Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案

1、XX 科技股份有限公司Oracle 實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案顧問(wèn) :生成日期 :2002.10.16最后修改日期 :控制號(hào) :NOROP-PO-2版本 :2 .0審批 :精品文檔你我共享文檔控制修改記錄審查人NamePositionAAAAAA精品文檔你我共享目錄文檔控制.II修改記錄 .ii審查人.ii公司組織管理 .11采購(gòu)組織管理 .41.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置 .41.2業(yè)務(wù)人員情況 .42采購(gòu)產(chǎn)品管理 .72.1采購(gòu)產(chǎn)品 .72.2采購(gòu)產(chǎn)品編碼 .72.3采購(gòu)產(chǎn)品分類 .72.4采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位 .82.5采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制 .93供應(yīng)商管理 .114請(qǐng)購(gòu)管理 .144.1請(qǐng)購(gòu)流程 .145詢價(jià)及報(bào)價(jià)

2、管理 .155.1詢價(jià)單 .155.2報(bào)價(jià)單 .166訂單管理 .176.1訂單生成 .176.2訂單內(nèi)容 .266.3訂單安全性 .287采購(gòu)接收與退貨 .307.1采購(gòu)接收控制 .307.2采購(gòu)?fù)素?.318審批管理 .338.1審批流程 .338.2審批人員 .368.3審批權(quán)限 .369采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 .389.1采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 .38AAAAAA精品文檔你我共享公司組織管理Oracle系統(tǒng)采購(gòu)模塊功能概述Oracle 采購(gòu)模塊是 Oracle 分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)物品和供應(yīng)商的有效

3、管理。Oracle采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制；記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。Oracle采購(gòu)模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購(gòu)模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。AAAAAA精品文檔你我共享下圖為本解決方案中， XX 總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系：銷售模塊請(qǐng)購(gòu)導(dǎo)入應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購(gòu)模塊接收入庫(kù)庫(kù)存模塊財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬總賬模塊生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購(gòu)模塊接收入庫(kù)庫(kù)存模塊財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬總

4、賬模塊Oracle采購(gòu)業(yè)務(wù)解決方案概述針對(duì) XX股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)， 以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。XX 總部的貿(mào)易一部、 貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。通過(guò)審批的采購(gòu)訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購(gòu)接收流程接收貨物。生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，由采購(gòu)部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購(gòu)協(xié)議，提交采購(gòu)部門經(jīng)理審批。辦公用品、低值易耗品的采購(gòu)由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不

5、在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。AAAAAA精品文檔你我共享采購(gòu)產(chǎn)品的分類和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了 Oracle 系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購(gòu)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。此外，可以通過(guò)供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫(kù)。針對(duì)每一種具體采購(gòu)單據(jù)（請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單）設(shè)置訪問(wèn)層次

6、和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購(gòu)單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購(gòu)的會(huì)計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個(gè)方面，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：1. 采購(gòu)組織管理2. 采購(gòu)產(chǎn)品管理3. 供應(yīng)商管理4. 請(qǐng)購(gòu)管理5. 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理6. 采購(gòu)訂單管理7. 采購(gòu)接收與退貨8. 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口9. 采購(gòu)訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：XXOracle 實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析XX 業(yè)務(wù)流程、操作手冊(cè)AAAAAA精品文檔你我共享1 采購(gòu)組織管理1.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營(yíng)和

7、代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷售。采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù) XX 總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng), 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。物料入庫(kù)管理等由生產(chǎn)部的庫(kù)存管理員負(fù)責(zé)。經(jīng)BPR討論認(rèn)為， XX 與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購(gòu)無(wú)需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。解決方案Oracle 系統(tǒng)可以通過(guò)靈活

8、的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購(gòu)功能菜單（詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購(gòu)、接收、供應(yīng)商管理等）分配給采購(gòu)部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購(gòu)小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員；通過(guò)預(yù)置文件的設(shè)置， 實(shí)現(xiàn) XX 總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營(yíng)單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。1.2業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購(gòu)小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門銷售小組采購(gòu)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的輕工、 機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購(gòu)銷分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)與銷售的整個(gè)貿(mào)易過(guò)程。AAAAAA精品文檔你我共享采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬

9、采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購(gòu)由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有 4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、 包裝材料、 橡膠件等的采購(gòu)。奧德光電有 4 5名， 2名負(fù)責(zé)金工件采購(gòu)、 1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購(gòu)、 1名負(fù)責(zé)光學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購(gòu)。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過(guò)以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)：職位采購(gòu)員采購(gòu)員與采購(gòu)物品的關(guān)系職位Oracle 系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。具體如下：1. 設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于 XX與北方工業(yè)的 4

10、家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營(yíng)單位之間是共享的。因此 XX的職位彈性域?qū)⒂靡欢危诿Q中區(qū)分不同的經(jīng)營(yíng)單位。具體如下：XX：根據(jù) BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下：采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理AAAAAA精品文檔你我共享貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)辦2. 采購(gòu)員設(shè)定在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。3. 采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員， 在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)

11、將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。AAAAAA精品文檔你我共享2 采購(gòu)產(chǎn)品管理2.1采購(gòu)產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求XX 公司主要采購(gòu)光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購(gòu)生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊業(yè)務(wù)解決方案。2.2采購(gòu)產(chǎn)品編碼業(yè)務(wù)需求光電總部目前的采購(gòu)產(chǎn)品沒(méi)有進(jìn)行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)志有時(shí)也運(yùn)用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 : 成品編碼 9位， 原材料 10位， 光學(xué)膠片編碼 3位。工藝技術(shù)部調(diào)研問(wèn)卷：有標(biāo)準(zhǔn)的物品編碼， 按零件類別， 產(chǎn)品型號(hào)， 一般為 3段

12、 ，編碼不定長(zhǎng)，例如 : M 58 111 S希望不同的分類有定長(zhǎng)的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問(wèn)題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫(kù)存相同的編碼規(guī)則，并在庫(kù)存模塊定義物品時(shí)明確采購(gòu)產(chǎn)品的編碼。2.3采購(gòu)產(chǎn)品分類業(yè)務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營(yíng)的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。可能在每大類下再細(xì)分（燈具按 2頭或 3頭分、日雜按一件套 / 二件套分、鐘分為掛鐘和臺(tái)鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪?，家AAAAA

13、A精品文檔你我共享用電器再細(xì)分則按升分 。機(jī)械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、 燈具、不銹鋼制品、 汽配、設(shè)備零件、文體用品 / 醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。采購(gòu)部為光電部采購(gòu)的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)海關(guān)編碼；生產(chǎn)基地采購(gòu)的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 :原材料分：包裝材料，橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開(kāi)發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。解決方案系統(tǒng)可以在庫(kù)存模塊和采購(gòu)模塊運(yùn)用不同的物品分類。 鑒于 XX 與生產(chǎn)基地沒(méi)有區(qū)分

14、職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫(kù)存模塊定義的物品分類具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的解決方案。2.4采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位業(yè)務(wù)需求XX ：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定?；旧蠠舻挠?jì)量單位是盞、鐘按臺(tái) / 只計(jì)量、日雜的計(jì)量單位是套 / 公斤；家用電器是按個(gè)計(jì)量光電部：基本上按具或個(gè)計(jì)量；光學(xué)材料有時(shí)采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。機(jī)械部：從公斤、米、具、套、個(gè)等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時(shí)會(huì)用不同的計(jì)量單位。存在這樣的情況，即采購(gòu)訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個(gè)計(jì)量，但在出口報(bào)關(guān)、供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計(jì)量。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。

15、存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。AAAAAA精品文檔你我共享解決方案在庫(kù)存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。具體參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。2.5采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)品沒(méi)有物理庫(kù)存，不存在庫(kù)位控制的問(wèn)題。但是對(duì)貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控， 要求采購(gòu)訂單、 入庫(kù)通知單、銷售訂單編號(hào)一致，以實(shí)現(xiàn)成本測(cè)算。光電部貿(mào)易類物品有物理庫(kù)存，但未對(duì)存放庫(kù)位進(jìn)行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)跟蹤采購(gòu)物品。都未使用序列號(hào)控制。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué) : 目前有光學(xué)完工庫(kù)、 光學(xué)毛坯庫(kù)、工具工裝庫(kù)、輔料工具庫(kù)、金工庫(kù)（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué)

16、棱鏡庫(kù)、易燃易爆庫(kù)、包裝材料庫(kù)、成品庫(kù)等。都沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等 5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、 序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。解決方案總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開(kāi)票結(jié)算， 確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開(kāi)發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請(qǐng)購(gòu)單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購(gòu)訂單，供應(yīng)商開(kāi)來(lái)發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫(kù)。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。光電部采購(gòu)的物品基本都先入 XX 自備庫(kù)，因此光電部銷售訂單將采用開(kāi)發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫(kù)

