費用管理規(guī)定

1、XXXx電子科技有限公司 費用管理規(guī)定 內(nèi)部資料 注意保密XXXXX電子科技有限公司費用管理規(guī)定 二一六年九月一日一、總則1.1制定費用管理規(guī)定的目的是通過規(guī)范費用管理，強化過程控制，增強公司競爭力，提高營運效益。1.2本規(guī)定適用于公司全體員工，職工薪酬及不可控費用不屬于本規(guī)定管理范疇。1.3費用預(yù)算與分解1.3.1公司財務(wù)主管部門牽頭制定年度費用預(yù)算對費用進(jìn)行管理。將年度明細(xì)費用項目分解到各歸口管理部門和使用部門，落實責(zé)任人，充分發(fā)揮各歸口管理部門的管理職能，調(diào)動各使用部門的積極性。1.3.2費用按習(xí)性分為固定費用和變動費用:固定費用預(yù)算的重點是額度控制；變動費用預(yù)算重點是費用開支標(biāo)準(zhǔn)控制。

2、1.4費用報銷1.4.1所有費用原則上在當(dāng)月應(yīng)報銷完畢，特殊情況下可延遲到下月報銷，超過三個月仍未報銷的費用不得再報銷，如因領(lǐng)導(dǎo)原因未批準(zhǔn)備的除外。1.4.2為了真實反映費用使用情況，各項費用的使用、報銷應(yīng)建立相關(guān)明細(xì)臺帳。1.5費用通報1.5.1公司財務(wù)主管部門每月將對費用的開支情況、累計費用開支情況、節(jié)約或超支情況、獎懲情況進(jìn)行通報。1.5.2公司財務(wù)主管部門于每月定時出具相應(yīng)的財務(wù)報表。二、 職責(zé)2.1財務(wù)主管部門的費用管理職責(zé)：負(fù)責(zé)制定公司費用管理制度，檢查該制度的執(zhí)行情況，有權(quán)就不按制度報銷費用的行為向員工提出整改要求，并應(yīng)及時對實施情況進(jìn)行反饋。2.2財務(wù)主管的費用管理職責(zé):主要檢

3、查各項報賬的手續(xù)是否已簽字完畢，表單填列的是否符合規(guī)定，特殊費用的手續(xù)是否經(jīng)總經(jīng)理審批，對其手續(xù)的合法性、完整性負(fù)責(zé)。2.3報帳會計的費用管理職責(zé):進(jìn)行審核，主要對出差報賬的票據(jù)金額進(jìn)行檢查復(fù)核，發(fā)票是否真實，有無連號情況、信息平臺的打印件是否附在旅差費的報銷表后、出差申請單手續(xù)是否完畢、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定等。三、具體費用報銷3.1 差旅費3.1.1差旅費是指公司員工因工作需要到外地出差發(fā)生的交通、住宿費和生活補助等費用。3.1.2除總經(jīng)理以外的出差人員應(yīng)在出差前應(yīng)向總經(jīng)理進(jìn)行申報，并到綜合部進(jìn)行登記。3.1.3 出差人要嚴(yán)格按照差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)使用差旅費，盡可能減少公司開支。3.1.4出差

4、規(guī)定：總經(jīng)理：一般乘坐飛機經(jīng)濟(jì)艙、火車軟、硬臥。副總經(jīng)理、部門經(jīng)理及以下人員：原則上不許乘坐飛機，因公務(wù)緊急或特殊情況，出差人員需事先請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可坐飛機經(jīng)濟(jì)艙?；疖囆谐淘?0小時（含10小時）以上的，可以乘坐火車硬臥；行程在10小時內(nèi)的，乘坐火車硬座。出差人員按級別在標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)實報實銷，超過標(biāo)準(zhǔn)的部分由本人自負(fù)，同性兩人以上出差必須合并住宿?？偨?jīng)理按實際發(fā)生的出租費用進(jìn)行報銷。副總經(jīng)理 、部門經(jīng)理及以下人員出差原則上不予報銷出租費用，因特殊情況確需乘坐出租車的，須事前申請予以報銷。3.1.5差旅費報銷規(guī)定交通費按標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實報銷，報銷時附正規(guī)車票。伙食費按標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實報銷，報銷時不附發(fā)票，按實

