辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法

1、江蘇省常州建設(shè)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用管理暫行辦法(征求意見稿第一章 總 則第一條 江蘇省常州建設(shè)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng) (以 下簡(jiǎn)稱 OA 系統(tǒng) , 是采用服務(wù)器/瀏覽器結(jié)構(gòu)建立起來(lái)的覆蓋全校的 辦公信息化管理系統(tǒng),是我校行政辦公系統(tǒng)的重要工作管理平臺(tái)。 通 過(guò)該系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)校內(nèi)、外網(wǎng)上辦公和信息通訊。同時(shí),該系統(tǒng)也 是學(xué)校信息化建設(shè)與推進(jìn)工作精確管理的重要組成部分, 是提高學(xué)校 整體管理水平的重要手段。第二條 學(xué)校 OA 系統(tǒng)包括公文管理、流程管理、個(gè)人事務(wù)、信 息發(fā)布、信息交流、知識(shí)管理、行政管理、人力資源、綜合分析、 集 成系統(tǒng)等主要功能模塊。第三條 為了加強(qiáng)對(duì) O

2、A 系統(tǒng)的管理, 保障其能夠得以順利推廣、 應(yīng)用及安全、可靠地運(yùn)行,特制定本辦法。第四條 本辦法適用于經(jīng)批準(zhǔn)使用我校 OA 系統(tǒng)的部門或單位 (以下簡(jiǎn)稱使用部門或單位以及各使用部門或單位的使用人員(以 下簡(jiǎn)稱使用人員。第二章 分 則第一節(jié) 管理機(jī)構(gòu)第五條 學(xué)校辦公室是 OA 系統(tǒng)的監(jiān)督管理部門,負(fù)責(zé)開展以下 工作:(一處理 OA 系統(tǒng)使用單位或部門的注冊(cè)、名稱變更、撤銷等 相關(guān)申請(qǐng),辦理相應(yīng)審批手續(xù);(二制定學(xué)校電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范及制度;(三征詢各使用單位或部門的意見和建議,研究、協(xié)調(diào)解決各 使用單位或部門在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的問(wèn)題,并提出處理意見。 (四會(huì)同教育技術(shù)中心指導(dǎo)各部門進(jìn)

3、行部門工作窗口的搭建, 對(duì)使用單位或部門的使用人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。第六條 學(xué)校教育技術(shù)中心是 OA 系統(tǒng)的技術(shù)支持部門,負(fù)責(zé)開 展以下工作:(一組織各使用單位或部門系統(tǒng)應(yīng)用骨干人員進(jìn)行 OA 系統(tǒng)使 用知識(shí)的培訓(xùn)和日常應(yīng)用答疑等工作; 組織對(duì)學(xué)校新增使用人員進(jìn)行 OA 系統(tǒng)使用知識(shí)的基礎(chǔ)應(yīng)用培訓(xùn);(二提供 OA 系統(tǒng)必要的技術(shù)支持,搭建、優(yōu)化系統(tǒng)應(yīng)用流程, 配合辦公室對(duì)使用人員進(jìn)行分級(jí)應(yīng)用權(quán)限設(shè)置;(三負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)服務(wù)器及軟件、網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行、維護(hù)和日常管 理工作;(四 負(fù)責(zé)學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全, 采取有效措施防范計(jì)算機(jī)病 毒和黑客攻擊,定期做好數(shù)據(jù)備份。第七條 學(xué)校各單位或部門是 OA

4、系統(tǒng)的應(yīng)用推廣部門,單位或 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)開展以下工作:(一負(fù)責(zé)本單位或部門 OA 系統(tǒng)的日常管理和使用,按要求搭 建部門工作窗口, 及時(shí)更新部門工作信息, 為廣大教職工提供信息服 務(wù);(二 指定一名 OA 系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)骨干, 全面落實(shí)學(xué)校對(duì) OA 系統(tǒng) 的推廣應(yīng)用要求,指導(dǎo)和培訓(xùn)本單位或部門人員的 OA 系統(tǒng)應(yīng)用; (三 根據(jù)本部門的工作職權(quán), 及時(shí)將適合作系統(tǒng)流程化處理的 工作進(jìn)行流程化設(shè)計(jì),向辦公室提出系統(tǒng)工作流程增設(shè)申請(qǐng); (四負(fù)責(zé)就本單位 OA 系統(tǒng)運(yùn)行與有關(guān)管理部門銜接。第二節(jié) 使用人員管理第八條 從事 OA 系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)和管理工作的人員,必須政治 可靠、責(zé)任心強(qiáng),具備良好的服務(wù)

