檔案的立卷方法和要求

1、檔案的立卷方法和要求3.3.科學(xué)研究的可靠資料科學(xué)研究的可靠資料 檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料: :一一方面方面, ,專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄, ,可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒接借鑒; ;另一方面另一方面, ,從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中, ,為各項(xiàng)研究為各項(xiàng)研究活動提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料活動提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料. .所以所以, ,檔檔案是科學(xué)研究的必要條件案是科學(xué)研究的必要條件. .4.4.宣傳教育的生動素材宣傳教育的生動素材 利

2、用檔案寫回憶錄、著書、演講報告利用檔案寫回憶錄、著書、演講報告, ,進(jìn)行文藝創(chuàng)作、舉進(jìn)行文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽等宣傳教育活動辦各種展覽等宣傳教育活動, ,都富有強(qiáng)烈的說服力和感染力都富有強(qiáng)烈的說服力和感染力. .5.5.維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律書證維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律書證 檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史的檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史的某些事實(shí)某些事實(shí), ,作為證實(shí)國家、集體和個人正當(dāng)利益的書面文件作為證實(shí)國家、集體和個人正當(dāng)利益的書面文件, ,許多單位和個人以檔案為證據(jù)許多單位和個人以檔案為證據(jù), ,解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著

3、作權(quán)等各種糾紛等各種糾紛, ,也有的人證實(shí)了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、也有的人證實(shí)了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題福利待遇方面的諸多問題. . 2. 檔案部門整理的弊端檔案部門整理的弊端 由檔案部門整理歸檔文件會產(chǎn)生以下弊端：由檔案部門整理歸檔文件會產(chǎn)生以下弊端：由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業(yè)量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業(yè)務(wù)工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯(lián)系，務(wù)工作和文件處理過程，

4、不掌握文件之間的聯(lián)系，因此立卷的工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。因此立卷的工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時要到檔案部門查閱，這就給就歸檔，每次需要時要到檔案部門查閱，這就給文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時文件存在個人手里，極易丟失，他人又量。同時文件存在個人手里，極易丟

5、失，他人又無法利用。無法利用。 3.文件部門整理的優(yōu)點(diǎn)文件部門整理的優(yōu)點(diǎn) 1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān)、本部門可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān)、本部門業(yè)務(wù)工作情況，了解文書處理過程的長處，有利業(yè)務(wù)工作情況，了解文書處理過程的長處，有利于提高整理的質(zhì)量和工作的效率。于提高整理的質(zhì)量和工作的效率。 2）文件在本部門隨時歸卷，可以防止文件散失，文件在本部門隨時歸卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。完整和保密。 3）文書部門暫存當(dāng)年文件，方便了本部門工作文書部門暫存當(dāng)年文件，方便了本部門工作人員對文件的查閱，也便

6、于平時文件的收集。人員對文件的查閱，也便于平時文件的收集。 4）有利于檔案工作的全面開展。有利于檔案工作的全面開展。 三三.立卷的準(zhǔn)備立卷的準(zhǔn)備1.什么叫立卷什么叫立卷 將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程價值分類組成案卷的整理過程.2.立卷的準(zhǔn)備立卷的準(zhǔn)備第一準(zhǔn)備工作是對本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的第一準(zhǔn)備工作是對本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的 、和和的要求的要求,逐一鑒別、分類、整理逐一鑒別、分類、整理,最終歸檔最終歸檔.第二準(zhǔn)備是平時歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經(jīng)處理完第二準(zhǔn)備是平時歸卷。依照編制好的立卷

7、類目，將已經(jīng)處理完畢的文件材料，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入臨時卷夾（或卷畢的文件材料，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入臨時卷夾（或卷盒）內(nèi)，這就是平時歸卷。平時歸卷要求盒）內(nèi)，這就是平時歸卷。平時歸卷要求“隨辦隨歸隨辦隨歸”，不能，不能積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據(jù)形成文件材的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據(jù)形成文件材料的實(shí)際情況，隨時修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款。料的實(shí)際情況，隨時修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款。 e e） 歸檔文件材料字跡工整，用碳素、藍(lán)黑墨水書寫；歸

