Access數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建及在財務(wù)管理上的應(yīng)用

1、精品文檔就在這里-各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-Access 數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建及在財務(wù)管理上的應(yīng)用呂耀林內(nèi)容摘要： 本文主要論述了Access 數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建方法和過程，并以學(xué)生學(xué)費管理程序為例，論述了采用手工記帳管理學(xué)生學(xué)費的困難及利用 Access 數(shù)據(jù)庫進行管理后提高效率的情況。關(guān)鍵詞： 數(shù)據(jù)庫財務(wù)管理應(yīng)用Access是美國 Microsoft 公司研制出的一種電腦軟件，它一經(jīng)問世就受到了廣大電腦愛好者及信息管理人員的歡迎，是一種功能強大的數(shù)據(jù)庫管理應(yīng)用軟件。多年來，Access的版本不斷進行改進和升級，使之操作起來更加方便和得心應(yīng)手。由于 Acces

2、s提供了許多獨特的功能，在管理資料、分析資料、傳遞資料和保存資料等方面有獨到之處，因此，在信息管理和分析中得到廣泛運用。本文就 Access數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建及在財務(wù)管理上的應(yīng)用談一點自己的體會。一、 Access數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫主要是由表、查詢、報表、窗體、宏和模塊組成的，它的創(chuàng)建包括以下步驟：1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)表。表是創(chuàng)建查詢、窗體和報表等其他數(shù)據(jù)庫組件的來源和根據(jù)，沒有表也就沒有 Access數(shù)據(jù)庫了，因此，表的創(chuàng)建是建立 Access 數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵和根本。創(chuàng)建表是數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中最重要的步驟。在設(shè)計表時，應(yīng)該遵循以下設(shè)計原則。（ 1）每個表應(yīng)該只包含關(guān)于一個實體的信息。 （2）每個表

3、中任意兩條記錄的值不能完全相同。（3）同一表中不允許有相同的字段名。 （4）同一字段中的值必須是相同的數(shù)據(jù)類型。根據(jù)上述設(shè)計原則，首先要按照數(shù)據(jù)庫管理內(nèi)容的需要選定字段，并對所選字段進行編輯。一般情況下，表的第一個字段應(yīng)設(shè)置為自動編號，并設(shè)定為主關(guān)鍵字和自動無重復(fù)索引，因為這個字段的設(shè)置，對于它同其他表建立表與表之間的關(guān)系，以至整個數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建都起著至關(guān)重要的作用。其他字段可根據(jù)需要設(shè)置為文本型、數(shù)據(jù)型、日期 / 時間型等。特別注意的是設(shè)置為數(shù)據(jù)型的字段，還應(yīng)根據(jù)需要設(shè)定類型，如長整型、整型、單精度型、雙精度型等。在財務(wù)管理中一般都需要保留兩位或多位小數(shù)，因此，數(shù)據(jù)型字段應(yīng)設(shè)定為雙精度型，而不

4、應(yīng)設(shè)定為長整型或整型，否則，表中的數(shù)據(jù)將不能保留小數(shù)。每個字段的默認(rèn)值可根據(jù)需要來設(shè)定，一般數(shù)據(jù)型的字段，默認(rèn)值應(yīng)設(shè)定為零，如果某個數(shù)據(jù)字段為一個常量，可將默認(rèn)值設(shè)定為這個常量。那么，在對數(shù)據(jù)表錄入數(shù)據(jù)時，這個字段就可省略不錄了，這樣可以提高錄入數(shù)據(jù)的速度和效率。對于日期 / 時間型的字段，一般應(yīng)將默認(rèn)值設(shè)定為計算機的系統(tǒng)日期或時間，操作方法是：如果設(shè)置默-精品文檔-精品文檔就在這里-各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-認(rèn)日期，就將日期的默認(rèn)值寫為 Date（）；如果設(shè)置默認(rèn)時間，就將時間的默認(rèn)值寫為Time（）。2、創(chuàng)建查詢、窗體和報表。 Access數(shù)據(jù)

5、庫的功能十分強大，很多操作只需要點幾下鼠標(biāo)就完成了，查詢、窗體和報表的創(chuàng)建就是如此。在創(chuàng)建查詢、窗體和報表時，首先用鼠標(biāo)單擊新建按鈕，這時 Access出現(xiàn)一個創(chuàng)建向?qū)В粗驅(qū)У奶崾局鸩竭M行操作，直到完成創(chuàng)建過程。查詢、窗體和報表創(chuàng)建以后，還要根據(jù)需要再進行設(shè)計修改，直到滿意為止。3、創(chuàng)建宏和 Visual Basic模塊。宏是一種特殊的代碼，是一種操縱操作的代碼組合，它以操作為單位，將一連串的操作有機地組合起來，在宏運行時，這些操作被一個一個地依次執(zhí)行。在 Access數(shù)據(jù)庫中四種基本對象：表、查詢、窗體和報表的功能雖然都很強大，但它們彼此之間不能相互驅(qū)動，如果一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)只是由這幾種對

