檔案管理中的信息化

1、檔案管理中的信息化    摘要：檔案管理信息化是推進(jìn)檔案管理科學(xué)發(fā)展的有效途徑，通過(guò)將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，不但可以提供檔案管理工作效率，還可以為檔案信息需求者提供更為便捷、全面的服務(wù)。本文通過(guò)對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，并分析了檔案管理中信息化建設(shè)的重要性，進(jìn)而提出加強(qiáng)檔案管理中信息化建設(shè)的策略。關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;重要性;信息化建設(shè)檔案是被保存?zhèn)洳榈膱D像、文字、聲音以及以其他形式存在的原始記錄，它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，是歷史的真實(shí)記載。檔案管理是運(yùn)用科學(xué)、合理的管理方式方法，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化

2、等活動(dòng)提供服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)入了辦公自動(dòng)化管理階段，這也促使檔案管理工作步入了信息化時(shí)代，逐步實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)文件或聲響文件等傳統(tǒng)文件、已保存的電子文檔整合成系統(tǒng)、有序的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的信息化。因此，本文對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討對(duì)提高檔案管理水平具有重要意義。一、檔案管理信息化概述(一)檔案管理信息化的概念檔案管理信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，也是必然選擇。其基本含義包括以下三個(gè)方面內(nèi)容：首先，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)服務(wù)性事業(yè)建設(shè)過(guò)程，也是一項(xiàng)智力型系統(tǒng)建設(shè)工程;其次，檔案信息化通過(guò)運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，極大地提升了管理效率，實(shí)現(xiàn)了效益最大化

3、;再次，處于現(xiàn)代信息技術(shù)工作環(huán)境中的檔案信息化，重新定位了檔案管理的新原則、新理論、新情況，并確立了檔案管理與服務(wù)的基本方法與模式，使檔案管理工作步入現(xiàn)代化管理。(二)檔案管理信息化的特征檔案管理信息化具備以下三個(gè)方面的特征：其一，檔案信息存取自動(dòng)化。由于在檔案管理中運(yùn)用了大量現(xiàn)代信息技術(shù)，從而促進(jìn)了電子檔案管理實(shí)現(xiàn)存取的自動(dòng)化;其二，檔案信息資源開(kāi)發(fā)智能化。由于檔案管理信息化取代了傳統(tǒng)檔案管理重復(fù)性的腦力勞動(dòng)，所以有更多的時(shí)間和精力置身于檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)中，即信息資源的智能型開(kāi)發(fā)，以滿足不同層次需求者的利用需要;其三，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。因特網(wǎng)為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供了最佳載體，實(shí)現(xiàn)了跨

4、越空間的障礙傳遞檔案信息，快捷地滿足信息需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。二、檔案管理中信息化建設(shè)的重要性(一)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理中的不足在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案資料的數(shù)量較大、調(diào)閱不方便，加之檔案管理人員崗位調(diào)動(dòng)會(huì)造成不必要的重復(fù)性工作或工作失誤，所以致使檔案管理工作效率低下。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案的數(shù)量會(huì)不斷增多，所占用的實(shí)地空間也會(huì)不斷擴(kuò)大，使得管理工作量只增不減，會(huì)存在檔案資料流失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)可以有效地改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理存在的這些不足之處，更好地為信息時(shí)代下各企事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。(二)有利于檔案資料保存完整檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)是具備綜合性，可以對(duì)有價(jià)值的所有電子文件進(jìn)行歸檔、

5、監(jiān)控、管理，并且根據(jù)資料的特性不同進(jìn)行存儲(chǔ)，確保資料保存的完整性。此外，檔案管理部門(mén)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施分層管理，讓同一單位不同部門(mén)自行管理檔案信息，進(jìn)一步提高了檔案資料的完整性。(三)有利于提高檔案管理工作效率，降低管理成本檔案管理信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)資料信息的網(wǎng)絡(luò)共享，通過(guò)建立授權(quán)查閱機(jī)制和文檔一體化管理系統(tǒng)，極大地簡(jiǎn)化工作流程和工作量，從而達(dá)到節(jié)約物力、人力、財(cái)力資源的目的，降低檔案管理成本，提高檔案管理工作效率。三、加強(qiáng)檔案管理中信息化建設(shè)的策略檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，檔案信息接收、存儲(chǔ)、傳遞以及提供服務(wù)的一體化，檔案信息的高度共享以及引發(fā)檔案管理模式的變革。所以，

