數(shù)字檔案室與電子文件管理

1、數(shù)字檔案室與電子文件管理2013年5月數(shù)字檔案室的組成o 一、網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備o 二、數(shù)據(jù)o 三、三、檔案管理系統(tǒng)o 四、安全保障體系o 五、制度o 六、人員一、網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備o一、網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施一、網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施：o辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)：o1、局域網(wǎng)o面向本單位全體人員的檔案服務(wù)利用平臺(tái)o2、政務(wù)網(wǎng)o利用同級(jí)政務(wù)網(wǎng)面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)的檔案信息利用平臺(tái)o3、公眾網(wǎng)o利用公眾網(wǎng)面向廣大社會(huì)公眾的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)o網(wǎng)絡(luò)設(shè)施：o傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電交換設(shè)備等o數(shù)字檔案室工作設(shè)備：o計(jì)算機(jī)（服務(wù)器）、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、打印機(jī)、磁盤陣列或磁帶機(jī)（備份設(shè)備）、光盤柜（光盤、磁盤、磁帶）、照相

2、機(jī)、攝像機(jī)等二、數(shù)據(jù)（三個(gè)數(shù)據(jù)庫） 內(nèi)容數(shù)據(jù)庫內(nèi)容數(shù)據(jù)庫： 、永久、定期保管的文書檔案的電子版以及電子公文的收發(fā)登記；o、科技檔案中形成的電子文件；o、會(huì)計(jì)電算化材料和會(huì)計(jì)檔案管理軟件；o、人物檔案中的電子文件；o5、 業(yè)務(wù)檔案（民生檔案）的電子版；o 6、 永久期限傳統(tǒng)照片檔案的電子版及數(shù)碼相機(jī)拍攝的數(shù)字照片；o7、其他音頻、視頻形式的電子文件；o8、檔案管理軟件及有關(guān)電子版說明；o9、現(xiàn)行文件和政府公開信息的電子版； 目錄數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫o（一）依據(jù)全宗卷規(guī)范（DAT294）和全宗指南編制規(guī)范（DAT494）建立全宗卷；o（二）文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的歸檔文件目錄和照片檔案的基本目錄；o（三）

3、科技檔案總目錄和分類目錄； o（四）實(shí)物登記目錄；o（五）文書檔案的專題目錄和文號(hào)索引；o（六）會(huì)計(jì)檔案目錄和卷內(nèi)目錄；o（七）現(xiàn)行文件和政府信息公開目錄；o（八）重大活動(dòng)檔案登記目錄；o（九）人物檔案目錄；o（十）公務(wù)活動(dòng)禮品檔案送交目錄；o（十一）錄音、錄像及其他多媒體檔案的基本目錄；o（十二）資料登記臺(tái)帳；元數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)庫（包括背景信息）o1、對(duì)電子文件數(shù)據(jù)本身進(jìn)行描述：如文件屬性、數(shù)據(jù)類型、格式、結(jié)構(gòu)o2、電子文件的著錄信息。全宗號(hào)、題名、文件類別代碼、附件、稿本、責(zé)任者、其他責(zé)任者、文件編號(hào)、成文時(shí)間、保管期限、組織機(jī)構(gòu)類、件號(hào)、頁數(shù)、利用權(quán)限、載體形態(tài)、附注、主題詞等o 3、電子文

4、件的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、壓縮算法的相關(guān)軟件和遷移軟件等。如：計(jì)算機(jī)型號(hào)、cpu型號(hào)、內(nèi)存數(shù)；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：網(wǎng)絡(luò)類型、協(xié)議、版本號(hào)；操作系統(tǒng)：名稱、版本號(hào)；應(yīng)用軟件：名稱、版本號(hào)。o 4、在電子文件的利用過程中：實(shí)施訪問操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等o 5、電子文件的鑒定、銷毀和審查過程中的數(shù)據(jù)。如：鑒定銷毀過程的鑒定者、鑒定時(shí)間、銷毀審批者與審批內(nèi)容、銷毀時(shí)間、銷毀者；審查過程的審查者、審查記錄背景信息o 在電子文件的產(chǎn)生、辦理、交接過程中產(chǎn)生的，如文件的登記、起草、修改、簽發(fā)或者承辦、傳閱、辦結(jié)過程中的各類責(zé)任者:起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等及其意見；各類操作者：打字者、發(fā)文者、收文者

