黃岡科技職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法

1、附件1：黃岡科技職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法第一章 總 則第一條為了做好學(xué)生檔案管理工作，使我院學(xué)生檔案管理逐步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，更好地為學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)服務(wù)，為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法以及教育行政部門(mén)有關(guān)學(xué)生管理工作的規(guī)定，結(jié)合我院具體情況，制定本辦法。第二條學(xué)生檔案管理堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，實(shí)行院、系（中專(zhuān)部）兩級(jí)管理體制，日常管理以系（中專(zhuān)部）為主。第三條學(xué)籍科負(fù)責(zé)管理全日制各層次在校生檔案（繼續(xù)教育等學(xué)生除外），各系（中專(zhuān)部）及有關(guān)行政管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助教務(wù)處學(xué)籍科收集和整理好學(xué)生檔案材料，充實(shí)相關(guān)內(nèi)容。 第四條每學(xué)年錄簡(jiǎn)表產(chǎn)生之后，學(xué)籍科根據(jù)實(shí)有學(xué)

2、生數(shù)發(fā)放檔案袋。第二章材料的收集與歸檔第五條學(xué)生檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了使學(xué)生檔案適應(yīng)國(guó)家人事工作及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)該包含以下內(nèi)容：1、 招生材料：包括中高考檔案，錄取通知書(shū)副本。由學(xué)生本人入學(xué)時(shí)將湖北省*年普通高校招生考生檔案和錄取通知書(shū)上交至學(xué)籍科保存，將黨團(tuán)關(guān)系材料上交給院團(tuán)委保存。2、學(xué)習(xí)材料：包括學(xué)生學(xué)籍冊(cè)和各類(lèi)成績(jī)考核單。學(xué)籍科于新生入學(xué)當(dāng)年11月上旬按學(xué)籍注冊(cè)的實(shí)有人數(shù)發(fā)放學(xué)籍冊(cè)，各系（中專(zhuān)部）提供學(xué)生各科類(lèi)成績(jī)考核單送至教務(wù)處審核蓋章后有效，并由各系（中專(zhuān)部）于學(xué)生畢業(yè)前一周歸檔后交至學(xué)籍科。 3、畢業(yè)材料：包括普

3、通高等學(xué)校畢業(yè)生登記表，由學(xué)籍科在新生報(bào)到后第二學(xué)期分發(fā)到各系（中專(zhuān)部）。由就業(yè)辦提供的畢業(yè)生報(bào)到證副本，于學(xué)生畢業(yè)前一周各系（中專(zhuān)部）歸檔后交至學(xué)籍科。4、體質(zhì)材料：包括學(xué)生入學(xué)后體質(zhì)復(fù)查的各種體檢表。由學(xué)工處會(huì)同各系（中專(zhuān)部）組織學(xué)生體檢后一個(gè)月內(nèi)將體檢表交至學(xué)籍科保存。5、實(shí)習(xí)材料：包括實(shí)習(xí)報(bào)告或畢業(yè)論文。由各系（中專(zhuān)部）畢業(yè)前一周與其它材料歸檔后一并上交至學(xué)籍科。6、組織材料：各系（中專(zhuān)部）黨支部、團(tuán)總支提供學(xué)生在校期間加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及入黨積極分子的材料。該材料日常由各系（中專(zhuān)部）會(huì)同院團(tuán)委負(fù)責(zé)管理，并由各系（中專(zhuān)部）于學(xué)生畢業(yè)前一周與其它材料一并歸檔后交至學(xué)籍科。7、技能材料

4、：由組織考核和發(fā)行證書(shū)部門(mén)提供的英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)和各種技能鑒定、職業(yè)資格證書(shū)及有關(guān)檔案材料。該材料由各系（中專(zhuān)部）負(fù)責(zé)管理，并于畢業(yè)前一周與其它材料一并歸檔后交至學(xué)籍科。8、獎(jiǎng)懲材料：a.獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)工處、院團(tuán)委或系部提供學(xué)生在校期間獲得國(guó)家級(jí)、省級(jí)或院級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料（如省級(jí)或院級(jí)優(yōu)秀大中專(zhuān)畢業(yè)生、省級(jí)或院級(jí)優(yōu)秀學(xué)生干部、省級(jí)或院級(jí)三好學(xué)生、省級(jí)或院級(jí)優(yōu)秀班干部、優(yōu)秀黨團(tuán)員、單項(xiàng)積極分子等登記表），由學(xué)工處統(tǒng)一制表，系部使用，按學(xué)期整理入檔；b.處分材料：系部及學(xué)工處提供學(xué)生在校期間違反校規(guī)校紀(jì)觸犯國(guó)家法律等形成的各類(lèi)處分材料 。該材料由學(xué)工處負(fù)責(zé)管理，并于學(xué)生畢業(yè)前兩周交至各系（中專(zhuān)部）歸檔，各

