《文件和資料控制程序》

1、1. 目的為了對公司各類文件和資料進行有效管制，統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件的制定、修改、發(fā)放、廢止等管理，確保文件正確、完整、有效，特制定本程序。2. 適用范圍適用于公司行政發(fā)文、程序文件、作業(yè)指導書，各類規(guī)章制度、各類檢驗標準、工作指引、記錄表單及外來文件的管理等。3. 定義3.1 文件分類：3.1.1 紅頭文件：包括公司組織機構、人事任免、重大決策及重要管理事項等。3.1.2 一級文件（A）：公司章程、體系手冊等公司綱領性文件。3.1.3 二級文件（B）：管理控制程序、業(yè)務流程性文件。3.1.4 三級文件（C）：管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書。（ D） ： 檢驗標準、產(chǎn)品規(guī)范。3.1.5

2、四級文件（管理表單）：用來記錄管理過程的表單，作為QEOT理的追蹤和檢索的工具。3.1.6 臨時性文件（E） ：包括通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡文件等。3.1.7 外來文件（F） ：包括地方政府、主管部門、行業(yè)管理相關文件，顧客或供應商提供的資料、圖紙及有關的行業(yè)標準等。3.2 文件分為受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件: 即要求文件的分發(fā)、修訂或更改均須按書面規(guī)定程序進行控制保證文件始終反映現(xiàn)行要求, 受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經(jīng)相關人員會簽。包括：管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書、 MSDSC件、職務說明書、經(jīng)識別的外來文件、記錄表單類文件等。3.2.2 非受

3、控文件：若有新的版本發(fā)出，舊的版本文件無需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產(chǎn)品生產(chǎn)、開發(fā)及經(jīng)營之用4. 工作職責4.1文件的審查、批準權限為：文件類型編寫/識別審核批準A類：紅頭文件部門經(jīng)理部門分管領導總經(jīng)理A類：管理手冊行政部經(jīng)理部門分管領導總經(jīng)理B類：程序文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領導C類：規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè) 指導書、MSDS崗位職責書技術人員 主管/經(jīng)理部門經(jīng)理人力資源部經(jīng)理部門分管領導D類：各類檢驗標準、產(chǎn)品規(guī)范部門主管部門經(jīng)理部門分管領導E類：臨時性文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領導F類：外來文件義控中心對應部門主管對應部門經(jīng)理 /分管領導記錄表單部門主管部門經(jīng)理/分 管領導

4、4.1 文件的發(fā)布、回收、作廢、銷毀及控制，由文控中心負責。4.2 文件使用管理：各部門主管負責管理本部門現(xiàn)場使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。5. 工作程序圖:.稗摩琳郵管理實施圖=r與6.16.1體系文件的制定流演號、內(nèi)容框架、格內(nèi)容不全、格式不按臂FS文件制定的要求:受控式要求尸門、發(fā)右應嚴格圾朝，禁止文件在"現(xiàn)場使用.1A類文件：公司章程按竺怖例管理局的相笑繁文制定、體系手冊按最新無編QE1承系標準要求制定文件批準批準人6.1.2紅頭文件:1）文件編號說明：由公亙名簡尚普阡份、流水順序瞥組成;扁號舉例：專靈農(nóng)科技（2017） 001號受控文件一覽表外來文件

5、清單記錄一覽表文件變更文件發(fā)布/簽收節(jié)文件領用記錄表*年份2）；珞式要求:（樣式如附¥:1） 文件排頭：（公司標志）公司名稱,文控中心各部門黑體，紅色、文件廢止清單號字體，居中;文件名稱：宋體，I 文件正文：宋體，黑色，四號或五周字體（根據(jù)內(nèi)容選擇字號）文件落款/日期：字體與字號與正文一致，居右下方;6.1.3B類程序文件:部門編號說明:序號部門編號1董事會012總經(jīng)辦023人力資源部034財務部045生產(chǎn)供應鏈部056行政部067研發(fā)部078商務運營部089作物與產(chǎn)品支持部0910信息管理部10文件編號說明：由部門編號、文件類型、流水順序號組成編號舉例：06B001流水順序號文件類