5、際天數(shù)補貼，第一天和最后一天減半。住宿費按標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實報銷，報銷時提供相應(yīng)的正規(guī)住宿發(fā)票。打的費按標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定報銷，報銷時提供正規(guī)車票。在出差期間發(fā)生需要業(yè)務(wù)招待費的,按招待費報銷規(guī)定執(zhí)行。發(fā)生的費用低于標(biāo)準(zhǔn)的據(jù)實報銷；高于標(biāo)準(zhǔn)的，超支部分自行承擔(dān)。出差人實際發(fā)生的差旅費超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，經(jīng)請示總經(jīng)理同意后可以據(jù)實報銷。未經(jīng)批準(zhǔn)的出差，公司不予報銷任何費用。所有出差人員必須在回公司后1個工作日內(nèi)銷差，7個工作日內(nèi)報銷完畢。帶車出差人員，可以報銷加油費用、路橋費用、停車費用等，加油費應(yīng)根據(jù)車輛加油數(shù)量記錄表登記的里程數(shù)、加油量、加油金額計算。3.1.6市內(nèi)交通費報銷規(guī)定公司員工在本市內(nèi)公出辦事，無需

6、或沒有派車者，可乘坐公共汽車、地鐵，按實報銷，無特殊情況下不允許報銷打的費。因業(yè)務(wù)接待需要，或時間緊急，或攜帶重要資料和物品而無車可派的，可自覺從嚴(yán)控制乘坐的士。 使用公司統(tǒng)一充值的公交地鐵卡出行的不再報銷市內(nèi)交通費。3.1.7出差領(lǐng)備用金規(guī)定：出差人員出差前需借領(lǐng)備用金的，必須將前次出差的費用報完而且備用金余額不夠本次出差費用的，方可填寫借款單，并按程序進(jìn)行批領(lǐng)。3.1.8 差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)見附表。3.2 招待費3.2.1招待費實行專項管理，歸口管理部門為公司綜合部。3.2.2任何招待事項發(fā)生前必須履行事先審批程序。由經(jīng)辦人員填寫招待申請單，報所在部門和總經(jīng)理批準(zhǔn)，后到綜合部登記備案。特殊情

7、況下可以先口頭申報，招待完畢后補辦。3.2.3招待事項經(jīng)辦人要根據(jù)來賓人數(shù)、級別和重要度確定招待檔次，嚴(yán)格控制陪客人數(shù)，實行“對口接待”，陪客人員必須為工作、業(yè)務(wù)相關(guān)人員，參陪人員由主陪確定，陪客人數(shù)原則不超過3人。3.2.4公司根據(jù)招待需要儲備招待用酒和招待用煙,以減少費用支出。3.2.5所有招待費用、內(nèi)部聚餐費報銷均須附正規(guī)發(fā)票和經(jīng)核批的招待情況說明單，按財務(wù)報銷流程執(zhí)行。3.3 通訊費3.3.1通訊費包括電信網(wǎng)絡(luò)費、固定電話費、員工手機費補貼和其它相關(guān)通訊費用3.3.2報銷標(biāo)準(zhǔn)：電信網(wǎng)絡(luò)費和固定電話費按實報銷；員工手機費補貼的報銷標(biāo)準(zhǔn),見附表。3.3.3 通訊費報銷流程1.1.1.1.1

8、.2.1.1.2.1.1.1.2.2.1.1.2.3.1.1.2.4.每月初由綜合部根據(jù)運營商提供的費用清單和發(fā)票進(jìn)行按實報銷。每月10日前由綜合部按標(biāo)準(zhǔn)出具員工的手機費通訊補貼表報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在員工當(dāng)月工資進(jìn)行發(fā)放。1.1.2.5.3.4汽車費3.4.1汽車費指因使用公司所屬各種機動車輛（汽車、轎車）所發(fā)生的有關(guān)費用支出，包括油料費、修理費、停車費、過橋費、年審費、車輛保險費、車船使用稅、養(yǎng)路費等。3.4.2公車發(fā)生的費用根據(jù)發(fā)票據(jù)實報銷。3.5會議費3.5.1會議費指公司召開董事會、股東會、等所組織會議的參會費用。公司召開董事會、股東會所需經(jīng)費，在董事會費中列3.5.2參加行業(yè)協(xié)會、政府