6、象構(gòu)成，那么該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)恐怕只有創(chuàng)建者本人才能操縱了。當(dāng)你將一個數(shù)據(jù)庫提交給其他人使用時，必須提供一個性能完整、操作簡便的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。例如：當(dāng)你的數(shù)據(jù)庫中擁有多個窗體時，你不能讓使用者自己去尋找每個窗體，然后將其打開，而是應(yīng)在一個主窗體中設(shè)計有菜單命令或命令按鈕，使用者可以通過操縱這些菜單命令或按鈕來打開窗體。這就要求將 Access中的各種對象有機地組合起來，顯然，通過表、查詢、窗體和報表四個基本對象都無法實現(xiàn)這一要求，只有通過 Access中的宏和模塊這兩種對象才能實現(xiàn)。宏的創(chuàng)建與表、查詢、窗體和報表的創(chuàng)建相比要復(fù)雜一些。首先，必須了解和懂得創(chuàng)建宏所需要的操縱屬性代碼、條件代碼；其次，要正

7、確選擇宏操作所需要的參數(shù)；最后，還要將創(chuàng)建的宏通過使用命令按鈕來運行，以達到創(chuàng)建宏的最終目的。宏的創(chuàng)建是通過數(shù)據(jù)庫中“宏”選項卡來進行的。具體操作方法如下：單擊新建按鈕，出現(xiàn)宏設(shè)計窗口，在菜單欄中選擇設(shè)置條件按鈕單擊，使宏設(shè)計窗口中的“條件”列顯示出來，在“條件”欄中輸入要執(zhí)行該宏操作的條件。在“操作”欄中設(shè)定宏操作的代碼。在“項目”欄中設(shè)定要計算的項目。在“表達式”欄中設(shè)定要計算的內(nèi)容。設(shè)定完成所有內(nèi)容后單擊“保存”按鈕保存該宏，一個宏的創(chuàng)建就完成了。雖然 Access 提供了完善的可視化操作，但對于要完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫管理任務(wù)來說，僅靠這些是不夠的，還必須使用程序語言來設(shè)計數(shù)據(jù)庫管理程序。在

8、 Access 數(shù)據(jù)庫中使用的程序語言是 VB語言，創(chuàng)建 VB語言模塊與創(chuàng)建宏相比要復(fù)雜的多，需要掌握編寫 VB 語言的基本知識，并反復(fù)實踐操作才能完成，而且講起來也比較繁瑣，在這里就不介紹VB 模塊的編寫過程了。 VB模塊是創(chuàng)建一個完整、美觀、實用的 Access 數(shù)據(jù)庫所不可缺少的內(nèi)容，它可將整個數(shù)據(jù)庫的表、查詢、窗體和報表聯(lián)系起來，并使其快速、協(xié)調(diào)地運行。二、 Access 數(shù)據(jù)庫在財務(wù)管理上的應(yīng)用Access 數(shù)據(jù)庫具有十分強大的功能，特別是在管理資料、查詢資料和分析資料方面功能獨特，作用巨大。下面以學(xué)生學(xué)費管理程序為例說明其作用。-精品文檔-精品文檔就在這里-各類專業(yè)好文檔，值得你下

9、載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-1、資料管理全面、完整。近幾年我校學(xué)生人數(shù)不斷增加，現(xiàn)在校學(xué)生已經(jīng)超過 5000 人。由于學(xué)生人數(shù)逐年增加，財務(wù)處對于學(xué)生學(xué)費管理的難度也不斷增大，因為每個學(xué)生的具體情況不一樣，交費的年數(shù)和金額也不盡相同。財務(wù)部門需要將每個學(xué)生的交費情況分別記錄清楚存檔，并及時提供需要交費的學(xué)生名單，對于沒有使用計算機而是通過手工記帳進行管理的人來說是件非常困難的事。因為財務(wù)帳薄只能記錄收費金額、日期和簡單的文字摘要，不可能把每個學(xué)生的詳細交費情況都登記在帳薄上。因此，在提供數(shù)據(jù)時，也不可能及時、全面和準(zhǔn)確。Access 數(shù)據(jù)庫在學(xué)生學(xué)費管理中使用以后，以上手工