17、后，再進(jìn)行挑庫(kù)發(fā)運(yùn)的操作（具體參見(jiàn)銷售訂單管理模塊）。采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購(gòu)訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。接收入庫(kù)單可以根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行查詢，在采購(gòu)定單AAAAAA精品文檔你我共享查詢界面實(shí)現(xiàn)。將采購(gòu)訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購(gòu)訂單所處的狀態(tài)。XX 本部自營(yíng)出口 , 投標(biāo) , 進(jìn)料加工要進(jìn)行成本盈虧測(cè)算 .這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進(jìn)行批號(hào)控制。批號(hào)編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會(huì)出口，也要進(jìn)行批號(hào)控制。編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個(gè)

18、子庫(kù)存，對(duì)物品進(jìn)行分類管理與控制。無(wú)需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。子庫(kù)存與庫(kù)位等的設(shè)置具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的方案設(shè)計(jì)。AAAAAA精品文檔你我共享3 供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求XX供應(yīng)商目前沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。供應(yīng)商分類按照部門分為輕工類、機(jī)械類、光電類、照明類等。生產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)

19、調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購(gòu)員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考量。公司僅與通過(guò)考核的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由 XX 采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle 系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù) BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確

20、性，由 XX 采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。供應(yīng)商信息安全性：AAAAAA精品文檔你我共享系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間屏蔽，在經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完備性，建議由 XX 采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。供應(yīng)商編碼：供應(yīng)商編碼可以采用自動(dòng)編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長(zhǎng)30位。經(jīng)過(guò)討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見(jiàn)北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別?？偛糠诸悾嘿Q(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購(gòu)部生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、

21、包裝材料供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理：1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來(lái)幫助評(píng)估供應(yīng)商。運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息：序號(hào)報(bào)表名稱報(bào)表內(nèi)容1按分類的采購(gòu)匯總報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，采購(gòu)員，訂單日期打印采購(gòu)訂單的匯總情況。2按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購(gòu)訂異報(bào)表單和發(fā)票的價(jià)格差異， 只有采購(gòu)訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。3采購(gòu)訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)按采購(gòu)訂單查看采購(gòu)訂單的發(fā)放情況，表注：只有計(jì)劃采購(gòu)訂單和一攬子采購(gòu)協(xié)議有訂單發(fā)放。4供應(yīng)商采購(gòu)匯總報(bào)表按供應(yīng)商打印采購(gòu)訂單匯總情況

22、表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)表商到貨日期同采購(gòu)訂單需求日期的對(duì)比報(bào)表。AAAAAA精品文檔你我共享6供應(yīng)商過(guò)期發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期， 過(guò)期未到的采購(gòu)訂單及物品明細(xì)情況。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表表。8供應(yīng)商暫掛報(bào)表按供應(yīng)商打印暫掛的采購(gòu)訂單情況表。9過(guò)量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過(guò)訂單數(shù)量的過(guò)量發(fā)貨情況表。2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)的分類， 針對(duì)供應(yīng)商所屬等級(jí)在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、 接收方式等。做采購(gòu)訂單時(shí)， 相應(yīng)的供應(yīng)商信息會(huì)帶入采購(gòu)訂單中，用來(lái)管理與供應(yīng)商的交易條款。3. 系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)

23、商清單， 并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購(gòu)。 具體是在庫(kù)存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商” ，在采購(gòu)模塊中定義合格供應(yīng)商清單， 明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。 業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。AAAAAA精品文檔你我共享4 請(qǐng)購(gòu)管理4.1請(qǐng)購(gòu)流程業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)流程。生產(chǎn)基地根據(jù) BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購(gòu)一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)流程如下：1. 采購(gòu)經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購(gòu)單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批， 在超出審批范圍時(shí)， 由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批具體

24、參見(jiàn) BPR交付成果“采購(gòu)申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購(gòu)申請(qǐng)與采訂單等流程不在 ERP 系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。解決方案XX ：由于 XX 主營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)， 物品的采購(gòu)需求基本來(lái)自于簽訂的銷售訂單， 只要銷售訂單通過(guò)了審批，就可以采購(gòu)相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請(qǐng)購(gòu)單的情況。在本方案中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開(kāi)發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購(gòu)模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單，傳遞至采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。生產(chǎn)基地：運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購(gòu)經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請(qǐng)購(gòu)單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。AAAAAA精品文檔你