9、等所組織會議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，按照會議通知繳納會議費。會議提供食宿的，按會議標(biāo)準(zhǔn)報銷，并不再報銷生活補貼。報銷時，應(yīng)將會議通知、會議紀(jì)要及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)作為附件，連同發(fā)票等有效票據(jù)一并提交。3.6辦公費3.6.1辦公用品包括日常辦公文具、控制辦公文具、辦公用具等，綜合部負(fù)責(zé)公司辦公用品的歸口管理。3.6.2辦公用品的采購按公司物資采購流程辦理。3.6.3綜合部根據(jù)各部門的需求配置、發(fā)放辦公用品。辦公用品發(fā)放后，應(yīng)按部門、個人建立辦公用品領(lǐng)用臺賬（一次性消耗品除外）。凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

10、3.6.4各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象，對于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙（機密文件除外）。公司所有員工應(yīng)當(dāng)愛護(hù)辦公用品，公司根據(jù)辦公用品使用人追究損壞賠償責(zé)任。3.7 福利費3.7.1福利費主要用于解決員工及其供養(yǎng)直系親屬日常因生、老、病、死，婚、嫁祝賀及其他專項列支費用。公司按實際發(fā)生支付日常福利費和專項福利費。3.7.2福利費報<薪酬管理規(guī)定>確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷,原則上要附票報銷。3.8其他費用的報銷3.8.1其他費用主要包括中介機構(gòu)費、財產(chǎn)保險費、招聘費、圖書資料費、專利及維護(hù)費、勞動保護(hù)費等。3.8.2其他費用使用的原則：所有其他費用必須事前申請，先申請

11、后使用，一事一申請，3.8.3其他費用使用申請的流程：經(jīng)辦人填寫費用其他費用申請單,經(jīng)所在部門和總經(jīng)理審批后方可使用。遇到會影響正常生產(chǎn)等特殊情況下，不能及時填單的，必須先用電話等臨時方式請示，事后在2個工作日內(nèi)按流程補單申請。3.8.4 其他費用報銷入賬的規(guī)定：其他費用中凡有實物的必須辦理入庫手續(xù)，入庫單是報銷入賬的依據(jù)之一。其他費用也必須及時取得相關(guān)增值稅發(fā)票，無增值稅發(fā)票的要說明情況，并在費用使用時將相關(guān)稅款損失在價格中扣回；每次金額在200元以下，可以不開增值稅票，但必須是國家規(guī)定的普通發(fā)票。其他費用報銷入賬的附件：國家規(guī)定的發(fā)票、申請單或相應(yīng)的新件入庫單、舊件報廢入庫單等，粘貼整齊，

12、缺一不可。固定資產(chǎn)增加的，入賬報銷時也必須提供固定資產(chǎn)移交表、工程決算書及相關(guān)原始附件。報銷辦公用品、書籍資料、低值易耗品等實形費用的，必須有領(lǐng)用人簽收和部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以便費用劃分，方可報銷。購買零星材料及委外加工費應(yīng)及時取得相關(guān)增值稅發(fā)票,無增值稅發(fā)票的要說明情況，供應(yīng)商需補交我公司損失稅款，報銷時所附發(fā)票與商品入庫單內(nèi)容必須一致，包括單位名稱、金額、采購項目等，并附于“費用報銷單”后，粘貼整齊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可報銷。四、發(fā)票管理與單據(jù)使用4.1發(fā)票取得規(guī)定4.1.2經(jīng)辦人員須及時取得合法、合規(guī)和金額正確的發(fā)票，否則審核人員有權(quán)退票或核減該部分費用，出現(xiàn)下列一種或多種情況的票據(jù)均

13、系無效票據(jù)：非稅局認(rèn)定的虛假發(fā)票，審核人員發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票予以沒收并作登記備案；發(fā)票未在正確的位置準(zhǔn)確填寫公司全稱；發(fā)票被涂改或字跡模糊；大頭小尾的陰陽票據(jù)；未加蓋“發(fā)票專用章”或“財務(wù)專用章”；出票單位地址和出差地不一致；發(fā)票日期和出差日期不匹配；發(fā)票單位、付款單位及合同單位不一致。4.1.2 因加工、修理修配、購買增值稅應(yīng)稅貨物而發(fā)生的費用，必須取得增值稅專用發(fā)票，否則審核部門人員有權(quán)退票，專用發(fā)票除注意上述各條外，還應(yīng)注意：專用發(fā)票所有項目填寫準(zhǔn)確、齊全，“公司名稱、稅號、賬號、地址”等欄目務(wù)必完全符合公司財務(wù)部提供的開票信息；專用發(fā)票抵扣聯(lián)不得粘貼，不得簽字，不得折疊；采購物資取得的增值稅