5、、存儲(chǔ)管理者；責(zé)任憑證信息：批示、簽名、印章、代碼（公文處理單、辦文單等）；電子文件修改、交接、傳遞過程的其他標(biāo)識(shí)（交接文據(jù)）。o 這三個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)進(jìn)行掛接，內(nèi)容數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)掛接，可以進(jìn)行有效管理；內(nèi)容數(shù)據(jù)庫與其元數(shù)據(jù)建立有效的聯(lián)系，可以防止非法修改，確保電子文件的真實(shí)性和有效性。三、三、檔案管理系統(tǒng)o 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能。收集功能o 1、收集各門類電子文件、元數(shù)據(jù)及背景信息，并保證其真實(shí)性o -提供在線和脫機(jī)兩種收集方式o -能夠批量導(dǎo)入和導(dǎo)出，并保證數(shù)據(jù)不損壞o -自動(dòng)采集目錄數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫及元數(shù)據(jù)庫等有關(guān)數(shù)據(jù)管理功能o 2、按照設(shè)定的

6、分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中o -著錄o -輔助人工完成檔案的開放鑒定o -對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取及元數(shù)據(jù)添加，并建立兩者的持久關(guān)聯(lián)，形成長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)包o -統(tǒng)計(jì)并打印相關(guān)信息保存功能o 3、設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)格式（數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)格式）o -數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)化功能o -定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行測(cè)試o -計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)，為保證數(shù)字可讀，采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理o -數(shù)據(jù)只讀、備份功能（即時(shí)備份、長(zhǎng)久備份）利用功能o 4、快速檢索和利用o -通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布檔案信息o -輔助進(jìn)行檔案信息職能編研、深度挖掘o -檔案管理者和利用者之間提供交流平臺(tái)o -進(jìn)行檔案訪問量等的自

7、動(dòng)統(tǒng)計(jì)o -進(jìn)行利用權(quán)限的角色處理四、安全保障體系四、安全保障體系o 包括數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)的安全o 方法：o 一、采取相應(yīng)的保障技術(shù)手段，配備必要的軟硬件設(shè)施；o 二、建立健全數(shù)字檔案室安全管理制度并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行；o 三、高度重視數(shù)字化過程和電子文件收集過程中的信息安全；o 四、制定應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。o 數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等五、制度 電子文件歸檔制度 各門類電子文件的收集范圍 收集標(biāo)準(zhǔn) 移交方法和時(shí)限 現(xiàn)代化設(shè)備維護(hù)使用制度 其他信息技術(shù)管理制度六、人員o 一、高度的

8、責(zé)任心o 二、相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)有關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)o 一、電子文件歸檔與管理規(guī)范（2002)o 二、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（2005）o 三、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（2005）o 四、 中國檔案機(jī)讀目錄格式（2006 o 五、 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求（2009）o 六、 基于XML的電子文件封裝規(guī)范o 七、 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（2009）o 八、電子文件管理暫行辦法（2009）電子文件管理的具體內(nèi)容1、收集2、整理3、保管歸檔電子文件管理的總要求歸檔電子文件管理的總要求o保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。o 真實(shí)性：保證與其形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。o 完整性：內(nèi)容、背景信

9、息和元數(shù)據(jù)無缺損。o 有效性：信息的可讀性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性。明確電子文件管理職責(zé)o 文書處理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電文書處理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件收集工作。負(fù)責(zé)將本部門形成的應(yīng)歸子文件收集工作。負(fù)責(zé)將本部門形成的應(yīng)歸檔保存的文件收集積累起來，按時(shí)按規(guī)定向檔保存的文件收集積累起來，按時(shí)按規(guī)定向檔案部門移交歸檔。檔案部門移交歸檔。o 檔案部門對(duì)文件的收集積累工作進(jìn)行監(jiān)督和檔案部門對(duì)文件的收集積累工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；并負(fù)責(zé)歸檔電子文件的整理、保管和指導(dǎo)；并負(fù)責(zé)歸檔電子文件的整理、保管和利用工作。利用工作。一、電子文件的收集一、電子文件的收集o牢記電子文件的收集關(guān)鍵

