接待手冊范本

1、標題XX月XX日XX活動接待XX細那么XXX接待方案編制人年月日1接待工作組人員名單12接待工作分工13日程安排14接待細那么35車輛安排-接機56車輛安排-送機67用車安排表78車輛申請單89接待組工作人員聯(lián)系方式910客人名單及房間號表1011 用餐安排1112 客人信息121 .接待工作組人員名單1.1 接待工作組負責人：XXX最好是領導,便于對工作人員進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)1.2 接待組工作人員：XXX等接待工作具體執(zhí)行人2.接待工作分工視具體接待任務來確定工作分工序號內(nèi)容責任人領導參加人執(zhí)行人1.擬定接待方案及接待細那么XXXXXX2.落實客人名單及聯(lián)系方式XXXXXX3.落實客人航班信息,編

2、制接機方案XXXXXX4.落實接待酒店、用餐地點XXXXXX5.全程接待陪同XXXXXX6.落實活動地點及費用結(jié)算XXXXXX7.煙酒準備XXXXXX8.住房手續(xù)辦理XXXXXX9.車輛準備XXXXXX10.3.日程安排日程安排主要答復時間、地點、人物、事件做什么、怎么做等幾個內(nèi)容,需要提前發(fā)給接待相關各方,告知各方提前做好準備.日程安排范本XX國XX公司一行三人,將于XX日來我司開展XX工程/XX領域參觀及洽談工作.來訪人員分別是：Mr.XX-shareholder,Wrobel-GMofXX,Hofmann-TechnicalDirectoro預計X日搭乘CAXXXX航班,XX:XX到廣州

3、.具體行程安排如下：日期具體時間工作安排備注XX日18:30-19:15接機(CAXXXX18:15到)車輛：司機：19:20-20:30晚餐XX酒樓陪同人員：車輛：司機：20:30-21:00入住XX賓館30日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-10:00參觀XX公司基地1陪同人員：車輛：司機：10:00-12:00參觀XX公司基地2陪同人員：車輛：司機：12:00-13:00午餐XX餐廳13:00-14:00返回公司車輛：司機：14:00-17:30技術交流陪同人員：會議室：18:00-20:00晚宴XX酒樓陪同人員：31日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-9:30送往XX公司調(diào)

4、研車輛：司機：注:1 .日程安排列好后,接待人員應提前將日程安排發(fā)給接待各方做好相應準備.通過該表,相應人員即可知道什么時間、在哪里、做什么了.2 .如有需要,建議提前擬定英文版,發(fā)外方人員確認日程.4.接待細那么為使接待工作更加系統(tǒng)、高效,建議接待人員提前制定接待細那么,將每一項工作細化、責任化,每項工作列明限辦時間,并且只落實到1個人,防止多頭負責變成沒人負責時間活動內(nèi)容負責人備注日期具體時間接機與客人級別對等的領導前往機場接機接待人員提前致電機場航班信息咨詢系統(tǒng),確認航班到達情況,在航班到達前抵達機場迎接；根據(jù)客人重要程度,確定是否需要使用機場貴賓廳；車輛、酒水、用餐地點應提前落實好.辦

5、理入住手續(xù)接待員如果是接待上級機關領導,建議提前拿到領導身份證,接待人員在酒店前臺辦理好入住手續(xù)后,引領領導回房間,并將身份證還給領導；如果是會議,建議提前辦理好領導房卡.用餐接待負責人陪同；接待員協(xié)助接待員負責點菜、準備酒水、結(jié)賬等.建議根據(jù)客人喜好點菜并準備酒水,例如四川、貴州、湖南人喜辣,北方人口味偏咸,上海人喜甜,沿海一帶喜歡海鮮等.另外,如果有女士,建議備一點紅酒.活動接待員接待員提前做好活動方案,如需購置景點門票,請?zhí)崆皽蕚浜?可以選擇市內(nèi)的短途景點游覽,或根據(jù)客人喜好安排相應活動.送客人回酒店接待負責人或接待員由對等級別領導送客人回酒店,或由接待人員送客人回酒店,記住與客人約定第

