長江公司-采購計劃管理實施方案

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上南車長江車輛有限公司ERP系統(tǒng)項目采購計劃管理實施方案（第二稿）北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所軟件工程研究中心二九年三月日 期：2009-02-27提 交 方：北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所長江公司項目組版 本 號：V2.00完成日期：2009-03-26專心-專注-專業(yè)保密聲明：這份文檔的制作版權(quán)屬于北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所（建議方案提交方，以下簡稱北自所）。文檔所涵蓋的信息僅提供給南車長江車輛有限公司（建議方案接收方，以下簡稱“長江公司”）。接收方所得到的全部信息及相關(guān)知識均屬于保密文件。這份文檔包含保密性的信息的所有權(quán)屬于北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所。這份保密性的信息僅提供給長

2、江公司，其目的在于由長江公司去評估北自所技術(shù)解決方案的可行性。在沒有得到北自所的事先許可的情況下，不允許直接或間接地提供或復(fù)印給與本項目無關(guān)的公司內(nèi)部或聯(lián)盟公司、個人以及其它公司，由于保密信息泄露造成的后果，長江公司將負(fù)責(zé)賠償和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。接收方同意這份文檔的版權(quán)屬于北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所。接收方同意這份文檔中所包含的保密信息及北自所私有信息的所有權(quán)屬于北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所。目 錄2 系統(tǒng)目標(biāo)與范圍2.1 實施目標(biāo)通過實施ERP采購計劃系統(tǒng)，實現(xiàn)： （1） 能夠及時準(zhǔn)確的編制長江公司物資采購計劃，實現(xiàn)以合理的物資儲備和資金占用來滿足企業(yè)的生產(chǎn)需要。（2） 規(guī)范計劃編制、合同審批流

3、程，加強(qiáng)控制，提高效率。 （3） 減少業(yè)務(wù)人員簡單的事物性工作，有更多時間從事供應(yīng)鏈管理工作。2.2 實施范圍（1） 本次采購計劃管理實施的范圍僅限于生產(chǎn)用物資；非生產(chǎn)用物資采購業(yè)務(wù)延用原采購訂單流程管理。（2） 實施的主要部門包括總部生產(chǎn)運營部、市場營銷部，分公司采購供應(yīng)處。3 方案概述1) 集采自采物資使用現(xiàn)有劃分原則：制造BOM中采購物料為集采物料；其余物料為自采物資。2) 改變采購計劃編制方式：n 新造車（含訂單試制車）、新造配件、貨修車所需外購配件和原材料采購需求通過物料需求計劃MRP生成；n 進(jìn)口件的采購需求、試修車的采購需求、科研車采購需求、戰(zhàn)略采購需求、緊急采購需求采用分類申請

4、、審批方式管理；n 機(jī)物料等消耗性材料按訂貨點方式管理；3) 生產(chǎn)用物資設(shè)置采購指導(dǎo)價，采購指導(dǎo)價制定方式有以下兩種：n 對于主要物料（指生產(chǎn)常用的、大規(guī)模的、關(guān)鍵和重要的以及采購成本較高的物料，如型鋼、板材、零部件、焊絲焊條等），財務(wù)部門價格管理員根據(jù)市場價格波動情況給出采購指導(dǎo)價；n 為了減少采購指導(dǎo)價的維護(hù)工作量，其他物料暫以計劃價格（計劃價參考不含稅的采購平均價，每年調(diào)整一次）乘以系數(shù)（系數(shù)由財務(wù)部門價格管理員給出）作為采購采購指導(dǎo)價，在實際業(yè)務(wù)過程中維護(hù)調(diào)整物料的采購指導(dǎo)價。4) 規(guī)范采購業(yè)務(wù)，設(shè)置不同的合同審批流程，強(qiáng)化各部門職責(zé)，并將采購計劃生成采購合同流程納入ERP系統(tǒng)管理，實

