關(guān)于企業(yè)員工人事檔案管理的幾條建議

1、關(guān)于企業(yè)員工人事檔案管理的幾條建議    【摘 要】由于人事檔案真實地記載和反映員工個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是個人自身成長歷史的真實記載，為企業(yè)的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。 【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；建議 隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，我結(jié)合幾年來檔案管理的實踐，就企業(yè)員工人事檔案的管理工作談?wù)剮c體會。 一、人事檔案的定義 人事檔案

2、是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。 二、人事檔案的特點 1.現(xiàn)實性 由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。 2.真實性 這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 3.動態(tài)性

3、 人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補(bǔ)充新材料。 4.流動性 人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。 5.機(jī)密性 人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件

4、，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。 三、人事檔案管理存在的問題 1.內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高 一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。 2.檔案用紙規(guī)格不一 雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有

5、的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。 3.材料歸類不準(zhǔn)確 有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。 4.檔案材料短缺 如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。 5.使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低 在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科

6、學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。 四、關(guān)于人事檔案管理的建議 保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化： 1.實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化 人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍

7、的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。 2.改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實行計算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化 為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。 3.分類管理 國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事

8、部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。 4.人事檔案管理機(jī)構(gòu)實行許可證并年檢制度 制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費標(biāo)準(zhǔn)。 5.利用現(xiàn)代化管理手段 人事檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。 只有與時俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)