10、“及時(shí)”“準(zhǔn)確”o牢記電子文件收集的雙軌制o 帶密級(jí)的文件不作為電子文件保存，只帶密級(jí)的文件不作為電子文件保存，只可以有著錄信息?？梢杂兄浶畔?。收集內(nèi)容o 1、檔案內(nèi)容信息o 2、元數(shù)據(jù)o 3、背景信息數(shù)據(jù)： 、永久、定期保管的文書檔案的電子版以及電子公文的收發(fā)登記；o、科技檔案中形成的電子文件；o、會(huì)計(jì)電算化材料和會(huì)計(jì)檔案管理軟件；o、人物檔案中的電子文件；o5、 業(yè)務(wù)檔案（民生檔案）的電子版；o 6、 永久期限傳統(tǒng)照片檔案的電子版及數(shù)碼相機(jī)拍攝的數(shù)字照片；o7、其他音頻、視頻形式的電子文件；o8、檔案管理軟件及有關(guān)電子版說明；o9、政府公開信息的電子版；o上述應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)和背景

11、信息要一并收集。 機(jī)讀目錄：o（一）依據(jù)全宗卷規(guī)范（DAT294）和全宗指南編制規(guī)范（DAT494）建立全宗卷；o（二）文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的歸檔文件目錄和照片檔案的基本目錄；o（三）科技檔案總目錄和分類目錄； o（四）實(shí)物登記目錄；o（五）文書檔案的專題目錄和文號(hào)索引；o（六）會(huì)計(jì)檔案目錄和卷內(nèi)目錄；o（七）政府信息公開目錄；o（八）重大活動(dòng)檔案登記目錄；o（九）人物檔案目錄；o（十）公務(wù)活動(dòng)禮品檔案送交目錄；o（十一）錄音、錄像及其他多媒體檔案的基本目錄；o（十二）資料登記臺(tái)帳；一、檔案內(nèi)容信息：稿本、格式q 準(zhǔn)確地區(qū)分稿本（簽發(fā)稿和版式公文）。一般將文件的正本和定稿即文件的最終版本收集起來

12、，一定要注意不能將文件草稿混作文件的正本收集起來。q 與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件保持一致。電子、紙質(zhì)是文件依存的兩種載體，也是文件的兩種版本，為保證文件的真實(shí)原始，應(yīng)注意兩種版本信息的一致性。 完整性要求o 1、文件及附件的頁數(shù)o 2、有定稿、有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)標(biāo)示或其他公文流轉(zhuǎn)標(biāo)示o 3、案件是否有處理結(jié)論o 4、審批表是否有審批機(jī)關(guān)的章o 5、會(huì)議文件o 6、匯報(bào)材料o 7、剪報(bào)o 8、統(tǒng)計(jì)報(bào)表有制表人和負(fù)責(zé)人的簽字電子文件的類型和通用格式o文本文件文本文件：用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件。各個(gè)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的大多是文本文件，CAD系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)也形成部分文本文件。類別代碼為T T。

13、o圖像文件圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備輸入計(jì)算機(jī)管理而形成的二維點(diǎn)陣圖文件。類別代碼為I。o圖形文件圖形文件：由CAD、CAM系統(tǒng)或其他制圖軟件生成的二維、三維圖形文件。類別代碼為G G。o數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件：因管理需要，在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)上建立起來的各種類型的分析、計(jì)算、測(cè)試、設(shè)計(jì)參數(shù)及管理數(shù)據(jù)等文件。類別代碼為D D。電子文件的類型和通用格式o 計(jì)算機(jī)程序（命令文件）：計(jì)算機(jī)程序（命令文件）：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件。其類別代碼為P P。o 影像文件影像文件：通過計(jì)算機(jī)影像處理技術(shù)形成的記錄著各種影像的文件。類別代碼為

