中鐵集團物資管理程序(doc12頁)

1、中鐵集團物資管理程序0 目的 對物資采購過程、進貨檢驗和試驗過程、采購 / 顧客提供產(chǎn)品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化學(xué)品的標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放過程實施控制，確保所提供的物資符合工程質(zhì) 量、社會環(huán)境和職業(yè)平安健康管理的要求。1 適用范圍 適用于集團公司工程工程所需主要物資的控制和管理。2 術(shù)語和定義2.1 本 程 序 中 的 術(shù) 語 采 用 GB/T19000-2000 標(biāo) 準(zhǔn) 、 GB/T24001-1996 標(biāo) 準(zhǔn) 、 GB/T28001-2001 標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。2.2 工程部:包括工程工程部在內(nèi)的集團公司在某工程上進行管理的派出機構(gòu)。2.3 采供部門 :指集團公司在某工程上實施采購

2、職能的單位或部門。3 職責(zé)3.1 設(shè)物部3.1.1 負責(zé)擬制并督導(dǎo)本程序文件的執(zhí)行；3.1.2 負責(zé)定期整理公布“合格供方名錄 ；3.1.3 對集團公司工程工程物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安等管理工作進行監(jiān)督檢查 ;3.2 工程部3.2.1 貫徹執(zhí)行集團公司制定的各項物資管理規(guī)定；3.2.2 負責(zé)制定本工程的?物資管理實施規(guī)那么? ；3.2.3 組織本工程工程所需主要物資的招標(biāo)采購活動；3.2.4 負責(zé)甲方供給物資申請方案的審核、 自采主要物資采購方案的審批及工程完工后的 材料結(jié)算和價差清算；3. 2.5 組織對本工程物資質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安等管理工作實施監(jiān)督、檢查；3.2.6 負責(zé)協(xié)調(diào)、

3、處理本工程經(jīng)理部的供需關(guān)系 .3.3 采供部門3.3.1 負責(zé)實施集團公司工程工程的主要物資采購供給并對采購物資的質(zhì)量負責(zé) ; 3.3.2 參 與工程經(jīng)理部組織的招標(biāo)采購； 負責(zé)簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同，與用料單位簽訂內(nèi)部 “物 資供給合同；定期公布顧客提供物資和招標(biāo)采購物資清單；3.3.3 收集、整理合格供方評價資料，編制“合格供方名錄報工程部審批；定期對合格 供方進行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評；3.3.4 編制顧客提供物資的申請方案和自購物資的采購方案， 報工程部審批， 并組織實施 采購。3.3.5 在特殊情況下， 其物資采購職責(zé)經(jīng)工程經(jīng)理部審批后可書面委托有關(guān)單位采供部門 組織采購；3.3.6 負責(zé)所

4、有采購及顧客提供物資的驗收、進貨檢驗和試驗、搬運、貯存和發(fā)放工作；3.6.7 負責(zé)物資采購、運輸、保管過程中環(huán)境和職業(yè)健康平安管理工作。3.3.8 配合工程經(jīng)理部做好甲方供給物資的結(jié)算及價差清算工作。4 工作程序4.1 物資采購物資采購依據(jù)集團公司?物資供給方法?、?物資招標(biāo)采購方法?實行“法人采購、公開 招標(biāo)、采管別離、多方監(jiān)督的采購原那么和“集中供給、分層管理的供給管理方式。物資供方的選擇、評價準(zhǔn)那么：a采供部門根據(jù)所需采購的物資和招標(biāo)活動的安排進行市場調(diào)查，對主要材料的每個品 種選擇兩家以上供方，并對其生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽、質(zhì)量、價格、效勞和歷 史業(yè)績等進行現(xiàn)場評價或函件調(diào)查取證

