文件管理規(guī)定V1.0版

1、文件管理規(guī)定關(guān)于規(guī)范公司文件管理的規(guī)定編號(hào)：CX-ZH-BZ-190805001標(biāo)準(zhǔn)類別：管理標(biāo)準(zhǔn)受控狀態(tài)：分發(fā)號(hào)：使用部門：版本：1.0審批：審核：編制：日期：日期：日期：3發(fā)布日期： 年 月日實(shí)施日期：20年 月日、目的本文件規(guī)定了文件的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修訂和銷毀的控制，保證文件的完整性及保密性，明確工作職責(zé)，理順工作程序，杜絕文件流失等， 以確保公司文件管理工作有效運(yùn)行。二、范圍適用于XXX公司各部門的管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)體系文件及外來文件的控制。 三、職責(zé)一）、 公司各部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的要求起草、修訂、審核、報(bào)批、備案本部門使用的相關(guān)文件。二）、公司文件由各部門負(fù)責(zé)組織起草

2、，領(lǐng)導(dǎo)審核；管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布；工作標(biāo)準(zhǔn)由綜合管理部批準(zhǔn)后頒布。三）、文控專員/行政專員：負(fù)責(zé)各部門文件的編號(hào)， 對(duì)文件格式進(jìn)行審核, 對(duì)已批準(zhǔn)的文件進(jìn)行發(fā)放、回收、銷毀、留用、借用等文件管理工作，同時(shí)每 年負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件管理定期抽查。四）、各部門負(fù)責(zé)人是文件管理、宣貫的第一責(zé)任人，并監(jiān)督執(zhí)行。四、工作內(nèi)容一）、標(biāo)準(zhǔn)分類：1、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)、驗(yàn)收和試驗(yàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備、基礎(chǔ) 設(shè)施和工藝技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)量檢驗(yàn)和檢驗(yàn)設(shè)備、包裝、搬運(yùn)、儲(chǔ)存和標(biāo)識(shí)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、 安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)健康技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；2、管理標(biāo)準(zhǔn)：基礎(chǔ)管理、經(jīng)營(yíng)綜合管理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)與開

3、發(fā)創(chuàng)新管理標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu) 管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理、設(shè)備與管理基礎(chǔ)設(shè)施、測(cè)量檢驗(yàn)試驗(yàn)管理標(biāo)準(zhǔn)、包裝儲(chǔ)存 搬運(yùn)管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)、安全管理標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)健康管理標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理標(biāo) 準(zhǔn)、信息管理標(biāo)準(zhǔn)、體系評(píng)價(jià)管理標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)、工會(huì)管理標(biāo)準(zhǔn)；3、工作標(biāo)準(zhǔn)：基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)、通用工作標(biāo)準(zhǔn)、決策層工作標(biāo)準(zhǔn)、中層以上管理人員工作、一般管理人員工作、業(yè)務(wù)人員通用工作、維保工作標(biāo)準(zhǔn)。二）、文件分類：1、技術(shù)文件：如原輔料標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書等。2、管理文件：公司管理、銷售、采購(gòu)、人事行政、業(yè)務(wù)、工程，環(huán)境和安全管 理等文件。3、外來文件：適用的國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)、產(chǎn)品認(rèn)證實(shí)施規(guī)則等。三）

4、、文件編寫基本規(guī)范要求1、文件編號(hào)說明公司簡(jiǎn)稱+部門簡(jiǎn)稱+文件類別+日期+版本號(hào)如：JCX-ZH-ZD-19062801 （綜合管理部 2019年6月28日出臺(tái)的制度文件 1.0版）1.1、 標(biāo)準(zhǔn)文件由文控專員/行政專員進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式管理；1.2、 各部門行政管理文件由各部門按編號(hào)規(guī)則自行編號(hào)，須報(bào)備體系專員/文控專員對(duì)文件分類歸檔；1.3、 記錄表格須報(bào)備體系專員進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式管理，對(duì)表格分類歸檔。注：行政管理文件是指上行文、平行文、下行文和工作聯(lián)系單，行政性文件。（1）、上行文：下級(jí)對(duì)上級(jí)的報(bào)告、反饋、建議等以報(bào)告形式呈送；（2）、平行文：平級(jí)或上對(duì)下的規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)、制度等