10、操作所遇到的問題，得到了全面解決，特別是在記錄登記上，可根據(jù)管理的需要更加詳細的記錄每個學(xué)生的情況，包括每個學(xué)生的班級、姓名、性別、學(xué)號、應(yīng)交學(xué)費、實交學(xué)費、欠交學(xué)費、收據(jù)號碼、交費日期等詳細資料，無論什么時候需要數(shù)據(jù)只要打開計算機，進入學(xué)生學(xué)費管理程序，所需數(shù)據(jù)就能及時、全面的顯示出來，并能打印出報表，提供給使用者。2、資料查詢快速、及時。學(xué)生學(xué)費管理在沒有使用 Access 數(shù)據(jù)庫以前，財務(wù)部門只能通過帳薄進行查詢，對于 5000 多學(xué)生的學(xué)校來說，要想查找某個學(xué)生的交費情況，困難是可想而知的。尤其是要查找?guī)啄昵暗慕毁M情況就更困難，需要財務(wù)人員到學(xué)校檔案室先查帳薄，再查傳票，然后再從上千張

11、收據(jù)中查找這個學(xué)生的交費收據(jù)，既耗費了財務(wù)人員的大量時間，又不能及時、快速、全面地提供查詢資料。而 Access 數(shù)據(jù)庫提供了非常方便的查詢功能，它可以根據(jù)使用者的需要，以多種方式提供查詢結(jié)果，這些方式包括按升序、降序，按所選內(nèi)容、按查詢條件等進行查詢，并可將查詢結(jié)果以表的形式打印出來。它可在幾秒鐘內(nèi)提供出查詢結(jié)果，同用手工查詢相比，查詢速度和效率提高幾百上千倍。3、資料分析清楚、準(zhǔn)確。對于幾千名學(xué)生來說，有多少人已經(jīng)交費，多少人沒有交費，多少人交了一年、二年、三年學(xué)費，多少人欠交學(xué)費，欠了多少錢，通過帳薄進行分析是非常困難的，更不用說分析清楚和準(zhǔn)確了。利用 Access 數(shù)據(jù)庫進行以上內(nèi)容的

12、分析則是非常容易的事，可以通過數(shù)據(jù)篩選、匯總及連結(jié) Excel 電子表等多種方式進行。利用篩選功能可將各種交費情況的學(xué)生篩選出來，從而及時催促欠交學(xué)費的學(xué)生交費。通過匯總功能可將應(yīng)交學(xué)費、實交學(xué)費、欠交學(xué)費的數(shù)據(jù)計算出來，從而了解和掌握現(xiàn)在實收多少學(xué)費，還有多少學(xué)費在以后年度收取，為合理安排經(jīng)費的使用提供依據(jù)。三、幾點啟示1、現(xiàn)代管理方式正在突飛猛進的發(fā)展，尤其是計算機信息管理，發(fā)展速度更快。如果不及時學(xué)習(xí)，就會落后，在現(xiàn)在這個競爭的年代就可能被淘汰。2、因為使用計算機管理圖文并茂，管理者可根據(jù)自己的愛好設(shè)計圖形、文字及運行方式，既提高了管理效率，也給管理者帶來了工作上的樂趣。3、Access

13、數(shù)據(jù)庫在財務(wù)管理上的應(yīng)用十分廣泛，只有不斷學(xué)習(xí)，不斷開發(fā)利用，才能充分發(fā)揮其作用，近而全面實現(xiàn)會計電算化，最終達到會計管理的無紙化辦公。-精品文檔-精品文檔就在這里-各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-參考文獻： 美 Evan Callhan著，楊一平等譯，Access97中文版，人民電出版社， 1998楊曉群、王華、王輝著，數(shù)據(jù)管理大師，人民郵電出版社，1997作者簡介：呂耀林 男1963年 4 月5 日生 中國青年政治學(xué)院畢業(yè)職稱 會計師2010 年讀書節(jié)活動方案一、活動目的：書是人類的朋友，書是人類進步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識面，通過開展“和書交朋友

14、，遨游知識大海洋”系列讀書活動，激發(fā)學(xué)生讀書的興趣，讓每一個學(xué)生都想讀書、愛讀書、會讀書，從小養(yǎng)成熱愛書籍，博覽群書的好習(xí)慣，并在讀書實踐活動中陶冶情操，獲取真知，樹立理想！二、活動目標(biāo)：1 、通過活動，建立起以學(xué)校班級、個人為主的班級圖書角和個人小書庫。2 、通過活動，在校園內(nèi)形成熱愛讀書的良好風(fēng)氣。3 、通過活動，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書的好習(xí)慣。4、通過活動，促進學(xué)生知識更新、思維活躍、綜合實踐能力的提高。三、活動實施的計劃1 、 做好讀書登記簿（1 ） 每個學(xué)生結(jié)合實際，準(zhǔn)備一本讀書登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來設(shè)計、裝飾，使其生動活潑、各具特色，其中要有讀書的內(nèi)容、容量、實現(xiàn)時間、好詞佳句集錦、心得體會等欄目，高年級可適當(dāng)作讀書筆記。（2 ） 每個班級結(jié)合學(xué)生的計劃和班級實際情況，也制定出相