《你早該這么玩EXCEL》

1、為什么面對(duì)EXCEL你總是內(nèi)牛滿面？你早該這么玩Excel伍昊 著職場Excel無上心法， 讓你把玩Excel出神入化， 拯救你于“數(shù)深表熱”之中。每天統(tǒng)計(jì)不完的數(shù)據(jù)每天做不完的表格奇厚無比的技能書籍眼花繚亂的函數(shù)組合高深莫測的VBA編程12sheet1sheet1sheet2sheet2sheet3sheet3EXCEL全新玩法3不學(xué)習(xí)多樣的函數(shù)運(yùn)用不記憶大量的菜單命令不研究高深的VBA編程咱們玩的是EXCEL心法4心法其實(shí)是一種設(shè)計(jì)表格的思路是一種對(duì)EXCEL的正確認(rèn)識(shí)5sheet1sheet1sheet2sheet2sheet3sheet3EXCEL十宗罪6標(biāo)題位置不對(duì)17在EXCEL默

2、認(rèn)的規(guī)則里，連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行為標(biāo)題行，空白工作表也被默認(rèn)為標(biāo)題行。需要注意的是：標(biāo)題行和標(biāo)題不同，前者代表了每列數(shù)據(jù)的屬性，是篩選和排序的字段依據(jù)； 而后者只是讓閱讀該表的人知道這是一張什么表，所以不要用標(biāo)題占用工作表首行。將標(biāo)題行去除，在工作簿名稱處設(shè)定標(biāo)題即可。8填表流程與工作流程不一致29拿請假這個(gè)事情來說，通常順序是：今天是什么日期？請假的是誰？請的什么假？請幾天？轉(zhuǎn)換成EXCEL字段，就變成日期、姓名、請假類別、請假天數(shù)。只要把這些字段左到右依次排列，就能得到順序正確的源數(shù)據(jù)表。10人為設(shè)置分隔列破壞數(shù)據(jù)完整性311大大小小，寬窄不一的空白列，把好好的數(shù)據(jù)“切”得七零八落，殊不知滿

3、足了視覺需求的同時(shí)，數(shù)據(jù)的完整性也被徹底破壞。EXCEL是依據(jù)行和列的連續(xù)位置識(shí)別數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，所以當(dāng)數(shù)據(jù)被強(qiáng)行分開后，EXCEL認(rèn)為它們之間沒有任何聯(lián)系，于是很多分析功能的實(shí)現(xiàn)都會(huì)受到影響。124有多余的合計(jì)行13由于混淆了源數(shù)據(jù)表和分類匯總的概念，很多人一邊記錄源數(shù)據(jù)，一邊求和，這嚴(yán)重違背了EXCEL心法“只做一張?jiān)磾?shù)據(jù)表”，至于匯總表，千萬記得是“變”出來的，不用著急此處做合計(jì)，如果堅(jiān)持這么做，那么在需要填加遺漏信息時(shí)，操作修改將變得尤為煩瑣，白白浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間，更不用說提高效率了。隱藏行145多余表頭造成錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)記錄方式15修復(fù)這樣子的表格稍微費(fèi)些工夫：第一步：分別篩選出事假、

4、年假、病假對(duì)應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)； 第二步：將單元格內(nèi)容由對(duì)勾修改對(duì)應(yīng)的中文描述； 第三步：拼接數(shù)據(jù)區(qū)域、刪除多余的列以及多余的表頭。采用多表頭設(shè)計(jì)最嚴(yán)重的問題，還不是紅色框內(nèi)的部分，而是藍(lán)框內(nèi)的數(shù)據(jù)記錄方式。同種屬性的數(shù)據(jù)被分列記錄，這為數(shù)據(jù)篩選、排序、分類匯總設(shè)置了障礙。事假、年假、病假都屬于請假類別，擁有相同的屬性，所以應(yīng)被記錄在請假類別一列。請牢記一點(diǎn)：但凡同一種屬性的數(shù)據(jù)，都應(yīng)該記錄在同一列。166單元格合并嚴(yán)重破壞數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)17EXCEL中“合并及居中”確實(shí)很好用，但請注意這僅限于打印表格時(shí)，制作源數(shù)據(jù)表時(shí)禁止使用。源數(shù)據(jù)表里的數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條，所有單元格都應(yīng)該被填滿，每一行數(shù)據(jù)都必須

5、完整并結(jié)構(gòu)整齊。合并單元格之所以影響數(shù)據(jù)分析，是因?yàn)楹喜⒁院螅挥惺讉€(gè)單元格有數(shù)據(jù)，其他的都是空白單元格。187表中數(shù)據(jù)殘缺不全19特別提醒：在設(shè)計(jì)表格時(shí)，數(shù)據(jù)屬性的完整性是第一考慮因素。這是一張什么表？能夠記錄什么？需要分析什么？應(yīng)該記錄什么？如要按請假類別分析請假情況，則應(yīng)有一列記錄請假類別；如要按男女性別進(jìn)行分析，則應(yīng)有一列記錄性別，以此類推。單元格有假空和真空之分，假空是這個(gè)“可以有”，真空是這個(gè)“真沒有”。作為一張?jiān)磾?shù)據(jù)表，沒數(shù)據(jù)也不能留白，否則會(huì)影響數(shù)據(jù)分析結(jié)果。源數(shù)據(jù)因缺少了某種屬性或幾種屬性，它所帶來的后果就非常嚴(yán)重了。208原數(shù)據(jù)被分別記錄在不同工作表中21EXCEL中分開源

6、數(shù)據(jù)很容易，合起來卻很難，我們應(yīng)把同類型的數(shù)據(jù)錄入到一張工作表中，而不要分開記錄。因?yàn)?，源?shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)完整性和連貫性，會(huì)直接影響到數(shù)據(jù)分析的過程和結(jié)果。試想，在不在同一張工作表的數(shù)據(jù)，如何篩選、排序、函數(shù)引用和自動(dòng)匯總？分時(shí)容易聚時(shí)難僅一張工作表229在一個(gè)單元格內(nèi)記錄了復(fù)合屬性23EXCEL作為數(shù)據(jù)處理工具，看重的是數(shù)據(jù)屬性，而非文字描述。屬性這個(gè)東西，一就是一，二就是二，不能混為一談。就好比聊天軟件的登陸界面，登陸時(shí)帳號(hào)和密碼一定要分開填寫，因?yàn)檫@兩個(gè)信息的屬性不同，從沒見過哪個(gè)系統(tǒng)提示“請同時(shí)輸入帳號(hào)和密碼”。所以不能把多個(gè)屬性放在同一個(gè)單元格里中，因此短語和句子是禁用的。B列包含了2個(gè)屬性-姓名和請假類別F列包含了2個(gè)屬性-扣款天數(shù)和扣款金額24分類匯總表用手工來制作1025手工做匯總表有兩種情況：第一種是只有分類匯總表，沒有源數(shù)據(jù)表。此類匯總表的制作工藝100%靠手工，不僅容易出錯(cuò)，而且無法找回原始記錄。第二種是有源數(shù)據(jù)表，并經(jīng)過多次重復(fù)操作做出匯總表。不僅煩瑣，而且選擇數(shù)據(jù)時(shí)容易遺漏，無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。分類匯總表有幾個(gè)層次。初級(jí)是一維匯總表，