金蝶K3_ERP系統(tǒng)管理制度

1、.金蝶 K/3 ERP12.3WISE 系統(tǒng)管理制度1. 目的：為了保障金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)在公司運(yùn)營中的有效應(yīng)用，使企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，使企業(yè)運(yùn)營管理更加規(guī)范、高效，特制定本制度。2. 適用范圍 ：全公司納入 ERP系統(tǒng)管理的部門和事項(xiàng)，并納入公司績效考核。3. 權(quán)責(zé)：3.1.“K3” ERP系統(tǒng)推行實(shí)施小組負(fù)責(zé)本制度稿的制定和修改。3.2.“K3” ERP系統(tǒng)推行領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本制度的審批。3.3.“K3” ERP系統(tǒng)各操作崗位負(fù)責(zé)執(zhí)行制度。4. 定義：（無）5. 工作程序 ：5.1. ERP業(yè)務(wù)流程圖：圖示說明圖表色別責(zé)任部門圖標(biāo)說明資產(chǎn)管理中心營銷中心流程次序從上到下

2、、從左到右。制造中心計劃上下業(yè)務(wù)具有承接關(guān)系， 或下一個業(yè)務(wù)可制造中心倉儲由上一個業(yè)務(wù)直接下推生成。制造中心采購下一個業(yè)務(wù)必須以上一個業(yè)務(wù)的結(jié)果為制造中心生產(chǎn)基礎(chǔ)展開，過程要嚴(yán)格控制。根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際由資產(chǎn)管理中心或制造中心采購填制下一個業(yè)務(wù)可以上一個業(yè)務(wù)結(jié)果為參考數(shù)據(jù)展開，過程給予適當(dāng)靈活度。.銷售訂單計劃管理采購申請單采購訂單外購入庫單領(lǐng)料單半成品入庫委外加工出庫單委外加工入庫單核銷領(lǐng)料單成品入倉銷售出庫通知單銷售出庫單銷售發(fā)票.系統(tǒng) MPS 運(yùn)算系統(tǒng) MRP 運(yùn)算系統(tǒng)自動生成成品系統(tǒng)自動生成系統(tǒng)自動生成半成系統(tǒng)自動生成委外生產(chǎn)任務(wù)單采購申請單品生產(chǎn)任務(wù)單加工任務(wù)單系統(tǒng)自動生成投料單采購發(fā)票入

3、庫核算鉤稽費(fèi)用發(fā)票采購發(fā)票出庫核算鉤稽費(fèi)用發(fā)票生成憑證固定資產(chǎn)管理銷售費(fèi)用發(fā)票應(yīng)收帳款管理其它外來發(fā)票應(yīng)付帳款管理總帳管理期末處理過帳對帳關(guān)帳結(jié)帳備注：框內(nèi)綠色為2 期實(shí)施項(xiàng)目5.2.ERP業(yè)務(wù)操作規(guī)程：銷售管理：.將確定的訂單、合同按客戶分類分別錄入，并將生產(chǎn)單錄入到基礎(chǔ)公共資料中。對錄入的訂單，業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)主管要對訂單內(nèi)容的正確性、訂單業(yè)務(wù)的受控性、接單過程的合法合規(guī)性進(jìn)行審核。當(dāng)出現(xiàn)因基礎(chǔ)資料缺失而導(dǎo)致業(yè)務(wù)無法錄入到ERP系統(tǒng)的情況時， 操作人員應(yīng)立即依照 5.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的規(guī)定向相關(guān)部門提出。采購管理物料計劃人員（或承擔(dān)物料計劃的倉儲管理或采購人員）以技術(shù)部門發(fā)放的物料請單為基礎(chǔ)，

4、依據(jù)實(shí)際需求修改后提出物料申請，經(jīng)核準(zhǔn)審批后提交采購。采購人員依據(jù)采購申請單下推生成采購訂單，采購訂單可根據(jù)與供應(yīng)商的協(xié)商情況作適當(dāng)修改，經(jīng)核準(zhǔn)審批后打印出并傳真給供應(yīng)商。物料入倉后，采購人員根據(jù)外購入倉單下推生成采購發(fā)票，并填制相應(yīng)的費(fèi)用發(fā)票。直接到財務(wù)報賬的費(fèi)用由財務(wù)填制相應(yīng)的費(fèi)用發(fā)票，經(jīng)審核后由財務(wù)核算人員鉤稽。倉儲管理辦理物料外購入庫手續(xù)時，供應(yīng)采購人員由采購訂單下推生成外購入庫單，并以此檢查采購的物料和數(shù)量是否符合 采購訂單要求。對實(shí)際入倉數(shù)量超過采購訂單需求的，其差額在系統(tǒng)設(shè)置允許范圍的，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，補(bǔ)錄采購訂單將差額錄入系統(tǒng)；對沒有入庫單的物料，倉管人員不得受理，并及時將

