海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書

1、上海亞?wèn)|國(guó)際貨運(yùn)Shanghai Asian Development Intl Trans Pu Dong Co., Ltd.海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)布日期版本控制狀態(tài)控制編號(hào)2.0批準(zhǔn)書海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書是上海亞?wèn)|國(guó)際貨運(yùn)海運(yùn)出口部業(yè)務(wù)操作的指導(dǎo)性文件。該作業(yè)指導(dǎo)書具體描述了海運(yùn)出口操作的服務(wù)過(guò)程和要求，是海運(yùn)出口業(yè)務(wù)的操作規(guī)范，現(xiàn)經(jīng)審核予以批準(zhǔn)發(fā)布。本公司按照海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定的內(nèi)容，指導(dǎo)、督促、控制和驗(yàn)證海運(yùn)出口各環(huán)節(jié)的工作。本公司從事海運(yùn)出口業(yè)務(wù)的員工必須認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。為全面實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定的操作規(guī)范，特授權(quán)管理者代表全權(quán)負(fù)責(zé)該文件的解釋和管理，指導(dǎo)文件實(shí)施，并報(bào)告實(shí)施結(jié)果。海運(yùn)出口

2、作業(yè)指導(dǎo)書現(xiàn)行版本第2.0版 總經(jīng)理：勞渝聲 2003年04月第1頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期：標(biāo)題： 目錄 0.1 目錄 0.2 海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書的管理 0.3 海運(yùn)出口操作流程圖 第一章 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書 第二章 制單作業(yè)指導(dǎo)書 第三章 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書 第四章 通訊員作業(yè)指導(dǎo)書 第五章 拼箱作業(yè)指導(dǎo)書 第六章 計(jì)劃調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書 第七章 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書 第八章 報(bào)關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書 附： 海運(yùn)出口表格匯總第2頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出

3、口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期：標(biāo)題： 海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書的管理 1.海運(yùn)出口作業(yè)指導(dǎo)書（以下簡(jiǎn)稱指導(dǎo)書）屬于受控文件，由質(zhì)管工作組負(fù)責(zé)管理和控制。 2.質(zhì)管工作組對(duì)指導(dǎo)書進(jìn)行編號(hào)，做好發(fā)放記錄。 3.指導(dǎo)書需要修改時(shí)，由本部門提出，質(zhì)管工作組負(fù)責(zé)匯總、編制。 4.指導(dǎo)書修改后及時(shí)更換，被修改的無(wú)效文件及時(shí)收回，并加蓋“作廢”章或及時(shí)銷毀。 5.指導(dǎo)書大幅度修改需變更版本時(shí)，須同時(shí)更改版本碼。第3頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ESIssu

4、e No:版本2-AIssue Date生效期：章節(jié)號(hào)： 標(biāo)題： 指導(dǎo)書發(fā)放控制發(fā)放號(hào)碼領(lǐng)用部門領(lǐng)取人職務(wù)領(lǐng)取日期備注Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 標(biāo)題： 指導(dǎo)書修改控制版本號(hào)修改頁(yè)碼修改日期修改狀態(tài)修改人批準(zhǔn)人Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書 本指導(dǎo)書規(guī)定了海運(yùn)出口客戶服務(wù)的操作規(guī)范 本

5、指導(dǎo)書規(guī)定了海運(yùn)出口客戶服務(wù)環(huán)節(jié) 文件和資料控制程序 客戶控制程序 標(biāo)識(shí)和可追溯性管理程序 服務(wù)提供的控制程序 糾正和預(yù)防措施程序 說(shuō)明 1.客戶委托書(明細(xì)單) 3.托單(十聯(lián)單) 7.報(bào)關(guān)資料(手冊(cè)、許可證、配額、商檢證、關(guān)封、報(bào)關(guān)委托書) 14.箱封號(hào)第4頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書調(diào) 度訂 艙客戶服務(wù)報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)制 單財(cái) 務(wù)銷售或客戶倉(cāng) 庫(kù) 8-3 1 9-2 7 2-4 910-2 11-1 8-4

6、 11 4-1 ,7-1 1-1 10-1 1-2, 2-1,3, 8-1 5,6 1-3,2-2,3-1 13,14 2-3,4,8-2,9-1 5 6 第5頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書 客戶服務(wù)是貨代海運(yùn)出口的重要環(huán)節(jié),它從接受客戶或銷售員的委托安排、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)各操作環(huán)節(jié)，以保障出口貨物順利出運(yùn)，滿足客戶的要求。 嚴(yán)格按作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行規(guī)范操作,認(rèn)真填寫各種質(zhì)量活動(dòng)記錄。 仔細(xì)核查客戶或銷售提供的各種單

