公司行政管理?xiàng)l例

1、行政管理?xiàng)l例1、 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部流程關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制訂本規(guī)定。2、 本規(guī)定指行政管理事務(wù)包過檔案管理，印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理。3、 檔案管理范圍：企業(yè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決策、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知通告等具體參考價(jià)值的文件材料。4、 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，機(jī)密級檔案必須保證安全保管。5、 檔案的借閱與索取：1、 總裁辦借閱非機(jī)密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。2、 借閱檔案必須保持檔案

2、的整潔、嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬機(jī)密級檔案，必須由總裁批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六、檔案的銷毀：1、 任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2、 若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬機(jī)密級檔案須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。3、 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。七、公司印章由綜合部制定專人負(fù)責(zé)保管。八、公司印章的使用一律由主管部門副總經(jīng)理簽字許可后管理印章人方可印章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任專員負(fù)責(zé)。九、公司

3、所有需要蓋章的介紹信、說明及對外開出任何公文、應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。十、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信用途，未使用的必須交回。十一、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。十二、公司公文的打印工作由綜合部負(fù)責(zé)辦理。1、 總裁、總經(jīng)理、各部門主管交由助理打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文書性質(zhì)，如：傳真、公函、內(nèi)部文件及機(jī)密級別文案，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2、 打印完畢后該助理先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦部門及經(jīng)辦人校正核對、簽字3

4、、 對外傳真、公函該助理須復(fù)印存檔。4、 文書處理過程中，未經(jīng)同意該助理不得將受托文書傳閱他人。5、 復(fù)?。?）公司復(fù)印作業(yè)由綜合部行政助理統(tǒng)一執(zhí)行。2） 一般文件由各部門委托人員口頭交予綜合部行政助理。3） 客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件、機(jī)密級文檔，需填寫復(fù)印委托單（文件名、機(jī)密級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行。4） 行政助理、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）13條 、各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交綜合部打印。14條 、公司各部門、辦公室所有打印公文、文件，必須一式三份，交綜合部和總裁辦留底存檔。15

5、條 、收發(fā)文件：1） 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任和義務(wù)。2） 本公司對外文件收發(fā)責(zé)任者制定專人綜合部行政專員辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。3） 該行政專員在收文后必須根據(jù)文件的分類及編號、登記，并在公文上附”公文處理單“，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請傳閱人或承辦人在”收文簽收登記薄“上簽收，專員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4） 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，該行政專員不得截留、泄露和私自外帶，違者給予警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究其法律責(zé)任。屬于一般業(yè)務(wù)便函，只要在”收文登記薄“上登記即可，

6、直接分送有關(guān)人員閱辦。5） 文件傳真的發(fā)文工作亦由公司指定專員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交綜合部登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人，凡對外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。6） 對一些機(jī)密文件，需在文件首頁加蓋印章，以防隨意傳播。7） 每月末，行政專員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的無使用價(jià)值的文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)綜合管理部備查，在每次銷毀后都要在其后附上檔案資本銷毀情況記錄表。8） 公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政專員分類歸檔，該專員必須做好登記造冊工作。每月末，該專員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。9） 每半年將經(jīng)各部門主

7、管確認(rèn)的無用文檔、報(bào)刊可作一次銷毀，行政綜合部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。16、 用印1） 本公司以公司名義對外的行文由行政綜合部負(fù)責(zé)蓋印。2） 公司各部申請簽章及總經(jīng)理和董事長章印，應(yīng)提出申請（匯簽）經(jīng)上級核準(zhǔn)后交行政助理，由行政助理登記記錄。17、 客戶檔案1） 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2） 客戶檔案包過客戶提供的各類資料，及公司在訪問服務(wù)過程中制作的各類文檔。3） 客戶檔案只可于公司內(nèi)部借閱，當(dāng)天歸還，不得攜帶外出。4） 特殊情況需要復(fù)印時(shí)，必須填寫復(fù)印申請報(bào)批。5） 服務(wù)結(jié)案前，由制定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密

8、責(zé)任。18、 訪客接待1） 來本公司的賓客由行政助理負(fù)責(zé)接待。2） 接待來訪賓客必須熱情，大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3） 行政助理做畢接待需做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。19、 辦公用品1） 文具：由行政綜合部負(fù)責(zé)辦公文具的采購和簽領(lǐng)登記，行政綜合部必須注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的政正常進(jìn)行。2） 茶水：由行政部負(fù)責(zé)茶水等日用品的采購和使用登記，定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序。3） 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)該及時(shí)了解情況，備足茶水杯用品，以保證活動(dòng)

