職務(wù)分析與職務(wù)說明書編寫

1、.J 職務(wù)分析的定義及在企業(yè)人力資源管理中職務(wù)分析的定義及在企業(yè)人力資源管理中的用途的用途J 職務(wù)分析收集信息主要方法職務(wù)分析收集信息主要方法J 編寫職務(wù)說明書的基本思路及主要模式編寫職務(wù)說明書的基本思路及主要模式J 通過職務(wù)說明書的練習使大家掌握編制職通過職務(wù)說明書的練習使大家掌握編制職務(wù)說明書的方法務(wù)說明書的方法.為何要建制職位說明書為何要建制職位說明書1.1.落實組織分工及專業(yè)化落實組織分工及專業(yè)化2.2.理清員工職權(quán)與職責理清員工職權(quán)與職責3.3.績效考核的依據(jù)績效考核的依據(jù)4.4.建立職位評價建立職位評價5.5.有助于管理分析并改善組織結(jié)構(gòu)有助于管理分析并改善組織結(jié)構(gòu)6.6.做為薪資

2、調(diào)查及薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)做為薪資調(diào)查及薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)7.7.使個人努力之方向與公司目標一致使個人努力之方向與公司目標一致.職位分析職位分析 (Job Analysis)(Job Analysis)意義：意義：n職位分析是對某項職位就其職位分析是對某項職位就其有關(guān)工作內(nèi)容有關(guān)工作內(nèi)容與與條條件之數(shù)據(jù)件之數(shù)據(jù)，運用，運用專業(yè)有系統(tǒng)專業(yè)有系統(tǒng)調(diào)查活動予以調(diào)查活動予以收集收集及研究分析之過程及研究分析之過程。職位分析之目的，是提供。職位分析之目的，是提供一個一個職位說明書制作相關(guān)的基礎(chǔ)工作職位說明書制作相關(guān)的基礎(chǔ)工作，和作，和作管管理決策理決策。這種管理決策包括。這種管理決策包括招募招募、甄選甄選、任用任

3、用、訓練訓練、晉升晉升、輪調(diào)輪調(diào)、薪酬薪酬和和其它人力資源的功其它人力資源的功能能。.職務(wù)分析的概念職務(wù)分析的概念n職務(wù)分析又稱職務(wù)分析又稱工作分析工作分析，是指對某特定，是指對某特定職位作職位作出明確規(guī)定出明確規(guī)定，并，并確定完成這一職務(wù)需要什么樣確定完成這一職務(wù)需要什么樣的行為的過程。的行為的過程。n是對某項職務(wù)的是對某項職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職條（任職條件）的件）的描述和研究過程描述和研究過程，即制定職務(wù)說明和職，即制定職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。.職務(wù)分析在公司組織管理中的作用職務(wù)分析在公司組織管理中的作用n制定制定任用標準之依據(jù)任用標準之依

4、據(jù)n讓讓部門及所有員工明確各自的工作責權(quán)部門及所有員工明確各自的工作責權(quán)和工作范圍和工作范圍.n組織有效招聘、選拔、組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員使用所需要的人員n制定合理的制定合理的員工培訓、發(fā)展規(guī)劃員工培訓、發(fā)展規(guī)劃n制定制定考核標準及方案考核標準及方案，科學開展績效考核工作科學開展績效考核工作n設(shè)計出設(shè)計出公平合理的薪酬福利及獎勵制度公平合理的薪酬福利及獎勵制度方案方案職務(wù)分析在人力資源管理中的回饋職務(wù)分析在人力資源管理中的回饋.職務(wù)說明書功能工作分析職務(wù)說明書1.工作要項2.資格條件3.目標績效職涯管理薪資結(jié)構(gòu)升遷調(diào)職績效考核職位評價召募甄選薪資調(diào)查職等職稱訓練調(diào)薪.職務(wù)分析信息

5、的收集方法職務(wù)分析信息的收集方法直接人員常用直接人員常用觀察法觀察法: :適用于操作層員工的職務(wù)分析適用于操作層員工的職務(wù)分析訪談法：訪談法：.間接人員常用間接人員常用n問卷調(diào)查法問卷調(diào)查法n日志紀錄法日志紀錄法職務(wù)分析信息的收集方法職務(wù)分析信息的收集方法.觀察法之優(yōu)點觀察法之優(yōu)點一一. .借由借由實際工作的進行分析者實際工作的進行分析者可以確定工作上可以確定工作上實際花費的時間實際花費的時間，而不是如面談或問卷法得，而不是如面談或問卷法得知的估計時間。知的估計時間。二二. .不容易受到不容易受到員工自我報告的偏見或誤解之影員工自我報告的偏見或誤解之影響。響。三三. .分析者可以與其它來源的資

