合同管理系統(tǒng)項目規(guī)劃書講課講稿

1、* 口.卷號卷內編號密級項目編號:IT-201101002合同管理系統(tǒng)項目規(guī)劃書Versio n: 1.0項目承擔部門:IT部宀兀成日期:2010-01-20本文檔使用部n：主管領導用戶撰寫人:審核人: 審批人:目錄1 引言 21.1 編寫目的 21.2 項目名稱 21.3 項目背景 21.4 參考資料 22 項目組織和資源 22.1 人力資源 22.2 已有開發(fā)設施 32.2 須獲取的資源 33 合同管理系統(tǒng) 33.1客戶模塊 43.2 合同模塊 53.2.1 新增合同 53.2.2 合同變更（解除） 73.3付款模塊 74 檔案管理系統(tǒng) 84.1案庫管理模塊 94.2 案卷管理模塊 94.

2、3 文件管理模塊 104.3.1增加文件 114.3.2檔案銷毀 124.4 案卷借閱模塊 124.4.1申請借閱 134.4.2借閱審批 134.5 檔案統(tǒng)計模塊 144.6 檔案銷毀模塊 155 附件 151引言1.1編寫目的為了保證項目團隊按時保質地完成項目，便于項目團隊成員更好地了解項目情況，使工作開展的各 個過程合理有序，因此以書面形式，將項目生命周期內的工作任務范圍、各項工作的任務分解、項目團 隊組織結構、各團隊成員的工作責任、開發(fā)進度做出安排，作為項目團隊成員的共識與約定，項目生命 周期內的所有項目活動的行動基礎，項目團隊開展和檢查項目工作的依據。1.2項目名稱項目編號：IT-2

3、01101002、合同管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣項目1.3項目背景目前公司主要采用傳統(tǒng)手工管理合同的方式，而這種方式存在諸多弊端，包括文檔管理混亂、進度 控制困難、信息匯總困難、缺少預警機制等。隨著合同數量的不斷增加，這種工作模式已經無法適應公 司的發(fā)展需求，為此必須規(guī)范合同管理的業(yè)務流程，增強合同業(yè)務處理過程的透明度，對合同的執(zhí)行情 況做到動態(tài)控制，縮短信息流，提高工作效率，減低管理成本。江門市中港寶田摩托車實業(yè)有限公司IT部將開發(fā)合同管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，為公司提供全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。1.4參考資料 經審批的合同管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣年度立項書（項目編碼：BT-LX-010000-0330

4、0003001-004-201101 ） 恒潤基合同管理系統(tǒng)使用手冊（來自互聯(lián)網）2項目組織和資源2.1人力資源參與項目開發(fā)的總人數和人員結構如下表:姓名性別部門在本項目中承擔的工作男IT部項目負責人男IT部系統(tǒng)詳細設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試女IT部源代碼編寫、系統(tǒng)測試女IT部用戶使用手冊編寫、組織培訓男IT部軟件實施22已有開發(fā)設施項目研發(fā)地點：；所用設施：；開發(fā)工具：Microsoft SQL Server2005 、Microsoft Visual Studio 20082.2須獲取的資源需要人力資源部制作合同編碼規(guī)則需要行政部收集合同模板3合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)分為三大模塊，包括客戶

5、模塊、合同模塊、付款模塊。系統(tǒng)開發(fā)階段將按模塊分階段進行開發(fā)。合同管理系統(tǒng)項目實施計劃分為四個階段，包括系統(tǒng)開發(fā)階段、系統(tǒng)測試階段、合同模板導入階 段、組織培訓階段，具體階段名稱、完成期限、工作內容、階段產品如下表：階段名稱完成期限工作內容負責部門階段產品系 統(tǒng) 開 發(fā)客戶模塊2010-12-25系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼合同模塊2011-1-10系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼付款模塊2011-1-29系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼系統(tǒng)測試2011-2-30模擬測試IT部測試報告合同模板導入2011-4-25收集合同模板、導入合同模板行政部合同模板組織培

