高校系(部)檔案管理工作探析

1、高校系(部)檔案管理工作探析    關(guān)鍵詞:檔案管理;收集;整理;鑒定;保管;利用檔案是國家的寶貴財富,檔案工作是社會主義事業(yè)的一個重要組成部分。系(部)檔案的管理直接影響學(xué)院檔案工作的質(zhì)量,對學(xué)院各項工作的科學(xué)決策、科學(xué)管理都具有重要價值,因此,系(部)檔案管理工作是擺在檔案工作者面前一個值得探討的問題。 一、系(部)檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容 1.收集 系(部)的檔案資料需要在日常工作中收集和積累,系(部)檔案資料的收集范圍包括:行政材料、教學(xué)材料、教師材料、學(xué)生材料、圖書資料等。這些材料的收集對教研室建設(shè)、教學(xué)改革、多媒體制作和各類評估等都具有重要意義。

2、 2.整理 對收集來的資料要進行整理,也就是按一定的方法審閱、分類、排序、編號、編目、加工等。整理一定要規(guī)范,它是搞好檔案管理工作的基本保證。 3.鑒定 按照有關(guān)規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和要求,依據(jù)科學(xué)價值、歷史價值、使用價值,對系(部)的檔案資料進行鑒定,確定其保管的期限,可分為永久、長期、短期、暫存。如:教師任課安排、教案的保管期限為長期,教師的工作量核算保管期限為短期。 4.保管 妥善保管好系(部)的檔案資料,分門別類排列整齊,放在安全的地方,為查閱和使用提供方便。需要上交學(xué)院保管的檔案資料,要及時移交,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 5.利用 檔案利用是檔案工作的最終目的,是對檔案價值和檔案工作價值的

3、檢驗。提供檔案利用的方式有:閱覽、借閱、復(fù)制、開具證明等。 二、系(部)檔案管理存在的問題 1.對檔案管理重視程度不夠,檔案意識薄弱 系(部)長期處在教學(xué)第一線,不管是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教師,往往都只認(rèn)識到教學(xué)、科研的重要性,而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理,導(dǎo)致平時不注意檔案材料的收集、整理,錯誤地認(rèn)為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂,或認(rèn)為是系(部)辦公室人員的工作,把檔案管理看做是自己的額外工作,只有在上級部門檢查、評估工作時,才臨時突擊,應(yīng)付了事。另外,部分教師對檔案的歸檔持抵觸情緒,認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己,理應(yīng)由自己保管,不應(yīng)提供給系(部)作為檔案管理起來,更有甚者為了查閱

4、方便,常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不愿歸檔。這就給檔案材料的收集增加了難度,致使部分檔案收集不全,同時也破壞了檔案的完整性。 2.缺乏完善的規(guī)章制度 系(部)檔案建設(shè)起步較晚,人們往往忽視工作的程序化、規(guī)范化,習(xí)慣于個案處理,按經(jīng)驗辦事,沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實施細(xì)則。首先,界限不清。系(部)產(chǎn)生的許多有保存價值的文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài),隨意堆放,沒有集中統(tǒng)一的管理。其次,管理不細(xì)。對于已經(jīng)收集起來的檔案材料的管理十分混亂,不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在一處,不僅不便于查找和利用,而且也容易造成檔案的丟失。借閱、歸還制度不嚴(yán),這樣很容易造成檔案材料的丟失。再次,職責(zé)不明。系

5、(部)雖然有兼職檔案員,并有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),但檔案管理工作的職責(zé)仍不十分明確。 3.檔案管理隊伍穩(wěn)定性差、人員素質(zhì)有待提高 高校系(部)一般都是兼職檔案管理員,由于兼職檔案員身兼多職,工作繁雜,每天需要花費大量的時間處理日常事務(wù)和一些應(yīng)急的事情,對于檔案工作基本上是“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”。又由于系(部)兼職檔案管理員變動頻繁、流動性大,影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性,且多數(shù)人員沒有受過檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn),對檔案理論知識和技能掌握有限,致使一些資料沒有及時保留、歸檔,對系(部)檔案工作造成了損失和影響。同時也制約了學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利、有序開展。 4.檔案管理手段落

6、后,不能滿足教學(xué)、科研管理的需要 近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大,學(xué)校經(jīng)費短缺問題凸顯出來。經(jīng)費一般都用在購置教學(xué)設(shè)備、教學(xué)儀器、圖書資料、實驗室硬件建設(shè)上,很少有經(jīng)費用在用來購置檔案設(shè)備上。這就造成系(部)檔案管理仍采用原始的手工操作,查閱效率很低,在檔案利用上給教學(xué)、科研帶來很大影響。因此,檔案管理手段落后,是當(dāng)前系(部)檔案管理存在的主要問題。正所謂“巧婦難為無米之炊”。 5.缺少檔案庫房,直接影響檔案材料的收集和存放 很多系(部)的檔案缺少專門的放置室,文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài),隨意堆放,沒有集中統(tǒng)一的放置室,或不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在一處,不僅不便于查找和利用,而且也容易造成