5、，收集相關(guān)資質(zhì)材料。b調(diào)查供方的質(zhì)量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況；c調(diào)查供方的顧客滿意程度或其他用戶的使用經(jīng)驗；d如果供方是經(jīng)銷單位，還應(yīng)根據(jù)需要評價其經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)單位；e對產(chǎn)品的樣品進行評價；特別對一次性采購或購置量較小的一般性產(chǎn)品，在采購前對產(chǎn)品樣品進行直觀驗證或試用，并做出評價；f采供部門根據(jù)選擇和評價情況，填制“物資供方調(diào)查及評定記錄，并根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和對供方做出的評價結(jié)論，建立“合格供方名錄，經(jīng)采供部門負責(zé)人審核后報工程部審批， 據(jù)以組織采購，并于每年元月、七月報設(shè)物部備案。合格供方的管理a采供部門對合格供方進行動態(tài)管理。確因工程需要臨時增加“合格供方名錄以外的 供方時，執(zhí)行，并

6、及時經(jīng)工程部審核批準(zhǔn)，報設(shè)備部備案；b對合格供方定期進行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評，每半年一次；采供部門通過對自己的用戶進行調(diào)查和對供方提供的各項資料進行評定，填寫“供方質(zhì)量跟蹤及復(fù)評記錄；發(fā)現(xiàn)所供物資有質(zhì)量不合格，或某些檔案資料失效時，應(yīng)及時向該供方反應(yīng)，視其整改和提供資料 的情況確定是否繼續(xù)充當(dāng)合格供方；c設(shè)物部隨時掌握各工程部合格供方的動態(tài)情況， 并催促新增合格供方的評價選擇和上報 備案；每年元月、七月公布集團公司“合格供方名錄。采購信息管理a工程部嚴格執(zhí)行集團公司?物資供給方法?和?物資招標(biāo)采購方法?，組織有關(guān)單位對主要物資實行招標(biāo)采購；b采供部門編制主要物資申請采購方案報工程部審批；c采供部門根

7、據(jù)合格供方評價和招標(biāo)結(jié)果，考慮價格、交貨期、運輸方式、運距等因素選擇最優(yōu)采購方案并征求用料單位意見后，與合格供方簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同；工程部催促采供部門與需方簽訂“物資供給合同，嚴格實行合同供給，并建立采購合同清單；d當(dāng)合格供方不能滿足合同要求或零星購置時，可在“合格供方名錄以外的供方處采購但必須按本程序的規(guī)定進行評價，確認能滿足合同要求時方可進行采購；e如果采購物資的運輸委托外單位承包時，執(zhí)行，對其進行評價確定為合格供方后， 與之簽訂運輸承包合同或協(xié)議。f采購合同應(yīng)滿足?合同法?及集團公司?物資管理細那么?中有關(guān)規(guī)定和要求，明確采購產(chǎn)品的驗證方式，規(guī)定雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任及解決合同糾紛

8、方式。4.1.4 采購物資的驗證a當(dāng)組織或顧客要求在供方現(xiàn)場實施驗證時，采供部門須在采購合同中就驗證安排、形式、 內(nèi)容及放行方法做出規(guī)定；b采供部門在接收采購產(chǎn)品時對采購物資/顧客提供物資進行數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量、隨 貨技術(shù)證件等進行驗收，確認無誤后填制收料單并簽字；c采供部門不能把顧客對供方產(chǎn)品的驗證視作供方對質(zhì)量進行了有效控制的依據(jù)，采供部門仍須按規(guī)定進行驗證。4.2 產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性4.2.1 工程部在開工前應(yīng)明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資， 采供部門及各 工區(qū)物資部門根據(jù)要求制定實施措施；4.2.2 采供部門和各工區(qū)對采購 /顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批 /爐號、供

9、方及檢 驗和試驗狀態(tài)等內(nèi)容進行標(biāo)識；4.2.3 標(biāo)識方式可以用插掛標(biāo)簽、 劃分存放地點、 記錄標(biāo)識等方式； 注意識別和保護標(biāo)識， 防止不同類型的產(chǎn)品混用。4.3 進貨檢驗和試驗4.3.1 工程部技術(shù)部門根據(jù)合同要求， 在工程工程開工前應(yīng)制定進入工程主體的主要材料 如鋼材、水泥及外加劑、防水材料等的試驗要求和試驗方案，確定進貨檢驗和試驗 的操作方式如組建 /指定中心試驗室、確定試驗部門和采供部門職責(zé)等；如果委外試 驗，那么執(zhí)行 4.1.1 ，對受委托方的試驗資質(zhì)、信譽、試驗?zāi)芰Φ确矫孢M行評價，確定為合 格供方后，方可委托試驗。4.3.2 采供部門根據(jù)工程部下達的試驗要求和試驗方案及有關(guān)試驗標(biāo)準(zhǔn)，