6、訓2011-4-28組織關鍵用戶培訓IT部培訓記錄3.1客戶模塊客戶信息是每個企業(yè)的寶貴財富。在客戶信息管理模塊中，用戶能自由增加、編輯或刪除客戶單位的基本信息。點擊合同管理系統(tǒng)中的客戶模塊，進入客戶列表，如下圖：j 增加查找編輯刪除 退出序號客戶編號客戶名稱客戶類別客戶網址聯(lián)系人聯(lián)系人辦公電話建立人建立時間詳細設計說明：1、用戶可以查看客戶編碼、客戶名稱、客戶類別、客戶網址、聯(lián)系人、聯(lián)系人辦公電話、建立人、建立時間、客戶狀態(tài)等客戶信息；2、雙擊任意客戶，即可查看對應客戶的詳細信息；3、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫客戶信息；4、點擊【查找】按鈕，輸入客戶編碼、客戶名稱、客戶

7、類別、聯(lián)系人、建立時間等條件來查詢客戶資 料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找客戶資料。5、選中任意客戶，點擊【編輯】按鈕，即可對客戶信息進行修改；6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除客戶信息。單擊客戶列表界面的【增加】按鈕，進入新建客戶編輯頁面:I I 保存 退出客戶基本信息客戶名稱*客戶編號*客戶類型地址郵編國家地區(qū)網址法定代表人*注冊資金開戶銀行賬號主要聯(lián)系人*移動電話辦公電話*傳真客戶說明詳細設計說明：1客戶信息為合同管理系統(tǒng)的基本信息，新建合同中的合同相對方必須在客戶信息里，否則必須增加該 客戶信息方可在新建合同中選中所需的客戶信息；2、輸入客戶名稱、客戶編號、法定代表人、主要

8、聯(lián)系人、辦公電話等必要信息后單擊【保存】即可完成 客戶建立工作。3.2合同模塊合同是系統(tǒng)的核心，建立于客戶的基礎之上。此模塊把合同的新增、查找、刪除、排列等有序的組合在一起。點擊合同管理系統(tǒng)中的合同模塊，進入合同列表，如下圖：| 新增查找 編輯| 刪除| 退出|序號合同編號合同名稱合同金額客戶名稱合同類別建立時間合同狀態(tài)詳細設計說明：1用戶可以查看合同編號、合同名稱、合同金額、客戶名稱、合同類別、建立時間、合同狀態(tài)等信息；2、合同狀態(tài)包括執(zhí)行中、未執(zhí)行、已結束三種；3、雙擊任意合同，即可查看對應合同的詳細信息；4、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫合同信息；5、點擊【查找】按鈕，

9、輸入合同編碼、合同名稱、建立時間、起始時間、結束時間等條件來查詢合同資 料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找合同資料；6、選中任意合同，點擊【編輯】按鈕，即可對合同信息進行修改；7、選中任意合同，點擊【刪除】按鈕，即可刪除合同信息。新增合同因業(yè)務需要簽訂合同的，點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫合同簽審表： 保存審核變更（解除）I退出I打印I合同基本信息合同名稱*主體合同（附件）*合同編碼*合同類別*簽訂日期*合同金額*幣種生效日期*印花稅額:資金性質*計劃完成日期*合冋相對方*相對方信用評級*信用證明*合同標的物*數量或質量*其他補充資金計劃序號金額（人民幣）結算方式結算時間資金條款資金狀態(tài)

10、合同內容審批流合同經辦人合同承辦 部門經理同意簽訂。不同意簽訂，原因。經辦人：日期：總經理同意簽訂。不同意簽訂，原因。經辦人：日期：詳細設計說明：1、輸入合同名稱、合同編碼、簽訂日期、生效日期，計劃完成日期、合同金額、合同類別、合同相對方、相對方信用評級及證明、合同標的物、數量或質量等必要信息，點擊【保存】即可完成客戶建立工作；2、點擊“合同類別”的下拉按鈕選擇合同模板，系統(tǒng)自動彈出所需的合同模板，填寫完畢后點擊【保存】即可；3、將合同的相關信息錄入到合同管理系統(tǒng)中，并掃描合同原件作為附件上傳至合同管理系統(tǒng)；4、在建立合同時要錄入資金計劃，以便于付款模塊的邏輯調用，輸入“資金計劃”的金額、結算

11、方式、 結算時間、資金條款、資金狀態(tài)等信息，其中資金條款按照結算需要輸入第一期、第二期、第三期 等;5、合同經辦人在合同簽審表中錄入合同相關信息后，系統(tǒng)自動生成合同編碼。322合同變更（解除）合同約定的情況出現變化，需對合同內容重新修改，點擊【變更】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫合 同變更（解除）申請表格：j 保存 審核 退出 打印合同名稱*合同編碼*合同變更（解除） 理由*變更事項說明*變更生效日期合同修改次數*附件*審批流合冋負責人經辦部門經理經辦人：日期：總經理經辦人：日期：詳細設計說明：1輸入合同名稱、合同編碼、合同變更理由、變更事項說明、合同修改次數、附件等必填項；2、合同經辦人在合同變更

