手把手教您用excel核算年假天數(shù)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上【年假·干貨】手把手教您用EXCEL核算年假天數(shù) 小編說(shuō)帶薪年休假（Paid Annual Leave）簡(jiǎn)稱(chēng)年休假，是指職工連續(xù)工作一年以上可以享受的一定時(shí)間的帶薪的假期，是我國(guó)員工福利制度的一項(xiàng)重要組成部分。然而從何著手去理解年休假的政策法規(guī)，以及應(yīng)該用何種方式為員工準(zhǔn)確核定年休假？今天小編給大家分享一個(gè)實(shí)用的方法。1政策法規(guī)篇要想準(zhǔn)確核定年休假，首先要對(duì)當(dāng)前年休假的相關(guān)政策法規(guī)有一個(gè)全面的了解，可供研讀的文件有三個(gè)，分別是：職工帶薪年休假條例（國(guó)務(wù)院令第514號(hào)）、企業(yè)職工帶薪年休假實(shí)施辦法（人社部令第1號(hào)）以及關(guān)于企業(yè)帶薪年休假>有關(guān)問(wèn)題

2、的復(fù)函（人社廳函（2009）149號(hào)）。文件中幾乎每個(gè)條款都可以進(jìn)行深入的研究，本文主要選取其中和年休假天數(shù)核定有關(guān)的幾個(gè)條款和常見(jiàn)案例加以解析：（一）、工齡和年休假的關(guān)系案例1：“剛大學(xué)畢業(yè)的小張和有30年社會(huì)工齡的老王是同一時(shí)間進(jìn)某單位工作的，工作崗位、性質(zhì)也都一樣，一年以后小張得知自己可以開(kāi)始休年休假了，很高興，但隨后他發(fā)現(xiàn)老王從去年就開(kāi)始享受年休假了，而且今年年休假的天數(shù)還比自己多10天，小張心想，難道是單位核定錯(cuò)了嗎？”職工帶薪年休假條例中的第二條和第三條分別規(guī)定“職工連續(xù)工作1年以上的，享受帶薪年休假”、“職工累計(jì)工作已滿(mǎn)1年不滿(mǎn)10年的，年休假5天；已滿(mǎn)10年不滿(mǎn)20年的，年休假

3、10天；已滿(mǎn)20年的，年休假15天?！钡诙l說(shuō)的是“什么時(shí)候開(kāi)始享受年休假”、第三條說(shuō)的是“到底能夠享受幾天”。搞清楚這兩條的關(guān)系就可以解釋本案例了，小張和老王雖然是同一時(shí)間進(jìn)單位的，但由于其累計(jì)社會(huì)工齡不同造成最終享受的年休假起始時(shí)間和天數(shù)的不同。老王在進(jìn)單位前已經(jīng)曾經(jīng)連續(xù)工作一年以上，所以新進(jìn)單位其實(shí)就符合享受年休假的條件，只不過(guò)當(dāng)年的享受天數(shù)要再進(jìn)行折算（詳見(jiàn)下文），而小張大學(xué)剛畢業(yè)沒(méi)有社會(huì)工齡，必須連續(xù)工作一年以上才能開(kāi)始享受年休假。另外，兩人的累計(jì)社會(huì)工齡也不同，一年以后，小張累計(jì)社會(huì)工齡是1年，老王累計(jì)社會(huì)工齡是31年，所以小張的年休假天數(shù)和老王的年休假天數(shù)肯定是不同的，這也體現(xiàn)了

4、工齡越長(zhǎng)福利越好的基本原則。（二）、休假起始日和天數(shù)折算案例2：“剛大學(xué)畢業(yè)的小張2011年7月1日進(jìn)單位工作，他知道要做滿(mǎn)一年才有年休假，但是這一年是怎么算的呢？是明年7月1日還是明年1月22日（過(guò)年）開(kāi)始就有？做滿(mǎn)一年后，也是休息5天嗎？這5天應(yīng)該在啥時(shí)候休完？”本案中小張是應(yīng)屆畢業(yè)生，以前沒(méi)有工齡，所以在新單位應(yīng)至少工作滿(mǎn)1年，即從2012年7月1日起開(kāi)始享受2012年度的年休假。年休假一般情況下都是休當(dāng)年度的，而且這個(gè)“當(dāng)年度”是指自然年度，即當(dāng)年的1月1日到12月31日。小張是2012年7月1日才符合享受條件的，所以根據(jù)企業(yè)職工帶薪年休假實(shí)施辦法第五條的規(guī)定需要進(jìn)行折算后才能計(jì)算出他