14、專用發(fā)票必須辦理入庫手續(xù)，否則拒收或退回，因此造成逾期不能抵扣的由經(jīng)辦人自行負(fù)責(zé)；匯總開具的增值稅專用發(fā)票必須附有一式二份、填寫齊全并蓋有“增值稅專用發(fā)票”或“財務(wù)專用章”的銷貨清單，清單匯總金額與發(fā)票金額一致； 運費發(fā)票的托運單位、收貨單位、發(fā)貨地及收貨地填寫完整。4.2票據(jù)粘貼票據(jù)粘貼應(yīng)上對齊和左對齊，粘貼順序為自左向右，超過粘貼單部分應(yīng)沿右邊和下邊向內(nèi)折疊，使之整齊、美觀。發(fā)票粘貼僅能使用膠水，禁用訂書針，粘貼后所有票據(jù)號碼及稅務(wù)章要求保留齊全、清晰可辯。不得使用碳化傳真件作為報銷附件，不得使用圓珠筆、鉛筆、彩筆填寫。票據(jù)分類粘貼，如車票、住宿票、復(fù)印、郵費、電話費、運費、油費、通行費、

15、修理費、招待費、辦公費、水電氣、房租等類別，否則一律退回。粘貼后須寫明經(jīng)辦人、票據(jù)張數(shù)、總金額，并注明原由、證明人等。車船及飛機費的票據(jù)必須一個起訖的票據(jù)貼在一起，往返分開貼。4.3 報銷單據(jù)使用公司統(tǒng)一費用報銷單格式，此單由當(dāng)事人根據(jù)業(yè)務(wù)需要提前填寫，經(jīng)審批后方可在限額內(nèi)使用，該單用于招待費用批示、臨時大額借款等。公司統(tǒng)一差旅費報銷單格式，此單只用于交通費、住宿費及出差補貼的填報，除此之外的費用應(yīng)另行填制費用報銷單，不可與差旅費混在一起。公司統(tǒng)一費用報銷單格式，此單用于差旅費之外的報銷。4.4報銷單據(jù)的填寫要求是：使用鋼筆黑（或藍(lán)黑）色墨水填寫，且筆跡工整清晰；全部欄目填寫齊備，語言簡潔、精

16、當(dāng)、扼要；差旅費用填寫時按照出差地點和時間先后順序，依次分段填寫相關(guān)欄目；費用內(nèi)容分類填寫，其填寫順序和后附發(fā)票分類粘貼順序保持一致；金額大小寫一致。五、費用審核程序5.1公司費用審核實行“三級審核”制度5.2部門審核：對費用項目作出確認(rèn)，是否符合部門規(guī)定或事前批示，是否真實合理，費用申報金額符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。5.3財務(wù)審核：財務(wù)部門專門接收、登記和核查報銷單據(jù)，內(nèi)容有:前道手續(xù)是否齊全，發(fā)票是否合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，票據(jù)粘貼、單據(jù)填寫是否規(guī)范，數(shù)字加計是否準(zhǔn)確，費用報銷金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，費用是否分類等.審查會計審核后，將無效不合規(guī)單據(jù)退回相關(guān)部門，有效單據(jù)遞交財務(wù)負(fù)責(zé)人審審批，財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后報

17、總經(jīng)理批示。5.4總經(jīng)理審核批示：為最終審批程序。特殊情況下，可授權(quán)其他人在授權(quán)范圍內(nèi)審核批示，審批后由財務(wù)部領(lǐng)回辦理支付手續(xù)。六、附則6.1凡以上報帳核查的崗位人員，必須各負(fù)其責(zé)，如發(fā)現(xiàn)弄虛作假，處以50-200元罰款。6.2財務(wù)部門在審核報銷費用時，凡是發(fā)現(xiàn)報銷人員報銷費用違背費用控制規(guī)定，未附特別申請報告的，一律不予報銷。6.3 報銷標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)表單6.3.1 差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)6.3.2 招待申請單6.3.3 員工手機費補貼標(biāo)準(zhǔn)6.4 本規(guī)定從發(fā)布之日起執(zhí)行。6.3.1差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)類別地區(qū)類別A等B等其他職等住宿補貼標(biāo)準(zhǔn)特區(qū)和直轄市500170150副省級和省會城市300140120其他城市200120100伙食補貼標(biāo)準(zhǔn)特區(qū)和直轄市3008080副省級和省會城市2005050其他城市1003030交通補貼標(biāo)準(zhǔn)不帶車