5、現(xiàn)采購計劃、紙質(zhì)采購合同、ERP系統(tǒng)采購訂單之間的一致。采購合同審批模式包括以下四種：n 招標(biāo)采購，按照公司采購業(yè)務(wù)管理規(guī)定，需要進(jìn)行招標(biāo)的物料采購。采購計劃員根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。n 戰(zhàn)略采購，包括根據(jù)市場的價格波動進(jìn)行的以儲備為目的大宗采購、為某些戰(zhàn)略目標(biāo)而進(jìn)行的物資采購。采購計劃員確定供應(yīng)商和價格，依據(jù)審核通過后的需求申請編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如果超過物料指導(dǎo)

6、價，首先報財務(wù)管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。n 緊急采購，指在產(chǎn)車缺料、工藝臨時變更等急需物料，正常采購已經(jīng)不能滿足采購周期而進(jìn)行的采購活動。采購計劃員依據(jù)審核通過的需求申請編制采購合同，報采購計劃主管審核、采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)（正職）審批，審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統(tǒng)生成采購訂單n 標(biāo)準(zhǔn)采購，除了招標(biāo)采購、戰(zhàn)略采購、緊急采購?fù)獾奈锪喜少?。采購計劃員通過詢價和與供應(yīng)商洽談方式確定供應(yīng)商和采購價格，依據(jù)審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，如果超

7、過物料指導(dǎo)價，首先報財務(wù)管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。5) 加強(qiáng)供應(yīng)商管理，設(shè)置供應(yīng)商的準(zhǔn)入、退出和評價機(jī)制，保證分公司對供應(yīng)商評估權(quán)重，供貨及時、質(zhì)檢合格率、售后服務(wù)等考核指標(biāo)由各分公司按照實際情況評定，價格考核指標(biāo)由總部按照實際情況評定。通過供應(yīng)商管理為提高采購實物質(zhì)量、保證交貨期、降低采購成本提供保障。（具體方案在供應(yīng)商系統(tǒng)實施時進(jìn)行描述）6) 總部采購計劃員加強(qiáng)集采物資的跟催，到貨接收時與分公司做好交接直到入庫為止，后續(xù)物流由分公司管理，嚴(yán)格按照采購業(yè)務(wù)管理流程執(zhí)行。7) 審計部門在采購指導(dǎo)價格體系制定、采購合同簽訂與

8、執(zhí)行過程中進(jìn)行監(jiān)督，定期對采購部門的合同進(jìn)行核查、審計和評估。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，公司將按有關(guān)規(guī)定對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，同時取消相關(guān)供應(yīng)商的供貨資格。8) 采購計劃管理總體流程n 集采物料采購管理流程：n 集采物資采購計劃編制流程：n 自采物資采購計劃管理流程：4 集采計劃管理主要業(yè)務(wù)流程4.1 集采物資正常采購模式4.1.1 集采物資MRP采購需求編制流程集采物資MRP采購需求編制流程適用于新造車（批量、訂單試制）、貨修車、新造配件的采購需求編制。圖1. 集采物資MRP采購需求編制流程流程說明：（1） 市場營銷部營銷策劃員按照銷售預(yù)測管理流程規(guī)定，每個月發(fā)布一次預(yù)測信息，預(yù)測近三個月銷售計劃，

9、并將預(yù)測產(chǎn)品排產(chǎn)需求單提供相關(guān)部門，預(yù)測需求轉(zhuǎn)為銷售合同或預(yù)測需求撤消后的一個工作日內(nèi)提報預(yù)測產(chǎn)品排產(chǎn)需求撤銷單。生產(chǎn)計劃主管根據(jù)市場營銷部提供的預(yù)測產(chǎn)品排產(chǎn)需求單錄入產(chǎn)品預(yù)測信息，根據(jù)預(yù)測產(chǎn)品排產(chǎn)撤消單調(diào)整產(chǎn)品預(yù)測信息。（2） ERP系統(tǒng)中，新車型簽訂的銷售訂單為兩份，一份為試制車銷售訂單，一份為批量車銷售訂單。生產(chǎn)計劃主管接到樣機(jī)試制通知后，將試制車銷售訂單以預(yù)測的方式錄入系統(tǒng)，讀入批量車銷售訂單并承諾，采購計劃主管編制完采購計劃后，以O(shè)A形式通知生產(chǎn)計劃主管，生產(chǎn)計劃主管刪除錄入的試制車的預(yù)測信息。制造BOM傳入ERP系統(tǒng)后，采購計劃主管重新編制采購計劃。（3） 試制車排產(chǎn)前，工藝研究所