6、別部門編號格式要求：（樣式參照本程序文件）文件須含審批、會簽及修訂記錄； 正文標題格式為：宋體、四號、加粗字體，要求包含內(nèi)容有（ 1.目的、2. 適用范圍、3.定義、4.工作職責、5.工作程序圖、6.程序說明、7.相關文件、8. 記錄表單）；正文格式為：仿宋、四號字體；序列號設置為：a一級：如1、2、3、；b 二級：如 1.1、1.2、2.1、2.2、；d四級:如、;e五級：如、； f 六級：如 a、b、c、d;6.1.4 C、D類文件：文件排版及要求參照B類文件，文件結構應為：規(guī)章制度類：文件內(nèi)容應包含1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、工作職責，5、相關規(guī)定，6、記錄表單，7、附件（若有

7、）;設備操作規(guī)程：文件內(nèi)容應包含（1、目的，2、適用范圍，3、技術參數(shù)，4、 操作步驟，5、注意事項，6、維護與保養(yǎng)）；作業(yè)指導書類：SOPI:文件內(nèi)容應包含（1、基本信息，2、使用物料，3、圖片說明，4、作 業(yè)步驟，5、作業(yè)說明，6、安全技術要求）；規(guī)范類：文件內(nèi)容應包含（1、目的，2、適用范圍，3、工作職責，4、作業(yè)指 導，5、注意事項，6、記錄表單）；檢驗標準類：文件內(nèi)容應包含1、目的，2、適用范圍，3、檢驗工具/物料特性， 4、檢驗標準/指標控制，5、檢驗方法/抽樣規(guī)則，6、其他（包裝、標志、運輸、 貯存等），7、記錄表單（若有）；產(chǎn)品規(guī)范類：文件內(nèi)容應包含1、目的，2、適用范圍，3、

8、定義，4、規(guī)范要求，5、檢驗方法，6、判斷規(guī)則，7、其他（若有）。6.1.5 E類臨時性文件：公司各類通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡文件采用06B001-1內(nèi)部業(yè)務信息聯(lián)絡單發(fā)出，如涉及內(nèi)容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；文件編號由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例：E2017 （06） 001I流水順序號（以部門為單位年度內(nèi)流水編號）部門編號年份文件類別6.1.6 F類外來文件：外來文件一律由文控專員收文，登記 06B001-2外來文件清單后報行政經(jīng)理 或以上領導審批處理；涉及機密的文件（如：產(chǎn)品研發(fā)、財務、董事會、股東會 等機密文件）由相應部門負

9、責人收文并處理；文件編號說明：由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例：F2017 （06） 001 流水順序號部門編號年份 文件類別記錄的格式：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），各部門根據(jù)程序文件 和作業(yè)指導書編制所需要的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄表格，同類記錄表格的格式應統(tǒng)一。設計表單樣式時，由部門經(jīng)理審批后交文控中心檢查并登記 06B001-3 記錄一覽表中；記錄的填寫：按記錄項目逐項填寫，不得缺項；某些項目不需填寫時，用“ /”明示；填寫記錄時，需使用簽字筆/圓珠筆，不可使用鉛筆；填寫字跡要清晰、整齊， 能準確識別；記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準確，語言

10、要簡練；填寫人 員對記錄的真實性、完整性負責；各項管理記錄和各種報告要及時填寫，不得后補、偽造；記錄一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何人涂改，以保持其原始性。如是筆誤或 經(jīng)證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性，同時修改人必須在修改處旁邊簽名，或經(jīng)原審批人在修改 處旁邊簽名后才能生效，凡私自涂、貼、刮等方式改動的記錄一律無效；記錄的修改：記錄表單在運行過程中，如需要更改表格結構或內(nèi)容的，須重新 提交給部門經(jīng)理審批，并交文控中心辦理文件授控手續(xù)后方可使用；記錄編號說明：由標準文件編號、本文件內(nèi)的表格流水順序號組成（如有外部 標準表格，則可采取外購形式，

