復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院存貨管理規(guī)定

1、復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院存貨管理規(guī)定第一章 總則第一條 為了明確學(xué)院各部門和相關(guān)崗位在存貨領(lǐng)用以及庫存管理中的職責(zé)和權(quán)限、加強(qiáng)資產(chǎn)安全管理、避免庫存商品的重復(fù)采購，特制定本制度。第二條 本制度適用于學(xué)院統(tǒng)一采購的各類存貨。第三條 本制度內(nèi)所提及的存貨管理工作由采購與后勤保障中心主導(dǎo)，其他部門應(yīng)在工作中予以配合。采購與后勤保障中心內(nèi)應(yīng)對(duì)存貨采購、倉庫管理職能的人員分設(shè)兩崗，兩項(xiàng)職能不可由相同的人員兼任。第二章 學(xué)院統(tǒng)一采購存貨的出入庫管理第一條 納入管理的范圍1、根據(jù)采購制度，在國內(nèi)市場(chǎng)上采購總額大于5000元人民幣的存貨。2、采購存貨的經(jīng)費(fèi)來源為學(xué)院采購與后勤保障中心。第二條 存貨入庫管理1、采購人員

2、收到供應(yīng)商到貨通知后，需提前請(qǐng)倉庫管理員確認(rèn)存貨存放庫位。2、請(qǐng)購部門、倉庫管理員和采購人員共同對(duì)存貨進(jìn)行驗(yàn)收。具體驗(yàn)收工作包括以下內(nèi)容：1) 核對(duì)實(shí)物規(guī)格、型號(hào)，供應(yīng)商信息，需與采購合同或者訂單一致。2) 需觀察包裝完好程度，并清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量。3) 樣品比對(duì)，并進(jìn)行實(shí)物質(zhì)量檢查。4） 請(qǐng)購部門、倉庫管理員和采購人員對(duì)符合要求的到貨進(jìn)行簽收，填寫采購到貨抽檢情況表（附件1）。對(duì)于不符要求的到貨，請(qǐng)采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步溝通，協(xié)商退回。倉庫管理員應(yīng)按實(shí)際驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行存貨簽收。3、 采購人員根據(jù)符合要求的到貨，在管家婆系統(tǒng)中提出入庫申請(qǐng)。4、 倉庫管理員根據(jù)實(shí)際清點(diǎn)的到貨數(shù)量，在系統(tǒng)中對(duì)入庫申請(qǐng)

3、進(jìn)行確認(rèn)，并制作入庫確認(rèn)單（附件2）一式三份，由請(qǐng)購部門、倉庫管理員、采購人員簽字。一份由倉庫管理員留存，另兩份交采購人員分別做留存和送交財(cái)務(wù)部入賬之用。第三條 存貨出庫管理 1、存貨領(lǐng)用經(jīng)辦人在提出申領(lǐng)需求前，需與倉庫管理人員聯(lián)系，確認(rèn)領(lǐng)用存貨的庫存和領(lǐng)用時(shí)間。2、存貨領(lǐng)用經(jīng)辦人填寫存貨領(lǐng)用表（附件3），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后交倉庫管理員領(lǐng)用存貨。領(lǐng)用出庫時(shí)領(lǐng)用人需確認(rèn)檢驗(yàn)領(lǐng)用數(shù)量、單價(jià)、金額、存貨外觀質(zhì)量等。領(lǐng)用人與倉庫管理員都需簽字確認(rèn)。存貨領(lǐng)用表原件由倉庫管理員保留。3、對(duì)于批量領(lǐng)用分批使用的存貨，領(lǐng)用人應(yīng)該記錄存貨的使用情況，以備核查。4、倉庫管理員根據(jù)收到的存貨領(lǐng)用表錄入管家婆系統(tǒng)

4、做庫存出庫。5、財(cái)務(wù)部每半年從管家婆系統(tǒng)中獲取各部門的存貨領(lǐng)用清單，并按部門和具體領(lǐng)用人員進(jìn)行匯總。在與倉庫管理員確認(rèn)后，倉庫管理員將部門的存貨領(lǐng)用信息通過郵件方式發(fā)送給各領(lǐng)用部門。6、各領(lǐng)用部門當(dāng)于10個(gè)工作日內(nèi)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并按規(guī)定費(fèi)用報(bào)銷流程完成費(fèi)用報(bào)銷工作。7、財(cái)務(wù)部出納審核費(fèi)用報(bào)銷單，會(huì)計(jì)據(jù)此將各個(gè)部門的存貨領(lǐng)用費(fèi)用錄入賬務(wù)系統(tǒng)。第三章 存貨盤點(diǎn)第一條 盤點(diǎn)原則1、原則上存貨盤點(diǎn)為年終盤點(diǎn)，年終盤點(diǎn)應(yīng)采取全面盤點(diǎn)方式。由倉庫管理員執(zhí)行，財(cái)務(wù)部派員監(jiān)盤。2、盤點(diǎn)期間原則上暫停收發(fā)存貨。3、 盤點(diǎn)存貨時(shí)，參加盤點(diǎn)的人員應(yīng)依據(jù)盤點(diǎn)實(shí)際數(shù)量在盤存表（附件4）上作詳實(shí)記錄。4、盤存表不得隨意