9、的正常進(jìn)行。二十、固定資產(chǎn)管理1） 行政綜合部對公司所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊2） 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損以報(bào)廢或閑置而無再使用價(jià)值物品，由使用部門或填制關(guān)于固定資產(chǎn)的廢舊物資處理申請單，一式二份，注明申請單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后，以核實(shí)權(quán)限送至簽辦。3） 固定資產(chǎn)申請單都要一式二份，經(jīng)核準(zhǔn)后，由使用部門分送入如下：第一份送至財(cái)務(wù)部；第二份送至行政部。4） 財(cái)務(wù)部收到“公司廢舊物資處理申請單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)單位核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)賬及更改財(cái)產(chǎn)目錄，如果為出售則

10、暫時(shí)存檔。5） 行政綜合部收到“公司廢舊物資處理申請單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)程序處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“公司廢舊物資處理申請單”存檔。6） 固定資產(chǎn)如遭盜竊或破損，行政綜合部門應(yīng)該提出損失清單及向公安機(jī)關(guān)單位報(bào)案辦理。二十一、公司福利1） 公司員工福利事項(xiàng)由行政綜合部進(jìn)行執(zhí)行和管理。2） 公司員工有遇生日、婚假等喜慶日子，行政綜合部應(yīng)該以公司名義安排祝賀。3） 行政綜合部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配和討論。4） 公司員工本人及家庭如遭遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政綜合部申請補(bǔ)助和救濟(jì)。5） 辦理補(bǔ)助程序：申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈現(xiàn)匯

11、報(bào)與行政綜合部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)知財(cái)務(wù)部支付。二十二、禮儀紀(jì)律1） 行政綜合部對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)必須全面責(zé)任監(jiān)督；2） 行政綜合部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“警告處分單”以提示警告，并報(bào)備于有關(guān)部門主管；3） 行政綜合部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請；4） 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出建議。二十三、工作計(jì)劃與報(bào)告 沒有計(jì)劃的工作是無效率的，公司強(qiáng)調(diào)對公司、部門、員工、分公司的工作行為要求有計(jì)劃性的安排，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過對計(jì)劃體系的流程和計(jì)劃表格的制作，來呈現(xiàn)和實(shí)踐工作計(jì)

12、劃的確立、執(zhí)行和考核評估。二十四、會(huì)議 會(huì)議是公司決議的產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式和場合，公司會(huì)有區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)到場參與，制定人員做好會(huì)議記錄，與人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。二十五、會(huì)議安排1） 公司內(nèi)會(huì)議由行政助理安排，部門內(nèi)部會(huì)議由各部門自行安排；2） 會(huì)議主持人前一天需向行政助理告知會(huì)議安排、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容3） 行政助理必須提前八個(gè)小時(shí)工作時(shí)間以上書面通知與會(huì)議參與人地址、時(shí)間、內(nèi)容4） 行政助理負(fù)責(zé)安排與整理5） 開會(huì)期間，行政助理負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案二十六、辦公設(shè)備1） 行政部根據(jù)公司文

13、件類別監(jiān)理完整清晰的目錄及子目錄系列；2） 根據(jù)保密原則需要，由行政綜合部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼；3） 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄4） 員工不得私設(shè)電腦密碼。二十七、辦公用品的夠發(fā)1） 每月月底前，各部負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制度計(jì)劃提交總經(jīng)辦；2） 總經(jīng)辦制定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實(shí)際工作需要由計(jì)劃的分發(fā)給各部門，由部門主管簽領(lǐng)；3） 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品需要經(jīng)得總經(jīng)辦核準(zhǔn)后方可領(lǐng)用；4） 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人

14、員的正常工作；5） 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員必須建立賬本，辦好入庫、出庫簽領(lǐng)手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；6） 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；7） 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。二十八、勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由總經(jīng)辦根據(jù)各部的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。二十九、庫房管理：1） 庫房物資的存放必須按跟分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。2） 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符合，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。3） 物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。4） 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫清單，經(jīng)公司綜合行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。5） 嚴(yán)格管理賬單資料，所有賬冊、賬單需要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。6） 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員