5、，一般不以紅頭文件下發(fā)，而應(yīng)歸入體系文件的形式簽放。（3）、下行文：上對(duì)下的通知、要求、工作安排等，總經(jīng)辦相關(guān)公告可以紅頭 文件形式發(fā)出，部門級(jí)如需發(fā)紅頭文件需副總級(jí)簽字。（4）、工作聯(lián)系單：各部門及以下的一次性或暫時(shí)性的內(nèi)部溝通、工作要求以 工作聯(lián)系單形式（亦可手寫工作聯(lián)系單）或召開會(huì)議以會(huì)議紀(jì)要的形式發(fā)出， 如需長(zhǎng)期執(zhí)行形成規(guī)范的須上報(bào)部門級(jí)，以體系文件的形式簽發(fā)，2、文件標(biāo)題：2.1、 命名：標(biāo)題命名需結(jié)合文件屬性開展命名，一般由“發(fā)文單位（可省略）+介詞（可省略）+事由+文種”組成；例：采購(gòu)部（發(fā)文單位）關(guān)于（介詞）提升采購(gòu)訂貨準(zhǔn)確性（事由）的管理辦法（文種）；2.2、 字體：黑體三號(hào)

6、加粗居中，段前段后0.5行；3、文件所屬部門：在標(biāo)題下一行頂格用5號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)；主送單位后面標(biāo)注全角冒號(hào)；例：文件所屬部門：總經(jīng)辦4、文件相關(guān)部門：是指除所屬部門以外需要執(zhí)行或知曉文件內(nèi)容或協(xié)助辦理的部門；5、公司各部門及文件分類編號(hào)簡(jiǎn)表部門拼音簡(jiǎn)稱文件類別拼音簡(jiǎn)稱文件類別釋義總經(jīng)辦ZJB制度ZD要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事 的規(guī)范程序，莊文件綜合管理部ZH說明SM是對(duì)解說事物或事理的特征和本質(zhì)的一種 表達(dá)方式財(cái)務(wù)部CW標(biāo)準(zhǔn)BZ公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和 約定的文件工藝技術(shù)部GG辦法BF公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的 考核獎(jiǎng)懲性的文件制迫部ZZ通知TZ是批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)

7、上級(jí)、傳達(dá)事項(xiàng)、發(fā)布制 度、任免人員時(shí)使用的文件采購(gòu)部CG通報(bào)TB是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情 況的文件，是一種有較強(qiáng)的教育作用和指導(dǎo) 作用的下行文銷售部XS報(bào)告BG是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上 級(jí)領(lǐng)導(dǎo)詢問的文件商務(wù)部SW小QS是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的文件工程部GC批復(fù)PF是指導(dǎo)性的下行文，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)下屬請(qǐng) 示事項(xiàng)的公文質(zhì)量管理部ZL函H是不相隸屬的單位之間相互商洽工作、提出和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的文件-流程LC是一組輸入通過特定行動(dòng)準(zhǔn)則達(dá)到特定輸 出的過程，流程性開展工作的指引-總結(jié)ZJ是公司和個(gè)人對(duì)過去一段工作的回顧和分 析評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高理

8、性認(rèn)識(shí)，用 以指導(dǎo)今后工作的書面材料-方案FA指部門或個(gè)人出臺(tái)的項(xiàng)目性工作計(jì)劃書-手冊(cè)SC指作為指導(dǎo)員工開展工作的程序、方法的綜合性文件-計(jì)劃JH是公司或個(gè)人對(duì)未來一定時(shí)期內(nèi)要做的工作或要完成的某項(xiàng)任務(wù)，提出某些設(shè)想和提 出具體的工作實(shí)施安排；6、文件正文及格式6.1、 字體：首行空兩格，宋體五號(hào)字；6.2、 行間距：固定值24磅；6.3、 頁邊距：普通邊距，上下2.4cm,左右3.8cm；6.4、 頁眉要求：企業(yè)橫向 logo圖+企業(yè)全稱（XXX公司）；6.5、 頁腳要求：頁碼或企業(yè)文化類宣傳語皆可；6.6、 項(xiàng)目序號(hào)：一、一）、1、 1.1、1）、A、a （按級(jí)別依次使用），且為加粗字體；

9、7、附件：附件是附在正文后的有關(guān)材料，包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)報(bào)送的文件，頒發(fā)的規(guī)章制 度及文件中的報(bào)表、數(shù)字統(tǒng)計(jì)、人員名單等。有附件的文件，應(yīng)在正文下空一行左 空兩格用5號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)，附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例：附件1.采購(gòu)計(jì)劃表2.采購(gòu)定價(jià)表8、用紙：文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙。9、Excel 表格基本要求：背景噴白，項(xiàng)目欄重點(diǎn)著色標(biāo)注；10、PPT演示文檔統(tǒng)一 PPT模板，詳見附件ppt模板參照附件7、郵箱使用手冊(cè) 四)、發(fā)文的管理1、發(fā)文的程序1.1、 起草：如果各部門需要發(fā)文，草擬文稿時(shí)必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整

