QuickBooks操作手冊(cè)

1、OuickBooks Premier-Accountant Edition 2021操作手冊(cè)一、 File1一 New Company新建一個(gè)公司1(二) Open or Restore Company翻開(kāi)備份、刪除備份記錄4三Open Previous Company翻開(kāi)最近賬套6四 Bacu Up Company備份數(shù)據(jù)7 (五Open Second Company 同時(shí)翻開(kāi)多個(gè)賬套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除10(二)Fixed Asset Item List固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除16(三)Currency List匯率

2、的轉(zhuǎn)換18三、Accountant20一Chart of Accounts會(huì)計(jì)科目的增加、修改、刪除等20二Chart of Accounts錄入憑證23三Working Trial Balance試算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center客戶(hù)的查看、添加、刪除27二Create Invoices銷(xiāo)售訂單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的錄入30三Reveive Payments應(yīng)收賬款的錄入32 四Credit Memo 銷(xiāo)售訂單退訂沖銷(xiāo)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的錄入.五、Vendors35(一)Vender Center供給商的查看、編輯、添加和刪除35 二Pay Bill應(yīng)付賬款的錄入

3、.六、Employees39(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除397、 Bank.41 (一Write Check填寫(xiě)考前須知、費(fèi)用的錄入.41 二Make Deposits填寫(xiě)考前須知、往來(lái)款的錄入.42 三Transfer Funds填寫(xiě)考前須知、預(yù)付款的錄入.42 四Credit Card 填寫(xiě)考前須知、信用卡的錄入.42 (五Memorized復(fù)制憑證.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables應(yīng)收賬款的查詢(xún)46二Sales銷(xiāo)售情況的查看51三Purchases采購(gòu)情況的查看55四 Custom Reports

4、所有憑證的查詢(xún)57五各類(lèi)明細(xì)賬59六查詢(xún)庫(kù)存明細(xì)賬60七Balance Sheet 、Profit & Loss 資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表查詢(xún)621、 File（1） New Company新建一個(gè)公司1、翻開(kāi)左上角菜單File-New Company，或者點(diǎn)擊Create a new company(二) Open or Restore Company翻開(kāi)備份(未在本機(jī)OuickBooks中翻開(kāi)過(guò)的備份,必須通過(guò)以下方式才能翻開(kāi))1、選擇File-Open or Restore Company2、點(diǎn)擊Next3、選Local backup，然后點(diǎn)擊Next4、選擇需要翻開(kāi)的備份，然后點(diǎn)擊“翻開(kāi)5.

5、點(diǎn)擊NEXT6、點(diǎn)擊保存,可選擇覆蓋原備份或另存其它路徑,注意有差異數(shù)據(jù)的管理;備注：有時(shí)局部數(shù)據(jù)打不開(kāi)，可能是路徑的問(wèn)題，最好放在電腦桌面或者直接放入盤(pán)不另外建立文件夾7、如果想去除曾經(jīng)翻開(kāi)過(guò)的帳套，選中要去除的帳套，然后點(diǎn)擊Edit List，進(jìn)入另外一個(gè)界面，再選擇帳套，點(diǎn)擊OK。去除歷史記錄幫助自己能快速找到想要的帳套。三Open Previous Company翻開(kāi)最近賬套如以下圖操作,可看到所有在系統(tǒng)中翻開(kāi)過(guò)的賬套,可任意選擇所需要翻開(kāi)的賬套（4） Bacu Up Company備份數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)備份至本地, 建議如有數(shù)據(jù)變化,及時(shí)備份,1.路徑如以下圖: 2.選擇Local b

6、ackup,然后點(diǎn)擊Next,進(jìn)行本地保存(五).同時(shí)翻開(kāi)多個(gè)賬套界面,操作路徑如下:1.點(diǎn)擊Open Second Company2.對(duì)于以以下表中已經(jīng)有的賬套,選中需要翻開(kāi)的賬套,點(diǎn)擊Open翻開(kāi),對(duì)于列表中沒(méi)有的賬套,那么點(diǎn)擊open or restor an existing company, 按翻開(kāi)備份的方法,翻開(kāi)本地備份.2、 Lists(1) Item Lists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除1、產(chǎn)品列表的查看：Lists-Item Lists，在這里，可以看到所有產(chǎn)品的名稱(chēng)、種類(lèi)、用途等詳細(xì)信息2、產(chǎn)品的增加、編輯、刪除等(1).Lists-Item Lists，翻開(kāi)存貨后，點(diǎn)擊

7、左下角Item的倒三角，就出現(xiàn)New,Edit Item等,可以新增、編輯，刪除存貨信息。備注：可以點(diǎn)擊右鍵，也同樣有產(chǎn)品增加、編輯、刪除等(2).本公司產(chǎn)品分兩類(lèi):1.Inventory Part(實(shí)體產(chǎn)品); 2.Service(運(yùn)費(fèi),維修費(fèi)等效勞類(lèi)),在新增產(chǎn)品時(shí),需特別注意必填工程,明細(xì)如以下圖一(實(shí)體產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置), 圖二(效勞類(lèi)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置)圖一: 圖二. (二)Fixed Asset Item List固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除,固定資產(chǎn)增加后,不能自動(dòng)生成憑證,需要手動(dòng)錄入憑證.點(diǎn)擊工具欄上的Lists-Fixed Asset Item List, 點(diǎn)擊固定資產(chǎn)列表左