6、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個(gè)方面著手：(一)構(gòu)建檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)遵循的行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范。我國(guó)檔案管理雖然存在很多標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，但是卻呈現(xiàn)出多頭管理、分散管理、各自為政的局面，加之信息化建設(shè)的深度和進(jìn)程參差不齊，所以構(gòu)建和實(shí)施檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)勢(shì)在必行。這就要求信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不僅要在管理技術(shù)上體現(xiàn)權(quán)威性，更要在信息化建設(shè)和使用中具備強(qiáng)制性和指導(dǎo)性，使技術(shù)、制度、法律在標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建中得到全面涉及。筆者認(rèn)為檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)包括以下四個(gè)方面：其一，檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化。這是信息化建設(shè)的前提條件，應(yīng)制定全國(guó)統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)，就采集方式、

7、采集質(zhì)量、采集方式等方面制定制度標(biāo)準(zhǔn);其二，檔案信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化。在將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過(guò)程中，應(yīng)制定全新的標(biāo)準(zhǔn)符合信息化建設(shè)與管理的需要，如文字、圖像、音頻、圖形、視頻等不同檔案源的存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，獨(dú)立文件、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)等模式標(biāo)準(zhǔn);其三，檔案信息開(kāi)發(fā)與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息開(kāi)發(fā)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化包括運(yùn)行于多系統(tǒng)如Linux、Windows、Unix等軟件的新標(biāo)準(zhǔn)以及Internet網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化，而應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一部署和規(guī)劃;其四，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。應(yīng)從信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、規(guī)劃，以及檔案信息的收集、加工、使用、保存全過(guò)程進(jìn)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。筆者建議國(guó)家檔案管理行政部門(mén)應(yīng)制定

8、和下達(dá)信息管理綱領(lǐng)性文件，以此為標(biāo)準(zhǔn)再由各使用單位根據(jù)自身實(shí)際情況制定管理制度。(二)檔案管理信息化制度建設(shè)完善的檔案管理制度是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，各單位應(yīng)根據(jù)自身工作的實(shí)際需要，建立健全各項(xiàng)制度：其一，制定信息網(wǎng)絡(luò)定期檢查維護(hù)制度。為了進(jìn)一步確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，必須對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的程序、內(nèi)容等事項(xiàng)進(jìn)行檢查，及時(shí)地對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)與更新，以確保檔案管理的可靠、有效;其二，制定信息網(wǎng)絡(luò)管理制度。由于檔案網(wǎng)絡(luò)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，所以需要各部門(mén)相互協(xié)調(diào)工作，重點(diǎn)做好網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、使用、監(jiān)督、檢查等保障性工作;其三，制定網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)制度。檔案管理信息化建設(shè)的安全性是當(dāng)前應(yīng)重視的關(guān)鍵

9、性問(wèn)題。檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用可靠的安全技術(shù)，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施全方位防護(hù)，如防火墻、病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，從而消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患，為檔案信息工作營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)以人為本，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。一名合格的檔案管理人員不僅應(yīng)擁有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案信息系統(tǒng)的能力，不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)職業(yè)道德素質(zhì)，提升服務(wù)意識(shí)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)制定和實(shí)施有效措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，使其掌握新知識(shí)、新技能、新技術(shù)，具有廣闊的知識(shí)背景和現(xiàn)代信息素質(zhì)，從而更好地做好檔案工作，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。結(jié)論：總而言之，信息時(shí)代的到來(lái)，帶動(dòng)了檔案管理的變革，檔案信息化成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案部門(mén)應(yīng)抓住這一機(jī)遇，積極做好檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)