12、申請表中錄入合同相關信息時，系統(tǒng)自動根據編碼規(guī)則進行編碼；3、經總經理審批后，若需要更改合同的，先刪除對應的合同，然后再增加合同即可，系統(tǒng)將自動生成版本號；若需要解除合同的，直接刪除對應的合同即可；3.3 付款模塊收款是合同的重要組成部分，此模塊羅列了合同中收款單的詳細信息，方便查閱，實現收款管理。 查找 付款 刪除 退出序號所屬合同付款金額付款方式資金條款計劃付款時間相差天數付款條件狀態(tài)實際付款時間詳細設計說明:1收款資料來源于合同中的資金計劃，默認排列顯示是分組顯示，以合同為組;2、用戶可以查看所屬合同、付款金額、付款方式、資金條款、計劃付款時間、相差天數、付款條件、狀態(tài)、實際付款時間等客

13、戶信息；3、付款狀態(tài)包括已完成、未完成兩種；4、點擊【查找】按鈕，輸入所屬合同、付款狀態(tài)、預計付款時間、實際付款時間等條件來查詢付款資料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找付款資料；5、選中任意客戶，點擊【付款】按鈕，付款即完成；6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除付款信息。4檔案管理系統(tǒng)為進一步加強合同管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)開發(fā)分為六個階段，包括案庫管理模塊開發(fā)、案卷管理模塊開發(fā)、文件管理模塊開 發(fā)、案卷借閱模塊開發(fā)、案卷統(tǒng)計模塊開發(fā)、檔案銷毀模塊開發(fā)等，具體階段名稱、完成期限、工作內 容、階段產品如

14、下表：階段名稱完成期限工作內容階段產品案庫管理模塊2011-5-8系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷管理模塊2011-5-25系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼文件管理模塊2011-7-1系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷借閱模塊2011-7-20系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷統(tǒng)計模塊2011-8-15系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼檔案銷毀模塊2011-8-28系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼4.1案庫管理模塊卷庫管理是檔案管理系統(tǒng)的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷庫上的。在案庫管理中，用戶 能自由增加、編輯或刪除卷庫。點擊檔案管理中的卷庫管理，進入卷庫列

15、表，如下圖：| 增加 修改 刪除 退出卷庫號卷庫名稱所屬部門詳細設計說明：1、用戶可以查看卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等卷庫信息；2、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫卷庫信息;3、選中任意卷庫，點擊【編輯】按鈕，即可對案庫信息進行修改；4、選中任意卷庫，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案庫。因業(yè)務需要新增卷庫的，點擊【增加】按鈕，填寫卷庫信息，如下表:廠:1II!1 1 保存 退出b1卷庫號*卷庫名稱*所屬部門*備注詳細設計說明:1、輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等必填項后，點擊【保存】按鈕即可新增卷庫;4.2案卷管理模塊建立卷庫后，即可增加案卷，點擊檔案管理中的案卷管理，進入案卷列表

16、，如下圖:增加|查找|修改 退出案卷號案卷名稱所屬卷庫全宗號憑證類別案卷密集案卷狀態(tài)操作拆圭寸/圭寸卷拆圭寸/圭寸卷詳細設計說明:1用戶可以查看案卷號、案卷名稱、所屬部門、全宗號、憑證類別、案卷密集、案卷狀態(tài)等案卷信息；2、雙擊任意案卷，即可查看對應案卷的詳細信息；3、案卷狀態(tài)包括拆卷、封卷兩種狀態(tài)；4、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫案卷信息；5、點擊【查找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫、歸卷年代、起始日期、終止日期、保管期限、案卷密級、全宗號、目錄號、所屬部門等條件即可查找案卷信息，也可以通過輸入關鍵字進行查 找；6、選中任意案卷，點擊【修改】按鈕，即可對案卷信息進