5、意識(shí)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平,熟悉 OA 系統(tǒng)的操作及相關(guān)管理規(guī)定,了解國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章, 盡職工作,確保工作質(zhì)量。第九條 OA 系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行中相關(guān) 的規(guī)章制度, 按照自己的權(quán)限, 主動(dòng)學(xué)習(xí) OA 系統(tǒng)用戶手冊(cè)相關(guān)內(nèi)容, 熟悉系統(tǒng)操作,認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作。第十條 OA 系統(tǒng)中的使用人員應(yīng)妥善保管好賬號(hào)和密碼,并定 期(建議每 60天更改密碼。用戶取得賬號(hào)和初始密碼后應(yīng)立即修 改密碼, 如忘記密碼應(yīng)報(bào)學(xué)校教育技術(shù)中心進(jìn)行處理。 如因用戶使用 初始密碼、 簡(jiǎn)單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的, 追究使用 人員的責(zé)任。第十一條 OA 系統(tǒng)有委托授權(quán)功能

6、。禁止管理層使用人員安排其他普通使用人員代替自己使用管理層賬號(hào)登錄辦公。 如因管理層用 戶擅自許可普通用戶使用管理層賬號(hào)登錄造成非涉密的重要資料、 信 息外泄等不良后果的,追究管理層使用人員責(zé)任。第十二條 使用人員應(yīng)當(dāng)避免使用公共計(jì)算機(jī)或在校外公共場(chǎng) 所登錄 OA 系統(tǒng)辦公。確需使用時(shí),工作結(jié)束后應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)瀏 覽窗口, 如因未關(guān)閉系統(tǒng)瀏覽窗口造成密碼被盜, 造成學(xué)校重要信息 資料外泄的或使學(xué)校 OA 系統(tǒng)受到病毒、黑客攻擊的,追究使用人員 責(zé)任。第三節(jié) 電子文檔傳送第十三條 使用 OA 系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮游臋n內(nèi)容為我校各相關(guān)單位 或部門的內(nèi)部公文、函件及通知。第十四條 學(xué)校涉密文檔(含資料不

7、得在系統(tǒng)中進(jìn)行交換和處 理。涉密文件的級(jí)別由職能部門會(huì)同辦公室認(rèn)定,分“秘密、機(jī)密、 絕密”三個(gè)級(jí)別。第十五條 在使用 OA 系統(tǒng)流程或公文處理的過(guò)程中,若帶有不 方便進(jìn)行電子化處理的附件(如:書籍、圖紙等 ,暫按原來(lái)紙質(zhì)公 文交換的方式進(jìn)行交換。第四節(jié) 公文處理與借閱第十六條 除涉密文件外,學(xué)校發(fā)布的行政公文、黨委文件、 團(tuán) 委文件等,擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、登記、印發(fā)等過(guò)程應(yīng)全部通過(guò) OA 系統(tǒng)進(jìn)行。第十七條 公文擬稿時(shí), 應(yīng)進(jìn)入發(fā)文管理模塊按文種選擇相應(yīng)的模板,輸入或選擇公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送單位、抄送單位、 份 數(shù)、主題詞、正文等相關(guān)信息后,進(jìn)入發(fā)文審核操作。其中,根據(jù)上 級(jí)相關(guān)來(lái)

8、文要求而擬制的公文需將上級(jí)文件添加在附件中。公文擬稿人員應(yīng)當(dāng)為相關(guān)職能部門的主要負(fù)責(zé)人, 部門副職起草 的文件,應(yīng)當(dāng)提交部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽;需跨部門協(xié)調(diào)的文件、系部起草 需要一級(jí)管理部門審核的文件, 擬稿后應(yīng)當(dāng)提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行 會(huì)簽后再提交辦公室核稿; 辦公室核稿后轉(zhuǎn)校領(lǐng)導(dǎo)審閱或簽發(fā); 跨條 線的文件或重要文件由相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后,校長(zhǎng)簽發(fā)。第十八條 校外來(lái)文一律由辦公室文書檔案人員登記, 掃描上傳 至 OA 系統(tǒng)流轉(zhuǎn)閱辦。其他部門收到外來(lái)文件后應(yīng)當(dāng)及時(shí)交辦公室登 記辦理。第十九條 閱辦文件時(shí), 使用人員應(yīng)當(dāng)在意見欄內(nèi)簽署 “已閱” 、 “同意” 等意見后再轉(zhuǎn)下一環(huán)節(jié)或結(jié)束流程。 辦文的最終經(jīng)

