22-資料室管理制度

1、陽(yáng)煤集團(tuán)青島恒源化工有限公司資料室管理制度1.目的為加強(qiáng)公司的檔案、資料管理工作，規(guī)范公司資料、文件、圖紙的保管程序，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán),保證各種資料的完整性，充分發(fā)揮檔案在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的作用，提高檔案保存質(zhì)量,特制定本管理制度.2.適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于文件類資料、圖紙類資料、招標(biāo)過(guò)程中的全部文件與資料、科技成果轉(zhuǎn)讓、技術(shù)引進(jìn)等的全套資料、工程監(jiān)理過(guò)程的全部成套資料、有利用和保存價(jià)值的文件與資料。3.職責(zé)3。1技術(shù)中心資料室負(fù)責(zé)收集歸檔全公司化工生產(chǎn)基本建設(shè)、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、可研、基建、工程監(jiān)理等方面的技術(shù)資料，實(shí)行統(tǒng)一整理、裝訂和編號(hào)及做好所有資料的查閱、借閱的登記和發(fā)放等工作。3。2技術(shù)

2、中心檔案室負(fù)責(zé)對(duì)中標(biāo)資料、合同等收集歸檔實(shí)行統(tǒng)一整理、裝訂和編號(hào)及做好所有檔案的查閱、借閱的登記、發(fā)放等工作。4。要求4.1檔案、資料的收集4.1.1對(duì)技術(shù)改造和生產(chǎn)系統(tǒng)新增或更新的設(shè)備（包括電氣、儀表)、管件、閥門(mén)等物資的圖紙、裝箱單、說(shuō)明書(shū)、合格證等資料，由物管科填制文件清單同相關(guān)資料一并移交資料室。4。1。2外部單位施工的技術(shù)改造工程竣工后，由施工單位填寫(xiě)工程竣工資料移交表，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)中心科長(zhǎng)審核、主管副總審批后將完整的竣工圖紙和隨機(jī)所帶資料移交資料室。4。1.3辦公室、審計(jì)科、財(cái)務(wù)科等部室的資料，必須寫(xiě)清資料的清單，然后同資料一并移交公司檔案室.4.2科技書(shū)籍的訂購(gòu)4。2。1公

3、司各部室、各科室將實(shí)際所需書(shū)籍名稱和數(shù)量提交技術(shù)中心資料室,檔案、資料管理員匯總后，交技術(shù)中心科長(zhǎng)審核、主管副總審批。4。2.2審批合格后，檔案、資料管理員到圖書(shū)市場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)，做到成本最低,質(zhì)量最好.4.2.3科技書(shū)籍購(gòu)回后,資料管理員及時(shí)分門(mén)別類并登記入庫(kù)。4。3資料和檔案的編號(hào)、保管期限劃分和密級(jí)劃分4。3。1檔案、資料歸檔前，檔案、資料管理員應(yīng)進(jìn)行分類并按照編號(hào)規(guī)定，進(jìn)行編號(hào)。4。3.2正式歸檔的檔案、資料在正面封皮后第一頁(yè)（無(wú)封皮的，應(yīng)在適當(dāng)位置上）加蓋技術(shù)中心專用章。4.4檔案資料應(yīng)按永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存分別組卷、編號(hào)。4。4.1技術(shù)中心檔案、資料分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等

4、級(jí)，按性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定調(diào)閱權(quán)限。 4。5日常維護(hù)4.5.1注意防火、防潮、防光、除塵、防毒、防蟲(chóng)、防鼠和防盜。4.5.2檔案、資料破損時(shí),檔案、資料管理員應(yīng)向技術(shù)中心寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因，對(duì)破損嚴(yán)重的、不能修復(fù)的要作出“作廢”標(biāo)識(shí)，及時(shí)更換，并登記入檔案、資料作廢/銷毀登記表。4。5.3檔案資料管理員應(yīng)時(shí)刻保持高度的警惕性,經(jīng)常檢查不安全因素，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，堵塞漏洞，不論遇到任何危急情況，都必須保證企業(yè)機(jī)密的絕對(duì)安全。4.6檔案、資料的查閱、復(fù)印4.6。1公司職工查閱公司檔案、資料時(shí)，持胸卡即可。外單位人員查閱時(shí)，必須持單位介紹信，須經(jīng)技術(shù)中心科長(zhǎng)、主管副總同意方可

5、查閱，并記入檔案資料借閱審批單.4.6。2檔案的查閱一律在檔案室進(jìn)行，資料的查閱一律在資料室進(jìn)行.4.6.3檔案室、資料室的所有檔案、資料復(fù)印時(shí)，須填寫(xiě)檔案資料借閱審批單，表明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字,技術(shù)中心科長(zhǎng)認(rèn)可（機(jī)密以上還需主管副總審批）后方可復(fù)印。4.7檔案、資料的借閱4.7.1密級(jí)以上的檔案、資料原則上只能查閱和復(fù)印，不能借出。若確因工作需要借出時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案資料借閱審批單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字,技術(shù)中心科長(zhǎng)審核(可研檔案還需主管副總審批），交一定的押金，方可借出，但時(shí)間不能超過(guò)一周（可研檔案不超過(guò)三天).4。7.2普通的資料、書(shū)籍在短期借閱（資料的借期為一周內(nèi)，書(shū)籍的借期

