工程竣工驗收交付的必備條件；（2）工程技術(shù)資料為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠的依據(jù)； 1.2.1 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé)意義與職責(zé)1.2.1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義（3）一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)資料；（4）對于優(yōu)良工程的評定，更有賴于技術(shù)資料的完整無缺；（5）做好建設(shè)工程文件和檔案資料管理工作也是項目管理的重要內(nèi)容；（6）建設(shè)工程文件和檔案資料是建設(shè)單位對建設(shè)工程管理的依據(jù)。（1）在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行

8、下列職責(zé)：在工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔。負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。1.2.1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的職建設(shè)工程文件和檔案資料管理的職責(zé)責(zé)在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件的，不得組織工程竣工驗收。對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后的3個月內(nèi)

9、向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。（2）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。（3）建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。（4）城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。建設(shè)工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成其工作任務(wù)

10、后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。 1.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求范圍與質(zhì)量要求歸檔（putting into record）應(yīng)符合下列規(guī)定：（1）歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見表1.1（P5）。（2）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可

11、以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。 （3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，審查合格后向建設(shè)單位移交。 （4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。（5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。（6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和表1.1的要求單獨立卷歸檔。 歸檔范圍的基本原則是：對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載

12、體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合表1.1（詳見P5）的要求。 1.2.2.1 建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍圍（1）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。1.2.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的質(zhì)量要建設(shè)工程文件和檔案資料的質(zhì)量要求求（5）工程文件應(yīng)字跡清楚

13、，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。 （7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。 （8）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 （9）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。竣工圖章尺寸為50mm80mm。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處?？⒐D章示例如圖1.1。 （10）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)

14、當重新繪制竣工圖。（11）不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609389）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm210mm），圖標欄露在外面。 圖1.1竣工圖章式樣 立卷（filing）是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷，亦稱組卷。案卷（file）是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。立卷的基本原則為：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。 1.2.3 建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷1.2.3.1 立卷的原則和方法立

15、卷的原則和方法立卷的方法為：工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。立卷過程中宜遵循以下要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前

16、、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。1.2.3.2 卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的排列（1）編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。1.2.3.3 案卷的編目案卷的編目（2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣宜符合圖1.2的

17、要求。序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。文件題名：填寫文件標題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合圖1.3的要求。卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。說明：案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。

18、沒有需要說明的事項可不必填寫說明。 （4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合圖1.4的要求。案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。案卷題名應(yīng)簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。保管期限分為永久、長期、短期三種期限。密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。 （5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用 70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用 A4幅面。 圖1.2卷內(nèi)目錄式樣 圖1.3卷內(nèi)備考表式樣 圖1.4案卷封面式樣 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒的外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為20mm、30mm、40mm、50mm。卷夾的外表