7、檔案的丟失。如:一些學(xué)生的畢業(yè)論文、課程設(shè)計圖紙、試卷等,由于時間長了,缺乏人力整理,再加上場地有限或沒有庫房,往往容易當(dāng)廢紙?zhí)幚淼?。這將造成無法彌補的損失。 三、加強系(部)檔案管理的途徑和措施 1.轉(zhuǎn)變觀念,提高對系(部)檔案管理重要性的認(rèn)識        在高校,系(部)檔案管理是教學(xué)、科研管理工作不可缺少的環(huán)節(jié),對于正確評估辦學(xué)水平,研究教學(xué)及其管理規(guī)律,改進教學(xué)管理,提高教學(xué)質(zhì)量,調(diào)動師生積極性都有十分重要的作用。因此,系(部)檔案管理絕不是可有可無,檔案工作也絕不是一看就懂、一摸就會的簡單勞動,檔案工作

8、者更不可妄自菲薄,有低人一等的思想,而要樹立信心,轉(zhuǎn)變觀念,重塑形象。一是要善于推銷自己。二是要有參與和競爭意識。三是要有創(chuàng)新意識。否則,就不能接受現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理工作提供的辦公自動化、機讀文件、電子文件等先進手段,也無法擔(dān)當(dāng)起現(xiàn)代檔案管理的任務(wù)。 2.強化兼職檔案員隊伍,為系(部)檔案管理工作提供保證 檔案管理工作看起來似乎是收收整整誰都能干的事情,但實質(zhì)上,他具有一定的專業(yè)性和規(guī)范性,檔案資料收集全,歸類好,才能保證其他工作的順利進行,否則,將會給其他工作帶來麻煩,甚至?xí)斐蓢?yán)重后果。 高校系(部)的檔案管理工作多數(shù)由系(部)辦公室人員兼職擔(dān)任,系(部)的檔案都是經(jīng)由他們之手及時有效

9、地收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,然后立卷歸檔,同時,兼職檔案員又承擔(dān)著系辦公室其他大量的工作,這就要求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對兼職檔案員的人事安排有一個統(tǒng)籌的計劃和打算,還要定期或不定期組織兼職檔案員進行檔案管理知識的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),并建立一種針對兼職檔案員的激勵機制,在待遇等有關(guān)問題上對兼職檔案員應(yīng)有所側(cè)重。可以這樣說,系(部)兼職檔案員對本部門形成的文件材料了如指掌,系部檔案管理的好壞,與兼職檔案員有直接關(guān)系。因此,擁有一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍,才能有效地作好文件的收集和積累,真正落實部門立卷制度,有利于提高高校教職工的檔案意識,更好地開展檔案的利用。 3.爭取領(lǐng)導(dǎo)重視、教師支持,加強系(部)檔案

10、管理 系(部)檔案資料是本系廣大師生員工在各項工作中形成的,并服務(wù)于廣大師生員工的。因此,一方面要積極想辦法,主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報,當(dāng)好參謀,獻計獻策,爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作與系(部)的其他工作同等重要;另一方面,要積極向教師宣傳檔案工作的重要性,積極宣傳、介紹檔案的價值和作用,使廣大教師認(rèn)識到系(部)檔案是全系教職工工作的歷史和現(xiàn)實的反映,是師生的經(jīng)驗總結(jié),使全系廣大師生員工都能參與、支持和配合檔案工作,形成層層動手、上下努力、人人參與、個個出力的良好氣氛。 4.建章立制、科學(xué)管理,為做好系(部)檔案管理工作提供依據(jù),奠定基礎(chǔ) 檔案管理工作如同其他工作一樣,沒有規(guī)矩不成方圓。因此

11、,要做好系(部)檔案管理工作,一是要根據(jù)上級檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身的特點,制定嚴(yán)格的管理制度和借閱制度,建立系(部)檔案資料賬目表,明確兼職檔案員的崗位職責(zé)和考核辦法,規(guī)定具體的歸檔范圍和歸檔時間,進一步加強管理。二是要實行統(tǒng)一管理,有專門的檔案資料柜,對檔案資料的收集、存儲和利用要實行微機管理,使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)化。通過建章立制、科學(xué)管理,使系(部)檔案管理工作逐步走上日常積累與定期收集相結(jié)合、個別承辦與大家動手相結(jié)合、活動資料與固定檔案相結(jié)合的良性軌道。 5.注重對檔案信息資源的開發(fā)和利用 檔案的價值和作用是通過對其有效開發(fā)和利用體現(xiàn)的。因此,收集檔案的目的在于利用,如果檔

12、案管理者不注重檔案的開發(fā)利用,那么,檔案就像“文物古董”一樣僅有供人們觀賞的價值,這就違背了檔案管理工作的初衷。系(部)檔案的開發(fā)利用具有重要的作用,如:教師職稱評定、學(xué)科梯隊建設(shè)、專業(yè)評估、課程評估都需要檔案工作者提供的教學(xué)業(yè)務(wù)信息、師資隊伍建設(shè)信息和專業(yè)課程結(jié)構(gòu)改革信息等。在畢業(yè)生就業(yè)工作中,用人單位往往會通過檔案獲取畢業(yè)生的第一手資料,如學(xué)業(yè)成績名次、畢業(yè)生的表現(xiàn)及獎懲情況、興趣愛好和特長等。這些無疑對系(部)檔案管理工作開發(fā)利用提供了廣闊的空間,只要檔案工作者改變“坐等上面”的舊習(xí),打破傳統(tǒng)的封閉服務(wù)模式,主動了解廣大師生的需求,對收集到的信息能夠進行專題分析研究,運用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段,搞好分析預(yù)測,探索檔案信息資源需求及其利用規(guī)律,從而不斷改進服務(wù)工作,提高利用效益,系(部)檔案開發(fā)利用就會出現(xiàn)一個嶄新的局面。 參考文獻: 1孫偉.高校檔案管理工作中存在的問題及對策