采購業(yè)務內控制度試行

1、采購業(yè)務的內部控制制度（試行）一、采購業(yè)務的授權公司的采購業(yè)務全權集中于物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器具的采購、戶外管道及戶內管線安裝材料等。公司辦公用品的采購由行政部負責。采購業(yè)務分為常備采購（預算內）、非常備采購（預算外）、政策性采購（公司戰(zhàn)略需要）。二、采購計劃的制定和審批 公司各單位（分、子公司及各部門）每月25日向物流配送中心報送下月的物資采購計劃，物流配送中心經匯總、綜合平衡后向財務部報送當月公司整體采購計劃和采購資金預算。該計劃應綜合考慮各項物資實際庫存、工程施工計劃和公司資金狀況。該計劃亦應與各預算單位每月向財務部上報的預算報表口徑一致。財務部審核通過后報總經理審批，經

2、審批通過后下發(fā)物流配送中心執(zhí)行，同時轉財務部備檔作為資金安排的依據(jù)。采購計劃審批流程（見流程圖1）：三、采購業(yè)務的執(zhí)行1、供應商的管理（1）、采購人員應隨時調查供應商的動態(tài)及產品質量。凡欲與公司建立供應關系而且符合條件者應填具“供應商調查表”（見表1），作為選擇供應廠商的參考?！肮陶{查表”呈采購部經理核準后存檔。（2）、物流配送中心應在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應商檔案庫，供應商檔案包括：供應商名片、供應商調查表、供應商審批表、供應商資信檔案、供應商所提供的合格證明、價格表及相關資料（3）、每批材料供貨結束后，供應商的實績轉記于“供應商資信檔案”（見表2），作為評審供應商業(yè)績的資料。（4）

3、、采購人員依據(jù)“供應商調查表”每半年復查一次，更正原有資料內容。供應商檔案由物流配送中心的經理指派專人負責管理，未經采購部經理允許，不得隨便查閱。供應商調查表應每月報一份給財務部存檔。（5）、物流配送中心應對供應商的選擇建立內控審批制度。在下列情況下，采購人員應填寫“供應商審批表”（見表3），提請主管領導審批：A、原有供應商被撤點；B、開發(fā)新產品和新項目投資需引進新的供應商；C、原有供應商由于種種原因拒絕供貨需更換供應商；D、新供應商的物資更適合公司的需求。2、商品樣品的檢驗：（1）、對通過初審的供應商所送檢的樣品，必須經質量檢驗部門進行各項指標的檢驗和檢測。（2）、供應商提供樣品同時應附帶完

4、整的自檢報告及合格證明等資料。（3）、對通過初審和提供樣品檢驗合格的供應商方可進行供貨。如果評審結果不合格，要求供應商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應商資格。3、請購申請單的處理（1）、審核采購申請單各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。（2）、緊急采購申請單應優(yōu)先辦理。（3）、無法于需用日辦妥的采購申請單，須及時通知申購單位。（4）、接到撤銷通知的采購申請單，應先處理，并在采購計劃中刪除。4、詢價及洽談：（1）充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質量要求及其他特別要求。（2）向供應商詳細說明品名、規(guī)格、質量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、驗貨方式、付款方式。（3）同規(guī)格產品的供應商至少對比

5、三家（注明供應商的地址電話，填寫采購詢價表（見表4），執(zhí)行詢價程序。（4）尋求其他更適合的替代品。（5）有沒有價格上漲、下跌因素，經成本分析后，設定議價目標。（6）詢價單應注明與供應商議定的成交條件。（7）如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格，免詢價、比價手續(xù)。5、招標及采購合約的審核會簽（1）、公司集中采購的大宗材料物資如PE管、氣表等應采用招標形式采購（2）、公司招標流程如下：A、成立招投標小組：招投標小組由公司總經理、副總經理、各中心總監(jiān)、采購部經理、相關專業(yè)工程師組成。B、招標小組專業(yè)工程師編制招標文件（可對中標原則予以明確），發(fā)招標公告（或邀請函），并對報名投標者

