公關(guān)寫作第三講

1、 公共關(guān)系寫作公共關(guān)系寫作授課教師：王光輝授課教師：王光輝二、公函二、公函 函的適用范圍及特點函的適用范圍及特點: : 函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 第一篇 溝通協(xié)調(diào)類文案的寫作1 1函的適用范圍可分成以下四個方面：函的適用范圍可分成以下四個方面：(1)(1)平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的商洽性、詢問性和答復(fù)性公務(wù)平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的商洽性、詢問性和答復(fù)性公務(wù) 聯(lián)系；聯(lián)系；(2)(2)向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項；向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求

2、批準(zhǔn)有關(guān)事項；(3)(3)業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)或?qū)徟鸁o隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準(zhǔn)的事項；業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)或?qū)徟鸁o隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準(zhǔn)的事項；(4)(4)機關(guān)單位對個人的公務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。機關(guān)單位對個人的公務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。2 2函有如下三個特點：函有如下三個特點：(1)(1)適用范圍廣泛，使用靈活方便。適用范圍廣泛，使用靈活方便。 既可用于相互商洽工作，詢問答復(fù)問題，又可用于向主管部門請求既可用于相互商洽工作，詢問答復(fù)問題，又可用于向主管部門請求批準(zhǔn)事項及主管部門審批或答復(fù)事項。批準(zhǔn)事項及主管部門審批或答復(fù)事項。(2)(2)行文方向具有多向性。行文方向具有多向性。 既可平行，又可以上行

3、、下行，函較多時候作平行文。既可平行，又可以上行、下行，函較多時候作平行文。(3)(3)短小精悍。短小精悍。 內(nèi)容單一，語言簡潔，簡單明了。內(nèi)容單一，語言簡潔，簡單明了。( (二二) )函的主要類型函的主要類型1 1按內(nèi)容和用途分，函可分成三種類型：按內(nèi)容和用途分，函可分成三種類型：(1)(1)商洽函。商洽函。指用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。指用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如商調(diào)干部函、聯(lián)系租賃函、洽談業(yè)務(wù)函等。如商調(diào)干部函、聯(lián)系租賃函、洽談業(yè)務(wù)函等。(2)(2)詢問、答復(fù)函。詢問、答復(fù)函。指不相隸屬機關(guān)之間互相詢問、答復(fù)處理有關(guān)問題的函

4、。指不相隸屬機關(guān)之間互相詢問、答復(fù)處理有關(guān)問題的函。(3)(3)請批、批準(zhǔn)函。請批、批準(zhǔn)函。向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請批函，向不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請批函，業(yè)務(wù)主管部門向不相隸屬的機關(guān)單位制發(fā)的批準(zhǔn)函。業(yè)務(wù)主管部門向不相隸屬的機關(guān)單位制發(fā)的批準(zhǔn)函。請批函和批準(zhǔn)函常誤用為請示、報告、批復(fù)。請批函和批準(zhǔn)函常誤用為請示、報告、批復(fù)。2 2按照文面規(guī)格，函可分為按照文面規(guī)格，函可分為公函和便函。公函和便函。公函公函按一般公文格式和要求行文。按一般公文格式和要求行文。便函便函格式靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標(biāo)題、不編文號。格式靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標(biāo)題、不編文號。便函不列入正式文件

5、范圍。便函不列入正式文件范圍。3 3按照行文方向，函可分為去函和復(fù)函。按照行文方向，函可分為去函和復(fù)函。去函去函也叫來函，即主動發(fā)出的函。也叫來函，即主動發(fā)出的函。復(fù)函復(fù)函是針對來函所提出的問題或事情，被動答復(fù)的函。是針對來函所提出的問題或事情，被動答復(fù)的函。( (三三) )函的結(jié)構(gòu)和寫法函的結(jié)構(gòu)和寫法1 1標(biāo)題。標(biāo)題。函的標(biāo)題有多種寫法，一種是：函的標(biāo)題有多種寫法，一種是：發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+ +事由事由+ +回復(fù)函對象回復(fù)函對象+ +文種，文種，如如縣人民政府辦公室關(guān)于棉籽價格問題給縣人民政府辦公室關(guān)于棉籽價格問題給縣人民政府辦公室的復(fù)函縣人民政府辦公室的復(fù)函。另一種只寫：事由另一種只寫：事