7、證,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系,并予以更改。 配合質(zhì)管員做好規(guī)范操作的整改工作。 熱情待客,耐心解答問(wèn)訊要求,為客戶提供方便,并建立良好的合作聯(lián)系。 利用一切機(jī)會(huì),實(shí)事求是的向客戶介紹公司概況和企業(yè)文化,從而維護(hù)公司的形象,擴(kuò)大公司在市場(chǎng)上的影響。 妥善保管和及時(shí)傳遞各種業(yè)務(wù)單證,并做好交接記錄。 根據(jù)ADP/QP5-2000的要求對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審。 判斷本公司的服務(wù)能力是否能滿足客戶的委托需求。 逐條審核合同內(nèi)容,確保各項(xiàng)條款正確、齊全。 著重審核價(jià)格是否符合公司的利潤(rùn)范圍。 對(duì)初審合格的合同填寫合同評(píng)審表，交主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 對(duì)批準(zhǔn)生效的合同編號(hào)存檔,以便檢查、驗(yàn)證和可追溯。 4.3接受業(yè)務(wù)委托 4.3

8、.1客戶、銷售員接受委托業(yè)務(wù)應(yīng)熱情接待、耐心解答，遇有暫時(shí)無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)。(1)對(duì)有協(xié)議的客戶委托應(yīng)該嚴(yán)格按照協(xié)議要求進(jìn)行安排。(2)對(duì)無(wú)協(xié)議的客戶委托,應(yīng)先了解客戶的委托要求,然后確定操作方法。 4.3.2對(duì)特定的業(yè)務(wù),應(yīng)按雙方所簽署的協(xié)議要求進(jìn)行操作。 4.4受理委托單證 4.4.1由客戶服務(wù)按客戶委托書及報(bào)關(guān)資料上的有關(guān)內(nèi)容接單,并正確編上操作編號(hào)和接單日期。第6頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題

9、： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書4.4.2仔細(xì)審核出口貨物委托書是否完整。(1)委托書是客戶出口貨物運(yùn)輸委托我方代理的確認(rèn)憑證,也是制作托單等單證的重要依據(jù)。所有的操作及費(fèi)用都應(yīng)按照委托書上的指示辦理。(2)委托書的內(nèi)容介紹 shipper consignee notifyd.海運(yùn)運(yùn)費(fèi)支付方式:預(yù)付 prepaid 到付 collect 到付,按貨主要求安排 arrangede.提單條款:是否能分批或轉(zhuǎn)船h.危險(xiǎn)品貨物必須清楚的列明品名,聯(lián)合國(guó)編號(hào)un No國(guó)際危規(guī)頁(yè)碼(IMDGCODE)pageNo危險(xiǎn)品類別IMOG COOE CLASSj.所需的提單份數(shù)(正本和副本的份數(shù))l.件數(shù)m.中英文貨名n.

10、毛、凈重（公斤）o.體積（m2）p.委托方貨運(yùn)編號(hào)q.最后應(yīng)由委托方簽名、蓋章r.委托人的特殊要求4.4.3審核委托人提供的各種單證資料,并做好交接登記主要包括:(1)委托書(或出口貨物明細(xì)單)(2)外匯核銷單第7頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書 (3)發(fā)票（臺(tái)頭、貨名、價(jià)格條款是否與委托書、手冊(cè)及相應(yīng)文件相互一致）(4)裝箱單（臺(tái)頭、貨名、價(jià)格條款是否與委托書、手冊(cè)及相應(yīng)文件相互一致）(5)報(bào)關(guān)單（臺(tái)頭、貨

11、名、價(jià)格條款是否與委托書、手冊(cè)及相應(yīng)文件相互一致）(6)手冊(cè)（單價(jià)、貨名、幣制是否與發(fā)票委托內(nèi)容相一致）(7)商檢(包括動(dòng)、植檢等各項(xiàng)檢驗(yàn)證明)（是否有效正確）(8)許可證（是否有效正確）(9)配額證（是否有效正確）(10)知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明（是否有效正確）(11)報(bào)關(guān)委托書(需正本并蓋上委托公司的公章及法人章)(12)其他單證或文件 4.5進(jìn)行復(fù)核,并將適合規(guī)范操作的出口貨物委托書移交下一環(huán)節(jié)-制單。 4.6仔細(xì)審核“托運(yùn)單”和“帳卡”“提單確認(rèn)件”確認(rèn)無(wú)誤后，在帳卡上填寫需配船公司及船期，運(yùn)價(jià)成本，裝箱地點(diǎn)，發(fā)票內(nèi)容及銷售員。 4.6.1將“帳卡”的2聯(lián)和“出口貨物明細(xì)單”,“提單確認(rèn)件”留存。