10、工藝人員根據(jù)產(chǎn)品研究所提供的特殊材料采購清單給出特殊采購BOM，批量投產(chǎn)前給出制造BOM。（4） 試制車完工后，采購計劃主管需要重新編制批量車的采購計劃，進(jìn)行采購。（5） 對于采購直送件，將采購需求導(dǎo)出到EXCEL表格中，作為外協(xié)直送供應(yīng)商的預(yù)排產(chǎn)計劃，實際送貨計劃按照日領(lǐng)送料計劃或配送計劃執(zhí)行。4.1.2 特殊采購BOM編制流程此流程用于已經(jīng)有了特殊材料采購清單，但是還沒有制造BOM，為了編制采購計劃，將特殊材料采購清單轉(zhuǎn)換成特殊采購BOM。圖2. 特殊采購BOM編制流程流程說明：（1） 產(chǎn)品研究所主管設(shè)計師根據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)流程給出特殊材料采購清單。（2） 工藝研究所主管工藝師根據(jù)特殊材料采購

11、清單，給出特殊采購BOM。配件產(chǎn)品研究所已經(jīng)給出圖號，可以指導(dǎo)采購，但是原材料沒有給出規(guī)格，不能指導(dǎo)采購，所以工藝人員必須給出原材料編碼，用于指導(dǎo)采購。（3） 維護(hù)特殊采購BOM時，將特殊材料采購清單中的物料維護(hù)到新車型產(chǎn)品編碼下，只有一層。（4） 產(chǎn)品研究所特殊材料采購清單發(fā)布兩天后，工藝研究所需要完成特殊采購BOM維護(hù)并傳入ERP系統(tǒng)，否則會壓縮采購周期時間。（5） 制造BOM傳入ERP系統(tǒng)后，采購計劃主管重新編制采購計劃。4.1.3 集采物資采購協(xié)議審批流程集采物資MRP采購需求編制完成后，采購直送件需要定義采購協(xié)議，在采購物資辦理直送業(yè)務(wù)時，自動讀取采購協(xié)議的價格產(chǎn)生應(yīng)付單據(jù)。圖3.

12、集采物資采購協(xié)議審批流程流程說明：（1） 采購歸口部門采購計劃員使用此流程定義沒有協(xié)議的采購直送件采購協(xié)議。（2） 直送協(xié)議的價格是采用定價制，由財務(wù)根據(jù)供應(yīng)核定的定額數(shù)據(jù)制定采購價格。4.1.4 集采物資需求申請審批流程試修車采購需求、進(jìn)口物料采購需求、科研車采購需求、三包配件采購需求使用集采物資需求申請審批流程，審批流程使用工作流審批。圖4. 集采物資需求申請審批流程流程說明：進(jìn)口配件采購需求由市場營銷部綜合管理員負(fù)責(zé)提出需求申請以及后續(xù)業(yè)務(wù)，試修車采購需求、科研車采購需求、三包配件采購需求由生產(chǎn)運營部采購計劃員負(fù)責(zé)提出需求申請以及后續(xù)業(yè)務(wù)。4.1.5 集采物資集中采購計劃編制流程采購計劃