14、V V。o 聲音文件聲音文件：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聲音處理技術(shù)形成的記錄聲音的文件。其類別代碼為A A。o 超媒體鏈結(jié)文件超媒體鏈結(jié)文件：網(wǎng)頁文件。類別代碼為O O。 收集的電子文件的格式應(yīng)盡量統(tǒng)一。文字型數(shù)收集的電子文件的格式應(yīng)盡量統(tǒng)一。文字型數(shù)據(jù)采用據(jù)采用XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF格式，掃描圖像數(shù)格式，掃描圖像數(shù)據(jù)采用據(jù)采用JPEGJPEG、TIFFTIFF或者或者PDFPDF格式，視頻或多媒體格式，視頻或多媒體數(shù)據(jù)采用數(shù)據(jù)采用MPEGMPEG、AVIAVI格式，音頻數(shù)據(jù)采用格式，音頻數(shù)據(jù)采用MP3MP3、WAVWAV等格式。等格式。二、元數(shù)據(jù)o 字面上看:關(guān)于數(shù)據(jù)

15、的數(shù)據(jù),即定義和描述其他數(shù)據(jù)或過程的數(shù)據(jù)o 美國國家標(biāo)準(zhǔn)化組織出版的一書中,開篇這樣寫到:元數(shù)據(jù)是確保數(shù)據(jù)資源長(zhǎng)久保存下去并在未來可繼續(xù)利用的關(guān)鍵.o 在電子文件管理領(lǐng)域,元數(shù)據(jù)指:自始至終地描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理的數(shù)據(jù)，是保證電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可使用性的關(guān)鍵措施。元數(shù)據(jù)分類：o1、對(duì)電子文件數(shù)據(jù)本身進(jìn)行描述：如文件屬性、數(shù)據(jù)類型、格式、結(jié)構(gòu)o2、電子文件的著錄信息。全宗號(hào)、題名、文件類別代碼、附件、稿本、責(zé)任者、其他責(zé)任者、文件編號(hào)、成文時(shí)間、保管期限、組織機(jī)構(gòu)類、件號(hào)、頁數(shù)、利用權(quán)限、載體形態(tài)、附注、主題詞等o 3、電子文件的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、壓縮算法的相關(guān)軟件

16、和遷移軟件等。如：計(jì)算機(jī)型號(hào)、cpu型號(hào)、內(nèi)存數(shù)；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：網(wǎng)絡(luò)類型、協(xié)議、版本號(hào)；操作系統(tǒng)：名稱、版本號(hào)；應(yīng)用軟件：名稱、版本號(hào)。o 4、在電子文件的利用過程中：實(shí)施訪問操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等o 5、電子文件的鑒定、銷毀和審查過程中的數(shù)據(jù)。如：鑒定銷毀過程的鑒定者、鑒定時(shí)間、銷毀審批者與審批內(nèi)容、銷毀時(shí)間、銷毀者；審查過程的審查者、審查記錄三、背景信息o 在電子文件的產(chǎn)生、辦理、交接過程中，如文件的登記、起草、修改、簽發(fā)或者承辦、傳閱、辦結(jié)過程中的各類責(zé)任者:起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等；各類操作者：打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者；責(zé)任憑證信息：批示、簽名、印章、代碼（

17、公文處理單、辦文單等）；電子文件修改、交接、傳遞過程的其他標(biāo)識(shí)（交接文據(jù)）。移交時(shí)間移交時(shí)間及時(shí)及時(shí)q 發(fā)文發(fā)文 應(yīng)在文件定稿以后馬上進(jìn)行收集。如果是網(wǎng)上簽發(fā)的，應(yīng)在簽發(fā)后由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自動(dòng)將已經(jīng)簽發(fā)過程的文件轉(zhuǎn)到文件的收集庫，交文件收集人員管理。如果是在紙制文件上簽發(fā)的，文件在交文書處理部門繕印時(shí)，將電子文件交責(zé)任人員收集起來。q 收文收文 應(yīng)在運(yùn)轉(zhuǎn)處理完畢，文書處理過程結(jié)束后，立即交文件收集人員管理。需辦理的，在辦理完畢，向文書處理部門注結(jié)后交文件管理人員管理。只需要傳閱的文件，應(yīng)在傳閱完畢后，交文件管理人員管理。q 工程文件工程文件 應(yīng)在項(xiàng)目過程中由責(zé)任人員隨時(shí)收集積累，等項(xiàng)目完成或者

