項目文檔管理規(guī)范v1.0

1、項目文檔管理規(guī)范文件類別。手冊。過程文件/程序文件指南文件/作業(yè)指導。其他簽字發(fā)布版本號1.0發(fā)布日期密級普通。秘密金蝶建筑與房地產(chǎn)事業(yè)部實施管理部1 .目的2 .范圍3 .文檔發(fā)布標準4 .文檔變更標準5 .文檔歸檔標準6 .項目文檔范圍7 .文檔審計標準附件金蝶軟件（中國）有限公司版權所有翻版必究目錄2223456錯誤！未定義書簽。第1頁，共9頁1 .目的在項目生命周期中會形成很多文檔資料，包括工作文檔和技術文檔。這些文檔資料是未來進行系統(tǒng)維護、升級和提供運維服務所必須的，是項目管理中非常重要的一部分工作。為加強項目過程中的風險控制，維護金蝶公司利益，特制訂本規(guī)范對項目各類文檔進行規(guī)范管理

2、。從法律角度來看，項目生命周期中產(chǎn)出的文檔代表了金蝶公司作為服務提供方按照合同約定完成交付義務的標志，具有重要的證據(jù)作用；同時也代表了客戶方對金蝶公司提供的服務的接受和確認。2 .范圍此規(guī)范適用于組織內(nèi)所有項目的文檔管理活動，并且各公司設置了相應的項目管理辦公室（PMO管理項目，各公司可依據(jù)自身的實際情況進行修改選用。3 .文檔發(fā)布標準為了規(guī)范項目文檔的格式、結構、范圍和填寫標準等，金蝶房地產(chǎn)實施管理部參考公司開發(fā)方法論和實施方法論，整理了項目各階段需要提交的文檔名稱和模板，通過評審后進行發(fā)布，所有在建項目均須使用標準模板。4流程說明：(1)項目管理專員參考公司實施方法論和開發(fā)方法論制定文檔模

3、板;(2) PMO對文檔進行評審，部門經(jīng)理對文檔進行會審；(3)審核通過后，項目管理專員通過OA和郵件發(fā)布。注：PMO為項目管理辦公室，文檔模板見實施工具包中，參考選用。4 .文檔變更標準在文檔使用過程中，如果發(fā)現(xiàn)文檔模板或提交方式等有問題，可以提交變更需求，由PMO進行評審，評審通過后，由PMO修改并進行發(fā)布應用。4流程說明：(1)顧問或項目經(jīng)理將變更需求提交給部門經(jīng)理審核；(2)部門經(jīng)理匯總后提交PMOF審；(3)項目管理專員根據(jù)需求修改標準模板，并發(fā)布應用。5 .文檔歸檔標準一般而言，項目生命周期中的重要文檔都需客戶方項目經(jīng)理簽字并加蓋公章。但考慮到文檔重要性不同以及實際情況的復雜性，不

4、同性質文檔的確認標準也有所不同。需要客戶簽字或蓋章確認的各項目成果、文檔和文件一律采取書面形式提交PMQ不得通過口頭、電子郵件等其他形式。紙質文檔提交的同時，需要提交版本一致的電子檔(在蓋章審批的時候作為附件提交即可)，以供PMO進行項目配置管理。,流程說明:（i）項目經(jīng)理將經(jīng)客戶項目經(jīng)理簽字蓋章的項目文檔原件提交部門經(jīng)理;（2） 部門經(jīng)理審查確認后，將文檔（原件）提交PMQ（3） PMC蓋章后，留一份存檔，同時更新文檔服務器（VSS）;（4） PMC#經(jīng)公司蓋章的文檔返回給項目經(jīng)理。6 .項目文檔范圍實施類項目周期主要包含項目規(guī)劃、藍圖設計、系統(tǒng)建設、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持五個階段，開發(fā)類項目周

5、期主要包含規(guī)劃、設計、編碼、上線和驗收五個階段，各個階段的工作任務不同，所涉及和需要提交的文檔也有所不同。實施類文檔清單：序號階段文檔清單數(shù)量確認方式1項目規(guī)劃項目啟動會會議紀要一式兩份簽字十蓋章項目組成員名單一式兩份簽字十蓋章項目主計劃一式兩份簽字2藍圖設計需求分析報告一式兩份簽字十蓋騎縫章解決方案一式兩份簽字十蓋騎縫章3系統(tǒng)建設系統(tǒng)測試報告一式兩份簽字十蓋騎縫章4切換準備5系統(tǒng)切換上線切換報告一式兩份簽字十蓋騎縫章初驗報告一式兩份簽字6持續(xù)支持驗收報告一式兩份簽字十蓋騎縫章系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單一式兩份簽字7其他項目變更單一式兩份簽字十蓋章產(chǎn)品安裝確認報告一式兩份簽字十蓋章重要階段會議會議