5、相關(guān)情況向上級匯報。生產(chǎn)指定領(lǐng)料人員按要求完整填寫領(lǐng)料單，由庫房管理人員按領(lǐng)料單 的物料品種及數(shù)量錄入。a) 在全面實(shí)施 ERP計劃控制之前，領(lǐng)料單或委外加工出庫單的數(shù)量進(jìn)行手工錄入，原則上不能大于技術(shù)部門下發(fā)的物料清單。b) 錄單時要在表頭“項(xiàng)目名稱”欄選擇錄入 *生產(chǎn)單，以便財務(wù)進(jìn)行成本核算。對于同種材料不同長度、面積的鋼材混用現(xiàn)象，鑒于工廠實(shí)際生產(chǎn)活動中的要求，在月底需要進(jìn)行對同種材料不同長度、面積的物料進(jìn)行核對盤點(diǎn)， 對總長度、 面積帳實(shí)一致的直接由倉庫分別以紅字、藍(lán)字領(lǐng)料單作調(diào)帳處理；對總長度、面積帳實(shí)不一致的按盤點(diǎn)規(guī)定辦理。要求銷售出庫單必須由發(fā)貨通知單生成，數(shù)量可以根據(jù)實(shí)際出貨情

6、況進(jìn)行修改，特殊情況下需要通過其它方式生成銷售出庫單的，必須經(jīng)相關(guān)財務(wù)人員同意.并告知 ERP系統(tǒng)管理員。內(nèi)部領(lǐng)用或免費(fèi)提供給客戶的物料，或不同核算單位之間的物料調(diào)撥須填制其它入庫單或其它出庫單 ，以便于報表歸集和財務(wù)核算。實(shí)行批次管理的物料，入庫和出庫時必須錄入批次號，否則單據(jù)不能保存。對委外加工的業(yè)務(wù)，倉儲或采購人員要對每次收發(fā)委外加工物料進(jìn)行核銷業(yè)務(wù)的處理，以正確反映實(shí)際存放在供應(yīng)商的物料數(shù)據(jù)。財務(wù)核算管理系統(tǒng)財務(wù)核算操作遵循國家財務(wù)法令法規(guī)、地方和行業(yè)規(guī)定以及公司各項(xiàng)財務(wù)制度規(guī)定，采用公司制定的符合本企業(yè)實(shí)際運(yùn)作的會計方法。根據(jù)公司規(guī)定的各獨(dú)立核算單位，ERP 系統(tǒng)采用多帳套獨(dú)立核算，

7、各獨(dú)立核算單位間調(diào)撥均作往來核算，以正確反映各單位經(jīng)營結(jié)果。涉及分廠未能采用ERP 系統(tǒng)的，其之間調(diào)撥在系統(tǒng)內(nèi)也作往來核算， 在合并時財務(wù)通過手工調(diào)整來剔出由此產(chǎn)生的資產(chǎn)和損益。財務(wù)人員要認(rèn)真核對采購發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容防止出現(xiàn)差錯，要做好各往來應(yīng)付款項(xiàng)的核對，及時協(xié)同相關(guān)部門處理錯漏。 對與采購相關(guān)的費(fèi)用， 采購人員或財務(wù)核算員要及時填寫費(fèi)用發(fā)票，費(fèi)用發(fā)票要與相關(guān)的采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽處理，以確保存貨核算的正確性。5.2.5.4. 財務(wù)核算員要及時處理當(dāng)天單據(jù)，對相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核（參見5.2.1.2 和 5.2.1.5 ），根據(jù)銷售出庫單填制銷售發(fā)票 。 財務(wù)在存貨核算時要對物流單據(jù)進(jìn)行檢查監(jiān)督， 查出

8、錯漏并督促相關(guān)操作人員糾正。a） 對已結(jié)帳后發(fā)現(xiàn)的問題， 核算員要提出調(diào)帳報告， 經(jīng)資產(chǎn)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)后在系統(tǒng)“期初余額調(diào)整”等功能界面調(diào)帳。b) 期末盤點(diǎn)按財務(wù)制度執(zhí)行， 確認(rèn)盤盈盤虧的 ，財務(wù)將簽字審核的盤點(diǎn)表交由倉庫輸入 ERP系統(tǒng)內(nèi)，財務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)確定單價。財務(wù)核算員根據(jù)財務(wù)規(guī)定和ERP系統(tǒng)操作順序進(jìn)行財務(wù)核算工作。系統(tǒng)管理員管理系統(tǒng)管理員和公司網(wǎng)絡(luò)管理員按本規(guī)定要求維護(hù)ERP系統(tǒng)，保障系統(tǒng)運(yùn)行順暢。ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)解決或與金蝶顧問聯(lián)系解決ERP操作系統(tǒng)自身的技術(shù)問題，并根據(jù) ERP系統(tǒng)使用狀況，對相關(guān)操作人員進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)工作。隨著公司對 ERP系統(tǒng)完善和功能的增強(qiáng)， 根據(jù)項(xiàng)目實(shí)