8、下角的Item ，點(diǎn)擊倒三角，出現(xiàn)新增，編輯，增加、刪除等操作。(三)Currency List匯率的轉(zhuǎn)換翻開(kāi)Lists-Currency List，看銷(xiāo)售訂單的日期查詢(xún)當(dāng)天兌換美元匯率，錄入兌換匯率匯率查詢(xún)可以參與以下 1、 :/ oanda / 2、 :/ xe /三、Accountant(科目)一Chart of Accounts會(huì)計(jì)科目的增加、修改、刪除等1、翻開(kāi)Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 會(huì)計(jì)科目界面的左下角Account有個(gè)倒三角，點(diǎn)擊倒三角，可以出現(xiàn)以下界面，可以對(duì)科目進(jìn)行增加(New)，編輯(Ed

9、it Account)，刪除(Delete Account)等3.選擇需要增加的科目類(lèi)別,然后點(diǎn)擊Continue4.在增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，假設(shè)有期初余額，可以點(diǎn)擊Enter Opening Balance錄入期初余額5. 如果隱藏暫時(shí)不需要科目，點(diǎn)擊Make Account Inactive;假設(shè)想恢復(fù)隱藏科目，請(qǐng)點(diǎn)擊Include Inactive,取消科目左邊交叉。二Chart of Accounts錄入憑證1.1、Accountant - Chart of Accountants,可以進(jìn)行憑證的錄入，雙擊要運(yùn)用到的科目，進(jìn)行錄入即可1.2、在錄入費(fèi)用憑證的界面中，我們要輸入的內(nèi)容有DATE

10、(日期)、PAYEE支付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的公司名稱(chēng)、PAYMENT對(duì)方、DEPOST貸方、ACCOUNT會(huì)計(jì)科目、MEMO 摘要2.1如果涉及的會(huì)計(jì)科目過(guò)多，可以在以下界面進(jìn)行錄入借貸方備注：Accountant-Make genenral Journal Enteries一般錄入是工資計(jì)提和其他科目不包括有銀行科目，往來(lái)，銷(xiāo)售和采購(gòu)。三Working Trial Balance試算平衡表翻開(kāi)Accountant-Working Trial Balance,即可出現(xiàn)試算平衡表，試算平衡表上方可以選擇查詢(xún)的日期等，該表有“賬戶(hù)名稱(chēng)欄、“期初余額、 “本期發(fā)生額、“期末余額三個(gè)金額欄。用以檢查借貸方是否平

11、衡，檢查賬戶(hù)記錄有無(wú)錯(cuò)誤的一種表式。通過(guò)總分類(lèi)賬戶(hù)本期發(fā)生額和余額對(duì)照表，可一般地了解該期間經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和預(yù)算執(zhí)行的概況；，也可作為編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。四、Customers(一)Customer Center客戶(hù)的查看、添加、刪除1、客戶(hù)的查看：工具欄的Customers-Customers Center 可以查看客戶(hù)的信息2、客戶(hù)的新增：在查看客戶(hù)信息界面中，左上角的New Customer可以添加新客戶(hù),輸入客戶(hù)信息即可,在新建客戶(hù)的時(shí)候，在新建客戶(hù)時(shí)，要根據(jù)貨幣種類(lèi)選擇不同的Currency,必須錄入的標(biāo)準(zhǔn)信息如下:圖一圖二圖三:如果銷(xiāo)售含稅,需要在Sales Tax Settings

12、中進(jìn)行設(shè)置,如果不含稅,那么不需要設(shè)置;3、客戶(hù)的刪除：在查看客戶(hù)信息界面，右鍵出現(xiàn)以下選擇，選擇Delete Customer :Job,即可刪除客戶(hù)信息二Create Invoices銷(xiāo)售訂單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的錄入翻開(kāi) Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中選擇客戶(hù)名稱(chēng)，如果是新客戶(hù)，那么新增客戶(hù)資料，在Class選擇產(chǎn)品類(lèi)型，輸入銷(xiāo)售訂單的日期DATE，發(fā)票號(hào)碼INVOICE#、訂單號(hào)碼P.O.NUMBER等系列信息。三Reveive Payments應(yīng)收賬款的錄入1、首先設(shè)置： EditPreferencesPaymentsAutomat

13、icallyOK如果不設(shè)置，那么在錄入收款時(shí)，選擇不了收款銀行設(shè)置如以下圖：2、錄入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中選擇客戶(hù)名稱(chēng)，如果新客戶(hù)，那么新增客戶(hù)資料，在PAYMENT AMOUNT中錄入收到款項(xiàng)金額，DATE中輸入收到款項(xiàng)日期，DEPOSIT TO中選擇收款的銀行，在表格勾選所收款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的Invoice編號(hào)(4） Credit Memo銷(xiāo)售訂單退訂沖銷(xiāo)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的錄入 1.點(diǎn)擊翻開(kāi)Customers-Create Invoice,界面右上方點(diǎn)擊Refund/Credit，出現(xiàn)Cr