11、無需編號）；表格編號舉例：06B001-1記錄表單流水號標準文件編號記錄存檔：按規(guī)定期限保存記錄，記錄使用及管理按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。1.1.8 文件版本/版次規(guī)定：版本號：用一位英文大寫字母表示，初次發(fā)行為A.變更后依次為B C DZ; 版次號（或修訂號）：用一位阿拉伯數(shù)字表示，初次發(fā)行為0,變更后依次為1、2、 39;文件第一次制定時的原文為 A/0, A為版本號，0為版次（修訂）號；文件修訂 時，當修訂內(nèi)容不超過原文件內(nèi)容的1/3時，變更版次（修訂）號,依次為1、2、3 9；當版次（修訂）號超過9、或文件修訂內(nèi)容超過原文件內(nèi)容的1/3時、或文件有重 大或原則性修改時,變更版本號，依次為B、

12、C、D乙同時版次（修訂）號恢復為0; 記錄表單的版本/版次修訂規(guī)定同上。1.1.9 文件的制定及修訂：當文件新制定或修訂時，由文件歸屬部門按4.1的文件 審批權限辦理簽批手續(xù)，如有需要其他部門會審的，經(jīng)本部門分管領導審核，并 授意郵件方式發(fā)給相關人員會審，會審無異議的，方可交文控中心辦理文件發(fā)布 手續(xù)。1.2 文件的發(fā)布及發(fā)放：有文件的發(fā)布手續(xù)，由文控專員辦理（包含：檢查排版、手簽原稿掃描上傳系統(tǒng)共享盤、發(fā)布通知、紙檔文件入檔保存，并登記06B001-4受控文件一覽表。）1.2.1 文件發(fā)放的范圍：管理手冊：發(fā)放至董事會、總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；程序文件：發(fā)放至總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；三級文件：發(fā)放至

13、文件使用部門經(jīng)理/主管；1.2.2 文件發(fā)放手續(xù)：文件電子檔以只讀方式上傳管理系統(tǒng)共享盤中，開放全員查閱的權限。（索取發(fā)放范圍之外的文件，須經(jīng)文件制定部門經(jīng)理同意后由文控專員辦理手續(xù)）。發(fā)放紙質(zhì)版文件時，由文控專員打印并加蓋“受控文件”印章后發(fā)放，同時登記06B001-5文件領用記錄表。1.3 文件的定期評審：公司在每次內(nèi)審時,由各部門分管領導組織相關人員對本部門現(xiàn)行文件進行全面評審，當發(fā)現(xiàn)文件有不適合時,應予以修訂或作廢。1.4 文件的作廢：文件評審確定為無效文件時，由部門經(jīng)理向文控中心索取原文件，部門分管領 導在紙檔文件上手簽作廢說明后交回文控中心，由文控中心回收已發(fā)出去的所有 受控文件及

14、刪除共享盤中的電子檔。文件修改后，新版本文件發(fā)布之時，原版本文件同時廢止，廢止的舊版紙質(zhì)文 件與電子版文件統(tǒng)一由文控專員回收。所有作廢的文件，原稿移轉(zhuǎn)至“廢止文件專用檔案夾”，并編制06B001-6文件 廢止清單，廢止文件要求保存1份原件并加蓋“作廢”印章，保存期不低于1年。7 .相關文件7.1 BG/T19001-2008質(zhì)量管理體系要求。7.2 GB/T24001-2004環(huán)境管理體系要求及使用指南7.3 GB/T28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求8 .記錄表單8.106B001-1內(nèi)部業(yè)務信息聯(lián)絡單8.206B001-2外來文件清單。8.306B001-3記錄一*覽表。8.406B001-4受控文件一覽表。8.506B001-5文件領用記錄。8.606B001-6文件廢止清單。附件1:紅頭文件樣式06B001-01/B1內(nèi)部業(yè)務信息聯(lián)絡單文件編號主題：發(fā)布部門接收部門內(nèi)容：批準人發(fā)布日期擬制人06B001-2/B1外來文件清單序號文件編