13、員使用此流程編制集采物資集中采購計劃，需求來源為集采物資MRP采購需求和審核通過后的需求申請。圖5. 集采物資集中采購計劃編制流程流程說明：（1） 采購計劃匯總后，計劃主管審核和部門領(lǐng)導(dǎo)審批時，對于有調(diào)整的數(shù)據(jù)應(yīng)該重點關(guān)注。（2） 采購計劃匯總后，應(yīng)該對匯總后的采購數(shù)量按照采購包裝規(guī)格進(jìn)行取整。（3） 采購計劃調(diào)整時，只能調(diào)整需求申請數(shù)（調(diào)整后）、MRP采購需求（調(diào)整后），不能直接調(diào)整匯總數(shù)。4.1.6 集采物資采購合同審批流程集采物資正常采購模式采購合同審批分為二種，招標(biāo)采購合同審批流程、標(biāo)準(zhǔn)采購合同審批流程。集采物資招標(biāo)采購合同審批流程：圖6. 集采物資招標(biāo)采購合同審批流程流程說明：（1）

14、 采購計劃編制完成后，采購部門通過招標(biāo)方式確定供應(yīng)商和采購價格； （2） 供應(yīng)商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統(tǒng)中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電子采購合同通過工作流方式提交采購計劃主管審核、采購歸口部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3） 審核全部通過后，采購計劃員負(fù)責(zé)打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。集采物資標(biāo)準(zhǔn)采購合同審批流程：圖7. 集采物資標(biāo)準(zhǔn)采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門通過詢價和與供應(yīng)商洽談，確定供應(yīng)商和采購價格。（2） 供應(yīng)商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統(tǒng)中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電

15、子采購合同通過工作流方式提交財務(wù)管理部審核、采購計劃主管審核、采購歸口部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，其中合同價格低于采購指導(dǎo)價則不經(jīng)過財務(wù)部審核。（3） 審批通過后，采購計劃員負(fù)責(zé)打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。4.2 集采物資戰(zhàn)略采購模式采購計劃員使用此流程進(jìn)行戰(zhàn)略物資的采購。集采物資戰(zhàn)略采購合同審批流程：圖8. 集采物資戰(zhàn)略采購合同審批流程流程說明：（1） 采購計劃員根據(jù)戰(zhàn)略采購?fù)ㄖ?，編制?zhàn)略采購計劃。（2） 采購計劃員依據(jù)審批通過后的戰(zhàn)略需求申請編制采購合同，并報采購計劃主管審核、采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如果采購價格超過采購指導(dǎo)價，則、先報財務(wù)部門審核價格。（3

16、） 審批通過后，采購計劃員負(fù)責(zé)打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。4.3 集采物資緊急采購模式采購計劃員使用此流程編制緊急物資的采購。集采物資緊急采購合同審批流程：圖9. 集采物資緊急采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門計劃員需要寫明緊急采購的原因，績效考核時使用。（2） 正常采購不能滿足采購周期的物料，使用此流程，直接編制采購合同審批。（3） 采購計劃員依據(jù)審核通過的需求申請編制采購合同，并報采購計劃主管審核、采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)正職審批，通過后簽訂采購合同并下發(fā)生成分公司采購訂單。4.4 集采物資采購指導(dǎo)價審批流程此流程用于財務(wù)管理部制定和維護(hù)集采物資采購指導(dǎo)價。集采物

17、資采購指導(dǎo)價審批流程：圖10. 集采物資采購指導(dǎo)價審批流程流程說明：（1） 財務(wù)管理部價格管理員維護(hù)采購指導(dǎo)價信息，對于主要產(chǎn)品的主要物料，價格管理員根據(jù)市場價格波動情況，給出采購指導(dǎo)價；其他物料以計劃價格乘以系數(shù)（價格管理員給出）作為采購指導(dǎo)價。（2） 業(yè)務(wù)過程中，價格管理員要不斷維護(hù)更新采購指導(dǎo)價，更新維護(hù)完成后通過工作流方式報財務(wù)管理部價格主管審核、財務(wù)管理部領(lǐng)導(dǎo)審批。5自采物資采購計劃管理主要業(yè)務(wù)流程5.1 自采物資需求申請審批流程 試修車采購需求、BOM中沒有的輔料使用自采物資需求申請審批流程編制自采物資采購需求。圖11. 自采物資需求申請審批流程流程說明：（1） 分公司采購歸口部門