8、檔文件材料字跡工整，用碳素、藍(lán)黑墨水書寫；圖紙必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，字圖清晰，紙質(zhì)優(yōu)良圖紙必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，字圖清晰，紙質(zhì)優(yōu)良. .2.2.案卷的組織方法案卷的組織方法( (也叫歸檔文件組卷原則也叫歸檔文件組卷原則. .是辦法的是辦法的第第1616條條) )1)1)文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件。并且一件，來文與復(fù)文

9、為一件，去文與復(fù)文為一件。并且按年度按年度- -保管期限保管期限( (再按文件材料的不同內(nèi)容分別組卷再按文件材料的不同內(nèi)容分別組卷) )分類分類. .2)2)地質(zhì)項(xiàng)目檔案以每一課題為單元組成案卷地質(zhì)項(xiàng)目檔案以每一課題為單元組成案卷, ,它具有它具有專題性、成套性特點(diǎn)專題性、成套性特點(diǎn), ,如果文件材料多的話如果文件材料多的話, ,可分階段可分階段( (開題開題、中期、成果鑒定、中期、成果鑒定)分別組卷歸檔分別組卷歸檔. .重要項(xiàng)目的重要項(xiàng)目的科技文件材料應(yīng)復(fù)制二份至三份配套歸檔?？萍嘉募牧蠎?yīng)復(fù)制二份至三份配套歸檔。3 3）基建檔案按每一工程項(xiàng)目）基建檔案按每一工程項(xiàng)目( (名稱名稱) )為單

10、元來組成案卷為單元來組成案卷, ,它具有成套性特點(diǎn)它具有成套性特點(diǎn), ,一般按一項(xiàng)一卷，一項(xiàng)有多卷的按一般按一項(xiàng)一卷，一項(xiàng)有多卷的按工程階段排列組卷。工程階段排列組卷。4 4）設(shè)備檔案按設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合名稱）設(shè)備檔案按設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合名稱、型號分類組型號分類組成案卷成案卷, ,一個型號的文件材料組一個或幾個案卷一個型號的文件材料組一個或幾個案卷. .5) 5) 會計(jì)檔案應(yīng)將一本憑證作為一個保管單位。對于賬會計(jì)檔案應(yīng)將一本憑證作為一個保管單位。對于賬簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個保管單位。會簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個保管單位。會計(jì)報表的整理，是將年報、季報和月報分開，同時也考

11、計(jì)報表的整理，是將年報、季報和月報分開，同時也考慮報表的多少來組成保管單位。使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會慮報表的多少來組成保管單位。使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保存打印件。并且按年度計(jì)核算的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保存打印件。并且按年度- -名名稱分類稱分類. .可分為憑證可分為憑證、帳簿、報表、其它、帳簿、報表、其它.結(jié)合保管期限結(jié)合保管期限分別組成案卷分別組成案卷.6)6)房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以一棟樓為單元?dú)w檔。立卷，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以一棟樓為單元?dú)w檔。 3.3.案卷內(nèi)排序案卷內(nèi)排序( (辦法的十七條辦法

12、的十七條) ) 1) 1) 管理內(nèi)容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時管理內(nèi)容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序是：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正是：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后. . 2) 2) 項(xiàng)目課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定項(xiàng)目課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列階

13、段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列( (如文如文字混合卷字混合卷: :文字在前、圖件在后文字在前、圖件在后).). 3)3)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工（初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等排列程竣工驗(yàn)收等排列( (如文字混合卷如文字混合卷: :文字在前、圖件在文字在前、圖件在后后).). 4.案卷編目方法案卷編目方法(辦法的第十八條辦法的第十八條)4.1.文書檔案案卷編目方法文書檔案案卷編目方法4.1.1填制文件目錄和加蓋歸檔章填制文件目錄和加蓋歸檔章 文書檔案應(yīng)對案卷內(nèi)的文件填制文件目錄文書檔案應(yīng)對案卷內(nèi)的文件填制文件目錄,按照卷內(nèi)排列順序按照卷內(nèi)排列順序逐件編目，比如來文與復(fù)文為一件時逐件編目，比如來文與復(fù)文為一件時,只對復(fù)文進(jìn)行編目只對復(fù)文進(jìn)行編目.并在并在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(也就是也就是說在一件的首頁空白位置說在一件的首頁空白位置).歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)、問題等選擇項(xiàng)。限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置