Oracle實施采購業(yè)務(wù)方案

1、XX 科技股份有限公司Oracle 實施采購業(yè)務(wù)方案顧問 :生成日期 :2002.10.16最后修改日期 :控制號 :NOROP-PO-2版本 :2 .0審批 :精品文檔你我共享文檔控制修改記錄審查人NamePositionAAAAAA精品文檔你我共享目錄文檔控制.II修改記錄 .ii審查人.ii公司組織管理 .11采購組織管理 .41.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置 .41.2業(yè)務(wù)人員情況 .42采購產(chǎn)品管理 .72.1采購產(chǎn)品 .72.2采購產(chǎn)品編碼 .72.3采購產(chǎn)品分類 .72.4采購產(chǎn)品計量單位 .82.5采購產(chǎn)品庫存控制 .93供應(yīng)商管理 .114請購管理 .144.1請購流程 .145詢價及報價

2、管理 .155.1詢價單 .155.2報價單 .166訂單管理 .176.1訂單生成 .176.2訂單內(nèi)容 .266.3訂單安全性 .287采購接收與退貨 .307.1采購接收控制 .307.2采購?fù)素?.318審批管理 .338.1審批流程 .338.2審批人員 .368.3審批權(quán)限 .369采購與財務(wù)接口 .389.1采購和財務(wù)接口 .38AAAAAA精品文檔你我共享公司組織管理Oracle系統(tǒng)采購模塊功能概述Oracle 采購模塊是 Oracle 分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品和供應(yīng)商的有效

3、管理。Oracle采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價和報價信息；對供應(yīng)商進行有效的管理和評價等。Oracle采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報表等等。AAAAAA精品文檔你我共享下圖為本解決方案中， XX 總部采購模塊與其它模塊的關(guān)系：銷售模塊請購導(dǎo)入應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊接收入庫庫存模塊財務(wù)信息導(dǎo)入總賬總賬模塊生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊接收入庫庫存模塊財務(wù)信息導(dǎo)入總賬總

4、賬模塊Oracle采購業(yè)務(wù)解決方案概述針對 XX股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)特點， 以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個經(jīng)營單位、多個庫存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。XX 總部的貿(mào)易一部、 貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進行審批。通過審批的采購訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購接收流程接收貨物。生產(chǎn)基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審批。辦公用品、低值易耗品的采購由財務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不

5、在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。AAAAAA精品文檔你我共享采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護，以及對供應(yīng)商的評估，本方案采用了 Oracle 系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護方案，可以有效地保證采購業(yè)務(wù)高效進行。此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績效等報表對供應(yīng)商表現(xiàn)進行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購部門負(fù)責(zé)維護，財務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購模塊共享供應(yīng)商信息庫。針對每一種具體采購單據(jù)（請購單、詢價單、報價單、采購訂單）設(shè)置訪問層次

6、和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠瀏覽采購單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個方面，對采購業(yè)務(wù)的解決方案進行具體闡述：1. 采購組織管理2. 采購產(chǎn)品管理3. 供應(yīng)商管理4. 請購管理5. 詢價及報價管理6. 采購訂單管理7. 采購接收與退貨8. 采購與財務(wù)接口9. 采購訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計基于以下文檔的內(nèi)容：XXOracle 實施采購業(yè)務(wù)需求分析XX 業(yè)務(wù)流程、操作手冊AAAAAA精品文檔你我共享1 采購組織管理1.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機械、照明的自營和

7、代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營出口業(yè)務(wù)的采購與銷售。采購部采購員負(fù)責(zé)采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護 XX 總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購、儲運、庫存計劃等。生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請, 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負(fù)責(zé)。經(jīng)BPR討論認(rèn)為， XX 與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購無需在系統(tǒng)進行操作，直接在財務(wù)進行處理即可。解決方案Oracle 系統(tǒng)可以通過靈活

8、的責(zé)任、菜單設(shè)置實現(xiàn)將采購功能菜單（詢價和報價、采購、接收、供應(yīng)商管理等）分配給采購部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員；通過預(yù)置文件的設(shè)置， 實現(xiàn) XX 總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營單位業(yè)務(wù)信息的獨立與完整。1.2業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門銷售小組采購自營出口業(yè)務(wù)的輕工、 機械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務(wù)不實行購銷分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購與銷售的整個貿(mào)易過程。AAAAAA精品文檔你我共享采購部設(shè)有采購經(jīng)理，下屬采購人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬

9、采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有 4名采購經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、 包裝材料、 橡膠件等的采購。奧德光電有 4 5名， 2名負(fù)責(zé)金工件采購、 1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購、 1名負(fù)責(zé)光學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個方面的方案實現(xiàn)：職位采購員采購員與采購物品的關(guān)系職位Oracle 系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進行關(guān)聯(lián)。具體如下：1. 設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于 XX與北方工業(yè)的 4