12、 4.6.2將：“托運(yùn)單”和“帳卡”2聯(lián)、“出口貨物明細(xì)單”交訂艙環(huán)節(jié)。 4.7.1收到訂艙環(huán)節(jié)返回的“帳卡”1聯(lián),仔細(xì)核對(duì)訂艙所確認(rèn)的運(yùn)價(jià)。 4.7.2收到配艙回單后,登記船名提單號(hào)。 4.7.3與調(diào)度人員聯(lián)系,了解船舶動(dòng)態(tài),安排裝箱計(jì)劃,將裝箱單、出倉(cāng)單、更改單交調(diào)度安排作業(yè)。裝箱完畢后及時(shí)了解箱封號(hào)和貨物實(shí)際裝運(yùn)情況。 4.8.1認(rèn)真審核報(bào)關(guān)資料是否齊全有效。 4.8.2將更改信息,箱號(hào)填寫在“場(chǎng)站收據(jù)”上，與相關(guān)資料一并移交給報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)。 4.9向客戶發(fā)收提單確認(rèn)件。第8頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES1-20

13、00Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第一章標(biāo)題： 客戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書 4.10.1向調(diào)度了解確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各種費(fèi)用(如查驗(yàn)改配費(fèi)等)根據(jù)銷售人員的指示,在“帳卡”上正確填寫各項(xiàng)成本和開(kāi)票內(nèi)容然后交財(cái)務(wù)開(kāi)票。 4.10.2船舶開(kāi)航后,到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取正本提單和發(fā)票,交銷售人員或客戶。 4.10.3如遇報(bào)關(guān)退稅時(shí)發(fā)生問(wèn)題,及時(shí)協(xié)助報(bào)關(guān)員解決問(wèn)題,并提供所需的資料。 4.10.4將已經(jīng)海關(guān)驗(yàn)放的核銷退稅單從財(cái)務(wù)處領(lǐng)回,作好登記后退回給銷售人員或客戶。 4.10.5對(duì)各種突發(fā)事件,非正常操作,都需由銷售人員以“工作聯(lián)系單”形式確認(rèn)，方可進(jìn)行操作。 5.對(duì)客戶服務(wù)環(huán)節(jié)操作

14、全過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題做好必要的質(zhì)量記錄。第9頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES2-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第二章標(biāo)題： 制單作業(yè)指導(dǎo)書審 單調(diào) 度訂 艙客戶服務(wù)制 單 主要內(nèi)容與適用范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口制單操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口制單作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明(1)客戶服務(wù)將委托書交制單員制作托單(十聯(lián)單)、帳卡及提單確認(rèn)件(2)把

15、制作完成的托單、帳卡和提單確認(rèn)件交回客戶服務(wù)(3)訂艙,通訊員將訂艙后的配艙回單交制單制作船卡(4)船卡一式三聯(lián),一聯(lián)交審單,另二聯(lián)交現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度(5)客戶服務(wù)將確認(rèn)后的提單、明細(xì)單、托單一起交制單制作提單(6)將制作好的提單交審單 流程圖單證流轉(zhuǎn)說(shuō)明:A.委托書(明細(xì)單)B.十聯(lián)單、帳卡、提單確認(rèn)件 A B F E CE.船卡、提單 A B D 注:見(jiàn)流程圖 第10頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES2-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第二章標(biāo)題： 制單作業(yè)指導(dǎo)書 操作內(nèi)容、方法、

16、步驟 “制單”操作是貨代出口的重要環(huán)節(jié),主要是進(jìn)行出口單證制作。 嚴(yán)格按照指導(dǎo)書規(guī)范認(rèn)真審核各種單證,及時(shí)制作上下環(huán)節(jié)所需的各種單證。 積極配合,虛心接受質(zhì)管員的檢查和接受其他相聯(lián)環(huán)節(jié)對(duì)不規(guī)范錯(cuò)誤操作的指正,并積極整改。 嚴(yán)格控制各種單證的操作時(shí)限,并保證單證的正確性。 妥善保管和正確及時(shí)地傳遞業(yè)務(wù)單證。 4.2制單操作: 核對(duì)上一環(huán)節(jié)移交的單證委托書、配艙回單、提單確認(rèn)件是否完整、有效，有否遺漏等。 制單 制單過(guò)程應(yīng)在船舶離港前全部完成。 (1)單證制作 A.托運(yùn)單（十聯(lián)系單）按照客戶委托書制作。十聯(lián)單中包括：托單、配艙回單、運(yùn)費(fèi)通知、場(chǎng)站收據(jù)、港務(wù)費(fèi)申請(qǐng)、報(bào)關(guān)理貨等多重功能的流轉(zhuǎn)單據(jù)（收到

