【范文模板】人事檔案管理制度(2)

1、人事檔案管理制度 一、 人事檔案保管制度 目 的 第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企 業(yè)機密 的一部分。對人事檔案進行妥當保管，能有效地保守機密。 其次，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。 第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容 建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材 料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。 (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應準時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對

2、材料 進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，依據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體 位置；再次，在名目上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最終，將新材料放入檔案。 (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、平安的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤 等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列狀況下，也要進行檢查核對： 突發(fā)大事之后，如被盜、遺失或水災火災之后： 對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 發(fā)覺某些損害之后，如發(fā)覺材料變霉，發(fā)覺了蟲蛀等。 (

3、3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調(diào)動等 緣由 引起的，轉遞的大致程序如下： 取出應轉走的檔案； 在檔案底賬上注銷； 填寫轉遞人事檔案材料的通知單； 按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位 在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，準時退回。 (4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下： 對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。 庫房備有必要的防火、防潮器材。 庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

4、離開時關燈關窗，鎖門。 (5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項： 人事檔案的數(shù)量。 人事檔案材料收集補充狀況。 檔案整理狀況。 檔案保管狀況。 利用狀況。 庫房設備狀況。 人事檔案工作人員狀況。 二、人事檔案利用制度 目 的 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中， 應遵循否定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。 其次，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動供應規(guī)章依據(jù)。工作人員必需按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： (1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內(nèi)

5、或靠近庫房的地方， 以便調(diào)卷和管理。這種方式具有很多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟 失等。這是人事檔案利用的主要方式。 (2)借出訪用。借出庫房須滿足否定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案； 公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必需借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應準時 催還。 (3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關狀況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求 出具材料的緣由一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。 3.人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時，必需符合否定的手續(xù)。這是維

6、護人事檔案完整平安的 重要保證。 (1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在 報告 中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等狀況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字；最終，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分 ，手續(xù)齊全，則賜予批準。 (2)外借手續(xù)。 首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相像。 其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。 再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。 然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。 最終，歸還時，準時在外借登記上注銷。 (3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ，需履行以下 手續(xù)：首先，由有關單位(部門