電子環(huán)境下書稿檔案管理策略研究

1、電子環(huán)境下書稿檔案管理策略研究常江廣東商學院編輯出版專業(yè)書稿檔案是出版社在編輯、出版圖書過程中形成的，按照一定的規(guī)律收集、整理、保存起來的，具有查考價值的文件材料（包括文字、圖表、聲音、圖像等），是編輯出版工作的真實記錄，是國家檔案的一個重要組成部分。按內(nèi)容劃分，書稿檔案可分為主體材料和背景材料。主體材料包括：選題論證材料及審批材料，如審批、落實選題過程中的各種請示、報告，上級的指示、批復；法律材料，如各種合同書、授權(quán)書、意向書；作品的原稿（手跡）；審查材料，如責任編輯的初審意見、外審意見、會審意見、編輯室主任及總編輯（副總編輯）的復審終審意見；書稿的加工材料，如責任編輯加工整理書稿記錄、責任

2、編輯撰寫的出版說明、對作品的評價、作者對書稿的修改記錄；裝幀設(shè)計材料，如封面設(shè)計、插圖繪制、版式設(shè)計通知單及設(shè)計制作記錄；付印材料，如發(fā)稿、發(fā)排通知單、發(fā)稿后的變動情況記錄、校對作業(yè)單及各校次的質(zhì)量記錄、付印清樣、付印及定價的審批手續(xù)、版權(quán)數(shù)據(jù)文件；結(jié)果材料，如各版次的樣書、稿酬結(jié)算單及支付記錄、經(jīng)濟效益記錄、版權(quán)貿(mào)易合同、意見書及與之有關(guān)的各種資料。背景材料包括：電話記錄、面洽記錄、會議記錄、組稿過程記錄，著作權(quán)人及作者、著作權(quán)人代表登記表，責任編輯與作者就有關(guān)書稿問題的往來信件，對圖書的宣傳評論材料、廣告、重要的讀者來信、獲獎或受查處情況記錄，新書發(fā)布會資料。一、電子環(huán)境下書稿檔案的特點按

3、照傳統(tǒng)的管理方式，上述材料都要在圖書出版后一個月內(nèi)，對其進行收集、整理、歸檔保管。而電子時代，傳統(tǒng)的按部就班的管理方式受到了挑戰(zhàn)。書稿檔案從操作方式、載體形式到內(nèi)容形式都發(fā)生了質(zhì)的變化，具有以下幾方面的特點：1.隨意性操作。在書稿檔案文件的形成過程中，人們已經(jīng)大量地使用計算機網(wǎng)絡進行操作和信息交流。目前，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)范，形成書稿檔案文件的操作方式存在很大的隨意性。例如，對于作品的原稿，大部分作者是用下載的方式形成電子稿，有的作者用打印的方式形成打印稿，個別作者則用手工的方式形成紙質(zhì)稿。又如，選題時形成的請示、報告和上級的指示、批復，一般都是用計算機起草，以網(wǎng)絡的方式傳遞，但需要本單位領(lǐng)導審

4、查時，還要用打印的方式形成打印件。另外，版權(quán)數(shù)據(jù)文件也都是以網(wǎng)絡的方式傳遞。再如，法律文件、審查材料、校對材料、付印材料、結(jié)果材料以及大部分背景材料，都是要用打印的方式形成。這些方式的選擇，很大程度上是約定俗成，并沒有一定之規(guī)，操作者覺得哪種方式方便，就采取哪種方式，隨意性很強。2.多種載體共存。由于網(wǎng)絡傳輸、激光照排、校對軟件、電子掃描等高新技術(shù)的應用以及新型材料的使用，書稿檔案的載體形式發(fā)生很大的變化，出現(xiàn)了多種載體共存的現(xiàn)象。目前的書稿檔案文件，有的是以紙質(zhì)材料為載體，如法律文件中的各種合同書、授權(quán)書、意向書。它們是需要當事者雙方簽字才可以生效，在數(shù)字簽名的法律效力沒有得到廣泛承認之前，

