員工(內(nèi)部)檔案管理制度

1、員工（內(nèi)部）檔案管理制度一、 總則 (一 目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用人事檔案，維護(hù)公司和員工合法權(quán)益，特制定本制度（公司對此制度享有解釋權(quán)）(二 范圍本制度適用于公司全體員工。(三 職責(zé)1. 人力資源部負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止、解釋之起草工作2. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止、解釋之核準(zhǔn)工作(四 相關(guān)文件1. 招聘制度2. 員工入職管理制度(五 簽署生效總經(jīng)理簽署之日起生效二、 定義：(一 人事檔案管理辦法1. 員工人事檔案包括：1 員工個人簡歷2 職位申請表3 初、復(fù)試評估表4 2. 保密合同3. 非正式員工考核表4. 人員異動表5. 員工調(diào)薪申請表6. 體檢表7.

2、指定銀行卡/折復(fù)印件(二 檔案管理工作內(nèi)容：1. 建立標(biāo)準(zhǔn)化的、信息完整的人事檔案。2. 員工考核結(jié)果及獎勵、懲罰決定等應(yīng)歸檔。3. 人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析歸檔。4. 合理存放人事檔案，不泄露秘密；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。(三 人事檔案的整理方法：1. 為每位員工建立一份獨(dú)立的人事資料檔案。2. 離職人員的檔案按辭職、辭退和開除分別歸檔。3. 人事檔案的查閱4. 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則。5. 人事檔案只能在人力資源部指定的地點(diǎn)查閱，不可帶出。6. 遇特殊情況需要借出本人人事檔案時，借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失

3、。7. 所有查閱人員都必須如實(shí)填寫人事檔案查閱登記表。(四 人事檔案的外借：1. 確因工作需要外借本人檔案的，需辦理檔案外借手續(xù)，借閱時須如實(shí)填寫人事檔案查閱登記表。2. 不得外借他人檔案。3. 外借檔案必須及時歸還人力資源部。4. 檔案應(yīng)該備份5. 對高級管理人員及其他重要職員的資料，應(yīng)做好文字備份。6. 對存入電腦的重要資料應(yīng)設(shè)密碼保護(hù)。7. 人事檔案可予銷毀的條件：1 已離職基層員工的檔案，自離職之日起存放時間達(dá)到一年以上的。2 已離職中層的檔案，自離職之日起存放時間達(dá)到三年以上的。3 已離職經(jīng)理以上人員的檔案，自離職之日起存放時間達(dá)到五年以上的。4 被公司開除的員工檔案，自開除之日起存

4、放時間達(dá)到五年以上的。5 應(yīng)聘者檔案存放時間達(dá)一年以上的。6 超過一年以上的人力資源部報表。(五 有下列行為之一者，給予開除處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1. 毀損、丟失或擅自銷毀人事檔案。2. 涂改、偽造人事檔案。3. 未按手續(xù)就借閱、外帶或越級查閱人事檔案者（檔案管理者同罰）。(六 與員工戶口聯(lián)系的個人檔案管理辦法：1. 有需要將個人檔案存放在外部人事機(jī)構(gòu)的員工，按自愿原則向人力資源部提出申請，由人力資源部出具證明，員工本人至人事代理機(jī)構(gòu)自行辦理，費(fèi)用自理。2. 員工有需要轉(zhuǎn)移個人檔案的，向人力資源部提出申請，人力資源部出具證明后，自行至人事代理機(jī)構(gòu)辦理。三、 程序：(一 人事檔案的查

5、閱：1. 總經(jīng)理和人力資源總監(jiān)對所有員工的人事檔案有查閱權(quán)；2. 部門經(jīng)理對其所屬部門員工的人事檔案有查閱權(quán)；3. 人力資源部門內(nèi)僅有各公司人事經(jīng)理和負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員有查閱權(quán)。4. 其他與被查閱人員無隸屬關(guān)系的人員需查閱人事檔案的，填寫人事檔案查閱登記表，經(jīng)人力資源總監(jiān)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。(二 人事檔案的銷毀程序：1. 人力資源部填寫檔案銷毀申請表，人力資源總監(jiān)或區(qū)域經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2. 銷毀時應(yīng)由人事經(jīng)理和負(fù)責(zé)人事檔案管理的員工兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字四、 附件：1. 流程(Flow：N/A (no flow appendix attached2. 表格(Form：【表

6、格1】人事檔案查閱登記表【表格2】人事檔案銷毀申請表文件改版歷史記錄(History of the files序號版 本Rev更 改 內(nèi) 容Description/History更 改 人Changed by更 改 日 期Date110新版本/New Release人力資源部2010-10-12【表格1】人事檔案查閱查閱登記表人事檔案查閱登記表Files Check Registration Form序號查閱人工號日期時間文件名稱原因批準(zhǔn)人【表格2】人事檔案銷毀申請表人事檔案銷毀申請表申請單號（人力資源部填寫） 銷毀檔案名稱銷毀檔案種類人事檔案資料 人事月度報表 其它建檔時間年 月 日銷檔時間

7、年 月 日原因備注申請人人力資源部總監(jiān)總 經(jīng) 理檔案銷毀登記欄Exterminate Registration Items銷毀時間年 月 日銷毀地點(diǎn)監(jiān)銷人簽字人力資源部總監(jiān)說明人事資料姓名性別民族籍貫照片婚否出生日期最高學(xué)歷學(xué)位家庭住址聯(lián)系電話愛好特 長應(yīng)聘職位應(yīng)聘時間分配部門試用計(jì)劃1.試用職位： 4.擬安排工作：2.試用期限： 5.實(shí)際開展工作：3.督導(dǎo)人員：轉(zhuǎn)正申請申請人：年 月 日試用情況1.試用期間： 年 月 日至 年 月 日2.安排工作及訓(xùn)練項(xiàng)目：3.工作情形： 優(yōu)秀 滿意 尚可 差4.出勤情況：曠工 天，請假 天，遲到 次考核結(jié)果擬正式聘用 擬予辭退試用部門意見綜合辦公室意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意