17、托單第一時(shí)間完成）： 第一聯(lián)：托運(yùn)人留底。 第二聯(lián)：船代留底。 第三、四聯(lián)：運(yùn)費(fèi)通知聯(lián)：其中一聯(lián)由船代留底，一聯(lián)在貨物出運(yùn)后向貨主收取運(yùn)費(fèi)依據(jù)。 第五、六聯(lián)：場(chǎng)站收據(jù)：其中第五聯(lián)為場(chǎng)站收據(jù)副本，用作裝貨。需經(jīng)船代加蓋簽單章，經(jīng)海關(guān)完成驗(yàn)關(guān)手續(xù)后，并在本聯(lián)上加蓋海關(guān)放行章，港方才能收貨裝船，在裝船后由港方留存。第五聯(lián)附頁(yè)，系繳納出口貨物港務(wù)費(fèi)申請(qǐng)書，用作收費(fèi)憑證。第六聯(lián)為場(chǎng)站收據(jù)副本，用作大付簽收聯(lián)。 第七聯(lián)為場(chǎng)站收據(jù)正本收貨裝艙后還給貨方（貨代），是船代作為簽發(fā)提單的依據(jù)。 第八聯(lián)貨代留底。 第九、十聯(lián)配艙回單，是貨代向船代訂艙，船代配船將船名、航次、提單號(hào)填入托運(yùn)單后將其退回給貨代。第11頁(yè)

18、 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES2-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第二章標(biāo)題： 制單作業(yè)指導(dǎo)書 B.帳卡:是出口貨物結(jié)算操作的重要表格，它記錄了操作的主要過(guò)程和開(kāi)票金額，操作的成本。帳卡一式四聯(lián)，第一聯(lián)留底，第二、三聯(lián)交訂艙，由訂艙環(huán)節(jié)審核運(yùn)價(jià)，確認(rèn)后退一聯(lián)還給客戶服務(wù)，第四聯(lián)交財(cái)務(wù)開(kāi)票用（收到托單第一時(shí)間完成）。 C.提單確認(rèn)件：制作完成后交給客戶服務(wù)，讓委托人確認(rèn)，確認(rèn)完畢后交制單員制作提單（收到托單第一時(shí)間完成）。 D.船卡：一式三聯(lián)收到配艙回單后，制作船卡，將第一聯(lián)交

19、審單員。第二、三聯(lián)交調(diào)度，制作調(diào)度工作表用（收到配艙回單當(dāng)日完成）。 E.提單： 海運(yùn)提單：根據(jù)船代返回的“配艙回單”與委托書內(nèi)容和提單確認(rèn)件核對(duì)無(wú)誤后，制作相應(yīng)的提單。 聯(lián)運(yùn)/貨代提單：根據(jù)委托需求，按“配艙回單”與委托書內(nèi)容和提單確認(rèn)件核對(duì)無(wú)誤后，制作相應(yīng)的提單。 F.單證制作完成后，仔細(xì)審核，確保無(wú)誤。 5.質(zhì)量記錄：對(duì)單證制作全過(guò)程作好必要的質(zhì)量記錄。第12頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES3-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第三章標(biāo)題： 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書 主要內(nèi)容與適用

20、范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口訂艙操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口訂艙作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明(1)十聯(lián)單(托運(yùn)單)(2)配艙回單(3)正本提單(指待簽發(fā)的自制提單)(4)帳單(船公司)(5)提單(復(fù)制)(6)帳卡(回復(fù))(7)客戶明細(xì)單(委托書)(8)電放更正的正本提單(9)工作聯(lián)系單(10)對(duì)帳(11)更改單(12)境外代理帳單(13)船期表(14)提單確認(rèn)件第13頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP

21、/ES3-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第三章標(biāo)題： 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書財(cái) 務(wù)通 訊 員訂 艙客戶服務(wù)制 單船公司境外代理 5-2 12-2 12-1 56-1,14-1 1,3-1,68,11,14-2 2 1-1 3-2,9 4-1,5,13,14-4 4-2,6-2 8-1 14-3第14頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES3-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第三章標(biāo)題： 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書 4.0操作內(nèi)容、方法和步驟 “訂艙”是貨代海

22、運(yùn)出口操作向船公司或船代確認(rèn)艙位和運(yùn)費(fèi)以及向船公司或船代辦理提單簽發(fā)和支付運(yùn)費(fèi)的過(guò)程。 認(rèn)真審核上道環(huán)節(jié)移交的單證,發(fā)現(xiàn)有誤及時(shí)指出,并要求及時(shí)更正,對(duì)不愿更正或造成損失者,應(yīng)及時(shí)填寫操作失誤記錄交部門質(zhì)管員。 積極配合,虛心接受部門質(zhì)管員的檢查和下道環(huán)節(jié)指出的不規(guī)范操作行為,并積極整改。 與各船公司和船代建立良好的合作關(guān)系。 熟悉和掌握航線分佈情況,熟悉各船公司的運(yùn)價(jià),隨時(shí)掌握市場(chǎng)信息,并及時(shí)公佈船舶配載、訂艙情況,合理的進(jìn)行訂艙。 妥善保管和正確及時(shí)傳遞業(yè)務(wù)單證。 通過(guò)船代訂艙時(shí),最遲應(yīng)在截關(guān)前兩天。 直接向船公司訂艙時(shí),最遲應(yīng)在開(kāi)船前五天。 以上日期不包括節(jié)假日。 特殊情況,應(yīng)及時(shí)與有關(guān)