25、我共享5 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理5.1詢價(jià)單業(yè)務(wù)需求XX 與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過(guò)電話、傳真等形式進(jìn)行。沒(méi)有固定的書(shū)面形式的詢價(jià)單。解決方案XX總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。1. 內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能。考慮到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購(gòu)人員。2. 采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)外詢報(bào)價(jià)。3. 采購(gòu)人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。4. 采購(gòu)人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購(gòu)銷雙方進(jìn)行簽字

26、確認(rèn)。2. 對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。AAAAAA精品文檔你我共享5.2報(bào)價(jià)單業(yè)務(wù)需求XX供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購(gòu)數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。報(bào)價(jià)無(wú)需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格

27、更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。解決方案XX ：系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息，并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對(duì)該詢價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。鑒于系統(tǒng)中沒(méi)有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過(guò)審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。AAAAAA精品文檔你我共享6 訂單管理6.1訂

28、單生成業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購(gòu)部為光電部制定的采購(gòu)訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。目前銷售合同基本與采購(gòu)合同一一對(duì)應(yīng)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單根據(jù)長(zhǎng)期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購(gòu)訂單無(wú)需與銷售訂單進(jìn)行對(duì)應(yīng)。解決方案XX ：總部的采購(gòu)業(yè)務(wù)分為三種類型：1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)。2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3. 總部采購(gòu)部為生產(chǎn)基地簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1. 總部貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)類型 :編號(hào)類型描述1自營(yíng)出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，在采購(gòu)模塊管理2自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營(yíng)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)

29、模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)包括進(jìn)料加工的原料采購(gòu)和加工費(fèi)用的處理，務(wù)在采購(gòu)模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購(gòu)與成品采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理5來(lái)料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理AAAAAA精品文檔你我共享編號(hào)類型描述6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購(gòu)模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理注：1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于 XX以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部

30、、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購(gòu)訂單，一般要求記庫(kù)存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1. 運(yùn)用開(kāi)發(fā)的銷售訂單流程， 在銷售模塊錄入銷售訂單， 導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。2. 采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單。 為了便于銷售人員對(duì)采購(gòu)訂單情況的查詢， 在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。 采購(gòu)員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單 “接收人附注”中記錄的銷售合同號(hào)， 將其作為采購(gòu)訂單編碼。 如果有多個(gè)采購(gòu)訂單為一張銷售訂單進(jìn)行采購(gòu)， 則在銷售訂單編碼后加流水號(hào)作為采購(gòu)訂單編碼。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)， 采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來(lái)的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫(kù)的操作， 并在貨

31、物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。具體的系統(tǒng)流程如下：AAAAAA精品文檔你我共享請(qǐng)購(gòu)行 1- 供應(yīng)商1采購(gòu)單1.接收入庫(kù)挑庫(kù)發(fā)放發(fā)運(yùn)確認(rèn)銷售合同請(qǐng)購(gòu)單.采購(gòu)單2請(qǐng)購(gòu)行 N-供應(yīng)商N(yùn)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測(cè)算的嚴(yán)格控制， 即需要將自營(yíng)出口業(yè)務(wù)中預(yù)測(cè)的費(fèi)用以采購(gòu)訂單的形式錄入系統(tǒng)。 建議由專人從系統(tǒng)里來(lái)錄入費(fèi)用采購(gòu)訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢?cè)撲N售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測(cè)算表附件打開(kāi)；3. 根據(jù)盈虧測(cè)算表的預(yù)測(cè)金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購(gòu)訂單。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購(gòu)訂單模版。2) 需要通過(guò)復(fù)制費(fèi)用采購(gòu)訂單模版生成各種費(fèi)用訂單。3) 費(fèi)用采購(gòu)訂單上顯示單價(jià)顯示 1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單編號(hào)規(guī)則如下所示：采購(gòu)訂單類型采購(gòu)訂單編號(hào)外運(yùn)費(fèi)采購(gòu)訂單銷售合同號(hào) -F傭金費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào) -C雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào) -Z物料采購(gòu)訂單銷售合同號(hào) -1注：1) 不同的外運(yùn)公司需