5、法律文件的載體材料是不會改變的，包括書稿檔案中的法律文件。審查材料中的初審意見，外審、會審意見，編輯室主任及總編輯（副總編輯）的復審、終審意見，都是在固定的紙質(zhì)表格上進行，因此形成的全部是紙質(zhì)文件。有的是以磁性材料為載體，如大部分的作品原稿、責任編輯加工整理修改書稿記錄、責任編輯與作者的往來信件、裝幀設(shè)計材料、校對稿等。另外，版權(quán)數(shù)據(jù)文件都是在網(wǎng)上獲得電子文本，然后下載到磁盤或光盤上，交印刷廠付印的。3.內(nèi)容形式部分數(shù)字化。電子書稿文件，與其他電子文件一樣，是以不同的“0”、“1”代碼序列作為記錄符號，以16位二進制的數(shù)字編碼（計算機內(nèi)碼）形式存在的文件。它具有電子文件的所有特征：非直接識讀性

6、、管理的系統(tǒng)依賴性、信息的自由移動性、存儲的高密度性、多媒體集成性、形成與更改的可操作性。但從目前的情況來看，大部分書稿檔案仍處于紙質(zhì)階段，確切地說，書稿檔案正處于數(shù)字化的過程中，而且這個過程是漫長的。二、電子環(huán)境對書稿檔案管理的影響1.收集難齊全。在電子環(huán)境中，書稿檔案收集對象日益復雜，不僅有紙質(zhì)文件，還有電子文件。然而，傳統(tǒng)意識中的書稿檔案，即紙質(zhì)檔案文件，往往能得到人們的注意，而電子檔案文件卻往往被人們忽略，從而使檔案文件的收集無法齊全。例如，作品原稿在它被打印成紙質(zhì)稿后，電子稿就會被忽視，不能作為檔案收集起來；又如，責任編輯在加工書稿時，不注意備份，修改稿覆蓋原始稿，使原始稿信息丟失，

7、文件不復存在，無法收集。另外，如果不注意歷次修改稿的備份，那么責任編輯加工書稿的記錄就無從收集。再如，選題時形成的請示、報告和上級的指示、批復，在處理完畢之后，人們往往把它存在計算機硬盤上，如果偶爾出現(xiàn)操作失誤，文件信息就會丟失，文件也就無法收集。2.整理難有序。在整理書稿檔案時，首先要對其進行分類。傳統(tǒng)的分類方法是：一級分類是以一本（套）書為單位，二級分類是以材料類型為單位。然而，電子文件出現(xiàn)后，傳統(tǒng)的方法已難以滿足分類的要求。例如，不同載體的文件盡管內(nèi)容具有相關(guān)性，在分類的時候也要考慮載體材料的保管期限問題。因為，磁性材料的保管壽命一般在十幾年到幾十年不等，而紙質(zhì)材料的保管壽命則是上千年。

8、另外，由于數(shù)字技術(shù)的不斷更新，影響著磁性載體的使用壽命。因此，內(nèi)容相關(guān)而載體不同的文件不能分為一類，在一定程度上影響著檔案的有序化整理。3.保管難集中。如果內(nèi)容相關(guān)而載體不同的文件不能分為一類，它們就無法集中保管。作品原稿和它的打印稿、責任編輯的歷次加工稿、作者的歷次修改稿、歷次校對稿等，它們在圖書的編輯過程中，都可能同時或先后形成紙質(zhì)文件和電子文件。如果它們不能分為一類而集中保管，就容易造成檔案內(nèi)容的分散，不利于檢索和利用。三、電子環(huán)境中書稿檔案管理策略1.改變觀念，建立書稿檔案現(xiàn)代化管理體制。改革落后的管理方式和機制，建立新的計算機管理規(guī)范和措施，推進書稿檔案管理體制的改革。建立書稿檔案管