23、方面協(xié)商,作特殊或加急處理,并作好有關(guān)記錄。(1)托運(yùn)單 (2)帳卡 (3)客戶委托書 (4)更改單 (5)需更改或電放的正本提單 (6)提單確認(rèn)件 接受通訊員的單證:(1)提單復(fù)制件 (2)船公司發(fā)票 (3)船期表（4）配艙回單 仔細(xì)審核上道環(huán)節(jié)移交的單證,包括帳卡上注明的運(yùn)價(jià)船期以及托單是否制作正確。 對(duì)某些特殊類型的貨物(如危險(xiǎn)品,冷藏貨物，高箱，框架箱)進(jìn)行再次審核,數(shù)據(jù)是否正確齊全是否符合托運(yùn)要求。 根據(jù)運(yùn)價(jià)、船期、艙位等因素，向上道環(huán)節(jié)推薦更合適的船舶，經(jīng)協(xié)商后確定訂艙方向。第15頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP

24、/ES3-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第三章標(biāo)題： 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書 根據(jù)出口貨物的輕重緩急及各船公司的具體情況合理安排訂艙順序,分批訂艙 正常出口貨物訂艙。 (1)在審核訂艙單證無(wú)誤,并確定訂艙方向后,在托單上注明流向、船期、船公司裝箱點(diǎn)等，留下第一聯(lián)備案，其余的交通訊員送達(dá)指定地點(diǎn)訂艙或 到訂艙點(diǎn)訂艙。 (2)訂艙完成后的托單要求通訊員立即取回“配艙回單”。 (3)按我司與船公司的協(xié)議運(yùn)價(jià),在帳卡上確認(rèn)運(yùn)費(fèi)成本欄內(nèi)注明海洋運(yùn)費(fèi)、傭金比例及各種附加費(fèi)，一聯(lián)留底，三聯(lián)退還客戶服務(wù)。 (4)按船期先后,登記好每票業(yè)務(wù),便于操作和查詢。 船方確認(rèn)訂艙

25、(1)需確認(rèn)艙位的貨物,先 一聯(lián)托運(yùn)單給船公司,收到艙位確認(rèn)件后附在九聯(lián)提運(yùn)單后,交通訊員送達(dá)指定地點(diǎn)訂艙。 (2)需確認(rèn)海洋運(yùn)費(fèi)的貨物, 一聯(lián)托單至船公司,取回運(yùn)價(jià)確認(rèn)件后,復(fù)印一張留底,然后把確認(rèn)件附在九聯(lián)托運(yùn)單上交通訊員送達(dá)指定地點(diǎn)訂艙。 提單確認(rèn)件 (1)及時(shí)取得船公司的提單確認(rèn)件交給客戶服務(wù)。 (2)督促客戶服務(wù)及時(shí)將確認(rèn)完成并返回,立刻 給船公司以免船開(kāi)后產(chǎn)生提單更改的費(fèi)用。 (3)由我司自制的提單,督促客戶服務(wù)在船開(kāi)前一天完成制單,并將待簽發(fā)的提單交至訂艙點(diǎn)。 正本提單的領(lǐng)取 (1)船開(kāi)后第一個(gè)工作日內(nèi),以聯(lián)系單通知通訊員到指定的訂艙點(diǎn)取回正常已簽發(fā)的提單或?qū)⒆灾铺釂谓煌ㄓ崋T送達(dá)

26、指定地點(diǎn)簽發(fā)。 (2)將通訊員取回的正本提單復(fù)印件在當(dāng)天分發(fā)到客戶服務(wù)手中,并告知該票提單已簽出。第16頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES3-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第三章標(biāo)題： 訂艙作業(yè)指導(dǎo)書正本提單的更改及電放(1)接到客戶服務(wù)的更改提單或電放指令后,根據(jù)具體情況,繕制所需文件,備齊后交通訊員送達(dá)指定地點(diǎn)。(2)更改單,貨物托運(yùn)后,托運(yùn)人如需對(duì)商品嘜頭、件、重、尺碼及貨名進(jìn)行更改或需調(diào)換配載船舶以及因故必須停止裝運(yùn)作退關(guān)的情況，必須填制更改單，向船公司或船代提出更改