10、；1.2、 初級(jí)修訂：部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)文稿進(jìn)行修改；所有發(fā)文必須符合公司文件管理標(biāo)準(zhǔn)采用公司標(biāo)準(zhǔn)文件格式；1.3、 分管審核：(1)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(檢驗(yàn)規(guī)則、作業(yè)指導(dǎo)書)由責(zé)任部門編寫，部門審核，經(jīng)理 批準(zhǔn)后發(fā)布，生產(chǎn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布。(2)、 管理標(biāo)準(zhǔn)文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。(3)、工作標(biāo)準(zhǔn)由綜合管理部組織各部門編寫，審核、批準(zhǔn)發(fā)布。(4)、 部門內(nèi)文件(不跨部門執(zhí)行)由所在部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí) 行。1.4、 重新修訂：(1)、 文件修訂時(shí)，由文件更改提出者或部門提出申請(qǐng)并填寫文件修改意 見函，并經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(2)、 文件修訂批準(zhǔn)后，文件的主管部門依

11、據(jù)文件修改意見函中批準(zhǔn)的 修改方式進(jìn)行文件修改，并按流程進(jìn)行舊文件回收處理及新文件發(fā)放。(3)、 文件如須進(jìn)行大規(guī)模換版時(shí)無須填寫文件修改意見函，只須在文 件醒目處標(biāo)注修改內(nèi)容即可，并按流程進(jìn)行舊文件回收處理及新文件發(fā)放。1.5、 文件審批：需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)及時(shí)送會(huì)簽部門會(huì)簽；(部門級(jí)文件，均需要相關(guān)部門的會(huì)簽)1.6、 文件適宜性審核(1)、為了確保文件的適宜性，每二年至少應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審一次。(2)、 修改文件由文件使用部門提出，部門領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，管理手冊(cè)與程序文件由管理者代表組織人員進(jìn)行審核，如需修改按四)1.4規(guī)定執(zhí)行。1.7、 文件的版本、標(biāo)識(shí)和受控狀態(tài)(1)、文件的版

12、本以1.0 ; 1.1 ; 1.2 ;來表示。(2)、文件都以文件編號(hào)為標(biāo)識(shí)。(3)、 文件的受控與非受控A、文件的受控狀態(tài)分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)，分別用“受 控”和“非受控”印章為標(biāo)記。如有需要時(shí)可作為非受控文件(但須作相關(guān) 備案登記)，其它文件均為受控文件。B、公司文件的“受控”采用紅色印章進(jìn)行標(biāo)記，凡是復(fù)印或無蓋章均為無 效文件。C外來文件采用藍(lán)色“受控”印章進(jìn)行標(biāo)記。1.8、 文件的發(fā)放和更換(1)、文控專員/體系專員根據(jù)文件的用途，造冊(cè)文件發(fā)放 /回收表來確定 文件發(fā)放范圍，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施發(fā)放。發(fā)放應(yīng)確保在使用處可得到有效版本的 適用文件。顧客或來訪者索取本公司管理手冊(cè)，須

13、經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。7（2）、文件領(lǐng)用人在文件發(fā)放/回收表上簽名領(lǐng)取。文件的發(fā)放應(yīng)注明分 發(fā)號(hào)和加蓋="受控”印章。發(fā)放完畢，發(fā)放人員在文件發(fā)放=/回收表上填寫修 訂狀態(tài)，以便對(duì)發(fā)放文件修訂狀態(tài)的控制，以防止誤用。（3）、有關(guān)人員所使用的文件嚴(yán)重破損而影響使用時(shí)，使用者應(yīng)及時(shí)向文件管 理部門提出申請(qǐng)，應(yīng)收回嚴(yán)重破損的文件才能發(fā)放新文件；新發(fā)的文件的分發(fā)號(hào) 要與交回的保持一致，使用者要確保文件保持整潔、清晰。門應(yīng)充分利用公司內(nèi)部軟件發(fā)布文件。采用電子版本發(fā)布的文件其編制、修改、 審核和批準(zhǔn)應(yīng)與本文件各章節(jié)規(guī)定一致，其發(fā)放由各部門自行更新、替代或刪除,保持最新版本。（7）、文件分發(fā)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)