5、更改涂寫，更改需在更改處簽名。盤點(diǎn)結(jié)果須經(jīng)所有參加盤點(diǎn)的人員簽名確認(rèn)，一經(jīng)確認(rèn)不得更改。第二條 學(xué)院統(tǒng)一采購存貨的盤點(diǎn)流程1、由財(cái)務(wù)部根據(jù)管家婆系統(tǒng)中的記錄制作盤存表，并會(huì)同倉庫管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)。雙方根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，填寫盤存表，并簽字確認(rèn)。2、盤點(diǎn)完畢后，倉庫管理員應(yīng)匯總并編制存貨盤點(diǎn)差異表（附件5），填列盤點(diǎn)盈虧數(shù)量及金額。對(duì)于盤虧或毀損的存貨應(yīng)注明原因，經(jīng)采購與后勤保障中心負(fù)責(zé)人簽字后，附盤存表，一并呈交財(cái)務(wù)部審核。3、財(cái)務(wù)部對(duì)存貨盤點(diǎn)差異表及盤存表進(jìn)行審核并簽字認(rèn)可。審核后的存貨盤點(diǎn)差異表及盤存表由采購與后勤保障中心上報(bào)分管院長審批。倉庫管理員根據(jù)審批結(jié)果在管家婆系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理，并同

6、時(shí)保留存貨盤點(diǎn)差異表及盤存表的審批原件。4、倉庫管理員在管家婆系統(tǒng)中更新信息后通知財(cái)務(wù)部核對(duì)，財(cái)務(wù)部核對(duì)完畢后進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。第四章 超期存貨的處理第一條 倉庫管理員每年末對(duì)于庫齡達(dá)3年以上無人領(lǐng)用的庫存存貨進(jìn)行匯總，并列示超期存貨處理意見匯總表（附件6），送交采購與后勤保障中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核。第二條 采購與后勤保障中心負(fù)責(zé)人會(huì)同各請(qǐng)購部門共同確認(rèn)存貨狀態(tài)，復(fù)核后共同簽署具體的處理意見，交財(cái)務(wù)部審核。第三條 財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核并簽字認(rèn)可，審核后由采購與后勤保障中心上報(bào)分管院長審批。第四條 根據(jù)分管院領(lǐng)導(dǎo)的批示，指定具體處理人員，填制存貨領(lǐng)用表領(lǐng)用超期庫存存貨，并會(huì)同相關(guān)經(jīng)辦人員進(jìn)行處理。存貨領(lǐng)

7、用表原件由倉庫管理員保留。第五條 倉庫管理員根據(jù)存貨領(lǐng)用表，在管家婆系統(tǒng)中錄入領(lǐng)用記錄。倉庫管理員在管家婆系統(tǒng)中更新信息后通知財(cái)務(wù)部核對(duì)，財(cái)務(wù)部核對(duì)完畢后進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。第六條 如處理過程中產(chǎn)生相應(yīng)的費(fèi)用或收入，需報(bào)財(cái)務(wù)部入賬。原則上產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用及收入由相應(yīng)部門自行承擔(dān)。第五章 附 則第一條 存貨管理流程內(nèi)形成所有文檔必須存檔備查。第二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 若有修改或補(bǔ)充，日后將以補(bǔ)充文件的形式另行發(fā)布。 二一七年六月擬附件：1. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院采購到貨抽檢情況表2. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院入庫確認(rèn)單3. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院存貨領(lǐng)用表4. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院盤存表5. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)

8、院存貨盤點(diǎn)差異表6. 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院超期存貨處理意見匯總表附件1復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院附件2復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院入庫確認(rèn)單請(qǐng)購部門 入庫日期 系統(tǒng)編號(hào) 序號(hào)存貨名稱規(guī)格型號(hào)入庫數(shù)量用途12345678910采購人簽字： 請(qǐng)購部門經(jīng)辦人簽字：倉庫管理員簽字：注：倉庫管理員需要根據(jù)管家婆系統(tǒng)生成的入庫記錄，填寫系統(tǒng)編號(hào)。15附件3 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院存貨領(lǐng)用表日期部門經(jīng)費(fèi)來源序號(hào)存貨名稱數(shù)量單價(jià)金額12345678910用途備注經(jīng)辦人： 系主任/部門主任：倉庫管理員：附件4復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院盤存表序號(hào)存貨名稱規(guī)格型號(hào)實(shí)盤數(shù)量1234567891011121314151617181920倉庫管理員： 監(jiān)盤人：盤點(diǎn)日期：分管院長：附件5：復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院存貨盤點(diǎn)差異表倉庫管理員： 采