淺議人力資源管理中的人事檔案管理-

1、淺議人力資源管理中的人事檔案管理【摘要】在新時(shí)期的人事檔案管理發(fā)展中,人事檔案管理成為目前社會(huì)企業(yè)和單位人力資源管理的重要組成部分。為了適應(yīng)社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,在企業(yè)和單位發(fā)展戰(zhàn)略的影響下,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)從簡單的檔案存放和記錄發(fā)展成當(dāng)前人力資源工作的輔助工具。科學(xué)合理的人事檔案管理,在一定程度上有利于人力資源的利用和開發(fā),有效的帶動(dòng)人力資源的現(xiàn)代化發(fā)展形勢1。然而,就現(xiàn)階段我國人力資源和人事檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r來看,人事檔案的管理工作在人力資源的發(fā)展中不僅僅起到了相應(yīng)的推動(dòng)作用,一旦人事檔案管理工作的怠慢,不科學(xué)化,也會(huì)造成阻礙其向前發(fā)展的現(xiàn)象,產(chǎn)生負(fù)面影響。由此,本文針對人力資源中

2、的人事檔案管理工作進(jìn)行研究探討,以供參考?！娟P(guān)鍵詞】人力資源人事檔案管理作用前言:人事檔案是我國人才主要信息的來源,是社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過社會(huì)載體,對國家人才進(jìn)行分門別類,是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系,人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息,成為選拔人才和重用人才的依據(jù),為人力資源管理的發(fā)展帶來動(dòng)力;同時(shí)人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展,因此,二者相輔相成,密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下,管好用好人事檔案,對人才資源開發(fā)起著重要作用。因此,在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前

3、人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對對策,以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能,進(jìn)而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。1.人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題首先,在人事檔案中保證真實(shí)性是非常重要的,一旦人事檔案失去了真實(shí)性,也就失去了可利用的價(jià)值,在一定程度上減少了人事檔案的嚴(yán)肅性,這也就嚴(yán)重妨礙了人力資源的合理配置,偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權(quán)威性和嚴(yán)肅性,影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補(bǔ)充計(jì)劃的完整協(xié)調(diào)性,不能準(zhǔn)確的做出制度和政策,從而是企業(yè)錯(cuò)失發(fā)展機(jī)遇,給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴(yán)重的負(fù)面意義2。其次,人事檔案是一個(gè)人一生,從學(xué)習(xí)到工作實(shí)踐全面客觀地真實(shí)記錄,認(rèn)真

4、的做好人事檔案管理工作,才能將其運(yùn)用到人力資源管理的工作中。但是,現(xiàn)階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實(shí),過于簡單和敷衍,很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄,導(dǎo)致不能真實(shí)的了解檔案中的人員信息,失去了價(jià)值,進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔,也影響到員工在今后工作中的積極性,降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價(jià)值。第三,人事檔案管理的不當(dāng),造成很多檔案分散,甚至丟失,嚴(yán)重影響了人事考察的整體性,從而降低了人力資源費(fèi)效力。人事檔案的整理和存檔是一個(gè)整體的,銜接密切的過程,一旦由于管理或個(gè)人原因?qū)е聶n案不能及時(shí)歸檔和更新,就會(huì)給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性,

5、造成管理缺口,降低了人力資源的使用效力。第四,人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開發(fā)。近幾年來,隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,對于人事檔案管理的要求越來越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中,無法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢,缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識,無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務(wù)。2.人事檔案在人力資源管理中的作用首先,人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人才信息,有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業(yè)而言,只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用,而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實(shí)全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)

6、歷的整體信息,客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢,通過有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況,為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息,得到知人善用的目的。其次,人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實(shí)的依據(jù)。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎(jiǎng)懲等等,都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實(shí)客觀的資料分析,在人力資源管理中才能對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析,做出相應(yīng)的決策,從而保證國家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。最后,人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置,實(shí)現(xiàn)人與物的完美結(jié)合,提高人力資源的使用效率和實(shí)用價(jià)值。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享,

7、科學(xué)預(yù)測人力資源的需求,促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng),使人力資源從容的面對和處理人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況,得到最佳的配置。3.提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略第一,為了適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢,要切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)3。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求,我們在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),也要注重對人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí),以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢,全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感,積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作,及時(shí)有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務(wù)。第二,在管理過程中要建立健全合理的人事檔案

8、管理制度。對于不適應(yīng)新形勢、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度,必須進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化,適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展形式。第三,要加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案材料不斷增多,傳統(tǒng)的管理模式對于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌?帶來諸多不便,容易延誤時(shí)間,而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng),通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián),實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,及時(shí)更新檔案信息,最大效益地、更好地為國家單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)1。結(jié)束語:隨著市場競爭的日益激烈,企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念才能在人力資源管理中起到很好的作用,從而把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。因此,人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求,積極拓展服務(wù)職能,才能為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。注釋:人事檔案與人力資源的關(guān)系詳見羅玲，吳婷人事檔 案在人力資源管理中的應(yīng)用和研究. 人事檔案管理發(fā)展問題詳見張玉曉淺析人事檔案管 理中存在的問題及對策