核電文件控制程序

1、標(biāo)準(zhǔn)類別標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)修訂狀態(tài)基礎(chǔ)管理UN34/GL-HD-01-01-GSP0標(biāo)準(zhǔn)名稱核電文件控制程序有能集團(tuán)欣安新材料管理標(biāo)準(zhǔn)核電文件控制程序UN34/GL-HD-01-01-GSP2012-06-01發(fā)布 2012-06-01實(shí)施江蘇欣安新材料技術(shù)有限公司 發(fā)布1.目的加強(qiáng)對(duì)核電項(xiàng)目文件的控制，確保所有部門、使用場(chǎng)所可獲得適用文件的有效版本，防止作廢文件的非預(yù)期使用，確保管理體系的有效運(yùn)行。2.范圍適用于公司核電項(xiàng)目和與產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)的管理性、 技術(shù)性文件，包括外來文件等所有文件的控制。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)保大綱、程序文件的批準(zhǔn)，管理者代表確定文件發(fā)放的范圍。3.2各部

2、門層次文件由各分管副總審核，管代批準(zhǔn)。 3.3綜合管理部為公司核電項(xiàng)目文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)核電項(xiàng)目文件的登記、發(fā)放、回收、更改和受控等管理。3.4綜合管理部負(fù)責(zé)所有文件的編號(hào)管理并負(fù)責(zé)文件公司印章的控制。3.5技術(shù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)類文件（例如：圖紙、質(zhì)量計(jì)劃、材料計(jì)劃采購單等）的登記、發(fā)放、回收和更改等管理，公司技術(shù)負(fù)責(zé)人確定技術(shù)文件發(fā)放范圍及批準(zhǔn)所有技術(shù)類管理性文件。3.5.1綜合管理部負(fù)責(zé)產(chǎn)品檢驗(yàn)類規(guī)定的登記、發(fā)放、回收和更改等管理，管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)并確定發(fā)放范圍。3.6檔案室負(fù)責(zé)文件原稿、修改和審簽過程記錄、文件正式稿的保存。3.7各職能部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)所有文件和資料的管理

3、。3.8技術(shù)部門負(fù)責(zé)核電項(xiàng)目外來技術(shù)文件的登記、發(fā)放、回收和更改等管理，并負(fù)責(zé)加蓋“外來文件”受控章。合同部門負(fù)責(zé)商務(wù)類文件資料的接受與登記歸檔工作。4.工作程序和內(nèi)容4.1文件的分類核電項(xiàng)目的文件包含體系運(yùn)行文件外，還包含需受控和提供給購買方的文件（含管理程序、規(guī)范及圖樣、適用文件清單等），適用于核電項(xiàng)目的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及一些專門要求文件的適宜性、有效性評(píng)價(jià)控制等。 4.1.1 控制文件的種類 a）本項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱；b）本項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃；c）為執(zhí)行本項(xiàng)目所編制的專用管理標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書；d）執(zhí)行本項(xiàng)目所有的設(shè)計(jì)文件（包括產(chǎn)品圖樣）；e）本項(xiàng)目所有外來文件，包括：招標(biāo)文件、合同及附件、顧客

4、來圖、來往傳真和信函，其他臨時(shí)文件；f）其他與合同執(zhí)行有關(guān)的文件。2需提交給購買方的文件 項(xiàng)目執(zhí)行小組會(huì)同相關(guān)部門按合同文件要求，編制項(xiàng)目相關(guān)的受控和提交業(yè)主的文件清單（ADL），內(nèi)容包括以下部分：a）本質(zhì)量保證大綱；b）本項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃；c）投標(biāo)文件； d）其他顧客要求提供的相關(guān)文件。3執(zhí)行本項(xiàng)目所涉及的主要文件如下： 項(xiàng)目執(zhí)行小組會(huì)同相關(guān)部門整理公司文件總清單以及項(xiàng)目適用文件清單（ADL），內(nèi)容包括，但不局限于以下部分：a）招、投標(biāo)文件；b）合同及合同附件；c）顧客提供圖紙；d）設(shè)計(jì)文件及產(chǎn)品圖樣；e）國家標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、規(guī)范等；f）質(zhì)量手冊(cè)和本質(zhì)量保證大綱；g）程序文件目錄；h）相關(guān)質(zhì)量管理