9、理數(shù)據(jù)庫、樣書數(shù)據(jù)庫、電子存儲檔案數(shù)據(jù)庫等，完成目錄的計算機檢索。依托出版社的網(wǎng)站和局域網(wǎng)這個平臺，設(shè)立書稿檔案管理的鏈接，方便人們的查尋和利用。利用計算機、掃描儀和數(shù)碼照相、刻錄機等數(shù)字設(shè)備，對重要書稿檔案進行數(shù)字化處理，為實現(xiàn)文檔一體化管理做好準備。2.提高認識，樹立“虛擬”檔案觀。由于電子文件是以數(shù)字的形式存儲于計算機硬盤、軟盤和光盤內(nèi)，具有非人工直接識讀性、對計算機系統(tǒng)管理的依賴性等特點，在自然環(huán)境中人們無法看到它，通常稱其為“虛擬文件”。正因為它在自然環(huán)境中看不到、摸不著，因此往往被人們忽視。這種“忽視”對檔案管理的影響卻是不容忽視的，它會造成檔案資源的流失。實際上，虛擬不等于虛無，

10、在電子環(huán)境中它仍然以字節(jié)、比特方式存在著，并體現(xiàn)著它的信息價值。我們必須樹立“虛擬”檔案觀，加強對“虛擬文件”的檔案化管理，包括電子書稿文件的檔案化管理。3.把握收集環(huán)節(jié)，把住來源關(guān)。檔案管理的關(guān)鍵一環(huán)是把握檔案的來源，做好收集工作，特別是在電子環(huán)境中，此環(huán)節(jié)顯得尤為重要。書稿檔案的來源不同于文書檔案，其特點主要表現(xiàn)在兩方面：(1)形成者人數(shù)較多。一本（套）書的書稿檔案是由多方面人員形成的，包括原稿作者、責任編輯、外審和會審人員、編輯室主任、總編輯、裝幀設(shè)計人員、校對人員、財會人員、發(fā)行人員等，在一定程度上增加了收集工作的難度。(2)主要形成者的工作具有外向型特點。原則上書稿檔案的收集應由責任

11、編輯來完成，但作為書稿檔案的主要形成者責任編輯來說，經(jīng)常要外出組稿、開會，這種工作狀態(tài)，不可能隨時從事文件的收集工作，更不能保證收集齊全。這樣就不利于檔案文件的收集，特別是電子檔案文件的收集，從而影響書稿檔案的完整性?；谏鲜鲈?，在出版單位，檔案的收集仍然應該由檔案人員負責。他們應幫助書稿文件的形成者樹立檔案意識，特別是“虛擬”檔案意識，把住檔案文件的來源關(guān)，特別是電子文件來源關(guān)。檔案人員要把握收集的環(huán)節(jié)：一方面根據(jù)圖書出版的全過程，分階段對紙質(zhì)文件進行收集；另一方面要求形成者養(yǎng)成實時歸檔的習慣。4.改變傳統(tǒng)的管理方法，構(gòu)建新的管理模式。紙質(zhì)文件和電子文件共存時期，對書稿檔案的管理可借鑒文書

12、檔案管理的經(jīng)驗，實行“雙軌制”。在電子書稿文件的操作過程中要嚴格實行備份制度，不能在原始稿件上進行修改和加工。電子書稿文件要施行實時歸檔制度，即利用文件處理軟件，在文件處理完畢后，通過網(wǎng)絡隨時存入檔案數(shù)據(jù)庫，不必再等到圖書出版之后。因為電子文件具有信息易更改、易流逝的特點，如果等到圖書出版之后歸檔，其信息隨時可能因為操作不慎等原因而導致文件丟失或失真，而內(nèi)容相同或相關(guān)的紙質(zhì)書稿文件則仍然可以在圖書出版之后歸檔。電子書稿檔案的整理，可以采取傳統(tǒng)方法進行分類，但分類標準要與內(nèi)容相同或相關(guān)的紙質(zhì)檔案一致，并以內(nèi)容相同或相關(guān)的紙質(zhì)檔案為準。從目前情況看，紙質(zhì)檔案仍是書稿檔案的主要成分，而且在今后相當長一段時期不會