9、辦人應(yīng)當(dāng) 在意見欄內(nèi)詳細(xì)填寫文件辦理結(jié)果再點(diǎn)擊結(jié)束流程。第二十條 借閱已歸檔的文件, 進(jìn)入檔案檢索模塊, 選擇相應(yīng)年 度, 通過(guò)文件標(biāo)題、 發(fā)文字號(hào)、 主題詞等檢索查找到后, 點(diǎn)擊 “借閱” 即可發(fā)起檔案借閱流程, 經(jīng)過(guò)審批后借閱的文件會(huì)自動(dòng)發(fā)送到借閱人 “待閱信息”欄中。第五節(jié) 流程設(shè)置與應(yīng)用第二十一條 學(xué)校各部門、單位對(duì)自身職能范圍內(nèi)中應(yīng)用頻繁、 使用人員廣泛、有固定形式表單、需要分級(jí)審批的事務(wù),應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)流 程圖, 提出流程設(shè)置申請(qǐng), 經(jīng)辦公室復(fù)核后交教育技術(shù)中心技術(shù)人員在 OA 系統(tǒng)中設(shè)置流程。第二十二條 設(shè)計(jì) OA 流程時(shí),各流程節(jié)點(diǎn)應(yīng)當(dāng)明確實(shí)施該步驟 的具體崗位,原則上不使用職工姓名

10、。OA 流程設(shè)置結(jié)束后,相關(guān)職 能部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行模擬測(cè)試,經(jīng)驗(yàn)證運(yùn)行正常后方可正式發(fā)布使用。 第二十三條 發(fā)起工作流程時(shí),應(yīng)當(dāng)在“流程標(biāo)題”欄內(nèi)準(zhǔn)確填 寫流程名稱。 流程名稱一般與正文標(biāo)題相同, 可以在輸入正文標(biāo)題后 復(fù)制粘貼。發(fā)起工作流程后,發(fā)現(xiàn)流程內(nèi)容有錯(cuò)誤時(shí),應(yīng)點(diǎn)擊“撤回”修改 后再提交下一步。沒有“撤回”按鈕的流程,可向辦公室管理人員申 請(qǐng)流程控制,返回到相應(yīng)節(jié)點(diǎn)。發(fā)起人撤銷尚未結(jié)束的流程,應(yīng)當(dāng)通過(guò)“流程刪除申請(qǐng)”流程, 寫清流程刪除原因,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)后,提交系統(tǒng)管理員刪除。 第六節(jié) 個(gè)人事務(wù)與網(wǎng)絡(luò)尋呼第二十四條 學(xué)校中層以上管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉系統(tǒng)個(gè)人事務(wù)模 塊中各項(xiàng)子模塊的功能,同

11、時(shí)做到以下幾點(diǎn):(一 及時(shí)在系統(tǒng)中記錄工作日記、 安排自己的工作日程、 擬寫 提交工作計(jì)劃與總結(jié),按要求提交分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門查閱。 (二 辦理上級(jí)來(lái)文布置的任務(wù)、 組織校內(nèi)重大活動(dòng)等重要工作 應(yīng)當(dāng)通過(guò)“工作任務(wù)”的方式安排部署,寫清工作要求,明確工作標(biāo) 準(zhǔn),工作全部結(jié)束后及時(shí)確認(rèn)并作出評(píng)價(jià)。對(duì)于其他部門安排的 “工 作任務(wù)”能夠按要求完成并及時(shí)匯報(bào)工作完成情況。(三能夠通過(guò)“關(guān)注點(diǎn)”模塊,及時(shí)了解下屬工作情況,合理安排下屬工作負(fù)荷,掌握學(xué)?；虿块T重要工作推進(jìn)情況。第二十五條 學(xué)校各部門、單位其他 OA 系統(tǒng)的使用人員,應(yīng)當(dāng) 了解系統(tǒng)個(gè)人事務(wù)模塊中各項(xiàng)子模塊功能, 熟練掌握相關(guān)模塊的查詢

12、方法,按部門或單位要求積極學(xué)習(xí)使用工作日記、工作日程、工作任 務(wù)等常用模塊。第二十六條 除網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)不能正常使用外, 學(xué)校教職工所有工 作方面的事項(xiàng)原則上應(yīng)全部通過(guò)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)尋呼模塊交流, 以便有據(jù)可 查,明確責(zé)任。第二十七條 為了避免因網(wǎng)速的原因未彈出而沒有看到尋呼內(nèi) 容,所有系統(tǒng)使用人員應(yīng)當(dāng)每天經(jīng)常到“已收尋呼”中查看,及時(shí)回 復(fù)詢問(wèn)尋呼。 特別緊急的工作事項(xiàng), 發(fā)尋呼人應(yīng)當(dāng)同時(shí)通過(guò)其他途徑 及時(shí)通知收尋呼人查收。第七節(jié) 信息與知識(shí)發(fā)布第二十八條 系統(tǒng)信息發(fā)布實(shí)行 “統(tǒng)一管理, 分類發(fā)布” 的原則。 學(xué)校辦公室、教務(wù)處、學(xué)生工作處、財(cái)務(wù)處、組織宣傳處、教學(xué)科研 處、總務(wù)處等一級(jí)職能部門應(yīng)當(dāng)結(jié)

