(工作計劃)地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案

1、地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從* 年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即公文處理系統(tǒng)(official documents process system)軟件 (以下簡稱 oa 軟件 )，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺階。但是 ,到目前為止，各級地稅機關(guān)在推廣使用oa 軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa 軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。一、 oa 軟件推廣使用過程中存在的問題oa 軟件在推廣使用過程中遇到的問題分

2、為兩個方面，一方面是oa 軟件本身存在的問題；另一方面是使用oa 軟件的外部環(huán)境存在的問題。(一)oa 軟件本身存在的問題1.oa 軟件兼容性較差。隨著oa 軟件的推廣使用，目前oa 軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于oa軟件開發(fā)時間比較早，目前在用的oa 軟件的最新版本仍是 * 年定型的版，這個版本的 oa 軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc 的 word 文檔、擴展名為 txt 的文本文檔和擴展名為bmp 的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差

3、，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化 )系統(tǒng)開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf 文檔，oa 軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入 oa 軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。 就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理軟件金山軟件編輯的 wps 文檔， oa 軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據(jù) _(省、市、

4、區(qū)、縣 )國家行政機關(guān)電子公文處理暫行辦法(以下簡稱電子公文處理辦法 ，* 年 12 月 9 日印發(fā) )第十一條規(guī)定： “電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合國家行政機關(guān)公文處理辦法、 的要求。 ”國家行政機關(guān)公文公格式明確規(guī)定，國家行政機關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是， oa 軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)， 以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間

5、的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)絡(luò)來完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級各部門根據(jù)自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時附送的財務(wù)會計資料、產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。 由此可見，oa 軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公的建立和擴大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等

6、都可以絡(luò)來完成，但oa 軟件只能處理正式的公文、 發(fā)布正式的通告， 缺乏必要的輔助功能， 影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa 軟件的不足，但使用時與oa 軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時。3.oa 軟件缺少自我完善機制。 計算機軟件的特點和開發(fā)目的決定了任何計算機應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發(fā)、應(yīng)用過程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的需求不斷更新完善。 這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶需求變化的渠道， 要么通過應(yīng)用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關(guān)資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解

7、有關(guān)情況，并加以修改補充完善。而 oa 軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從 oa 軟件的版于 *年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。此外，oa 軟件還會出現(xiàn)一些不知緣由的錯誤， 例如，有時收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致，主要是附件收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個表格附件；有時發(fā)文方遠(yuǎn)程封發(fā)文件后，通過查詢功能查詢發(fā)文情況顯示已送達(dá)，但一直未見收文方接收等等。(二)oa 軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題1.oa 軟件的法律地位

8、問題。 由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電子公文處理辦法的法規(guī)，根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的 電子公文處理辦法 第七條規(guī)定： “通過認(rèn)定的電子公文處理系統(tǒng)生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸?，與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力。 ”第二十四條規(guī)定： “各級國家行政機關(guān)建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審核組審核， 并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)認(rèn)定后，方具法定效力 ”。目前 oa 軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認(rèn)定，因此， oa 軟件制發(fā)的電子公文，根據(jù)全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法 (國稅法 * 132號)的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力， 可以作為本系統(tǒng)、 本機關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但是，對系統(tǒng)

9、外是沒有法律效力的。2.對 oa 軟件的認(rèn)識比較片面、膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡單地把oa 軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對 oa 軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響的認(rèn)識不深，沒有根據(jù)信息絡(luò)化的特點去改進、創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于分人分步進行，不會絡(luò)實時協(xié)同進行；只習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質(zhì)公文，而不善于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看不見而是在電腦的 oa 軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。3.推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。 電子絡(luò)系統(tǒng)高效、便捷作用的發(fā)揮要求有通絡(luò)、運轉(zhuǎn)

10、正常的設(shè)備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系絡(luò)覆蓋面、設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā)展不平衡的情況，特別是同一個市內(nèi)的縣與縣之間_(省、市、區(qū)、縣 )內(nèi)的單位與單位之間的發(fā)展不平衡對 oa 軟件的推廣應(yīng)用影響最大；在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為絡(luò)末端的梗滯、降低了絡(luò)的運行速度的情況也時有發(fā)生。 這種發(fā)展不平衡對0 軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應(yīng)引起高度重視。以_(省、市、區(qū)、縣 )地稅系統(tǒng)為例，根據(jù) * 年底統(tǒng)計， _(省、市、區(qū)、縣 )_(省、市、區(qū)、縣 )_(省、市、區(qū)、縣)城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地

11、稅機構(gòu) (分局或稅所 )共有 48 個，運行 oa 軟件的 23 個，還有 25 個因常住工作人員少而運行 oa 軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機構(gòu)總個數(shù)的 52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa 軟件應(yīng)用的盲點。4.公文安全隱患大。 oa 軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規(guī)定認(rèn)真防范計算機病毒，使得計算機病毒經(jīng)常破壞服務(wù)器和工作站的計算機操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件， 不但降低了辦文的速度和效率，還嚴(yán)重威脅了 oa 軟件里面的公文的安全。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局 * 年 9 月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重故

12、障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)， 但由于事前沒有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)。5.管理制度不健全。 * 年 9 月區(qū)局印發(fā)了 _(省、市、區(qū)、縣 )地方稅務(wù)局計算機公文處理規(guī)則 (暫行 )，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結(jié)果的績效考評制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致一些計算機處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。例如，為保障公文絡(luò)的安全而采取的內(nèi)部與外部物理隔離后，許多工作人員在上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部，不按規(guī)定時間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部查收、處理電子公文，經(jīng)常出現(xiàn)超時辦文。6.濫用 oa 軟件發(fā)送

13、公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書， 公文具嚴(yán)密的程式性、撰擬的專任性和嚴(yán)格的時間性等特點， 因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法 (國稅發(fā) * 132 號)第四十四條規(guī)定： “行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文， 即無實質(zhì)內(nèi)容、無具體措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅決不發(fā)。對必須印發(fā)的公文嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復(fù)行文?！?第一一六條規(guī)定：“各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)當(dāng)通過稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計算機應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實施辦法和有關(guān)規(guī)定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。自治區(qū)地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知(桂地稅辦發(fā) * 118 號)規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見，報局領(lǐng)導(dǎo)批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)（在公文處理系統(tǒng)中采取遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)方式），不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)。 ”可見