27、糾正。更改單由托運(yùn)人出聯(lián)系單給客戶服務(wù)，并由客戶服務(wù)繕制列明外運(yùn)編號(hào)，已配船名、航次、提單號(hào)填入更改的相應(yīng)項(xiàng)目及陳述更改的理由。在報(bào)關(guān)和理貨裝船前，送達(dá)船公司或船代且務(wù)必在裝船前完成各個(gè)環(huán)節(jié)手續(xù)的更改。更正通知書(1)簡(jiǎn)稱三聯(lián)單,船開(kāi)航后,托運(yùn)人更正目的港托運(yùn)人、通知人、收貨人及到付條款等情況,必須填制三聯(lián)單，并列明船名、航次、提單及原提單中須更正的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目。(2)如船舶開(kāi)航后,仍出現(xiàn)更改內(nèi)容的,則需向船公司或船代提交更正通知書。在通訊員移交的帳單上注明亞?wèn)|編號(hào)。審核帳單內(nèi)容是否與實(shí)際確認(rèn)成本相符合(1)將確認(rèn)無(wú)誤的帳單及時(shí)交財(cái)務(wù),便于按時(shí)付款。(2)有爭(zhēng)議的發(fā)票,負(fù)責(zé)及時(shí)向船公司或船代聯(lián)系、

28、核實(shí)并盡快解決退款、補(bǔ)款、改帳單等問(wèn)題。.船開(kāi)后馬上將對(duì)方清關(guān)文件(包括H.B/L OB/L復(fù)印件和電放證明） 給代理,便于代理及時(shí)安排接貨和清關(guān)。 MB/L到付款,按客戶服務(wù)注明的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),開(kāi)具帳單(一式四聯(lián)),其中一聯(lián)正本同H.B/L、OB/L 復(fù)印件一起 給代理,一聯(lián)復(fù)印件交財(cái)務(wù)對(duì)帳、安排收款、付款用。對(duì)訂艙全過(guò)程進(jìn)行跟蹤,并作好必須的質(zhì)量記錄。第17頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES4-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第四章標(biāo)題： 通訊員作業(yè)指導(dǎo)書制 單 客戶服務(wù)通 訊

29、 員船公司、船代訂 艙 組財(cái) 務(wù) 主要內(nèi)容與適用范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口通訊員的操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口通訊員的作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明(1)客戶服務(wù)將報(bào)關(guān)資料,商檢單,提單交通訊員送交指定地點(diǎn)(2)訂艙將托單,更改提單交給通訊員(3)通訊員將已訂艙的托單交給制單制船卡(4)工作聯(lián)系單(5)正本提單(指待簽發(fā)的自制提單)(6)已簽發(fā)的正本提單(7)船期表(8)提單確認(rèn)件(9)裝箱單、關(guān)封 1 9-2 5-2 9,6-1 7,8 2,4,5-1 3 6-2第

30、18頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES4-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第四章標(biāo)題： 通訊員作業(yè)指導(dǎo)書 4.1嚴(yán)格按照作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)范,認(rèn)真、及時(shí)地完成每一步操作。 4.2及時(shí)將報(bào)關(guān)資料，托單送往客戶與船代或船公司。 4.3更改提單力圖一次將所有更改完成,減少更改費(fèi)用。 4.4及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,如船滿無(wú)法訂艙,立即與訂艙取得聯(lián)系。 4.5外出工作時(shí),做到單證不遺失。 報(bào)關(guān)資料、提單、托單、商檢單、更改單、工作聯(lián)系單 6.1客戶服務(wù)將報(bào)關(guān)資料交給通訊員,通訊員立即送達(dá)指定的地點(diǎn),特別

31、對(duì)于當(dāng)日?qǐng)?bào)關(guān)的報(bào)關(guān)資料,更要及時(shí)送達(dá)。 6.2訂艙組將托單交給通訊員,通訊員馬上去船代或船公司訂艙,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)回電公司,尋求解決方法。 6.3客戶服務(wù)將商檢單交給通訊員,通訊員前往商檢局報(bào)驗(yàn),放行后,如有需要,立即送往指定地點(diǎn)。 6.4客戶服務(wù)電放、更改提單時(shí),通訊員要及時(shí)去船公司電放、更改。 6.5通訊員在外時(shí)所有單證一律不能遺失。 7.0對(duì)通訊員操作的全過(guò)程作好必須的質(zhì)量記錄。第19頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES5-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第五章標(biāo)題： 拼箱

32、作業(yè)指導(dǎo)書財(cái) 務(wù)報(bào) 關(guān) 員拼 箱訂 艙 組境外代理調(diào) 度客戶服務(wù) 主要內(nèi)容與適用范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口拼箱的操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口拼箱的作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明(1)托單(2)報(bào)關(guān)資料(3)配艙回單(4)裝箱單(5)出倉(cāng)單(6)箱封號(hào)(7)核銷單、退稅單(8)帳卡(9)提單確認(rèn)件或提單復(fù)印件(10)艙單 (11)提單 1-1 3-1 8-1 9-1,7-1 6 9-2,1 4-1,5 2-1,8 3-2 7 2-2 4-2 9-3 10 8-2，11第