17、行修改；7、選中任意案卷，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案卷。需要增加案卷的，點擊【增加】按鈕，填寫文件信息:ri保存退出i:I:I-> /* <1 I -1.案卷號*案卷名稱*所屬卷庫歸卷年代起始日期終止日期所屬部門*編制機構保管期限案卷密級全宗號目錄號檔案館號保險箱號縮微號憑證類別憑證編號（起）憑證編號（止）頁數備注詳細設計說明:1輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等必填項后，點擊【保存】按鈕即可新增案卷;4.3文件管理模塊增加案卷后，可以在同一個案卷中增加多個文件，點擊檔案管理中的文件管理，進入文件列表，如j 增加 查找 修改 銷毀 退出文件號文件標題密級發(fā)文單位發(fā)文時間所屬案卷詳細

18、設計說明：1用戶可以查看文件號、文件標題、密級、發(fā)文單位、發(fā)文時間、所屬案卷等文件信息；2、雙擊任意案卷，即可查看對應案卷的詳細信息；3、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫文件信息；4、點擊【查找】按鈕，輸入文件號、文件主題詞、文件標題、文件輔標題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、緊急等級、文件分類、公文類別、文件頁數、打印頁數、備注等條件即可查詢相關文件，也可以 通過輸入關鍵字來查找客戶資料。5、選中任意文件，點擊【修改】按鈕，即可對文件信息進行修改；6、 選中任意文件，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)將彈出合同銷毀申請單，填寫完畢后，申請進入審批流 程；7、選中任意文件，點擊【刪除】按鈕，即

19、可刪除文件。4.3.1 增加文件需要增加歸檔文件的，點擊【增加】按鈕，填寫文件信息：保存| 退出文件號文件主題詞文件標題文件輔標題發(fā)文單位發(fā)文日期密級緊急等級文件分類公文類別文件頁數打印頁數備注所屬案卷+添加附件詳細設計說明：1、輸入文件號、文件主題詞、文件標題、文件輔標題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、緊急等級、文件分類、公文類別、文件頁數、打印頁數、備注等條件即可查詢相關文件，也可以通過輸入關鍵字來查找 客戶資料。點擊【保存】按鈕即可新增案卷；432檔案銷毀需要清理無用檔案，騰出有限的空間，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)自動提醒填寫合同銷毀申請單保存 審核退出打印合同名稱*合同編碼*合同責任人*合同有

20、效日期*歸檔日期*銷毀份數*:銷毀日期*銷毀原因說明：審批流文控員合同負責人同意銷毀。不同意銷毀，原因。經辦人：日期：合同承辦 部門經理同意銷毀。不同意銷毀，原因。經辦人：日期：總經理同意銷毀。不同意銷毀，原因。經辦人：日期：詳細設計說明：1輸入合同名稱、合同編碼、合同責任人、合同有效期、歸檔日期、銷毀日期、銷毀份數、銷毀原因說明等必填項；2、系統(tǒng)自動統(tǒng)計合同期滿兩年的合同；3、系統(tǒng)設定經銷毀的檔案自動保存在銷毀檔案夾中。4.4 案卷借閱模塊因業(yè)務需要查閱合同細節(jié)，點擊檔案管理中的案卷借閱，進入文件列表，如下圖:查找 借閱 退出|案卷號案卷名稱所屬卷庫全宗號憑證類別案卷密級案卷狀態(tài)詳細設計說明

21、：1點擊【查找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫等條件查找案卷，也可以通過輸入關鍵信息查找文件；2、選中任意文件，點擊【借閱】按鈕，填寫檔案解除申請單即可提出借閱申請；3、借閱狀態(tài)包括待審批、已批準、已歸還。4.4.1 申請借閱點擊【借閱】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫檔案借出申請單 保存 審核 退出 |打印借閱人*申請日期*借閱檔案名稱*借閱理由說明*1、一| ZrZ.工中 *借閱理由成立，冋意申請：經辦人：部門經理借閱理由不成立，理由及處理意見日期：文控員*同意借閱經辦人：不同意借閱，理由及處理意見日期：審批流實際借出日期*預定歸還日期*借出文檔頁數*實際歸還日期*檔案歸還說明合同變更合同損壞備注詳細設計說明:1、借閱人填寫借閱人、申請時間、借閱檔案名稱、借閱理由說明等必要信息，點擊【保存】按鈕即完成 借閱申請；2、檔案歸還時，經文控員核查無誤后登錄檔案管理系統(tǒng)填注歸還日期及歸還說明，如合同有變更或損 壞，需在合同目錄中注明。442 借閱審批申請人提出借閱申請后，進入審批流，點擊案卷借閱模塊的借閱審批查找 審核 |撤散銷