業(yè)務(wù)協(xié)同項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制-

1、摘要項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同具有多部門、多組織、多業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)協(xié)同的特征,其信息本質(zhì)是優(yōu)化項(xiàng)目溝通管理。本文全面分析了項(xiàng)目管理工作中的協(xié)同過程和協(xié)同活動(dòng),論述了項(xiàng)目管理協(xié)同的信息機(jī)制,給出了一個(gè)基于即時(shí)消息機(jī)制實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同模型和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目管理協(xié)同歸結(jié)為消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種應(yīng)用模式,論文深入論述了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理協(xié)同的主要機(jī)制,即時(shí)消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制和智能代理機(jī)制,設(shè)計(jì)了即時(shí)消息服務(wù)器的核心實(shí)現(xiàn)機(jī)制,給出了消息交換協(xié)議bnf描述,系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了即時(shí)消息服務(wù)器。關(guān)鍵詞項(xiàng)目管理;業(yè)務(wù)協(xié)同框架;即時(shí)消息機(jī)制;管理信息系統(tǒng)1 引言企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展多以項(xiàng)目為基本單元進(jìn)行組織管理和實(shí)施運(yùn)行,

2、在這樣的模式下,企業(yè)項(xiàng)目主管往往會(huì)面臨如何優(yōu)化項(xiàng)目溝通管理,以合理調(diào)配資源、分配項(xiàng)目任務(wù)并控制進(jìn)度和實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展,達(dá)到良好的項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理和項(xiàng)目成本管理。這些問題都屬于項(xiàng)目管理的范疇,近年來,隨著項(xiàng)目管理學(xué)科的興起和逐步成熟,其理論和技術(shù)已經(jīng)影響到產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)營管理等方面,企業(yè)提出了對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中的時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、采購和合同等進(jìn)行高度協(xié)調(diào)和有效控制的更高要求,項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同信息平臺(tái)已廣為企業(yè)所重視,成為企業(yè)實(shí)施高效、成功的項(xiàng)目管理所不可缺少的重要工具。2 項(xiàng)目管理協(xié)同性項(xiàng)目管理就是為了滿足甚至超越項(xiàng)目涉及人員對(duì)項(xiàng)目的需求和期望而將理論知識(shí)、技能、工具和

3、技巧應(yīng)用到項(xiàng)目的活動(dòng)中去。協(xié)同是指涉及到特定的目標(biāo)或成果的兩人或者多人之間正在進(jìn)行的交互。這個(gè)成果可以是一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)過程,甚至僅僅只是一個(gè)行為。2.1 項(xiàng)目管理協(xié)同過程項(xiàng)目管理過程一般分為項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目結(jié)束四個(gè)階段。項(xiàng)目管理過程就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行交互協(xié)同的過程。l 項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)目立項(xiàng)階段是項(xiàng)目籌備組在前期進(jìn)行可行性研究報(bào)告,經(jīng)多次評(píng)審,從初步可行性報(bào)告到詳細(xì)可行性報(bào)告通過后,形成項(xiàng)目建議書;項(xiàng)目建議書提交相關(guān)部門進(jìn)行審批,相關(guān)部門可能有多個(gè),且審批有一定順序,所以需多次提交;相交部門對(duì)項(xiàng)目建議書進(jìn)行審批,這期間項(xiàng)目建議書可能進(jìn)行多次修改;直至各相關(guān)部門審批通過,項(xiàng)目建

4、議書與部門審批文檔一起提交領(lǐng)導(dǎo)審批,如果被否決,則項(xiàng)目立項(xiàng)終止,項(xiàng)目建議書失效;如果被批準(zhǔn),則進(jìn)入項(xiàng)目規(guī)劃階段。l 項(xiàng)目規(guī)劃在這一階段中,人們首先要為已經(jīng)決策要實(shí)施的項(xiàng)目編制各種各樣的計(jì)劃方案(針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工期計(jì)劃、成本計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、資源計(jì)劃和集成計(jì)劃、成本預(yù)算、計(jì)劃應(yīng)急措施等等。同時(shí),還需要進(jìn)行必要的項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作,擬定、編制和修訂一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的工作目標(biāo),以全面設(shè)計(jì)和界定項(xiàng)目,以及項(xiàng)目各階段所需要開展的工作,提出有關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出物的全面要求和規(guī)定。l 項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施階段是項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行,同時(shí)進(jìn)行各種各樣控制過程,以保證項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、計(jì)劃的要求和目標(biāo)相一致。執(zhí)行過程包括:組織

5、和協(xié)調(diào)人力資源和其它資源,組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)任務(wù)與工作,激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成既定的工作計(jì)劃,保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行?？刂七^程包括:制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和測(cè)量項(xiàng)目工作的實(shí)際情況、分析差異和問題、采取糾偏措施等管理工作和活動(dòng),以保障項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn),防止偏差積累而造成項(xiàng)目失敗。l 項(xiàng)目結(jié)束項(xiàng)目結(jié)束階段就是項(xiàng)目的完工與交付階段,要對(duì)照項(xiàng)目定義和決策階段提出的項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段所提出的各種項(xiàng)目要求,首先由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全面檢驗(yàn)項(xiàng)目的整個(gè)工作和項(xiàng)目的產(chǎn)出物,然后由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向項(xiàng)目的業(yè)主或用戶進(jìn)行驗(yàn)收和移交工作,直至項(xiàng)目的業(yè)主或用戶最終接受了項(xiàng)目的整個(gè)工作和工作結(jié)果,項(xiàng)目才算最終結(jié)束。2.2 項(xiàng)目管理協(xié)同活動(dòng)項(xiàng)目管理有一

