4.5.1公司內(nèi)部文件管理規(guī)定

1、公司內(nèi)部文件管理規(guī)定 為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。 1.目的。通過對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。 2。適用范圍.本制度適用于日常運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合公司實(shí)際要求，在遵循文件格式及標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對(duì)其格式及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了靈活運(yùn)用. 3.1規(guī)格：統(tǒng)一使用A4紙張，上下邊距2。54,左右邊距3。17.3。2。公司各部門代碼：總經(jīng)

2、辦：ZJB;人事行政部：RZ；檢測(cè)部:JC；市場(chǎng)部：SC；財(cái)務(wù)部：CW;3.3保密等級(jí)：公司文件管理分A、B、C、D、E五個(gè)保密等級(jí)A級(jí)：機(jī)密文件，限總經(jīng)理、董事會(huì)等以上成員知悉；B級(jí)：高級(jí)文件，限部門經(jīng)理以上管理成員知悉；C級(jí):中級(jí)文件，限相關(guān)部門內(nèi)部成員及經(jīng)理以上管理成員知悉; D級(jí):普通文件，限公司內(nèi)部所有成員知悉;E級(jí)：一般文件，限公司內(nèi)部及門店所有成員知悉。4.文件的擬稿、審批、發(fā)放與簽收4.1擬稿4.1.1各部門文件的草擬由各部門負(fù)責(zé)起草，起草應(yīng)做到符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)管理制度，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核。4。1。2正文要情況清楚、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲

3、，字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短.4.2審批4。2.1公司級(jí)所有發(fā)文、制度由公司總經(jīng)理審批后，方可用印并流轉(zhuǎn);4.2.2如未經(jīng)審批進(jìn)行發(fā)文或發(fā)文中存在明顯錯(cuò)誤，造成不良后果的將追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任.4.2。3考慮到公司實(shí)際情況，公司對(duì)內(nèi)緊急公文先以總經(jīng)理確認(rèn)后的電子版上傳到共享并以電話通知方式先行操作，后補(bǔ)發(fā)紙質(zhì)版并簽收.4。2。4公司職能部門對(duì)部門的通知等不需上升至公司級(jí)文件的無需以此文件要求執(zhí)行。4.3發(fā)放與簽收4.3.1公司文件發(fā)放/流轉(zhuǎn)/存檔均需由人事行政部制定分發(fā)號(hào),加蓋“受控”章才能發(fā)放。4.3。2公司的文件均由各部門負(fù)責(zé)人在原稿上簽收，同時(shí)部門負(fù)責(zé)人好做部門內(nèi)其他員工的文件流轉(zhuǎn)工

4、作。4.3.3文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存,并更新公司內(nèi)部文件清單。 5.公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定5.1公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的,應(yīng)進(jìn)行修改。5.1.1公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。5。1.2文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。5。1.3文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。5。1.4有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。5。2文件回收與作廢規(guī)定如下。5。2。1當(dāng)文件改版或修改時(shí),會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政人員應(yīng)將作廢文件回收、登記和標(biāo)識(shí)。5。2。3作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。并將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。5。3文件評(píng)審規(guī)定如下。5。3.1人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。5.3。2文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性,確定