5、2012年7月1日到2012年12月31日之間還能使用的年休假天數(shù)，具體折算方式如下：（當(dāng)年度在本單位剩余日歷天數(shù)÷365天）×職工本人全年應(yīng)當(dāng)享受的年休假天數(shù)“當(dāng)年度在本單位剩余日歷天數(shù)”可以從日歷上數(shù)出來(lái)，也就是7月1日到12月31日一共有幾天；“職工本人全年應(yīng)當(dāng)享受的年休假天數(shù)”根據(jù)上面說(shuō)到的條例第三條的規(guī)定可以得知，小張是5天，所以折算公式為：（31+31+30+31+30+31）÷365×5=2.5205根據(jù)政策規(guī)定，折算后小數(shù)點(diǎn)之后的數(shù)字將全部舍去，也就是說(shuō)小張最后可以享受的2012年度的年休假天數(shù)為2天，截止日期到2012年12月31日為止

6、。從2013年1月1日到2013年12月31日之間，正好是一個(gè)自然年度，就不用再進(jìn)行折算了，即2013年度小張可以休5天。（三）、社會(huì)工齡的核定方法根據(jù)以上2點(diǎn)可以看出，年休假天數(shù)核定的基礎(chǔ)就是員工的累計(jì)社會(huì)工齡，那么累計(jì)社會(huì)工齡核定的基礎(chǔ)又是什么呢？關(guān)于企業(yè)帶薪年休假>有關(guān)問(wèn)題的復(fù)函中的第二點(diǎn)對(duì)此做了詳細(xì)解釋?zhuān)疚闹芯筒辉儋樖隽?。在此筆者重點(diǎn)提醒一下：?jiǎn)T工依法服兵役期間也應(yīng)計(jì)算為累計(jì)社會(huì)工齡，即軍齡算作工齡，HR可以根據(jù)員工提供的退伍證等有效證明將此年限計(jì)算進(jìn)去。2實(shí)際操作篇1、前期核定工作先根據(jù)該員工的勞動(dòng)手冊(cè)或人事檔案中其他相關(guān)證明材料上的社會(huì)工齡記錄進(jìn)行工齡的核算，確定一共有多少

7、個(gè)月的社會(huì)工齡，以及是否曾經(jīng)連續(xù)工作一年以上。并將相關(guān)原始資料進(jìn)行備份、歸檔。日后如果有新進(jìn)員工，也可以在辦理入職手續(xù)時(shí)讓其簽署工齡確認(rèn)表，讓員工對(duì)HR的核定結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)，以避免日后產(chǎn)生不必要的糾紛。2、計(jì)算準(zhǔn)備工作新建一張excel表格，將本單位入職時(shí)間錄入A2單元格（格式最好設(shè)為“年-月-日”，如2011-02-03），社會(huì)工齡工作年限可用公式在B2單元格計(jì)算【公式：總社會(huì)工齡的月份數(shù)/12】（如果要做得細(xì)一點(diǎn)，也可以先把總社會(huì)工齡的月份數(shù)錄B2單元格，即每進(jìn)來(lái)一個(gè)員工都核定一下，然后錄入，再在C列用公式：=B2/12拖動(dòng)句柄操作）接下來(lái)就是核算員工年休假的重頭戲了老員工算法3、針對(duì)去

8、年就在單位工作的老員工先要計(jì)算其在“本單位工作年限”，可用公式在C2單位格計(jì)算，以計(jì)算2012年年休假為例【公式：=("2011-12-31"-A2+1)/365】公式解析：因?yàn)槔蠁T工的工齡除了在外單位工作的工齡外還要加上在本單位工作的工齡，所以先算截止當(dāng)年年底該員工一共做了幾天，即用當(dāng)年年底的“年月日”減去該員工入職本單位的“年月日”再加1天（如果不加上這1天最后算出來(lái)可是會(huì)少一天的哦）算出天數(shù)除以365天即可算出做了幾年。再次提醒：工齡是核定年休假天數(shù)的基礎(chǔ)，一定要做實(shí)做細(xì)、按實(shí)操作。4、有了社會(huì)工齡（第2點(diǎn)中得出）和本單位工齡（第3點(diǎn)中得出）后就應(yīng)該進(jìn)行工作年限的匯總

9、，可在D2單元格設(shè)置工齡匯總【公式：=B2+C2】，接著選擇D2單元格用exce中的條件格式功能將大于10年工齡和大于20年工齡的人用不同顏色的色塊標(biāo)識(shí)出來(lái)，具體操作（因excel版本不同會(huì)有些許差異）：開(kāi)始條件格式新建規(guī)則選擇規(guī)則類(lèi)型“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”，單元格值，大于或等于20用紅色，大于或等于10用綠色。當(dāng)然，此處用條件格式來(lái)做雖然簡(jiǎn)單但對(duì)某些有更高追求的同志來(lái)說(shuō)還是希望用公式來(lái)實(shí)現(xiàn)此功能，所以下文（新員工算法）中還會(huì)介紹另一種用公式直接計(jì)算的方法，兩種方法都可以達(dá)到需要的效果。5、對(duì)不同社會(huì)工齡的老員工用色塊標(biāo)出后，再用excel中的篩選功能篩選不同色塊，比如篩選綠色色