18、搞一段落后，向檔案部門移交。q 會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)電算化的文件與紙制一起移交；人物、照片、錄音人物、照片、錄音、錄象錄象、實(shí)物實(shí)物要即時(shí)移交。o電子文件與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)收集。并保電子文件與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)收集。并保證二者在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上的一致性。證二者在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上的一致性。o電子文件定稿后，應(yīng)將其屬性設(shè)置為只讀形式，電子文件定稿后，應(yīng)將其屬性設(shè)置為只讀形式，并存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)載體之上，脫機(jī)保管。并存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)載體之上，脫機(jī)保管。o定期制作電子文件的備份。定期制作電子文件的備份。o注意做好收集起來電子文件的保管工作，創(chuàng)造注意做好收集起來電子文件的保管工作，創(chuàng)造良好的保管條

19、件，嚴(yán)格管理，防止因載體的損良好的保管條件，嚴(yán)格管理，防止因載體的損壞而導(dǎo)致電子文件無法讀出。壞而導(dǎo)致電子文件無法讀出。二、電子文件整理二、電子文件整理o總要求總要求有序化o一般要求：保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用o 整理程序： 1、載體選擇o 2、歸檔審查o 3、組織信息o 4、刻盤o 5、封簽載體選擇標(biāo)準(zhǔn) 存儲(chǔ)容量大。 易長(zhǎng)期保存，性能穩(wěn)定，比較耐久。 讀取速率高。 使用方便。 標(biāo)準(zhǔn)化程度高，易于信息交流。 價(jià)格合理。載體選擇：存儲(chǔ)介質(zhì) 存儲(chǔ)設(shè)備按照使用的方式和存儲(chǔ)規(guī)模，有移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和非移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備；按照存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)技術(shù)的不同又可分為磁盤存儲(chǔ)、磁帶存儲(chǔ)、光存儲(chǔ)、磁光存儲(chǔ)，其中磁

20、帶是最為便宜的存儲(chǔ)介質(zhì)、而磁盤是存取速度最快的存儲(chǔ)介質(zhì)； 常用的信息存儲(chǔ)介質(zhì)有紙張、縮微膠卷（照片底片）、磁帶、磁盤 (軟盤和硬盤 )和光盤 (optical disk)等 載體選擇 o 1、硬磁盤：利用RAID技術(shù)的磁盤陣列o 2、磁帶：無論是硬盤技術(shù)，還是光盤技術(shù)，都不適合用來進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，只有磁帶機(jī)技術(shù)才真正適合數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份領(lǐng)域。事實(shí)上，磁帶機(jī)技術(shù)長(zhǎng)期以來一直是首選的唯一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份技術(shù)，因?yàn)榇艓Ы橘|(zhì)不僅能提供高容量、高可靠性以及可管理性，而且價(jià)格比光盤、磁盤媒體便宜很多。 光盤o 3、我們常說的刻錄盤則是指CD-R和CD-RW兩種。o CD-R是CD-Recorder或CD-Re

21、cordable的縮寫，是一張光盤只可以讓用戶寫一次的光盤，就是我們說的“一次寫多次讀”。CDRW是CD-ReWritable的縮寫，是允許用戶在同一張可擦寫光盤上反復(fù)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦寫操作的光盤。我們叫做“可擦寫式光盤”載體選擇結(jié)果o一次寫光盤一次寫光盤o磁帶磁帶o硬磁盤硬磁盤2、歸檔審查o 齊全性鑒定：是否符合歸檔范圍齊全性鑒定：是否符合歸檔范圍o 準(zhǔn)確性鑒定：是否為定稿及規(guī)范的文件格準(zhǔn)確性鑒定：是否為定稿及規(guī)范的文件格式式o 完整性鑒定：文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、背景信完整性鑒定：文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、背景信息息o 一致性鑒定：與紙制文件是否一致一致性鑒定：與紙制文件是否一致o 價(jià)值鑒定：保管期限價(jià)值鑒定