13、合自身工作特點(diǎn),利用 OA 系統(tǒng)設(shè) 立部門信息發(fā)布窗口。其他部門或單位需要設(shè)立信息發(fā)布窗口的, 可 以向辦公室提出申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后設(shè)立。第二十九條 部門信息發(fā)布窗口內(nèi)的欄目設(shè)置由職能部門提出 方案,辦公室審核后提交教育技術(shù)中心網(wǎng)管設(shè)置。欄目設(shè)置后,信息 的發(fā)布與更新、信息內(nèi)容的真實(shí)與準(zhǔn)確性由設(shè)立窗口的職能部門負(fù) 責(zé)。第三十條 學(xué)校通過(guò)系統(tǒng)知識(shí)管理模塊, 建立專業(yè)文獻(xiàn)、 教育教 學(xué)心得、管理經(jīng)驗(yàn)等收集制度。每一位教職工都有義務(wù)收集、發(fā)布與 學(xué)校教育教學(xué)相關(guān)的各種文獻(xiàn)資料。 知識(shí)發(fā)布后的分類維護(hù)由圖書館 負(fù)責(zé)。第三十一條 學(xué)校將知識(shí)發(fā)布數(shù)量與質(zhì)量作為各部門信息工作 考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 鼓勵(lì)教職工將

14、工作中積累的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和處理方 法寫成短文發(fā)布到系統(tǒng)知識(shí)庫(kù)中。第八節(jié) 人力資源管理第三十二條 系統(tǒng)人事檔案信息的添加、修改由教職工個(gè)人實(shí) 施, 由組織宣傳處審核、 確認(rèn)。 人事檔案中照片、 姓名、 部門、 電話、 手機(jī)、 電子郵箱等基本信息必須齊全, 其他信息根據(jù)組織宣傳處要求 填列。教職工本人對(duì)填報(bào)的個(gè)人檔案信息真實(shí)性負(fù)責(zé)。第三十三條 系統(tǒng)績(jī)效考核模塊的實(shí)施由組織宣傳處扎口, 相關(guān) 職能處室共同參與學(xué)?，F(xiàn)行人事考核方案修訂, 建立并實(shí)施適應(yīng)系統(tǒng) 應(yīng)用的客觀、全面、科學(xué)的考核指標(biāo)體系。第三十四條 學(xué)校具備 OA 系統(tǒng)使用條件的坐班人員的考勤通過(guò) 系統(tǒng)進(jìn)行?？记诜譃樯习嗪灥?、中途外出登記、下班簽退

15、 3種。參加 系統(tǒng)考勤的人員應(yīng)當(dāng)上班后 10分鐘內(nèi)完成考勤,因特殊情況不能及 時(shí)簽到的,必須說(shuō)明原因。認(rèn)為系統(tǒng)考勤出現(xiàn)錯(cuò)誤的,可以提起考勤 申訴。第九節(jié) 安全管理第三十五條 學(xué)校 OA 系統(tǒng)所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例 和公安部 計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó) 際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法 ,嚴(yán)格遵守中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)暫 行管理辦法及校園網(wǎng)絡(luò)管理的有關(guān)規(guī)定。第三十六條 學(xué)校對(duì) OA 系統(tǒng)的安全實(shí)行部門、 單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。 各使用部門、單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)本部門、單位 OA 系統(tǒng)信息的安全保 密工作負(fù)責(zé)。第三十七條 學(xué)校 OA 系統(tǒng)所有用戶不得利用系統(tǒng)從事危害國(guó) 家、集體和他人合法利益的活動(dòng),不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì) 治安和不健康的信息, 不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng) 安全的數(shù)據(jù)。第三十八條 學(xué)校 OA 系統(tǒng)所有用戶應(yīng)按規(guī)定權(quán)限閱讀和使用系 統(tǒng)提供的信息, 不得盜用他人用戶賬號(hào), 不得干擾其他用戶和破壞系 統(tǒng)服務(wù)。第三十九條 學(xué)校 OA 系統(tǒng)所有用戶均負(fù)有對(duì)系統(tǒng)信息保密責(zé) 任,不得隨意發(fā)布涉及國(guó)家和學(xué)校機(jī)密及其它不宜發(fā)布的信息。 第三章 責(zé)任與處罰第四十條 為保障學(xué)校 OA 系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全和系 統(tǒng)的正常運(yùn)行, 所有用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定。 違反本辦法規(guī)定, 給學(xué)校造成重大損失的,視情節(jié)給予行政處分;造成