6、紀要一式兩份簽字開發(fā)類文檔清單:序號階段文檔清單數(shù)量確認方式1項目規(guī)劃項目啟動會會議紀要一式兩份簽字十蓋章項目組成員名單一式兩份簽字十蓋章項目主計劃一式兩份簽字2設計需求分析報告一式兩份簽字十蓋騎縫章設計方茉一式兩份簽字十蓋騎縫章3編碼4上線系統(tǒng)測試報告一式兩份簽字十蓋騎縫章初驗報告一式兩份簽字5驗收驗收報告一式兩份簽字十蓋騎縫章系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單一式兩份簽字6其他項目變更單一式兩份簽字十蓋章實施日志一式兩份簽字重要階段會議會議紀要一式兩份簽字備注及說明：(1)所有文檔一式兩份，一份公司存檔，一份客戶存檔；(2)文檔頁數(shù)三2頁時每頁都須蓋章；文檔頁數(shù)2頁時，首頁和未頁須蓋章，其余蓋騎縫章；

7、(3)項目立項時，可根據(jù)評審情況適當裁減。7 .文檔審計標準PMO置項目管理專員，定期(每個季度不少于一次)根據(jù)文檔審計標準審計項目文檔，并出具文檔審計報告，審計報告發(fā)：項目經(jīng)理、部門經(jīng)理、PMO經(jīng)理。文檔審計報告發(fā)出后，項目經(jīng)理有2周的整改時間，2周后PMO再組織審計，其作為階段審計結果，納入項一()'6"9"版權所有翻版必究項目文檔管理規(guī)范目KPI考核，最終審計結果影響KPI。為了體現(xiàn)文檔審計的可操作性和標準性，本規(guī)范建立了審計評分規(guī)則，按照標準模板設置Checklist點和對應分值，對顧問提交上來的文檔逐項進行打分，從而判定文檔是否合格,打分結果納入項目KPI

8、考核。文檔審計評分標準（滿分100分，不合格項扣分）文檔名稱Checklist分值評價項目啟動會會議紀要是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分會議決議內(nèi)容： 是否指定雙方項目經(jīng)理和項目組成員名單； 是否明確說明項目范圍； 項目計劃是否與客方確認；關鍵階段驗收標準和時間是否與客方確認。4缺一項扣1分，不明確作為決議得0分。雙方是否簽字蓋章。4無得0分，只簽字得2分項目主計戈心無是否使用PMO標準模板2無得0分包含內(nèi)容： 是否有項目編碼和項目名稱； 是否有項目范圍和驗收標準；是否有項目組織架構和成員名單； 是否有項目計劃；是否有人力投入計劃。5缺一項扣1分。PMO是否確認3無得0分項目組成員是

9、否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分名單包含內(nèi)容： 是否明確雙方項目經(jīng)理和項目總監(jiān)； 是否包含姓名、項目角色、聯(lián)系方式； 項目組織結構是否清晰；項目組名單是否得到客戶確認。4缺一項扣1分。雙方是否簽字蓋章。4無得0分，只簽字得2分需求分析報告是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否有調(diào)研活動總結；是否有業(yè)務流程描述；是否有需求分析；是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分解決方案（實施類）是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述；是否明確方案目標和范圍；方案是否詳細、完整；是否得到客戶方項目經(jīng)理確

10、認。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分設計方案（開發(fā)類）是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述；是否明確方案目標和范圍；方案是否詳細、完整；是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分上線切換報告是否使用PMO標準模板2無得0分包含內(nèi)容：是否明確上線的模塊和范圍；是否有實施過程回顧；是否有判定上線的決議；是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。4缺一項扣1分。是否蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分驗收報告是否使用PMO標準模板2無得0分檢查內(nèi)容：是否明確驗收的模塊和范圍；是否有實施過程回顧；是否有階段成果產(chǎn)

11、出物；是否有明確表示項目終驗；遺留問題及處理方法。4缺一項扣1分。是否蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單無是否使用PMO標準模板2無得0分檢查內(nèi)容：是否填寫項目名稱；是否填寫提交時間；是否填寫維護人員；是否填寫問題類型；是否填寫問題目前狀態(tài)。5缺一項扣1分。客戶方項目經(jīng)理是否簽字3無得0分實施日志是否使用PMO標準模板1無得0分檢查內(nèi)容：是否填寫客戶名稱；是否填寫部門； 是否填寫工作內(nèi)容； 是否填寫起始日期、完成日期；是否填寫實際工時。 是否每天填寫一張實施日志； 是否每個顧問獨自填寫；7缺一項扣1分?？蛻羰欠窈炞执_認。2無得0分文檔審計評分標準（加分部分，滿分20分，合格項加分）文檔名稱Checklist分值評價系統(tǒng)測試報告無是否使用P