6、進行資格預審。C、招標小組專業(yè)工程師對合格的投標者發(fā)招標文件、設計施工圖、技術資料、材質要求等并負責組織現(xiàn)場踏勘及招標答疑工作。D、招標小組制定評標、定標辦法，組長召開開標會議，審核投標書，組織評標，確定中標單位。E、采購項目負責人發(fā)中標通知書，并負責完成與中標單位的合同簽訂工作。招標工作流程（見 流程圖2）：（3）、凡應以合約方式進行采購的物資，采購項目負責人應與供應商簽訂合同。合同的簽訂應按公司規(guī)定的合同會簽流程進行會簽后蓋章。合同會簽流程（見流程圖3）及合同匯簽審批表（見表5）：6、采購（1）、物流配送中心根據(jù)與供應商簽訂的采購協(xié)議所約定的具體條款落實到貨時間、交貨地點、品種、數(shù)量等。采

7、購人員應對供應商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與普通采購申請單（見表6）與工程物資采購申請表（見表7）（專項采購）所列內容一致。（2）采購員應向供應商索取必要的合格證明、使用說明及供應商名片等資料。（3）采購物資到達公司后，采購人員應及時趕到倉庫；工程類物資采購時，需經采購員、工程師等兩人以上的人員隨同購貨并會簽采購申請單。7、采購流程基于公司目前的運作模式和現(xiàn)狀，為保證物資流、資金流、信息流的合理運轉，采購業(yè)務應嚴格執(zhí)行具體流程如下：（見流程圖4）1、公司下屬各經營實體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報送次月采購計劃表（見表89）。采購計劃按審批流程批準后由物流配送中心執(zhí)行。2、公司

8、物流配送中心只是作為公司集中采購的執(zhí)行者、組織者，并不是采購簽約的主體，采購簽約的主體應是各個材料物資請購單位，即各經營實體（分子公司）。3、公司物流配送中心向供應商發(fā)出訂貨單通知單（見表9），一式三聯(lián)：一聯(lián)給供應商，一聯(lián)傳請購單位，一聯(lián)留底。訂貨單應注明：（1）、采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額；（2）、收貨人、交貨地點、驗收方式、交貨時間；（3）、發(fā)票上應開具的購貨單位名稱等。該訂貨單應及時傳至請購單位。4、購貨合同簽訂（或訂貨單發(fā)出）后，公司采購中心及各分、子公司根據(jù)合同有關規(guī)定應適時跟蹤訂貨單的處理情況，及時溝通，作好收貨準備。5、貨物收到后，收貨單位應及時核對實際收到的貨物與采購訂單是否

9、一致，并核查相關票據(jù)是否與訂單要求相符，如有異常應及時與供貨單位取得聯(lián)系，及時作出相應處理。按有關規(guī)定從專用帳戶中支付采購資金。并將訂單處理情況及時通告公司采購中心。 8、應付賬款的管理（1）、采購業(yè)務完成后采購人員應將審批齊全的采購申請單、購銷合同入庫單（見表10）、發(fā)票等相關資料轉財務部審核入賬，根據(jù)合同的約定辦理付款手續(xù)。（2）、財務經理應監(jiān)督和審核會計人員編制的“采購交易”記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時性；若月末采購的物資已入庫但發(fā)票未到，應暫估入帳，待下月發(fā)票到達后紅字沖回，再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。  （3）、財務部應于每月月末與供應商進行往來帳項的核對。

10、取得供應商對帳單，審核其余額與公司“應付帳款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。  （4）、物流配送中心應登記所有已簽訂的采購協(xié)議，并按合同載明的付款條件及時間，每周一向財務部報送采購資金支付計劃表（見表11）。流程圖1采購計劃審批流程 分子公司及各部門 1、歷史用量2、工程安裝進度3、庫存分析 采購計劃 物流配送 中心 財務部預算主管審核 YS 財務總監(jiān) 總經理 物流配送中心 財務部 預算及審核執(zhí) 行 流程圖2 招標工作流程圖 編制招標文件 發(fā)招標公告 或邀請函 對報名投標者進行資格預審 對合格的投標者發(fā)招標文件、技

11、術資料 組織投標單位踏勘現(xiàn)場，并對招標文件答疑 招標小組制定評標、 定標方法 招標小組組長召開開標會議，審核投標書，組織評標，確定中標單位 發(fā)中標通知書 與中標單位簽訂合同 成立招標小組 招標小組流程圖3 采購合同會簽流程圖 財務負責人 簽字 物流配送中心 總監(jiān)簽字 采購項目 負責人提出合同初稿公司法律顧問審核合同并定稿總經理簽字合同雙方簽字蓋章 合同歸檔1、財務部一份2、物流配送中心一份3、請購單位一份流程圖4 采購流程圖材料物資直接發(fā)送到請購公司；發(fā)票單據(jù)隨貨同行；請購單位直接付款給供應商 九江公司 發(fā)貨 發(fā)貨供應商洪湖公司 黃岡八家分子公司 松滋公司 平行同類子公司 付款 付款 1、發(fā)票