6、為一個(gè)月內(nèi)）時(shí)，借閱者要出示胸卡,填寫(xiě)檔案資料借閱審批單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字，交押金后,方可借出。4.7。3所有檔案、資料,原則上外單位人員一律不能借出，特殊情況下經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批同意（檔案、資料要借出時(shí)，須持單位介紹信，經(jīng)技術(shù)中心科長(zhǎng)審核，主管副總審批后,填寫(xiě)檔案資料借閱審批單，履行檔案、資料借 閱手續(xù)后，交納一定押金后，方可借出，借期為一周.4。7.4短期借閱押金的收取，書(shū)籍按原價(jià)的1.5倍收取,資料每10頁(yè)按50元收取。4.7。5長(zhǎng)期借閱資料（資料的借期為一周以上，書(shū)籍的借期為一個(gè)月以上)時(shí)，由個(gè)人填寫(xiě)檔案、資料長(zhǎng)期借閱申請(qǐng)審批表經(jīng)所屬部門(mén)經(jīng)理簽字，技術(shù)中心科長(zhǎng)審核、主管副總審批（若長(zhǎng)期借閱重要

7、科研檔案需總經(jīng)理批準(zhǔn)）后,資料室管理人員填寫(xiě)檔案、資料長(zhǎng)期借閱登記表,方可借出.如借出者調(diào)走，必須將所借資料歸還資料室，方可辦理離職手續(xù)。4.8歸檔的檔案需更改時(shí)，由文件更改人填寫(xiě)檔案、資料更改申請(qǐng)表,經(jīng)其部門(mén)經(jīng)理審批后方可更改，檔案、資料管理員填寫(xiě)檔案、資料更改登記表.4。9檔案、資料的銷毀、作廢對(duì)保存期限已滿且利用率不高的檔案、資料，檔案、資料管理員向技術(shù)中心提交需銷毀檔案、資料的目錄由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定,經(jīng)主管副總審核后進(jìn)行銷毀， 銷毀時(shí)公司派兩人監(jiān)銷(主管部門(mén)以及相關(guān)部門(mén)各一人），由資料和檔案管理員具體實(shí)施銷毀后，在檔案、資料作廢/銷毀登記表上共同簽名蓋章.4.10考核4。10。1檔案、

8、資料管理員每月25號(hào)要對(duì)借出的檔案、資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì).對(duì)超期未歸還的檔案、資料要進(jìn)行通告，對(duì)超期未還，又不辦理續(xù)借手續(xù)的，按2元/天·份進(jìn)行處罰。4。10.2借閱人員要愛(ài)護(hù)資料，保持所借資料的整潔、完好，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、撕頁(yè)、損壞，否則將根據(jù)損壞程度，予以價(jià)值35倍的罰款。丟失后,須及時(shí)向資料室提出申請(qǐng)，按價(jià)值10倍賠償。4。10.3對(duì)上述罰款，由檔案、資料管理員填寫(xiě)檔案、資料罰款單,經(jīng)技術(shù)中心科長(zhǎng)、主管副總簽字后,月底交人力資源部在工資上兌現(xiàn),并由檔案、資料管理員填寫(xiě)檔案、資料罰款登記表。5。附則5.1其他未盡事宜按公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5. 2本制度自公布之日起執(zhí)行。6。相關(guān)記錄

9、6。1工程竣工資料移交表6.2檔案、資料作廢/銷毀登記表6.3檔案資料借閱審批單6.4檔案、資料復(fù)印登記表6.5檔案、資料長(zhǎng)期借閱申請(qǐng)審批表6。6檔案、資料長(zhǎng)期借閱登記表6。7檔案、資料更改申請(qǐng)單6。8檔案、資料更改登記表6。9檔案、資料罰款單6。10檔案、資料罰款登記表工程竣工資料移交表專業(yè)工段日 期年 月 日序號(hào)名稱圖 號(hào)份數(shù)每套張數(shù)備注施工單位名稱施工單位負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人技術(shù)中心主任主管副總 說(shuō)明：竣工資料及竣工圖紙按照化工工程建設(shè)交工文件標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)(一式兩份）。檔案、資料作廢/銷毀登記表序號(hào)類別名稱編號(hào)作廢/銷毀原由實(shí)施日期備注檔案資料借閱審批單單位：時(shí)間：序號(hào)檔案資料編號(hào)檔案資料名

10、稱及圖號(hào)查閱復(fù)印借閱頁(yè)/份押金原因還期經(jīng)手人: 部門(mén)（車(chē)間)負(fù)責(zé)人： 資料員: 技術(shù)中心主任： 主管副總：備注：1、檔案資料（除圖書(shū)）復(fù)印時(shí)間為一天,短期借閱時(shí)間為一周.2、押金收?。嘿Y料110頁(yè)為50元收取，1120頁(yè)100元，依次類推。3、可研檔案的借閱需主管副總審批。4、檔案資料的查閱持胸卡即可.檔案、資料長(zhǎng)期借閱申請(qǐng)審批表單位： 時(shí)間:類別編號(hào)名稱頁(yè)數(shù)/份數(shù)借閱原因備注經(jīng)手人： 資料員: 部門(mén)負(fù)責(zé)人: 技術(shù)中心主任： 主管副總： 總經(jīng)理:備注：一式三聯(lián)，檔案室一聯(lián)，借出單位一聯(lián)，經(jīng)手人一聯(lián)。檔案、資料長(zhǎng)期借閱登記表序號(hào)單位類別編號(hào)名稱頁(yè)數(shù)/份數(shù)經(jīng)手人時(shí)間檔案、資料更改申請(qǐng)表單位： 時(shí)間：類別編號(hào)名稱申請(qǐng)人部門(mén)負(fù)責(zé)人備注檔案、資