6、由+ +文種，省略發(fā)文機關(guān)，文種，省略發(fā)文機關(guān)，如如關(guān)于請求撥款舉辦關(guān)于請求撥款舉辦“民間藝術(shù)節(jié)民間藝術(shù)節(jié)”的函的函去函標(biāo)題，去函標(biāo)題，關(guān)于撥款舉辦關(guān)于撥款舉辦“民間藝術(shù)節(jié)民間藝術(shù)節(jié)”的復(fù)函的復(fù)函復(fù)函標(biāo)題。復(fù)函標(biāo)題。2 2正文。正文。（1 1）去函）去函 “ “開頭開頭”一般先寫商洽、請求、詢問或告知事項的依據(jù)、背景、原由。一般先寫商洽、請求、詢問或告知事項的依據(jù)、背景、原由?！笆马検马棥辈糠植糠?jǐn)⑹龊驼f明，是什么就寫什么，要簡明扼要，又要交待清楚。敘述和說明，是什么就寫什么，要簡明扼要，又要交待清楚。“要求要求”部分部分可多可少，如果事項很簡單，可同事項寫在一起，一氣呵成。可多可少，如果事項

7、很簡單，可同事項寫在一起，一氣呵成。（2 2）復(fù)函的正文寫法同批復(fù)正文寫法基本一樣，由）復(fù)函的正文寫法同批復(fù)正文寫法基本一樣，由“引語引語”和和“答復(fù)意見答復(fù)意見”兩兩部分組成。部分組成?！耙Z引語”引述來函標(biāo)題及來函文號。引述來函標(biāo)題及來函文號?！按饛?fù)意見答復(fù)意見”針對來函所提出的商洽、詢問或請求等問題予以答復(fù)。針對來函所提出的商洽、詢問或請求等問題予以答復(fù)。常用結(jié)語有常用結(jié)語有“特此函復(fù)特此函復(fù)”，“此復(fù)此復(fù)”，等等。，等等。例文：例文：公公 函函上海市上海市x x x xx x x x事務(wù)管理處：事務(wù)管理處： 茲有我公司客戶經(jīng)理茲有我公司客戶經(jīng)理x x xx x x女士，受新加坡有關(guān)方面

8、邀女士，受新加坡有關(guān)方面邀請，擬于請，擬于20002000年年x x月月x x日至日至x x月月x x日赴新加坡日赴新加坡x xx x公司訪問并進行公司訪問并進行商務(wù)考察。經(jīng)研究，我公司同意派遣商務(wù)考察。經(jīng)研究，我公司同意派遣x x xx x x女士赴新加坡訪問女士赴新加坡訪問和考察?，F(xiàn)將有關(guān)材料呈現(xiàn)貴處，敬請審核，并幫助辦理相和考察?，F(xiàn)將有關(guān)材料呈現(xiàn)貴處，敬請審核，并幫助辦理相關(guān)手續(xù)。關(guān)手續(xù)。 此致此致 敬禮敬禮 上海上海x xx x公共關(guān)系有限公司（蓋章）公共關(guān)系有限公司（蓋章） 20002000年年x x月月x x日日 關(guān)于關(guān)于XXXX活動有關(guān)問題的復(fù)函活動有關(guān)問題的復(fù)函X X X X

9、X X X X 股份有限公司股份有限公司X X XX X X總經(jīng)理：總經(jīng)理：您好！您好！貴公司貴公司X X月月X X日送來的函件收到。對貴公司提出的問題，本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行了認(rèn)真研究，現(xiàn)答日送來的函件收到。對貴公司提出的問題，本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行了認(rèn)真研究，現(xiàn)答復(fù)如下：復(fù)如下： 由貴公司委托本公司策劃和實施的由貴公司委托本公司策劃和實施的X XX X活動，已于日前結(jié)束。本公司認(rèn)為，這一活動總體上活動，已于日前結(jié)束。本公司認(rèn)為，這一活動總體上是成功的，輿論反響也是好的。至于活動中出現(xiàn)的個別操作失誤，對整個活動并無大的影響。是成功的，輿論反響也是好的。至于活動中出現(xiàn)的個別操作失誤，對整個活動并無大的

10、影響。何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現(xiàn)場執(zhí)行人員自行其是、不按實施計劃執(zhí)行有一定何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現(xiàn)場執(zhí)行人員自行其是、不按實施計劃執(zhí)行有一定關(guān)系，似不應(yīng)由本公司承擔(dān)全部職責(zé)。所以，貴公司據(jù)此提出要扣除合同中議定的公關(guān)服務(wù)費關(guān)系，似不應(yīng)由本公司承擔(dān)全部職責(zé)。所以，貴公司據(jù)此提出要扣除合同中議定的公關(guān)服務(wù)費用，似于理不合。敬請貴公司領(lǐng)導(dǎo)重新審議此事。本公司不希望因為這一細(xì)節(jié)問題而訴諸法律用，似于理不合。敬請貴公司領(lǐng)導(dǎo)重新審議此事。本公司不希望因為這一細(xì)節(jié)問題而訴諸法律，并因此影響雙方的友好合作關(guān)系。，并因此影響雙方的友好合作關(guān)系。 專此復(fù)函，順頌商祺！專此復(fù)函，順頌商