10、對采購 /顧客提 供的主要材料進行送檢或委托經(jīng)授權(quán)的部門送檢；4.3.3 試驗部門對送檢樣品進行物理 /化學(xué)性能試驗，在得出試驗結(jié)果而未完成試驗報告 之前，試驗部門通過在送檢通知單上簽字或 通知采供部門試驗結(jié)果；4.3.4 試驗報告填寫完整后，其原件 /加蓋試驗單位套紅印章的復(fù)印件由試驗部門分發(fā)給 采供部門和各工區(qū)有關(guān)部門；4.3.5 采供部門應(yīng)建立進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳，并及時統(tǒng)計備查4.3.6 緊急放行a構(gòu)成工程實體的采購產(chǎn)品不準(zhǔn)緊急放行 ;b其它采購產(chǎn)品緊急放行時執(zhí)行相關(guān)文件。4.4 不合格品 / 糾正措施4.4.1 采供部門對采購物資或顧客提供物資， 經(jīng)直觀驗證或進貨檢驗和試驗后發(fā)

11、現(xiàn)不符合 采購合同或試驗標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求時，應(yīng)進行標(biāo)識、隔離、評審、記錄， 并填寫“采購不合格品報告；442應(yīng)立即通知有關(guān)供方，進行協(xié)商處置，處置結(jié)果應(yīng)由工程部確認；屬顧客提供的不 合格物資，應(yīng)向工程部報告，由工程部向顧客報告，由顧客負責(zé)自行處理；如果經(jīng)常發(fā)生采購的產(chǎn)品不合格， 采供部門應(yīng)分析原因，制定糾正措施，并由負責(zé) 人批準(zhǔn)實施；工程部負責(zé)跟蹤驗證糾正措施的實施情況；工程部應(yīng)經(jīng)常收集采購不合格品的信息，并將處置過程和結(jié)果以及相關(guān)記錄報設(shè)物 部備案。4.5物資搬運、貯存和發(fā)放對采購產(chǎn)品和顧客提供的產(chǎn)品的搬運、貯存和發(fā)放，應(yīng)執(zhí)行?物資管理細那么?和?鐵 路物資技術(shù)保管規(guī)程?中有關(guān)規(guī)

12、定；根據(jù)被搬運產(chǎn)品的特點，選用適宜的搬運設(shè)備、工具、搬運方法和防護措施，必要時采供部門負責(zé)人應(yīng)先對搬運人員進行培訓(xùn)，防止產(chǎn)品被損壞、腐蝕和污染等。根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇適宜的場地、庫房或容器進行貯存；對入庫貯存的物資應(yīng)嚴格 驗收，做好物資驗收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應(yīng)建立物資收、發(fā)、存明細 帳，做到帳、卡、物相符，并定期盤點，做好“物資月循環(huán)自點記錄；對顧客提供產(chǎn)品應(yīng)單獨存放保管，單獨建帳管理；應(yīng)做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備，并執(zhí)行定限額發(fā)料；發(fā)放物資應(yīng)堅 持先進先出原那么，有貯存期限要求的物資應(yīng)在限期內(nèi)發(fā)放，超過限期的應(yīng)重新檢驗合格 后使用。發(fā)放中應(yīng)做好產(chǎn)品保護或轉(zhuǎn)移。對顧客提供