14、edit Memo銷(xiāo)售退單，錄入內(nèi)容根本跟Invoice一樣。（5） Pay Bill應(yīng)付賬款的錄入 點(diǎn)入菜單Vendors-Pay Bill,進(jìn)入界面，所有的Bill都顯示出來(lái)，選擇應(yīng)付款的Bill，最后點(diǎn)擊Pay Selected Bills完成的pay bill五、Vendors(供給商)(一)Vender Center供給商的查看、編輯、添加和刪除1、供給商的查看：Vender-Vender Center, 在這里，雙擊供給商，可以查看到每個(gè)供給商的詳細(xì)資料，包括公司地址、 等。右邊Vendor Information是供給商與我公司的業(yè)務(wù)往來(lái)，如以下圖2、供給商的新增，在供給商的查看

15、界面中，點(diǎn)開(kāi)左上角NEW Vender的倒三角,選擇New Vendor, 輸入供給商信息即可，如以下圖3、 供給商的編輯、刪除二Enter Bills采購(gòu)訂單的錄入翻開(kāi)VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中錄入即可，主要錄入:供給商信息VENDOR、訂單日期DATE、發(fā)票號(hào)碼REF NO.、產(chǎn)品名稱(chēng)ITEM數(shù)量(QTY)、單價(jià)(COST)、總價(jià)(AMOUNT)等信息.在錄入此處也要填入，方便查閱。六、Employees(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除1、員工信息的查看：Empolyees -Empolyees Center可

16、以查看員工詳細(xì)信息，包括員工借支、工資等2員工信息的增加 ：在查看員工信息的界面中，點(diǎn)擊左上角的New Employees,填寫(xiě)相關(guān)資料即可,員工信息必須有姓名, ,郵箱及聯(lián)系 3、員工信息的編輯、刪除：在查看員工信息的界面中，選中要?jiǎng)h除的員工，鼠標(biāo)右鍵，那么出現(xiàn)Edit Empolyee(編輯) ，Delete Empolyee(刪除),即可編輯、刪除員工信息8、 Bank(銀行和現(xiàn)金(1） 錄入現(xiàn)金和銀行流水賬金額，通過(guò)Write Check界面錄入憑證 （2） 錄入銀行和現(xiàn)金的往來(lái)款和總公司借款，通過(guò)Bank-Make Deposits（3） 錄入Advance & Prepayment

17、s 這個(gè)預(yù)付賬款科目，有銀行或者現(xiàn)金進(jìn)出，通過(guò)Bank-Transfer Funds(4） 錄入信用卡金額，通過(guò)Bank-Enter Credit Card Charge（5） 錄入完憑證，在界面上方點(diǎn)擊Memorized, 相當(dāng)于復(fù)制憑證，在下個(gè)月有類(lèi)似發(fā)生科目可以通過(guò)Lists-Memorized Transaction找到類(lèi)似科目，無(wú)需再錄入。選擇你需要的復(fù)制憑證，雙擊進(jìn)去就可以復(fù)制成新憑證。八、Reoprts(1) Customers & Receivables應(yīng)收賬款的查詢(xún)?cè)赗eports-Customers & Receivables-Customer Balance Summar

18、y可以查詢(xún)到每個(gè)客戶(hù)應(yīng)收賬款的匯總數(shù)據(jù)，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中可以查詢(xún)到每個(gè)客戶(hù)應(yīng)收賬款的明細(xì)賬。二Sales銷(xiāo)售情況的查看1、 在Reports-Sales中可以查詢(xún)銷(xiāo)售的匯總數(shù)據(jù)或者明細(xì)數(shù)據(jù)銷(xiāo)售情況按客戶(hù)匯總數(shù)據(jù)查詢(xún)?nèi)缦?、銷(xiāo)售情況按客戶(hù)明細(xì)情況查詢(xún)?nèi)缦落N(xiāo)售情況按產(chǎn)品匯總情況銷(xiāo)售情況按產(chǎn)品明細(xì)情況銷(xiāo)售情況按銷(xiāo)售人員銷(xiāo)售的匯總數(shù)據(jù)查詢(xún)銷(xiāo)售情況按銷(xiāo)售人員銷(xiāo)售的明細(xì)數(shù)據(jù)查詢(xún)2、在Lists菜單查詢(xún)2.1翻開(kāi)Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面的左下角有Reports,翻開(kāi)倒三角，可以按產(chǎn)品銷(xiāo)售匯總Sales by Item Summary，也可以按照銷(xiāo)售明細(xì)(Sales by Item Detail)查詢(xún)，如以下圖三Purchases采購(gòu)情況的查看1、在Reopots菜單查詢(xún)