6、料如面談或問卷分析者可以與其它來源的資料如面談或問卷比較比較是否一致是否一致。四四. .現(xiàn)場員工動作分析時現(xiàn)場員工動作分析時應(yīng)用最廣也最適用的方應(yīng)用最廣也最適用的方法。法。.觀察法的缺點觀察法的缺點一一. .有些工作任務(wù)是有些工作任務(wù)是不定期執(zhí)行或突發(fā)的不定期執(zhí)行或突發(fā)的，可能，可能必須花必須花大量的時間大量的時間觀察才可以觀察一個工作觀察才可以觀察一個工作循環(huán)；循環(huán)；二二. .對于工作性質(zhì)是屬對于工作性質(zhì)是屬于心智活動工作于心智活動工作的內(nèi)容無的內(nèi)容無法由觀察法得知；法由觀察法得知；三三. .員工如果知道現(xiàn)在正員工如果知道現(xiàn)在正被觀察者被觀察者可能行為會與可能行為會與往常有所差異。往常有所差

7、異。.訪談法之優(yōu)點訪談法之優(yōu)點一一. .談及訪問內(nèi)容較有彈性可以隨時補充和反問；談及訪問內(nèi)容較有彈性可以隨時補充和反問；二二. .對于一些不經(jīng)常發(fā)生的活動或非正式的交談溝通對于一些不經(jīng)常發(fā)生的活動或非正式的交談溝通這些信息不會出現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)中但可以借由訪談這些信息不會出現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)中但可以借由訪談中獲得；中獲得；三三. .收集數(shù)據(jù)最簡單的方法；收集數(shù)據(jù)最簡單的方法；四四. .可用來搜集各種不同工種的工作訊息；可用來搜集各種不同工種的工作訊息；五五. .運用面廣，能簡單而迅速地收集多方面的信息；運用面廣，能簡單而迅速地收集多方面的信息；六六. .由任職者親口說出工作內(nèi)容，具體而準確；由任職者親口

8、說出工作內(nèi)容，具體而準確；七七. .助于與員工溝通，緩解工作情緒。助于與員工溝通，緩解工作情緒。.訪談法之缺點訪談法之缺點n占用員工工作時間影響生產(chǎn)；占用員工工作時間影響生產(chǎn)；n員工可能有意無意地扭曲信息；員工可能有意無意地扭曲信息；n分析資料繁雜時相當費時。分析資料繁雜時相當費時。.問卷調(diào)查法之優(yōu)點問卷調(diào)查法之優(yōu)點一一. .最經(jīng)濟迅速；最經(jīng)濟迅速；二二. .員工回答時沒有心理壓力，所得信息員工回答時沒有心理壓力，所得信息有時較其它方法來的理想。有時較其它方法來的理想。三三. .可同時分析大量員工。可同時分析大量員工。.問卷調(diào)查法之缺點問卷調(diào)查法之缺點一一. .對詞意的誤解可能造成答非所問；對

9、詞意的誤解可能造成答非所問；二二. .完成問卷回收可能相當費時費事；完成問卷回收可能相當費時費事；三三. .員工可能夸大其詞使得他們工作顯的更員工可能夸大其詞使得他們工作顯的更為重要或工作內(nèi)容更為困難。為重要或工作內(nèi)容更為困難。.日志紀錄法優(yōu)點日志紀錄法優(yōu)點一一. .逐日或工作活動紀錄可以避免工作數(shù)據(jù)逐日或工作活動紀錄可以避免工作數(shù)據(jù)遺漏；遺漏；二二. .可充分收集最詳盡的工作資料?？沙浞质占钤敱M的工作資料。.日志紀錄法的缺點日志紀錄法的缺點一一. .員工可能會過份強調(diào)有意輕描淡寫或隱員工可能會過份強調(diào)有意輕描淡寫或隱藏某些活動行為；藏某些活動行為；二二. .紀錄者的文筆與表達能力也影響此法