18、采購計劃員以需求申請的方式錄入制造BOM沒有的輔料、試修車的采購需求，報采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（2） 分公司采購歸口部門采購計劃員對審核通過的需求申請編制自采物資采購計劃。5.2 自采物資采購計劃編制流程 分公司采購計劃員使用此流程編制自采物資采購計劃，需求來源有審批后的需求申請、生產(chǎn)計劃編制后的自采物資采購需求、訂貨點物料。圖12. 自采物資采購計劃編制流程流程說明：（1） 分公司采購計劃員編制采購后，采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審核采購計劃。（2） 對于有調(diào)整的采購計劃，需要查看調(diào)整原因，采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批應(yīng)重點關(guān)注。5.3 自采物資采購合同審批流程 分公司自采物資采購合同只有標(biāo)準(zhǔn)采購一種模式。分公

19、司采購計劃員編制完成自采物資采購計劃后，使用此流程通過工作流報相關(guān)部門審批。圖13. 自采物資采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門通過詢價和與供應(yīng)商洽談，確定供應(yīng)商和采購價格。（2） 供應(yīng)商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統(tǒng)中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電子采購合同通過工作流方式提交采購歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（3） 采購價格超過采購指導(dǎo)價，首先報財務(wù)管理部審批價格，通過后報采購規(guī)歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（4） 審核全部通過后，采購計劃員負(fù)責(zé)打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統(tǒng)生成采購訂單。5.4 自采物資采購指導(dǎo)價審批流程此流程用于財務(wù)處制定和維護(hù)自采物資采

20、購指導(dǎo)價。自采物資采購指導(dǎo)價審批流程：圖14. 自采物資采購指導(dǎo)價管理流程流程說明：（1） 財務(wù)處價格管理員維護(hù)采購指導(dǎo)價信息，以計劃價格乘以系數(shù)（價格管理員給出）作為采購指導(dǎo)價。（2） 業(yè)務(wù)過程中，價格管理員要不斷維護(hù)更新采購指導(dǎo)價，更新維護(hù)完成后通過工作流方式報財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)審批。6實施推進(jìn)關(guān)注點與管理保障措施（1） 為保證采購計劃編制的準(zhǔn)確性和及時性，工藝部門應(yīng)及時準(zhǔn)確提供完整的制造BOM或特殊采購BOM，生產(chǎn)計劃部門應(yīng)有準(zhǔn)確的排產(chǎn)信息。（2） 采購計劃員必須每天檢查物料缺件信息，以便盡早發(fā)現(xiàn)缺料信息，及時采購，避免因為缺料而停產(chǎn)；（3） 通過不斷優(yōu)化生產(chǎn)用物資的批量標(biāo)準(zhǔn)和采購提前期，降低庫

21、存占用；（4） 審計和財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)事前控制和事后評估，規(guī)范采購管理。7上線準(zhǔn)備工作說明7.1 基礎(chǔ)信息準(zhǔn)備明細(xì)說明7.1.1 相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備1、 物料定義中責(zé)任部門、計劃方法、批量方法、批量數(shù)量、訂貨點、訂貨數(shù)量、取整倍數(shù)、提前期種類、固定提前期、集采標(biāo)記、自采標(biāo)記。其中：（1） 計劃方法，機(jī)物料等消耗性材料采用訂貨點方式組織采購，其余物料采用MRP方式組織采購；（2） 批量方法， PE1 -周期批量1，和批量數(shù)量一起使用；（3） 批量數(shù)量，與批量方法相對應(yīng)，此數(shù)據(jù)為周期時間（以天為單位），從存在物料需求計劃的第一天開始，將以后周期時間內(nèi)的需求計劃進(jìn)行匯總；（4） 訂貨點，又稱訂貨點數(shù)量，當(dāng)庫存數(shù)量降到訂貨點時，提醒采購部門要開始新的采購或生產(chǎn)部門要安排新的生產(chǎn)計劃，以防止缺料發(fā)生。計劃方法選擇訂貨點