10、家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營單位之間是共享的。因此 XX的職位彈性域?qū)⒂靡欢?，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營單位。具體如下：XX：根據(jù) BPR設(shè)計的崗位職責(zé)，與采購相關(guān)的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理AAAAAA精品文檔你我共享貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購業(yè)務(wù)員財務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購經(jīng)辦生產(chǎn)部計劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購員設(shè)定在采購員定義窗口中定義采購員。3. 采購員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應(yīng)采購員， 在請購單中系統(tǒng)

11、將自動選取該物品對應(yīng)的采購員，錄入人員可以改選其他的采購員。AAAAAA精品文檔你我共享2 采購產(chǎn)品管理2.1采購產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求XX 公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模塊業(yè)務(wù)解決方案。2.2采購產(chǎn)品編碼業(yè)務(wù)需求光電總部目前的采購產(chǎn)品沒有進行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對物品進行標(biāo)志有時也運用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 : 成品編碼 9位， 原材料 10位， 光學(xué)膠片編碼 3位。工藝技術(shù)部調(diào)研問卷：有標(biāo)準(zhǔn)的物品編碼， 按零件類別， 產(chǎn)品型號， 一般為 3段

12、 ，編碼不定長，例如 : M 58 111 S希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時明確采購產(chǎn)品的編碼。2.3采購產(chǎn)品分類業(yè)務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌?xì)分（燈具按 2頭或 3頭分、日雜按一件套 / 二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪?，家AAAAA

13、A精品文檔你我共享用電器再細(xì)分則按升分 。機械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、 燈具、不銹鋼制品、 汽配、設(shè)備零件、文體用品 / 醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。采購部為光電部采購的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)海關(guān)編碼；生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 :原材料分：包裝材料，橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。解決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。 鑒于 XX 與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分

14、職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。2.4采購產(chǎn)品計量單位業(yè)務(wù)需求XX ：輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關(guān)報關(guān)的要求定?；旧蠠舻挠嬃繂挝皇潜K、鐘按臺 / 只計量、日雜的計量單位是套 / 公斤；家用電器是按個計量光電部：基本上按具或個計量；光學(xué)材料有時采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。機械部：從公斤、米、具、套、個等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個計量，但在出口報關(guān)、供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計量。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。

15、存在計量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。AAAAAA精品文檔你我共享解決方案在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計量單位之間的換算關(guān)系。具體參見庫存業(yè)務(wù)方案設(shè)計。2.5采購產(chǎn)品庫存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控， 要求采購訂單、 入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現(xiàn)成本測算。光電部貿(mào)易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號跟蹤采購物品。都未使用序列號控制。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué) : 目前有光學(xué)完工庫、 光學(xué)毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué)

16、棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等 5個倉庫。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。解決方案總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算， 確認(rèn)存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應(yīng)商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認(rèn)的操作。光電部采購的物品基本都先入 XX 自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫

17、后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進行查詢，在采購定單AAAAAA精品文檔你我共享查詢界面實現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。XX 本部自營出口 , 投標(biāo) , 進料加工要進行成本盈虧測算 .這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進行批號控制。批號編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會出口，也要進行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個

18、子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對物料進行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計。AAAAAA精品文檔你我共享3 供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求XX供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。供應(yīng)商分類按照部門分為輕工類、機械類、光電類、照明類等。生產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團調(diào)度室進行匯總。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團

19、調(diào)度室進行匯總管理。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。遠(yuǎn)達(dá)集團總調(diào)度室每年對供應(yīng)商進行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進行分析。選擇新供應(yīng)商時，從規(guī)模、價格、質(zhì)量、交貨期上對供應(yīng)商進行考量。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購合同。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由 XX 采購部專人負(fù)責(zé)錄入與維護。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle 系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。供應(yīng)商信息維護：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù) BPR設(shè)計的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確

20、性，由 XX 采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護。供應(yīng)商信息安全性：AAAAAA精品文檔你我共享系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完備性，建議由 XX 采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護。供應(yīng)商編碼：供應(yīng)商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。經(jīng)過討論，初步確定運用手工編碼，編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時就可以選擇所屬的相應(yīng)類別?？偛糠诸悾嘿Q(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、

21、包裝材料供應(yīng)商評估與合格供應(yīng)商管理：1. 供應(yīng)商評估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報價查詢和報價分析來幫助評估供應(yīng)商。運行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報表，從不同角度收集評估信息：序號報表名稱報表內(nèi)容1按分類的采購匯總報表按物品類別，供應(yīng)商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。2按供應(yīng)商的發(fā)票價格差按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購訂異報表單和發(fā)票的價格差異， 只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。3采購訂單及發(fā)放明細(xì)報按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，表注：只有計劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。4供應(yīng)商采購匯總報表按供應(yīng)商打印采購訂單匯總情況