13、產(chǎn)品在搬運、貯存和發(fā)放過程中發(fā)生喪失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時 向工程部報告，由工程部向顧客報告。顧客要求復(fù)議時由工程部牽頭，會同有關(guān)部門與 顧客進行復(fù)議，查明原因，分清責(zé)任，做好記錄，及時處理。4.6 數(shù)據(jù)分析采供部門每月對收、發(fā)、存動態(tài)進行統(tǒng)計，作為編制物資方案等管理工作的依據(jù)；設(shè)物部應(yīng)經(jīng)常收集工程部有關(guān)物資管理信息，并進行數(shù)據(jù)分析，以尋求改良時機。4.7 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品的采購、標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放，執(zhí) 行?危險物品管理規(guī)定?。4.8 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品在管理和使用過程中的環(huán)境和職業(yè)平安管 理執(zhí)行有關(guān)程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時，執(zhí)行? 應(yīng)急準(zhǔn)備

14、和響應(yīng)程序?。4.9 工程部應(yīng)經(jīng)常組織檢查本程序及有關(guān)物資管理方法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將 檢查結(jié)果和存在的問題以書面形式通報工程部所有單位，同時報設(shè)物部一份備案。4.10 設(shè)物部應(yīng)通過各種方式經(jīng)常 A類工程工程物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安管理 情況進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，形成記錄并進行分析，尋找改良時機。4.11 物資管理過程中產(chǎn)生的各項記錄執(zhí)行? 記錄控制程序?。5 相關(guān)/支持性文件5.1鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程；鐵路物資倉庫技術(shù)管理規(guī)定； 物資管理規(guī)那么； 物資供給方法；物資招標(biāo)采購方法； 危險物品管理規(guī)定； 中華人民共和國合同法； 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序； 記錄控制程序。相關(guān)記錄物資申請方案；

15、物資采購方案；物資供方及調(diào)查評定記錄及其檔案資料; 合格供方名錄；合格供方跟蹤與復(fù)評記錄； 采購產(chǎn)品有關(guān)技術(shù)證件； 試驗報告進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 物資驗收記錄 物資月循環(huán)自點記錄物資收、發(fā)、存明細帳及相關(guān)憑證 采購不合格品報告附表/附錄物資供方調(diào)查及評定記錄； 合格供方名錄；合格供方跟蹤與復(fù)評記錄； 進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 物資月循環(huán)自點記錄.采購不合格品報告5.25.35.45.55.65.75.85.966.16.26.36.46.56.66.76.86.96.106.116.1277.17.27.37.47.57.6返回物資供方調(diào)查及評定記錄單位：檔案號:供方全稱法人代表營

16、業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記號1、企業(yè)狀況 經(jīng)營范圍、 生產(chǎn)、供貨、 質(zhì)保能力及 信譽等2、提供本產(chǎn) 品的歷史情 況含供方及 其他顧客情 況3、綜合評價單位領(lǐng)導(dǎo)：評價人：日期：指揮部/工程部 審核人：日期：合格供方名錄填報單位領(lǐng)導(dǎo):簽字、蓋章編號:序號單位名稱 地址聯(lián)系 入冊時間檔案號供給材料名稱指揮部領(lǐng)導(dǎo)審批:日期:填表人:日期:合格供方跟蹤與復(fù)評記錄單位:供方單位名稱質(zhì) 量 跟 蹤 情 況說明采供部門的用戶總數(shù)、走訪了哪些用戶、用戶對供方產(chǎn)品質(zhì)量的評價 以及對采供部門的意見和建議合格 供 方 復(fù) 評 情 況注明對供方檔案資料有效性的驗證情況，并對其產(chǎn)品和效勞質(zhì)量等方面進 行綜合復(fù)評跟蹤與復(fù)評結(jié)論單位領(lǐng)導(dǎo)復(fù)評人日期材料進貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳填寫單位：頁碼： 第 頁序號材料名稱及型號規(guī)格批號或爐號供貨單位進貨時間進貨數(shù)量送檢時間試驗報告編號試驗單位檢驗和試驗結(jié)果說明：此表必須填寫進入工程主體的主要材料如鋼材、水泥、外加劑、砂石料、防水材料等；同批材料不同批號或爐號的分別填寫。試驗結(jié)果的填寫應(yīng)顯示符合/不符合的試驗標(biāo)準(zhǔn)名稱。物資月循