10、塊，則所有總工作年限大于等于10年但小于20年的員工都可以篩選出來(lái)了，E2列可以作為當(dāng)年可休年休假天數(shù)的核定列，直接手動(dòng)輸入10，拖動(dòng)句柄復(fù)制即可。同樣方法可以將工齡大于20年的員工篩選后在E2列錄入15，將無(wú)色塊的篩選后錄入5，即可完成全員核算工作。這樣，只要前期核定工齡正確，即使是上百人、上千人也可以在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行年休假天數(shù)的快速核定。新員工算法新進(jìn)單位員工算法較為復(fù)雜，需要分為兩類(lèi)：6、第一類(lèi)是新進(jìn)單位但在之前有工作經(jīng)驗(yàn)且已經(jīng)曾經(jīng)連續(xù)工作一年以上的員工這類(lèi)員工按照目前人保局關(guān)于年休假的口徑規(guī)定剛進(jìn)新單位就應(yīng)當(dāng)給予其法定年休假（上文案例1中也有提及），由于一般此類(lèi)員工不會(huì)正巧是1月1日

11、進(jìn)單位的，所以需要進(jìn)行折算才能確定當(dāng)年度應(yīng)該給他休的年休假天數(shù)（具體法條可參見(jiàn)：企業(yè)職工帶薪年休假實(shí)施辦法以及上文中的案例2）。假設(shè)王某符合上述條件，是2011年2月3日進(jìn)本單位的工作，問(wèn)他2011年能享受幾天年休假？公式如下：【=TRUNC("2011-12-31"-A2+1)/365*IF(AND(D20),5,IF(and(D2>=10,D2=20,15,0) 】公式解析：這個(gè)公式看似比較復(fù)雜，我們需要以中間的乘號(hào)為界限，分前半段和后半段進(jìn)行分析。前半段【"2011-12-31"-A2+1)/365】這個(gè)公式其實(shí)就是計(jì)算從員工新進(jìn)單位時(shí)間到本

12、單位剩余的日歷天數(shù)后再除以365天進(jìn)行天數(shù)計(jì)算（即1號(hào)令第五條中規(guī)定的“當(dāng)年度在本單位剩余日歷天數(shù)÷365天”）。后半段【IF(AND(D21),5,IF(and(D2>=10,D2=20,15,0)】是職工累計(jì)工作年限所對(duì)應(yīng)的年休假法定天數(shù)的計(jì)算，即“職工累計(jì)工作已滿(mǎn)1年不滿(mǎn)10年的，年休假5天；已滿(mǎn)10年不滿(mǎn)20年的，年休假10天；已滿(mǎn)20年的，年休假15天?！保梢钥闯?，此段公式就可替代上文老員工算法中第4點(diǎn)的條件格式，所以利用excel可嘗試多種做法，最后結(jié)果其實(shí)都一樣的。將以上兩個(gè)公式算下來(lái)的結(jié)果相乘，會(huì)得出一個(gè)小數(shù)，比如4.644，根據(jù)年休假實(shí)施辦法的規(guī)定“折算后不

13、足1整天的部分不享受年休”，所以用TRUNC函數(shù)對(duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行取整（小數(shù)點(diǎn)后都舍去），最后此人2011年度可享受年休假天數(shù)可以計(jì)算出來(lái)，為4天。只要這個(gè)對(duì)這條公式充分理解了，那么其它人員的年休假核算都不是難事了。7、第二類(lèi)新進(jìn)人員是指以前從來(lái)沒(méi)有參加過(guò)工作，現(xiàn)在新進(jìn)單位工作的職工，比如應(yīng)屆畢業(yè)生，這類(lèi)職工沒(méi)有社會(huì)工齡，應(yīng)該從他畢業(yè)后與單位建立勞動(dòng)關(guān)系后計(jì)算其工齡，在本單位連續(xù)工作一年以后再享受?chē)?guó)家法定年休假。所以這類(lèi)員工應(yīng)該比其他員工多一列“年休假享受起始日期”（假設(shè)在g列），以確定他第二年從哪一天開(kāi)始符合享受年休假的條件，即他的入職日期往后推算一年的日期，所以g2單位格【公式：=DATE(YEAR(A2)+1,MONTH(A2),DAY(A2)】，比如應(yīng)屆生小王的入職日期是2011-02-03，用此公式計(jì)算后，年休假享受起始日期為“2012-02-03”。當(dāng)然，2012-2-3以后他能享受幾天年休假也是要進(jìn)行折算的，使用的公式和上文第6點(diǎn)是相似的，把前半段公式【"2011-12-31"-A2+1)/365】改為【"2012-12-31"-g2+1)/365】即可。企業(yè)福利假算法除了國(guó)家法定年休假以外，很多企業(yè)為了完善本企業(yè)的福利體