10、的紀錄者的文筆與表達能力也影響此法的應(yīng)用。應(yīng)用。.職等表范例職等表范例職等職等主管職主管職行政職行政職技術(shù)職技術(shù)職營銷職營銷職六等六等總經(jīng)理總經(jīng)理五等五等副總經(jīng)理副總經(jīng)理辦公室特助辦公室特助高級顧問高級顧問區(qū)域經(jīng)理區(qū)域經(jīng)理四等四等經(jīng)理經(jīng)理經(jīng)理特助經(jīng)理特助高級工程師高級工程師項目經(jīng)理項目經(jīng)理三等三等科長科長行政專員行政專員工程師工程師銷售專員銷售專員二等二等班組長班組長辦事員辦事員技術(shù)員技術(shù)員銷售員銷售員一等一等助理辦事員助理辦事員助理技術(shù)員助理技術(shù)員助理銷售員助理銷售員.如何進行職位分析如何進行職位分析: :n參考其它參考其它同業(yè)數(shù)據(jù)和市場調(diào)查數(shù)據(jù)同業(yè)數(shù)據(jù)和市場調(diào)查數(shù)據(jù)n選擇各工種選擇各工種職

11、等表中職位予以分析職等表中職位予以分析n決定決定收集數(shù)據(jù)的方法收集數(shù)據(jù)的方法：訪談法、問卷調(diào)查法：訪談法、問卷調(diào)查法n分析重點項目分析重點項目: :1.1.分析工作執(zhí)掌分析工作執(zhí)掌2.2.分析職位條件分析職位條件.分析工作條件分析工作條件 需收集的信息需收集的信息v任職資格，如學歷、專業(yè)、技能要求是任職資格，如學歷、專業(yè)、技能要求是什么？什么？v工作環(huán)境條件工作環(huán)境條件v工作時間規(guī)定工作時間規(guī)定v怎樣操作及操作工具是什么？怎樣操作及操作工具是什么？v所需的教育訓練課程所需的教育訓練課程v此職位定位在組織上下左右的位置此職位定位在組織上下左右的位置.工作分析問卷工作分析問卷( (范例范例) )1

12、.1.描述你工作職掌描述你工作職掌2.2.列出你工作所需的最低學歷列出你工作所需的最低學歷3.3.列出你工作所需的執(zhí)照特許證書列出你工作所需的執(zhí)照特許證書4.4.列出你工作所需的操作機器設(shè)備列出你工作所需的操作機器設(shè)備5.5.請你列舉在工作中同事與你對應(yīng)關(guān)系位置請你列舉在工作中同事與你對應(yīng)關(guān)系位置6.6.列出你認為執(zhí)行你的工作的專業(yè)知識及技能列出你認為執(zhí)行你的工作的專業(yè)知識及技能7.7.列出你認為執(zhí)行你的工作，需幾年的年資列出你認為執(zhí)行你的工作，需幾年的年資8.8.列出你需具備何種訓練列出你需具備何種訓練.根據(jù)員工目前在崗位具體實際工作內(nèi)容；根據(jù)員工目前在崗位具體實際工作內(nèi)容；讓員工自己編寫自

13、己的工作職掌與工作條讓員工自己編寫自己的工作職掌與工作條件（參與管理件（參與管理) )執(zhí)行技巧執(zhí)行技巧.根據(jù)員工交上的工作職掌與工作條件內(nèi)容初稿，根據(jù)員工交上的工作職掌與工作條件內(nèi)容初稿，部門負責人與員工進一步訪談部門負責人與員工進一步訪談，以便了解填寫真，以便了解填寫真實性；實性；部門負責人與員工訪談明確部門負責人與員工訪談明確工作責任，并確定權(quán)工作責任，并確定權(quán)重；重；有無遺漏其它有無遺漏其它重要信息重要信息？雙向溝通，達成共識雙向溝通，達成共識執(zhí)行技巧執(zhí)行技巧.修訂初稿修訂初稿規(guī)范化規(guī)范化因為環(huán)境的動態(tài)變化性，為避免扯皮現(xiàn)象的發(fā)因為環(huán)境的動態(tài)變化性，為避免扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，建議每人的工作職

