學(xué)生會(huì)檔案管理制度

1、南開大學(xué)濱海學(xué)院學(xué)生會(huì)檔案管理制度第一章 日常檔案管理辦法一、 院學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字、圖像、聲像資料，是院學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。二、 院學(xué)生會(huì)檔案由辦公室統(tǒng)一分類管理。各部門檔案由本部門秘書整理，秘書處監(jiān)督管理。每學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。三、 院學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案、工作檔案、財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案等。四、 各部門策劃籌備各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份由辦公室統(tǒng)一存檔，以備查找。五、 檔案上交日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。六、 檔案形式要求：對(duì)于各部文件檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤

2、、磁帶、CD、VCD等介質(zhì)，應(yīng)向辦公室索取檔案袋，待資料收集完后一并上交。七、 檔案上交時(shí)由辦公室簽收。第二章 檔案內(nèi)容一、 人事檔案，包括個(gè)人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考查記錄。（一） 個(gè)人履歷簡介是院學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。（二） 年度工作鑒定是對(duì)學(xué)生會(huì)成員一年工作的評(píng)定，一式三份，每年由學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在院系、團(tuán)委，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。二、 工作檔案，包括院學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。（一） 院學(xué)生會(huì)工作目錄是學(xué)生會(huì)的大事記。工作目錄應(yīng)按日期順

3、序記錄，并標(biāo)明詳細(xì)內(nèi)容及相關(guān)檔案所在頁碼。（二） 各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、相關(guān)決定、意見建議、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交由辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。三、 財(cái)務(wù)檔案，包括賬款科目、現(xiàn)金明細(xì)表、各種相關(guān)票據(jù)、憑證等，由辦公室負(fù)責(zé)，定期檢查，核對(duì)賬目。具體規(guī)定見南開大學(xué)濱海學(xué)院學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)管理制度。四、 活動(dòng)檔案，活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)進(jìn)程及結(jié)果、活動(dòng)新聞稿、照片等各種文字與影像資料。活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起提交辦公室存檔。第三章 檔案查閱辦法五、 查閱要求（一） 各部門可以根據(jù)工作所需向辦公

4、室借閱有關(guān)文件，但須由主席團(tuán)審批通過，不得將有關(guān)文件作非工作之用。（二） 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并應(yīng)及時(shí)歸還。若有遺失應(yīng)作出書面檢討，由主席團(tuán)作出相應(yīng)的警告、批評(píng)。（三） 檔案閱畢后應(yīng)及時(shí)歸還，過期未還，辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。（四） 查閱前應(yīng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。（五） 認(rèn)真填寫索檔單，并由部長及以上干部簽字。六、 借閱手續(xù)（一） 借閱檔案須持有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱。借閱檔案須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱內(nèi)容及時(shí)間等。（二） 借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人，做到責(zé)任落實(shí)到人。（三） 借閱時(shí)間不得超過一周，未經(jīng)主席團(tuán)批準(zhǔn)同意，延期歸還者，辦公室將給予口頭警告或批評(píng)。（四） 復(fù)制文件須征得主席團(tuán)同意。（五） 外單位借閱院學(xué)生會(huì)工作檔案時(shí)，須向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可生效。七、 辦公室對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記工作，包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)