12、的購貨方為公司請購單位2、開票所列項目要與定貨單相關項目一致3、單價、數(shù)量及總金額 采購計劃 申報發(fā)貨付款 黃岡公司 采購計劃 采購部 申報 審核 申報 表1 供應商調查表內容 供應商全稱供應商性質上級主管機關建廠（經營部）日期建筑面積（m2）固定資產年銷售產值職工總數(shù)企業(yè)負責人其中質量負責人營銷負責人技術人員數(shù)研究/開發(fā)負責人高/中級職稱人數(shù)檢測員設備總數(shù)主要機構設置機構名稱其中物資名稱型 號產 地供應物資供應商發(fā)展簡介及質量保證能力供應商貫標名稱及日期是否通過第三方認證認證標準通過認證日期認證機構名稱證 書 號供方負責人簽字（蓋章）： 日期：審批意見： 審批人/日期：注：（對封皮的企業(yè)類別

13、分A.B兩類。A、生產廠家 B、代理商）。表2 公司供應商資信檔案 年 月度 編號： 供應商名稱地 址進貨日期物資名稱產地單位數(shù) 量檢驗結果供貨及時性使用異常情況記載月度供貨業(yè)績評價： 評價人/日期：表3 侯選供應商審批表 NO： 新供應商名稱原供應商名稱物資名稱物資類別原因： 提出人/日期：審核意見： 審核人/日期：批準意見： 批準人/日期：表4采購詢價表 年 月 日 第 頁/共 頁 編號物資名稱型號/規(guī)格供應商1(擬訂)供應商2(比價)供應商3(比價)數(shù)量單價金額名稱、地址及電話單價名稱、地址及電話單價名稱、地址及電話本頁小計人民幣（大寫）： ￥：采購部經理: 采購員:（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)

14、送交財務部，一聯(lián)留存采購）表 5 合同會簽審批表 編號：對方名稱合同編號 初次評審 修改評審合同主要內容、合作方式、合同金額、支付方式等(合同作為附件)： 編制人員： 日期： 法律顧問意見：簽名： 日期：部門負責人意見：簽名： 日期：主管總監(jiān)或副總意見：簽名： 日期：財務總監(jiān)意見：簽名： 日期：總經理批準意見：簽名： 日期：備注：表6普通采購申請表 申請部門： 年 月 日 序號采購物品名稱單位數(shù)量單價金額用途備注 說明：1、此表適用于零星材料、輔助材料、辦公用品等的采購計劃申請。(不適用工程材料)（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財務部）表 7 工程物資采購申請表申請部門 ：

15、 年 月 日 序號工程物資名稱規(guī)格型號單位工程所需數(shù)量現(xiàn)有庫存量實際需求量交貨時間交貨地點用途備注 總經理： 分公司經理： 申請人：說明：1、實際需求量=工程所需量-現(xiàn)有庫存量。（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財務部）表單編號： 表8 公司2005年 月采購計劃 請購內容 貨品名稱規(guī) 格數(shù) 量單 位金 額需用日期備 注申請人采購主管財務主管總經理日期：日期日期：日期：（此表一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交物流配送中心，一聯(lián)留存財務部。）表9 武漢賽洛燃氣公司訂 貨 單供貨方： 合同編號訂貨方于_年_月_日向供貨方訂購如下產品 序號產品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備 注12345678910合計合計人民幣大寫： 仟 佰 拾 萬 千 百 拾 元整 小寫：￥其它貨運要求貨運方式：貨運地址：收貨人： 電話： 手機：匯款信息戶名： 開戶行：卡號：稅號：開票要求1、 完整的公司名稱，即訂貨方名稱2、 具體的單價、數(shù)量、及總金額3、 所開發(fā)票相關項目必須與每一張訂貨單相關項目一致說明：1.本訂貨單一經雙方簽字即予生效，未經對方許可，任何一方不得隨意改動。 2.本訂貨單經訂貨方填寫確認無誤后，以傳真形式發(fā)給供貨方，傳真件有效。 3.貨物運輸如果保價，請供應商付保險。供貨方： 訂貨方：經辦人： 經辦人：電 話： 電 話：表10 入 庫