5、系（中專(zhuān)部）于學(xué)生畢業(yè)前一周將材料歸檔后交至學(xué)籍科。9、可供組織參考的其他材料。第三章歸檔要求第六條各系（中專(zhuān)部）部將材料上交學(xué)籍科前必須對(duì)破損的材料進(jìn)行裝裱，所有材料必須是手續(xù)完備的正式材料。 第七條入檔材料要求完整、真實(shí)、文字清晰、對(duì)象明確，并注明承辦單位及時(shí)間，并且相關(guān)檔案管理員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作，各司其職。 第八條凡入檔材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章，個(gè)人文字材料必須有本人簽字。 第九條各類(lèi)材料必須用黑色簽字筆或碳素墨水筆書(shū)寫(xiě)。第四章檔案的借閱第十條學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、各系（中專(zhuān)部）學(xué)生工作書(shū)記和教務(wù)處處長(zhǎng)可直接查、借閱學(xué)生檔案，其他部門(mén)查、借閱學(xué)生檔案須按照檔案借閱審批表

6、流程，經(jīng)各系（中專(zhuān)部）學(xué)生工作書(shū)記和教務(wù)處處長(zhǎng)簽字同意。 第十一條任何學(xué)生不得查閱或借閱本人或他人檔案。 第十二條檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，由借閱人填寫(xiě)借閱審批表，注明借閱及歸還日期，經(jīng)各系（中專(zhuān)部）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。第五章檔案的轉(zhuǎn)遞第十三條學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、轉(zhuǎn)班級(jí)、退學(xué)、出國(guó)后，憑借有關(guān)有效證件轉(zhuǎn)出本人檔案。轉(zhuǎn)學(xué)通過(guò)教育廳審批的轉(zhuǎn)學(xué)審批表、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)通過(guò)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)審批表、退學(xué)通過(guò)退學(xué)審批表、出國(guó)通過(guò)休學(xué)審批表轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入檔案。 第十四條畢業(yè)生檔案在各系（中專(zhuān)部）完整歸檔實(shí)習(xí)報(bào)告或畢業(yè)論文后一周內(nèi)轉(zhuǎn)入學(xué)籍科，轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料要完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真整理裝訂，嚴(yán)禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)

7、出。各系（中專(zhuān)部）交到學(xué)籍科的畢業(yè)生檔案，經(jīng)審核后密封蓋章，由學(xué)籍科辦公室統(tǒng)一郵寄。第六章 檔案的保管與丟失處理第十五條學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)，在辦完手續(xù)后檔案須在三個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)出，學(xué)院原則上不負(fù)責(zé)保管，如有特殊情況，檔案確需在學(xué)院保存的，學(xué)籍科暫時(shí)代為保管。保管最長(zhǎng)期限為三個(gè)月，三個(gè)月之后未轉(zhuǎn)出的，按黃岡市人才交流中心檔案管理標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。 第十六條要求保留學(xué)籍的出國(guó)、入伍的學(xué)生，其檔案可按有關(guān)規(guī)定保留2-3年。第十七條 學(xué)生畢業(yè)后一個(gè)月內(nèi)填好檔案托管單，交由人才交流中心托管。學(xué)生未按時(shí)拿畢業(yè)證或按時(shí)托管檔案，超時(shí)三個(gè)月由學(xué)籍科辦公室按規(guī)定收費(fèi)60元。第十八條由用人單位造成檔案丟失，原則上不予補(bǔ)辦。如有特殊情況，由用人單位開(kāi)據(jù)檔案丟失情況證明，學(xué)生本人持畢業(yè)證、身份證并填寫(xiě)檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)表，經(jīng)主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由能證明當(dāng)時(shí)情況的輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)辦理。補(bǔ)辦的檔案僅有學(xué)籍冊(cè)復(fù)印件，畢業(yè)生登記表和畢業(yè)成績(jī)復(fù)印件。第七章 檢查制度第十九條 學(xué)籍科依據(jù)黃岡科技職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法每學(xué)期對(duì)各系（中專(zhuān)部）檔案管理檢查一次，日常采取不定期抽查。 第二十條 按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理員實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。第八章 紀(jì)律要求第二十一條查閱、借閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。 第二十二條查閱者不得泄露或擅自對(duì)外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)