14、批準(zhǔn)簽發(fā)后的文件，進(jìn)行相應(yīng)知悉范圍的傳達(dá)并做好 文本編號(hào)存檔。五）、文件歸檔的要求1、文件應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類的進(jìn)行歸檔;2、重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)歸檔；3、存檔時(shí)要把文件的批復(fù)、正本、附件、底稿收集齊全，保證材料的完整性。六）、文件的銷毀發(fā)放任何一種新版本文件時(shí)，該文件的文控專員/體系專員應(yīng)按文件發(fā)放/回收表 回收舊版本，并在文件發(fā)放 /回收表中作出記錄。對(duì)回收的文件加蓋“作廢”印 章，然后在文件發(fā)放/回收表中填寫作廢、保留、銷毀申請(qǐng)份數(shù)。由文控專員 / 體系專員加蓋“作廢”或“保留”印章后方可保存留用或銷毀。七）、文件的管理1、文件經(jīng)過編制、審核和批準(zhǔn)后，原

15、件文件交到文控專員/體系專員存檔保管，并編制受控文件清單給予控制。并為防止丟失應(yīng)有備份并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，且文件原件 一律不借出，經(jīng)批準(zhǔn)后可當(dāng)場(chǎng)查閱。2、文件（包括適用的外來文件）的管理部門各自做好文件的收發(fā)、歸檔和借閱手續(xù)，文件的借閱須在文件 /記錄借閱登記表上做好記錄。3、文件管理的主管部門，在每半年對(duì)文件的存貯情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí) 進(jìn)行處理。4、文件的持有者，要妥善保管所發(fā)的文件，不得亂涂亂改、損壞文件或私自外借。檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)有亂涂亂改、損壞文件的，給予處罰30元/次；如有遺失，要及時(shí)向文件主管部門報(bào)告和登記，部門管理須向文控專員/體系專員進(jìn)行報(bào)備補(bǔ)辦；同時(shí)給予丟 失使用者罰款100元/

16、次，部門管理連帶責(zé)任50元/次，未及時(shí)報(bào)告補(bǔ)辦并使用無效文 件（無紅色受控文件章）者，處罰部門管理50元/次。5、各部門在制定相關(guān)文件及表格時(shí)應(yīng)發(fā)送至文控專員/體系專員進(jìn)行備案審核；未備案審核的文件及表格一律無效，不得使用。6、文件的持有者調(diào)離本公司或調(diào)離崗位時(shí)，須進(jìn)行文件交接，如有丟失處罰直接領(lǐng)導(dǎo)100元/次。7、公司電子版技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)采取密碼的方式來進(jìn)行控制，文件責(zé)任人應(yīng)須對(duì)文 件進(jìn)行備份；當(dāng)電腦資料有修改時(shí)，同時(shí)須對(duì)備份文件進(jìn)行修改，以保持有效的版八）、外來文件的識(shí)別、分發(fā)1、各相關(guān)部門應(yīng)對(duì)本部門使用有關(guān)的外來文件（包括使用的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）進(jìn)行識(shí) 別，可通過網(wǎng)絡(luò)、書店，或質(zhì)量、衛(wèi)生、環(huán)

17、境和安全生產(chǎn)等主管部門獲取適用、有 效的外來文件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。凡是技術(shù)紙質(zhì)文件（如 書籍）應(yīng)由文控專員/體系專員統(tǒng)一編號(hào)、歸檔備案，并納入文件/記錄控制清單 并依據(jù)適用的場(chǎng)所需要，控制外來文件的發(fā)放，并進(jìn)行登記。2、文件使用部門應(yīng)對(duì)外來文件的修訂等情況進(jìn)行監(jiān)控，以及時(shí)獲得修訂的外來文 件。3、管理者代表每年應(yīng)組織人員對(duì)外來文件進(jìn)行文審，以確定外來文件的有效性。五、記錄文件/記錄控制清單、文件發(fā)放 /回收表、文件接收登記表 文件/記錄借閱登記表、文件修改意見函六、附則一）、本標(biāo)準(zhǔn)自批準(zhǔn)日起開始執(zhí)行，之前與本標(biāo)準(zhǔn)相抵觸的標(biāo)準(zhǔn)以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，修改亦同。二）、本標(biāo)準(zhǔn)的最終解釋權(quán)歸屬公司總經(jīng)辦。附件2:文件/記錄控制清單文件資料記錄控制清單部門：編號(hào)：CX-ZH-QD-19080501廳P名 稱編 號(hào)保存期限使用部門123456789101112131415161718記錄人：日期:附件3:文件修改意見函文件修改意見函:根據(jù)文件管理規(guī)定第四條相關(guān)規(guī)定，鑒于