11、祺！ 上海上海X X X X 公共關(guān)系有限公司（蓋章）公共關(guān)系有限公司（蓋章） 2000 2000年年X X 月月X X 日日網(wǎng)聚財富主角阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函網(wǎng)聚財富主角阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函尊敬的尊敬的先生先生/ /女士：女士：過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角。過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角。新年即將來臨，我們傾情實現(xiàn)網(wǎng)商大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對阿里巴巴的大力支持，我們特新年即將來臨，我們傾情實現(xiàn)網(wǎng)商大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對阿里巴巴的大力支持，我們特于于20062006年年1 1月月1010日日14:

12、0014:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦20052005年度阿里巴巴客戶答謝會，屆時將有精彩的年度阿里巴巴客戶答謝會，屆時將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎品等待著您，期待您的光臨！節(jié)目和豐厚的獎品等待著您，期待您的光臨！讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂！讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂！ 阿里巴巴（中國）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司阿里巴巴（中國）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司 20062006年元月年元月一、答謝會主題：網(wǎng)聚財富主角一、答謝會主題：網(wǎng)聚財富主角二、答謝會安排：二、答謝會安排：1 1時間：時間：14:0016:3014:0016:

13、302 2內(nèi)容：內(nèi)容：（1 1）阿里巴巴集團董事局主席兼首席執(zhí)行官馬云先生演講）阿里巴巴集團董事局主席兼首席執(zhí)行官馬云先生演講（2 2）阿里巴巴山東大區(qū)經(jīng)理演講）阿里巴巴山東大區(qū)經(jīng)理演講（3 3）網(wǎng)商論壇）網(wǎng)商論壇（4 4）穿插歌舞演出、趣味游戲、抽獎活動）穿插歌舞演出、趣味游戲、抽獎活動三、參會回執(zhí)三、參會回執(zhí)( (略略) )注意事項注意事項被邀請者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫被邀請者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號綽號或別名?；騽e名。在兩個姓名之間應(yīng)該寫上在兩個姓名之間應(yīng)該寫上 暨暨 或或 和和 ，不用頓號或逗號。不用頓號或逗號。 應(yīng)寫明舉辦活動的具體日期應(yīng)寫明舉辦活動的具體日期( (幾月幾幾月幾日，星期

14、幾日，星期幾) )。 寫明舉辦活動的地點。寫明舉辦活動的地點。 范文范文1-171-17 介紹信介紹信上海市人民政府對外經(jīng)濟貿(mào)易委員會：上海市人民政府對外經(jīng)濟貿(mào)易委員會： 茲有本公司客戶部經(jīng)理茲有本公司客戶部經(jīng)理X X XX X X（女）等兩人前往（女）等兩人前往你處，聯(lián)系你處，聯(lián)系X X X XX X X X公司全球董事會主席機場貴賓公司全球董事會主席機場貴賓接待一事，請予以接待，并大力支持為盼。接待一事，請予以接待，并大力支持為盼。 此致此致 敬禮！敬禮！ 上海上海X XX X公共關(guān)系有限公司（蓋章）公共關(guān)系有限公司（蓋章） 1999 1999年年X X 月月X X日日三、請柬三、請柬請柬

15、，又稱為請?zhí)?、簡帖。為了邀請客人參加某項請柬，又稱為請?zhí)?、簡帖。為了邀請客人參加某項活動而發(fā)的禮儀性書信?；顒佣l(fā)的禮儀性書信。請柬的作用請柬的作用1.1.使用請柬，既可以表示對被邀請者的尊重，又可以使用請柬，既可以表示對被邀請者的尊重，又可以表示邀請者對此事的鄭重態(tài)度。表示邀請者對此事的鄭重態(tài)度。 2.2.凡召開各種會議，舉行各種典禮、儀式和活動，均凡召開各種會議，舉行各種典禮、儀式和活動，均可以使用請柬?？梢允褂谜埣?。 所以請柬在款式和裝幀設(shè)計上應(yīng)美觀、大方、所以請柬在款式和裝幀設(shè)計上應(yīng)美觀、大方、精致，使被邀請者體味到主人的熱情與誠意，感到精致，使被邀請者體味到主人的熱情與誠意，感到喜悅

16、和親切。喜悅和親切。請柬寫作的注意事項請柬寫作的注意事項1.1.文字要美觀，用詞要謙恭，要充分表現(xiàn)出邀請者的熱情文字要美觀，用詞要謙恭，要充分表現(xiàn)出邀請者的熱情與誠意。與誠意。 2.2.語言要精煉、準(zhǔn)確，凡涉及到時間、地點、人名等一些語言要精煉、準(zhǔn)確，凡涉及到時間、地點、人名等一些關(guān)鍵性詞語，一定要核準(zhǔn)、查實。關(guān)鍵性詞語，一定要核準(zhǔn)、查實。 3.3.語言要得體、莊重。語言要得體、莊重。 4.4.在紙質(zhì)、款式和裝幀設(shè)計上，要注意藝術(shù)性，做到美觀、在紙質(zhì)、款式和裝幀設(shè)計上，要注意藝術(shù)性，做到美觀、大方。大方。請柬的樣式請柬的樣式 請柬一般有兩種樣式：一種是單面的，直接由標(biāo)題、稱謂、請柬一般有兩種樣