22、：保管期限o 使用權(quán)限鑒定：使用權(quán)限鑒定：3、組織信息o 文書檔案歸檔電子文件的整理文書檔案歸檔電子文件的整理按歸檔文件整理規(guī)則DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行。以件為單位整理。o 分類方案分類方案：各種門類電子文件的分類方案應(yīng)參考紙質(zhì)文件的分類方案，盡量與紙質(zhì)文件分類方案一致。歸檔文書檔案的分類方案o A A、年度、年度保管期限保管期限組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)適宜于那些文件數(shù)量大的大單位。o B B、年度、年度保管期限分類法保管期限分類法。這種方法適用于那些文件很少，文件類別單一的單位。o具體采用哪種分類法，如何建立分類方案，各單位應(yīng)同檔案行政管理部門一同確定。光盤信息結(jié)構(gòu)光盤信息結(jié)構(gòu)o 說明文件：文件名

23、為 README 。一張光盤只有一個(gè)說明文件，存放有關(guān)本張光盤的各種信息。包括光盤參數(shù)；光盤制作單位、保管單位；光盤一致性檢查單位；光盤的制作時(shí)間；閱讀本光盤的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境（如：硬件環(huán)境：PC586/32M/2G,軟件平臺(tái)環(huán)境：windows98）。以及存儲(chǔ)的檔案類別及每個(gè)類別的應(yīng)用軟件環(huán)境。如：txt文件：由wood2003的輸出文件，版本號(hào)為XX.X；TIF文件：第5版本的TIFF4圖像壓縮格式光盤信息結(jié)構(gòu)o 著錄文件（機(jī)讀目錄）：文件名是 DESCRIPT.DB ，存放有關(guān)檔案的目錄信息。就是歸檔的各門類電子文件的機(jī)讀目錄。 1、文書檔案的歸檔文件目錄、專題目錄和文號(hào)索引；o 2、

24、科技檔案編制總目錄和分類目錄；o 3、照片、聲像檔案的基本目錄；o 3、編制實(shí)物檔案登記目錄；o 4、專門檔案如會(huì)計(jì)、人物、業(yè)務(wù)等檔案的機(jī)讀目錄光盤信息結(jié)構(gòu)o 將相應(yīng)的文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和背景信息連接到各子目錄中。光盤信息結(jié)構(gòu)o 其他文件子目錄。子目錄名稱為 OTHERS 。存放各種幫助顯示瀏覽本張光盤中電子文件的輔助性文件，如解碼程序、解壓縮程序、圖形文件的存取和顯示軟件、圖像文件的存取和顯示軟件等。如果這張光盤中存的只是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的公文電子檔案，而且是通用的字處理軟件形成的，沒有必要存留相應(yīng)的文件，那么本子目錄可以為空。4、刻錄o 一個(gè)立檔單位將一年中形成的所有電子文件刻錄到兩張光盤上，分永久和定期兩種保管期限刻錄。o 在專門用來整理電子文件的硬盤上，將準(zhǔn)備刻錄到光盤上的電子數(shù)據(jù)打包成光盤數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成說明文件、著錄文件，建立電子文件子目錄和其他文件子目錄，將應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)和背景信息連接到其相應(yīng)的子目錄下。o 一切準(zhǔn)備就緒，即可采用光盤刻錄軟件進(jìn)行光盤刻錄了。復(fù)制o一式三套一式三套：以通過瀏覽審查標(biāo)準(zhǔn)有效的光盤為母盤，再復(fù)制兩套光盤。o封存o查閱利用o異地保存5、封簽o 每張光盤都應(yīng)加封標(biāo)簽。o 位置：光盤封套或光盤封面。o 封簽填寫項(xiàng)目：全宗號(hào)、套別、保管期限、歸檔年度、載體序