14、掌的最后一項職責均生，建議每人的工作職掌的最后一項職責均為：為：完成上級交待的其它工作完成上級交待的其它工作。工作職掌內(nèi)容工作職掌內(nèi)容.品保部經(jīng)理品保部經(jīng)理( (工作執(zhí)掌范例工作執(zhí)掌范例) )1.1.執(zhí)行、檢討、改善、追蹤部內(nèi)質(zhì)量目標之計劃。執(zhí)行、檢討、改善、追蹤部內(nèi)質(zhì)量目標之計劃。2.2.配合部內(nèi)相關(guān)作業(yè)辦法之制、修訂以維護入料正配合部內(nèi)相關(guān)作業(yè)辦法之制、修訂以維護入料正常運作。常運作。3.3.輔導廠商以提升質(zhì)量及購入料質(zhì)量相關(guān)作業(yè)之管輔導廠商以提升質(zhì)量及購入料質(zhì)量相關(guān)作業(yè)之管理。理。4.4.協(xié)調(diào)信賴性試驗與質(zhì)量異常之確認與處理改善及協(xié)調(diào)信賴性試驗與質(zhì)量異常之確認與處理改善及內(nèi)外部討論。內(nèi)外

15、部討論。5.5.舉行部內(nèi)及跨部門檢討會議以改善質(zhì)量與各作業(yè)舉行部內(nèi)及跨部門檢討會議以改善質(zhì)量與各作業(yè)流程流程, ,及不定期審查部內(nèi)之整體運作、整頓、紀及不定期審查部內(nèi)之整體運作、整頓、紀律、績效、安全律、績效、安全.等事項。等事項。6.6.編列編列/ /執(zhí)行及管控年度預算執(zhí)行及管控年度預算.生管部課長生管部課長( (工作執(zhí)掌范例工作執(zhí)掌范例) )1.1.掌握客戶訂單及預估訊息掌握客戶訂單及預估訊息2.2.掌控內(nèi)部訂單之下達與交期出貨掌控內(nèi)部訂單之下達與交期出貨3.3.協(xié)調(diào)急件處理與產(chǎn)銷協(xié)調(diào)急件處理與產(chǎn)銷4.4.做好客戶滿意迅速反應(yīng)客戶之需求并予以適當做好客戶滿意迅速反應(yīng)客戶之需求并予以適當之處

16、理及回復之處理及回復5.5.處理客戶抱怨處理客戶抱怨6.6.處理呆滯料之控管及追蹤處理呆滯料之控管及追蹤7.7.協(xié)調(diào)產(chǎn)銷以達成客戶需求協(xié)調(diào)產(chǎn)銷以達成客戶需求.物料部課長物料部課長( (工作執(zhí)掌范例工作執(zhí)掌范例) )1.1.領(lǐng)取廠商各項材料領(lǐng)取廠商各項材料 ( (領(lǐng)料領(lǐng)料/ /成套發(fā)料單成套發(fā)料單) )2.2.處理廠商問題回饋處理廠商問題回饋3.3.協(xié)助采購新進人員協(xié)助采購新進人員4.4.開發(fā)新供貨商開發(fā)新供貨商5.5.檢討檢討ERPERP系統(tǒng)問題與系統(tǒng)問題與MISMIS系統(tǒng)系統(tǒng)6. 6. 管制管制 / / 接收接收 / / 查詢模具查詢模具7.7.不良材料扣款事宜不良材料扣款事宜.職位條件職位

17、條件1.1.工作經(jīng)驗工作經(jīng)驗: :從事該職務(wù)或類似該工作之從事該職務(wù)或類似該工作之最低年最低年限、學歷、年齡。限、學歷、年齡。2.2.專業(yè)知識及技能：該職務(wù)所須具備之專業(yè)知識及技能：該職務(wù)所須具備之知識及技知識及技能。能。3.3.教育程度與所需執(zhí)照：教育程度與所需執(zhí)照：最低學歷要求最低學歷要求, ,訓練需訓練需求或所需具備之執(zhí)照求或所需具備之執(zhí)照等。等。4.4.所須運用或操作之設(shè)備。所須運用或操作之設(shè)備。.職位條件職位條件( (品保工程師范例品保工程師范例) )n專長經(jīng)驗：三年以上生產(chǎn)制造經(jīng)驗專長經(jīng)驗：三年以上生產(chǎn)制造經(jīng)驗n學歷學歷 大專以上大專以上EEEE或或MEME相關(guān)科系相關(guān)科系n年齡年