33、20頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES5-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第五章標(biāo)題： 拼箱作業(yè)指導(dǎo)書 4.0操作內(nèi)容、方法和步驟 拼箱是將客戶的零星貨物拼裝在一個(gè)集裝箱內(nèi),以減少貨物的貨損、貨差，并使貨物順利出境。 嚴(yán)格按作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)范,認(rèn)真及時(shí)地填寫各種質(zhì)量活動(dòng)記錄表。 認(rèn)真審核上道環(huán)節(jié)移交的各種單證,發(fā)現(xiàn)有誤及時(shí)指出,要求更正。 虛心接受下道環(huán)節(jié)指出的不規(guī)范操作并積極改正。 積極配合,虛心接受部門質(zhì)量管理員的檢查并改正。 及時(shí)將裝船信息通知目的港代理。 與客戶服務(wù)交接的

34、單證 與報(bào)關(guān)員交接的單證 A.全套報(bào)關(guān)資料 B.更改單 與調(diào)度交接的單證 與訂艙組交接的單證 與財(cái)務(wù)交接的單證 將客戶服務(wù)提供的托單整理,計(jì)算出同一船期下的貨物的總重量,總體積,看是否有利于開(kāi)箱。 選擇運(yùn)價(jià)最好,船期最快,服務(wù)最優(yōu)的船公司做為訂艙點(diǎn),以便降低成本,提高服務(wù)。 將托單交訂艙組,寫好運(yùn)價(jià)確認(rèn),并訂相應(yīng)的船期。 等配艙回單返回后,做裝箱單,出倉(cāng)單給調(diào)度。 與倉(cāng)庫(kù)調(diào)度核對(duì)貨物,并督促客戶將貨物早日送進(jìn)倉(cāng)庫(kù),以利于合理安排裝箱,提供箱號(hào)。第21頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES5-2000Issue No:版本2-

35、AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第五章標(biāo)題： 拼箱作業(yè)指導(dǎo)書 將客戶提供的報(bào)關(guān)單證審核后交報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān),并及時(shí)提供箱號(hào)。 根據(jù)報(bào)關(guān)及裝箱情況,及時(shí)將提單確認(rèn)件交客戶服務(wù),并根據(jù)確認(rèn)件繕制提單。 待貨物裝船后,將亞?wèn)|提單、船公司提單、裝箱單、艙單等復(fù)印件 給代理。 及時(shí)將帳單審核后交財(cái)務(wù)。 與境外代理做好對(duì)帳工作,及時(shí)追討代理應(yīng)付我司的費(fèi)用。第22頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES6-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第六章標(biāo)題： 計(jì)劃調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書車隊(duì)倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)報(bào) 關(guān)制 單

36、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度計(jì)劃調(diào)度客戶服務(wù) 主要內(nèi)容與適用范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口計(jì)劃調(diào)度的操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口計(jì)劃調(diào)度的作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明 (1)船卡 (2)裝箱單 (3)更改單(退關(guān)更改) (4)出倉(cāng)單 (5)工作聯(lián)系單 (6)船舶動(dòng)態(tài) (7)裝箱情況報(bào)表 (8)查驗(yàn)信息 (9)箱號(hào)、封號(hào) （10）調(diào)度工作報(bào)表 （11）運(yùn)費(fèi)清單及發(fā)票 注:見(jiàn)流程圖 2-1 6-3,7-3 3-1 8-1 11-2 4,5-1 9-3 2-2,3-2,5-5 1 7-1,9-1

37、, 11 2-3,3-3,4-1,5-4 8 1-1 7-2,9-2, 11-1 3-5,5-3 3-4,5-2 6-1,6-2 ,9-4 10第23頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES6-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第六章標(biāo)題： 計(jì)劃調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書 計(jì)劃調(diào)度是貨代操作的指揮中心,從而能保證出口貨物的順利、準(zhǔn)時(shí)出運(yùn)。 嚴(yán)格按照作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)范,認(rèn)真,仔細(xì)地填寫各種質(zhì)量記錄表。 認(rèn)真審核上道環(huán)節(jié)移交的單證書,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出,并要求更正。 虛心接受下道環(huán)節(jié)指出的不規(guī)范操作并積極

38、整改。 積極配合,虛心接受質(zhì)量管理員的檢查,并積極整改。 認(rèn)真學(xué)習(xí)外貿(mào)知識(shí),掌握內(nèi)陸運(yùn)輸?shù)挠嘘P(guān)政策。 對(duì)移交的單證,進(jìn)行認(rèn)真審核,做到不遺漏,不遺失。 按時(shí)完成統(tǒng)計(jì)歸檔等工作。 上道環(huán)節(jié)移交的船卡,裝箱單,更改單,出倉(cāng)單。 下道環(huán)節(jié)上報(bào)的裝箱計(jì)劃報(bào)表,費(fèi)用清單,運(yùn)費(fèi)清單,發(fā)票等。 4.3計(jì)劃調(diào)度應(yīng)掌握倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出庫(kù)情況,及時(shí)與客戶服務(wù)人員、倉(cāng)庫(kù)、車隊(duì)、聯(lián)系,確保作業(yè)渠道的暢通 收到船卡后,對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,分析并制作大表(調(diào)度工作報(bào)表)。 每天保持與倉(cāng)庫(kù)的聯(lián)系,作好出倉(cāng)計(jì)劃,并把倉(cāng)庫(kù)反饋的信息及時(shí)通知各有關(guān)人員。 協(xié)調(diào)操作中產(chǎn)生的問(wèn)題,力爭(zhēng)使各種問(wèn)題迎刃而解。 掌握船舶動(dòng)態(tài)和貨源情況,及時(shí)調(diào)整作