17、式：一種是單面的，直接由標(biāo)題、稱謂、正文、敬語、落款構(gòu)成。一種是雙面的，即折疊式；一為封正文、敬語、落款構(gòu)成。一種是雙面的，即折疊式；一為封面，寫面，寫“請柬請柬”二字，一為封里，寫稱謂、正文、敬語、落二字，一為封里，寫稱謂、正文、敬語、落款等?？畹?。 請柬的篇幅有限，書寫時應(yīng)根據(jù)具體場合、請柬的篇幅有限，書寫時應(yīng)根據(jù)具體場合、內(nèi)容對象，認(rèn)真措詞，行文應(yīng)達、雅兼?zhèn)?。達，內(nèi)容對象，認(rèn)真措詞，行文應(yīng)達、雅兼?zhèn)?。達，即準(zhǔn)確；雅就是講究文字美。在遣詞造句方面，即準(zhǔn)確；雅就是講究文字美。在遣詞造句方面，有的使用文言語句，顯得古樸典雅；有的選用較有的使用文言語句，顯得古樸典雅；有的選用較平易通俗的語句，則

18、顯得親切熱情。不管使用哪平易通俗的語句，則顯得親切熱情。不管使用哪種風(fēng)格的語言，都要莊重、明白，使人一看就懂種風(fēng)格的語言，都要莊重、明白，使人一看就懂，切忌語言的乏味和浮華。，切忌語言的乏味和浮華。 范文范文1-61-6 第第5656屆全國電子產(chǎn)品展銷會屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨暨20002000年（上海）國際消費電子展開幕儀式年（上海）國際消費電子展開幕儀式請請 柬柬 范文范文1-71-7 請請 柬柬尊敬的尊敬的XXXXXX先生先生/ /女士女士/ /小姐：小姐： 第第5656屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨20002000年（上海）國際消費電子展開幕儀式定于年（上海）國際消費電子展

19、開幕儀式定于20002000年年1010月月2525日（星期三）上午日（星期三）上午9 9：3030在上海光大會展中心東館（上海市漕寶路在上海光大會展中心東館（上海市漕寶路7878號）舉行。誠邀您屆號）舉行。誠邀您屆時蒞臨指導(dǎo)。時蒞臨指導(dǎo)。 第第5656屆全國電子產(chǎn)品展銷會組委會屆全國電子產(chǎn)品展銷會組委會 2000 2000年年1010月月（敬請持本柬的貴賓于上午（敬請持本柬的貴賓于上午9 9：0000準(zhǔn)時到會展中心貴賓休息室簽到）準(zhǔn)時到會展中心貴賓休息室簽到） 請柬與邀請函的區(qū)別：請柬與邀請函的區(qū)別： 請柬篇幅有限，不能夠?qū)φ埣砥邢?，不能夠?qū)h的內(nèi)容進一步介紹；邀會議的內(nèi)容進一步介紹；

20、邀請函可以做到這一點。請函可以做到這一點。第第5656屆全國電子產(chǎn)品展銷會屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨暨20002000年（上海）國際消費電子展年（上海）國際消費電子展邀請函邀請函 尊敬的尊敬的XXXXXX先生：先生：您好！您好！ 第第5656屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨屆全國電子產(chǎn)品展銷會暨20002000（上海）國際消費電子展，定于（上海）國際消費電子展，定于20002000年年1010月月2525日至日至2828日在上海光大會展中心日在上海光大會展中心舉行。本屆展會，展廳面積達舉行。本屆展會，展廳面積達3 3萬平方米，參展的中外電子企業(yè)逾一千家，稱得上是新千年中國電子工業(yè)的一次盛大萬平方米，參展的中外電子企業(yè)逾一千家，稱得上是新千年中國電子工業(yè)的一次盛大檢閱。從展會所展示的技術(shù)和產(chǎn)品中，人們可以充分感受到新千年中國電子工業(yè)進一步騰飛所展示的新成果、新面檢閱。從展會所展示的技術(shù)和產(chǎn)品中，人們可以充分感受到新千年中國電子工業(yè)進一步騰飛所展示的新成果、新面貌貌以及中國電子工業(yè)跨世紀(jì)發(fā)展的新趨勢。以及中國電子工業(yè)跨世紀(jì)發(fā)展的新趨勢。 受本屆展會組委會委托，特邀請您出席定于受本屆展會組委會委托，特邀請您出席定于200