18、齡 1818歲歲2525歲歲 2626歲歲3030歲歲3131歲歲3535歲歲 3636歲歲4040歲歲 其它：其它：_n工作經(jīng)驗工作經(jīng)驗1 1年年33年年 3 3年年55年年 5 5年年88年年8 8年年1010年年1010年以上年以上 不拘不拘 其它：其它：_n專業(yè)技能：熟練生產(chǎn)流程暨質(zhì)量流程專業(yè)技能：熟練生產(chǎn)流程暨質(zhì)量流程n專業(yè)知識：具備專業(yè)知識：具備ISO14000ISO14000及及QS9000QS9000稽核員認證資稽核員認證資格格n操作機器：執(zhí)行儀器機臺設(shè)備保養(yǎng)操作機器：執(zhí)行儀器機臺設(shè)備保養(yǎng).職務(wù)說明書的形成過程職務(wù)說明書的形成過程職務(wù)分析職務(wù)分析 數(shù)據(jù)統(tǒng)合數(shù)據(jù)統(tǒng)合 職務(wù)說明書職

19、務(wù)說明書n職位說明書是職位說明書是根據(jù)職位分析所得到的資料分類根據(jù)職位分析所得到的資料分類所做成的正式檔。所做成的正式檔。.編寫全公司職務(wù)說明書的一般要求編寫全公司職務(wù)說明書的一般要求準確性準確性實用性實用性完整性完整性統(tǒng)一性統(tǒng)一性.職務(wù)說明書的基本內(nèi)容職務(wù)說明書的基本內(nèi)容1.1.職務(wù)概況（職務(wù)名稱、編號、所屬部職務(wù)概況（職務(wù)名稱、編號、所屬部門、職務(wù)等級、編寫日期）門、職務(wù)等級、編寫日期）2.2.職責總述（職位設(shè)置的目的）職責總述（職位設(shè)置的目的）3.3.工作內(nèi)容工作內(nèi)容4.4.組織位置組織位置5.5.所需資格條件所需資格條件6.6.工作知識工作知識7.7.工作技能工作技能.8.8.工作時間

20、工作時間9.9.工作環(huán)境工作環(huán)境10.10.所需操作設(shè)備所需操作設(shè)備11.11.資歷及經(jīng)驗資歷及經(jīng)驗12.12.在組織關(guān)系的管理定位在組織關(guān)系的管理定位( (作業(yè)及報告與他人工作業(yè)及報告與他人工作上關(guān)系作上關(guān)系) )13.13.與作出決策決定的權(quán)限與作出決策決定的權(quán)限( (權(quán)限包括：決策權(quán)、權(quán)限包括：決策權(quán)、人事權(quán)等人事權(quán)等) )職務(wù)說明書的基本內(nèi)容職務(wù)說明書的基本內(nèi)容.填寫工作說明書要點填寫工作說明書要點n職位說明書的長度可從半頁到二、三頁都有，端職位說明書的長度可從半頁到二、三頁都有，端賴賴職位的性質(zhì)及公司對職位說明書的目的而定職位的性質(zhì)及公司對職位說明書的目的而定；n動詞作為句子的開始動

21、詞作為句子的開始。( (例：執(zhí)行、協(xié)助、負責、例：執(zhí)行、協(xié)助、負責、調(diào)整、巡檢、稽核、聯(lián)系調(diào)整、巡檢、稽核、聯(lián)系) )；n職位說明書職位說明書不得有否定的詞句不得有否定的詞句及不得包括及不得包括縮寫或縮寫或簡稱簡稱，即使是在職者及其主管完全了解它們的意，即使是在職者及其主管完全了解它們的意思；思；n職位說明書應(yīng)避免使用職位說明書應(yīng)避免使用概括性的句子概括性的句子，如果無法，如果無法避免時，最好再以實例說明；避免時，最好再以實例說明；n職位說明書必須是職位說明書必須是現(xiàn)有工作，而非未來的職務(wù)現(xiàn)有工作，而非未來的職務(wù)，除非除非新設(shè)定的職位新設(shè)定的職位。.職位說明書中工作職掌制作要點職位說明書中工作職掌制作要點 (Job Description)(Job Description)說明書職位中將工作職掌分解為：說明書職位中將工作職掌分解為：1.1.主要