6、個(gè)基本固定的流程。項(xiàng)目管理活動(dòng)是一個(gè)由多個(gè)項(xiàng)目成員之間的協(xié)同活動(dòng)。一個(gè)項(xiàng)目管理至少存在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者和任務(wù)執(zhí)行者之間的協(xié)同。實(shí)際上,還會(huì)有多個(gè)角色參與活動(dòng),例如,項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目審批者、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者、項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目審核評(píng)估者等。整個(gè)項(xiàng)目管理協(xié)同活動(dòng)過程如圖1所示。圖1 項(xiàng)目管理協(xié)同活動(dòng)過程示意圖項(xiàng)目管理的協(xié)同活動(dòng)主要有以下幾種:申請(qǐng)審批:項(xiàng)目管理從項(xiàng)目立項(xiàng)階段到項(xiàng)目終止階段有許多環(huán)節(jié)需要申請(qǐng)和審批活動(dòng)。申請(qǐng)者向?qū)徟咛岢鲆豁?xiàng)申請(qǐng),審批者對(duì)所申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行批復(fù)。如果還需要繼續(xù)審批,則轉(zhuǎn)交相關(guān)審批者審批;如果審批結(jié)束,則將審批結(jié)果反饋到申請(qǐng)者處。任務(wù)分配:項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行階段性里程碑劃

7、分并將整個(gè)項(xiàng)目劃分成一系列子任務(wù),然后將這些子任務(wù)分派到項(xiàng)目的各個(gè)任務(wù)執(zhí)行者手中。任務(wù)執(zhí)行者收到分配的任務(wù)后,對(duì)任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)接受,如果認(rèn)為任務(wù)分配不合理,則向任務(wù)分配者提出重新分配或者更改任務(wù)的申請(qǐng)。任務(wù)分配者收到任務(wù)執(zhí)行者的確認(rèn)信息后,對(duì)該任務(wù)進(jìn)行重新分配、確認(rèn)分配等操作。進(jìn)度跟蹤:在項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目執(zhí)行者可以將任務(wù)執(zhí)行中的問題、需要的資源、結(jié)果等及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者反映;風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者既可以向項(xiàng)目管理者報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況,可以針對(duì)任務(wù)執(zhí)行者提供的任務(wù)狀態(tài)反映對(duì)項(xiàng)目做相應(yīng)的調(diào)整,如更改項(xiàng)目(任務(wù)執(zhí)行周期、重新分配或調(diào)整任務(wù)等;項(xiàng)目管理者可以分析各種項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告,及時(shí)與風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)人協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中

8、可能出現(xiàn)的問題。信息交流:在項(xiàng)目的各個(gè)階段都存在許多各種各樣的信息,這些信息在項(xiàng)目成員中的交流或傳送,也是一種協(xié)同活動(dòng)。最常見的是項(xiàng)目文檔的傳送和各種消息的傳遞。協(xié)同發(fā)布:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠在協(xié)同工作區(qū)中建立并發(fā)布各類項(xiàng)目信息。通過協(xié)同文檔夾,項(xiàng)目成員可以組織那些需要和其它成員共享的項(xiàng)目信息。在協(xié)同工作區(qū)中,項(xiàng)目成員能夠進(jìn)行簽入、簽出和文檔級(jí)控制來確保用戶使用的是“正確”的信息共享版本。會(huì)議討論:項(xiàng)目成員通過在線會(huì)議進(jìn)行項(xiàng)目相關(guān)問題、技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)的交流和討論,實(shí)時(shí)獲取交換團(tuán)隊(duì)相關(guān)的意見、記錄或評(píng)論。3 項(xiàng)目管理協(xié)同信息機(jī)制協(xié)同是協(xié)調(diào)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體,協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過程或能

9、力。協(xié)同項(xiàng)目管理就是協(xié)調(diào)或組織多個(gè)個(gè)體共同一致完成某一項(xiàng)目的過程?；趨f(xié)同的項(xiàng)目管理除了項(xiàng)目管理本身的要素之外,主要在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的聯(lián)系、溝通和協(xié)同,因此實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理協(xié)同的主要機(jī)制有:即時(shí)消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制、智能代理機(jī)制。l 共享與傳輸機(jī)制信息共享是項(xiàng)目管理協(xié)同過程中非常有效的分享信息的方式,它能夠以近乎實(shí)時(shí)的方式向員工提供當(dāng)前的項(xiàng)目信息。共享與傳輸機(jī)制一般包括三個(gè)部分:身份認(rèn)證、訪問控制和傳輸控制(并發(fā)、同步、異步。l 任務(wù)監(jiān)控機(jī)制任務(wù)監(jiān)控就是不斷進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度信息的采集、分析并反饋到項(xiàng)目相關(guān)成員處進(jìn)行相應(yīng)的處理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過對(duì)任務(wù)進(jìn)度調(diào)整、任務(wù)查詢等手段即時(shí)了解項(xiàng)目的任務(wù)狀態(tài)和執(zhí)行人的狀態(tài)。l 智能代理機(jī)制智能代理機(jī)制就是指計(jì)算機(jī)或者計(jì)算機(jī)程序,在某種調(diào)度安排下,負(fù)責(zé)在無需人直接操作時(shí)的信息收集或提供某些服務(wù),以此來提供有效的業(yè)務(wù)協(xié)同支持,從而協(xié)同完成一個(gè)共同的任務(wù)和合作目標(biāo)。l 即時(shí)消息機(jī)制即時(shí)消息機(jī)制在項(xiàng)目管理協(xié)同各個(gè)階段都發(fā)揮著重要作用,是保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)實(shí)進(jìn)行交流或溝通的重要機(jī)制。在這些交流手段中