39、業(yè)計(jì)劃。 保持與車隊(duì)的聯(lián)系,保證提箱,運(yùn)箱,進(jìn)港的順利完成。 及時(shí)把箱號(hào)報(bào)給報(bào)關(guān)員,使報(bào)關(guān)工作能盡快完成。 對(duì)查驗(yàn)貨物,及時(shí)通知現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度,要求配合報(bào)關(guān)員作好查驗(yàn)工作。 遇箱子沖關(guān),退關(guān),更改等,及時(shí)與現(xiàn)場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)、車隊(duì)有關(guān)人員聯(lián)系,重箱進(jìn)港后,及時(shí)與現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系,了解和跟蹤船舶配載情況。 “調(diào)度工作表”上并及時(shí)通報(bào)給客戶服務(wù)。第24頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES6-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第六章標(biāo)題： 計(jì)劃調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書 根據(jù)公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),仔細(xì)審核帳單,并登記在“調(diào)度工

40、作表”上備查。 發(fā)現(xiàn)有非正常費(fèi)用,及時(shí)與客戶服務(wù)人員或有關(guān)人員聯(lián)系待到確認(rèn)后,及時(shí)通知財(cái)務(wù)補(bǔ)收。 每月審核的帳單一般在5個(gè)工作日內(nèi)完成,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后在運(yùn)費(fèi)清單上簽名,并填請(qǐng)款單交財(cái)務(wù)。 4.5統(tǒng)計(jì),歸檔 根據(jù)“調(diào)度報(bào)表”按船公司,倉(cāng)庫(kù),車隊(duì)和銷售部門進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)每月的箱量。 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到準(zhǔn)時(shí),準(zhǔn)確,每月3日前將上月的箱量統(tǒng)計(jì)交給經(jīng)理室,財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理。 將上月的“調(diào)度工作表”和船卡歸檔,做到及時(shí)完整,有案可查。第25頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES7-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期

41、： 章節(jié)號(hào)： 第七章標(biāo)題： 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書報(bào)關(guān)單證交接聯(lián)辦會(huì)議船公司或船代理現(xiàn)場(chǎng)港 區(qū)報(bào) 關(guān)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度計(jì)劃調(diào)度 主要內(nèi)容與適用范圍 本指導(dǎo)書規(guī)定了貨代海運(yùn)出口現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度的操作規(guī)范 本指導(dǎo)書適用于貨代海運(yùn)出口現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度的作業(yè)環(huán)節(jié) 服務(wù)技術(shù)文件和資料控制程序 客戶提供物資的控制程序 服務(wù)提供和可追溯性管理程序 海運(yùn)出口服務(wù)質(zhì)量控制程序 糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序 說(shuō)明 (1)交接清單 (2)場(chǎng)站收據(jù) (3)工作聯(lián)系單 (4)裝箱單 (5)危險(xiǎn)品集裝箱作業(yè)申請(qǐng)表 (6)集裝箱作業(yè)申請(qǐng)表 (7)船公司工作聯(lián)系單 (8)出口貨物提取通知書 (9)船卡 (10)調(diào)度工作報(bào)表 (11)配載信息 11-3 9,10

42、 (12)船舶動(dòng)態(tài) 12-2 34-1 12-1 8-4 8-3 1,2-1 7,11-1 6-2,8-2,11-2,5-2 23-3 23-2,4-2,5-1 6-1,8-1 第26頁(yè) 共37頁(yè)Exportation Sea海運(yùn)出口部作業(yè)指導(dǎo)書Document No:文件編號(hào)：ADP/ES7-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期： 章節(jié)號(hào)： 第七章標(biāo)題： 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度作業(yè)指導(dǎo)書 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是完成場(chǎng)站收據(jù)與船公司、港區(qū)現(xiàn)場(chǎng)的交接,詳細(xì)、及時(shí)的了解各港區(qū)的船舶動(dòng)態(tài),同時(shí)完成更改箱單,設(shè)備交接單,沖關(guān),跟蹤等工作,并與計(jì)劃調(diào)度保持密切的聯(lián)系,使出運(yùn)的貨物得以順利出境的過(guò)程,是整個(gè)海運(yùn)出口貨代操作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。 嚴(yán)