6、二天見面的時間和地點.早餐建議在入住酒店吃早餐,視客人重要程度確定是否需要陪同客人一起用餐.接客人赴接待員提前5分鐘到達約定地點接客人.出發(fā)前將這一天需要用的酒水、禮品等準備好,提前放在車上座談接待負責人接待員到達會場前,提前通知接待負責人到達會場的預計時間,以便負責人做好迎客準備.如果為客人準備了禮品,建議在座談會后贈送或交換禮品.重要客人需要安排照相或者攝影留念參觀接待負責人接待員至少提前一天確定好接待路線,有條件的建議提前走一遍,對參觀路線做到心中有數(shù).照顧好每一位客人,不要冷落了某一位,同時保證客人不要落伍.午餐接待負責人陪同：接待員協(xié)助中餐一般不喝烈酒,建議備一點紅酒.活動接待員可以

7、選擇市內(nèi)的短途景點游覽,或根據(jù)客人喜好安排相應活動.晚餐接待負責人陪同；接待員協(xié)助辛苦了一天,客人也比擬乏了,建議用餐時間不要太久,以6:00-8:00為宜,餐后送客人回酒店休息.返回酒店接待負責人或接待員如果第二天要接客人,建議提前約定見面時間和地點.早餐同上送機接待負責人或接待員提前確認航班信息,至少提前45分鐘到達機場,如有行李需要托運,建議至少提前1小時到達機場.根據(jù)客人重要程度,確定是否需要使用機場貴賓廳.注：1、接待過程中涉及的接待車輛、住房、用餐安排、酒水準備、會議室、參觀路線、禮品、景點門票等,建議接待員提前聯(lián)系好,減少中間環(huán)節(jié),每項工作只落實1個完成人防止出現(xiàn)以下情況：接待員

8、A安排B訂好住房,B找到C,讓C安排好后告知B,B再告知A.這種情況建議接待員A直接將這項工作交給C負責,C安排好住房后直接告知A即可在接待任務開始前進行穿行測試,保證后勤保證到位.2、以上表格中藍色局部為一個循環(huán),小型接待可能只涉及到一局部內(nèi)容如僅涉及座談、午飯可送客,大型接待可能有以上幾個循環(huán)客人停留時間較久時組成,建議接待人員根據(jù)接待任務的不同,提前做好接待方案.5.車輛安排-接機序客人名職務航班號車輛安排接機人安排1.X月X日南樂-廣州HU711415:05-17:10車輛1車牌：司機：司機：車輛2車牌：司機：司機：此時,乍輛2為備用乍,防止兩個航班中有一個晚接機人提前確定兩個航班的聯(lián)

9、系人,提前發(fā)信息與聯(lián)系人確定航班起飛、降落情況.重要客人,由接待方對等領導前往機場接機.2.3.4.5.6.7.8.9.X月X日北京-廣州CA132714:00-17:1010.11.12.13.14.15.X月xn北京-廣州車輛3車牌：注:以上描述的是一個接待任務中有三批客人不同時間到達的接機安排,接待員在接待開始前要對客人的航班信息、到達時間,接待車輛等安排應提前落實好,做到心中有數(shù).6.車輛安排-送機序客人名職務航班號車輛安排接機人安排1.x月xn廣州-北京CA131615:30-18:30車輛1車牌：司機：司機：車輛2備用車牌：司機：司機：根據(jù)客人重要程度,安排對等送機人員.2.3.4

10、.5.6.7.8.9.10.X月X日廣州-杭州CZ350111.X月XFI廣州-北京車牌：司機：12.21日15:00航班車牌：司機：13.注:接待過程中用車比擬多,比擬頻繁,建議統(tǒng)一制成一張用車安排表,交車輛調(diào)度部門安排車輛,如果車輛使用比擬少,填寫車輛申請單即可.序號日期出發(fā)時間出發(fā)地點到達地點用車人及聯(lián)系人數(shù)車型司機及聯(lián)系電話備注到達地點不容易找的,建議提前告知司機地點,讓司機先做好功課.注：車輛安排確定之后,接待員要將出車時間、出發(fā)地點、車牌、司機、司機等信息提前告知相關人員,以便相關人員不會提前做好乘車準備.9.接待組工作人員聯(lián)系方式序姓名職務聯(lián)系方式1.2.3.4.5.6.7.8.10.客人名單及房間號表姓名及職務聯(lián)系房間類型X月XI3第一天X月X日第二天X月X日第三天注:1 .房間合計X間,其中XX房X間,XX房X間；2 .住宿安排好排好后可提前發(fā)給酒店,酒店將根據(jù)客人姓名及預訂房間類型等為客人辦理入住手續(xù);3 .房間號與酒店確認好后