22、表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)表商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報表。AAAAAA精品文檔你我共享6供應(yīng)商過期發(fā)貨報表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期， 過期未到的采購訂單及物品明細(xì)情況。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗收情況表表。8供應(yīng)商暫掛報表按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。9過量發(fā)貨報表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進行供應(yīng)商等級的分類， 針對供應(yīng)商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、 接收方式等。做采購訂單時， 相應(yīng)的供應(yīng)商信息會帶入采購訂單中，用來管理與供應(yīng)商的交易條款。3. 系統(tǒng)可以維護合格供應(yīng)

23、商清單， 并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購。 具體是在庫存定義物料時，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商” ，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商清單， 明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。 業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。AAAAAA精品文檔你我共享4 請購管理4.1請購流程業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產(chǎn)基地根據(jù) BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1. 采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、 財務(wù)部經(jīng)理審批， 在超出審批范圍時， 由公司總經(jīng)理進行審批具體

24、參見 BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達(dá)流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在 ERP 系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購預(yù)算控制。解決方案XX ：由于 XX 主營貿(mào)易業(yè)務(wù)， 物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單， 只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至采購部門進行采購。生產(chǎn)基地：運用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。AAAAAA精品文檔你

25、我共享5 詢價及報價管理5.1詢價單業(yè)務(wù)需求XX 與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進行。沒有固定的書面形式的詢價單。解決方案XX總部的詢價活動包括內(nèi)部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)商詢價）。1. 內(nèi)部詢價：系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價功能?？紤]到運用請購單變通作為內(nèi)部詢價單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價單，傳遞給采購人員。2. 采購人員進行對外詢報價。3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結(jié)果。4. 采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價單上，購銷雙方進行簽字

26、確認(rèn)。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印詢價單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數(shù)量、目標(biāo)價位、向哪些供應(yīng)商詢價等信息。AAAAAA精品文檔你我共享5.2報價單業(yè)務(wù)需求XX供應(yīng)商報價的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報價時已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價中不包括任何折扣信息。報價無需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報價歷史紀(jì)錄。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。報價內(nèi)容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價格

27、更改的情況，一般是價格下調(diào)。報價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團總調(diào)度室。解決方案XX ：系統(tǒng)中可以記錄報價信息，并可以由詢價單自動生成報價單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要報價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或者制作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。AAAAAA精品文檔你我共享6 訂單管理6.1訂

28、單生成業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計劃生成。目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購訂單無需與銷售訂單進行對應(yīng)。解決方案XX ：總部的采購業(yè)務(wù)分為三種類型：1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)。2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3. 總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型 :編號類型描述1自營出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務(wù)處理自營進口采購業(yè)務(wù)，在采購

29、模塊管理3進料加工不作價業(yè)包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，務(wù)在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務(wù)處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費用的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊管理AAAAAA精品文檔你我共享編號類型描述6代理進口業(yè)務(wù)收取代理費的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊與采購模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于 XX以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費的收入。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團的業(yè)務(wù)處理。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部

30、、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1. 運用開發(fā)的銷售訂單流程， 在銷售模塊錄入銷售訂單， 導(dǎo)入采購模塊生成請購單。2. 采購員創(chuàng)建采購訂單。 為了便于銷售人員對采購訂單情況的查詢， 在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。 采購員根據(jù)請購單 “接收人附注”中記錄的銷售合同號， 將其作為采購訂單編碼。 如果有多個采購訂單為一張銷售訂單進行采購， 則在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運至客戶時， 采購員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作， 并在貨

31、物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。具體的系統(tǒng)流程如下：AAAAAA精品文檔你我共享請購行 1- 供應(yīng)商1采購單1.接收入庫挑庫發(fā)放發(fā)運確認(rèn)銷售合同請購單.采購單2請購行 N-供應(yīng)商N自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進行盈虧測算的嚴(yán)格控制， 即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。 建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對銷售訂單進行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費用采購訂單。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費用采購訂單模版。2) 需要通過復(fù)制費用采購訂單模版生成各種費用訂單。3) 費用采購訂單上顯示單價顯示 1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對應(yīng)的采購訂單編號規(guī)則如下所示：采購訂單類型采購訂單編號外運費采購訂單銷售合同號 -F傭金費用采購訂單銷售合同號 -C雜項費用采購訂單銷售合同號 -Z物料采購訂單銷售合同號 -1注：1) 不同的外運公司需