建筑施工企業(yè)辦公室管理制度

1、建筑施工企業(yè)辦公室管理制度（一）文件資料管理制度1、總則為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場使用的文件和資料得到有效管理， 特 制定本制度2、適用范圍本制度適用于對公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全 部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料的管理3、職責(zé)經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)， 文件和資料的貯存和管理各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作 業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對接收的文件、 資料和施工過程中形成 記錄的控制和管理4、文件資料的編制與審批各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水， 字

2、跡清楚文件底稿應(yīng)保留， 并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦 公室綜合檔案室存檔備查項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件， 由職能部門領(lǐng)導(dǎo) 審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管 理辦法、文件等，唷各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改， 由制定該文件的部門負(fù)責(zé) 實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。 若指定其他部門或人員審批時(shí)，該部門或人員要獲得原審批部門 或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意 更改文件更改時(shí)， 與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必 須同時(shí)修改

3、，以保證相關(guān)文件的有效性各職能部門編制文件修改記錄，記錄文件的修改情 況對項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場所， 都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件5、文件資料登記、發(fā)放和回收1）文件和資料登記項(xiàng)目管理職能部門、 項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號、 文 件名稱等項(xiàng)目，填寫受控文件清單 。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、 設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來往函件也要進(jìn)行 登記，按本單位實(shí)際情況對文件、資料分門別類進(jìn)行登記2）文件的收發(fā)文件餓發(fā)放范圍， 由該文件的批準(zhǔn)人決定。 資料員按規(guī) 定發(fā)放，收文人員必須在發(fā)放回收登記表上簽字，以便備查項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料， 如目標(biāo)、 指標(biāo)及管

4、理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并 填寫發(fā)放回收登記表各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦 公室綜合檔案室3）文件資料的回收資料員對被替代或作廢、 失效文件和資料， 按發(fā)放范圍 及時(shí)回收，并在發(fā)放回收登記表上注明回收日期資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)， 各職能部門對其領(lǐng)用的文件和資料 予以回收6、文件和資料的存檔項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查 一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理 辦公室綜合檔案室作為資料留存的作廢文件和資料， 由資料員將其及時(shí)交 回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格 上

5、標(biāo)識出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫文件銷毀（留用）申請表 ，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。附表：受控文件清單附表 11-12序號文件編號文件名稱份數(shù)備注注：文件作廢或換版時(shí)，在備注欄中注明資料管理清單附表12-13類別目錄資料盒設(shè)立備注收文規(guī)范性文件文件項(xiàng)目部發(fā)文部門聯(lián)系單（函）外來文件發(fā)文對外報(bào)告對內(nèi)報(bào)告申請部門事項(xiàng)聯(lián)系單資料IS09001 宣傳資料宣傳資料采購資料采購資料合同資料合同資料供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料對供應(yīng)商的選擇、評價(jià)質(zhì)量資料材質(zhì)書各類質(zhì)量記錄表往來帳戶往來帳戶報(bào)表報(bào)表其他資料其他資料12-14序號文件編號文件名稱接收人簽字