5、文件；i）作業(yè)指導(dǎo)書及其他相關(guān)文件。4.2文件的編制和審批4.2.1文件在發(fā)布前必須經(jīng)過審批，以確保文件是充分的和適宜的；需要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，在發(fā)布前應(yīng)再次經(jīng)過批準(zhǔn)。a 質(zhì)保大綱、程序文件由管理者代表組織相關(guān)人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行。 b支持性文件由相關(guān)部門組織編制，發(fā)放至相關(guān)部門進(jìn)行審簽，填寫文件審簽單或會(huì)簽，編制人員根據(jù)審簽或會(huì)簽建議匯總更改。各部門層次文件由各分管審核，管代批準(zhǔn)；各部門下屬部門層次文件和技術(shù)類文件（含外來文件標(biāo)準(zhǔn)類）由分管副總審核，管代批準(zhǔn)。4.2.2核電項(xiàng)目文件必須提交該項(xiàng)目適用的管理程序，得到購買方審查和批準(zhǔn)后方可實(shí) 施。4.3文件的編號(hào)

6、、歸檔、標(biāo)識(shí)4.3.1經(jīng)過審批的文件，綜合管理部應(yīng)根據(jù)文件分類，給每一個(gè)文件一個(gè)編號(hào)，作為唯一標(biāo) 識(shí)，并按文件控制清單歸檔，便于查閱。4.3.2文件的編號(hào)方法詳見核電文件編號(hào)規(guī)則。外來文件由各部門按公司規(guī)范編號(hào)(如果是國家標(biāo)準(zhǔn)、印刷出版物等本身有編號(hào)的外來文件可以用其原來的編號(hào))，進(jìn)行 登記并標(biāo)注“外來文件”字樣。4.3.4核電文件歸檔時(shí)，按核電類、外來文件類三類，分別編號(hào)歸檔。4.3.5 相關(guān)管理文件、技術(shù)文件和圖紙通過其修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，詳見公司程序文 件文件控制程序。所有文件應(yīng)裝訂成冊(cè)、編制目錄，并妥善保管。4.3.6為區(qū)別于一般項(xiàng)目，針對(duì)核電項(xiàng)目，公司對(duì)項(xiàng)目合同執(zhí)行過程中的來往函件

7、、文 件、記錄等以加蓋“核電”印章的方式進(jìn)行特別標(biāo)識(shí)。4.3.7除執(zhí)行公司相關(guān)文件外，針對(duì)核電項(xiàng)目，項(xiàng)目文件的標(biāo)識(shí)還應(yīng)執(zhí)行核電相關(guān)文件， 當(dāng)公司文件與核電文件沖突時(shí)，以核電文件要求為準(zhǔn)。4.4文件的發(fā)放、更改4.4.1按批準(zhǔn)的分發(fā)清單建立文件發(fā)布和分發(fā)系統(tǒng)。采取措施，使參與活動(dòng)的人員能夠 了解并使用完成該項(xiàng)活動(dòng)所需的正確合適的文件。針對(duì)核電項(xiàng)目的技術(shù)圖樣在發(fā)放時(shí)應(yīng)標(biāo)有“核電”字樣。管理文件、技術(shù)文件和圖紙分別由文件主管部門進(jìn)行發(fā)放并按規(guī)定填寫相關(guān)記錄表格，接收部門簽字。詳細(xì)方法見公司程序文件文件控制 程序。44.2變更文件按文件規(guī)定的程序進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。審核單位有權(quán)查閱作為批準(zhǔn)依據(jù)的 有關(guān)背景

8、材料，并對(duì)原文件的要求和意圖有足夠的了解。變更的文件由審核和批準(zhǔn)原文件的同一單位進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，或者由其專門指定的其他單位審核和批準(zhǔn)。并把文件的修訂及其實(shí)際情況迅速通知所有有關(guān)的人員和單位，以防止使用過時(shí)的或不合適的文件。涉及到顧客的任何修改，按核電項(xiàng)目文件要求進(jìn)行。針對(duì)合同范圍、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、 所提供的物項(xiàng)和服務(wù)以及質(zhì)量管理過程的變化，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)保大綱及相關(guān)管理程序進(jìn)行及時(shí)修訂。修訂后的項(xiàng)目質(zhì)保大綱及項(xiàng)目專用程序仍執(zhí)行與原文件同樣的控制要求。同樣需要提交顧客審核和認(rèn)可。4.5文件的更改與換版4.5.1文件的更改需由原文件制定部門填寫文件更改通知單，更改內(nèi)容的編制、審批按照更改的文件原來制定時(shí)的

9、編制、審批要求進(jìn)行，文件編制人員根據(jù)批準(zhǔn)生效的文件更改通知單實(shí)施更改。更改的文件在首頁的版本修訂狀態(tài)中注明版次、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、日期等信息，并在變更記錄中注明修改原因及修改內(nèi)容。4.5.2文件的版本號(hào)和修訂狀態(tài)號(hào)：4.5.2.1 用A、B、C、D表示文件的版本號(hào)，第一版為A版。文件經(jīng)多次修改，或更改內(nèi)容較多，涉及面較廣時(shí)，采取換版更改，換版時(shí)應(yīng)注明換版標(biāo)記，如原版號(hào)為A/0，在進(jìn)行第一次換版標(biāo)識(shí)為“B/0”，如第一次換版后對(duì)某頁進(jìn)行修改標(biāo)記為“B/1”,以此類推。4.5.2.2 用0、1、2、3表示文件的修改狀態(tài)號(hào)，未修改版為“0”。修改狀態(tài)表示本頁的修改狀態(tài)，以0-9數(shù)字表示。首次發(fā)

10、布的文件修改狀態(tài)為“0”，第一次換頁時(shí)，修改狀態(tài)為“1”，以此類推。超過“9”時(shí)，須進(jìn)行版本更改。4.5.3文件管理員按4.4規(guī)定發(fā)放更改、換版后的文件，同時(shí)收回作廢文件。4.5.4圖紙類技術(shù)文件更改按技術(shù)文件更改辦法進(jìn)行。4.6文件的作廢4.6.1作廢的文件加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。4.6.3 管理部統(tǒng)一處理作廢文件。4.6.2管理類文件經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)統(tǒng)一銷毀；技術(shù)類文件經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷 毀。4.6.4作廢文件需做資料保存時(shí)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋“作廢存留”章，隔離存放。4.7文件的管理：4.7.1文件應(yīng)有適宜的存放專柜，存放處要衛(wèi)生、整潔，要做好防塵、防鼠、防盜、防 濕、防火、防霉、防

11、蟲等工作。4.7.2各部門應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的文件，保持文件的清晰以確保使用效果。4.7.3文件因破損需更換時(shí)應(yīng)向文件管理員申請(qǐng)，登記、回收舊文件后，補(bǔ)發(fā)新文件， 其分發(fā)編號(hào)與原文件相同。4.7.4文件持有者丟失文件后，應(yīng)說明原因，到文件管理人員處辦理領(lǐng)用手續(xù)，補(bǔ)發(fā)文 件時(shí)，應(yīng)給與新的分發(fā)號(hào)，并將丟失文件的發(fā)放號(hào)作廢。4.7.5文件持有者調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)交登記。4.7.6加蓋印章標(biāo)識(shí)的文件復(fù)印后一律無效，不能作為工作的依據(jù)。4.8外來文件的管理4.8.1直接引用的各類外來文件確認(rèn)后加蓋“外來文件”標(biāo)識(shí)方可使用。4.8.2接收外來文件的部門應(yīng)建立外來文件接收清單，并建立外來文件發(fā)放記錄， 加蓋“外來文件”印章后發(fā)放至相關(guān)部門。（發(fā)放方法同4.4）4.8.3外來文件接收部門定期編制和更新外來文件接收清單，如有新的外來文件取代舊文件，應(yīng)重新下發(fā)更新文件并將舊版文件回收，加蓋“作廢”印章，根據(jù)實(shí)際作廢保留或銷毀。4.8.4各部門應(yīng)最長(zhǎng)不超過12個(gè)月，到有關(guān)部門或上網(wǎng)核查專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的有效版本和國家 法律、法規(guī)性文件的有效性。4.9本程序涉及的記錄按記錄控制程序要求實(shí)施。6.相關(guān)文件 文