9、施的進(jìn)度和深度配合公司金蝶.K/3 ERP 項(xiàng)目組的實(shí)施工作。公司 ERP項(xiàng)目管理參見金蝶“ K3” ERP系統(tǒng)推行暫行管理辦法 。5.3.數(shù)據(jù)安全管理帳套備份：為保證數(shù)據(jù)的安全，確保使用帳套不被破壞，根據(jù)實(shí)際工作要求，每周五或周六下午 17：00 系統(tǒng)重新啟動后， 由系統(tǒng)管理員或指定的管理人員執(zhí)行帳套備份操作；當(dāng)需要對 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作時或執(zhí)行其他不可逆轉(zhuǎn)操作前，操作人員必須報告 ERP系統(tǒng)管理員先進(jìn)行完全帳套備份。備份帳套文件名為日期，除特殊要求的帳套外，備份帳套保存期不超過一個月。日志備份：為了有效追溯在 ERP系統(tǒng)里的錯誤操作和非法操作情況， 系統(tǒng)實(shí)施日志管理，當(dāng)日志記錄達(dá)到一

10、定量時，需要引出記錄數(shù)據(jù)保存在設(shè)定的文件夾內(nèi)備查，同時清除系統(tǒng)內(nèi)的記錄。密碼管理：為了維護(hù)業(yè)務(wù)流程各職能崗位權(quán)責(zé)的獨(dú)立有效性，防止其他人員誤用、盜用本崗位操作權(quán)限， 各崗位 ERP系統(tǒng)操作人員必須設(shè)定開機(jī)密碼、 個人進(jìn)入帳套密碼。a） 開機(jī)密碼及用戶名必須在 ERP服務(wù)器上注冊后才能與服務(wù)器相連，改動開機(jī)密碼及用戶名前必須先告訴系統(tǒng)管理員同時在服務(wù)器里修改。b) ERP 操作人員請長假或離職時必須同時將開機(jī)密碼和個人進(jìn)入帳套密碼同相關(guān)人員辦理交接手續(xù)。權(quán)限管理：根據(jù)各崗位業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)管理員初步設(shè)定各崗位的權(quán)限，并通過一定時間的調(diào)整后，系統(tǒng)管理員將各崗位已設(shè)定權(quán)限表提交給各部門主管確認(rèn)并存檔。

11、經(jīng)確認(rèn)的各崗位權(quán)限的變更需由各部門主管提出書面申請方可更改。離職人員在 ERP內(nèi)的名稱需在其業(yè)務(wù)處理完畢后及時禁用。業(yè)務(wù)操作要求及單證管理公司使用 ERP系統(tǒng)管理的部門業(yè)務(wù)必須按照規(guī)定的流程采用ERP單據(jù)運(yùn)作，禁止背離 ERP工具而采用原來的模式。自本制度執(zhí)行之日起，除確需保留的手工單據(jù)外，如車間開具的領(lǐng)料單、原生產(chǎn)任務(wù)單可作為 ERP系統(tǒng)領(lǐng)料單銷售訂單的附件使用，其它單據(jù)不再作為有效單據(jù)使用。修改單據(jù)必須先在系統(tǒng)內(nèi)修改后再打印出來，手工直接在打印單據(jù)上的修改內(nèi)容無效。各崗位業(yè)務(wù)操作必須遵循嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、主動、及時地原則，確保本崗位業(yè)務(wù)能正確、及時地流向下個環(huán)節(jié)；各崗位對上環(huán)節(jié)要起到跟催、監(jiān)督的

12、作用，對下環(huán)節(jié)要起到跟蹤、服務(wù)的關(guān)系。各崗位職員要做到今日事今日畢，確保系統(tǒng)即時數(shù)據(jù)的正確性。.各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的單據(jù)制單、核準(zhǔn)、審核審批、分發(fā)、存檔管理按公司相關(guān)流程文件執(zhí)行。為保證各崗位的業(yè)務(wù)操作不受系統(tǒng)的站點(diǎn)限制影響，操作人員業(yè)務(wù)操作完畢后要立即退回到主控臺界面，不可繼續(xù)停留在各業(yè)務(wù)模塊界面，造成一個崗位站點(diǎn)在浪費(fèi)，而另一個崗位要處理業(yè)務(wù)卻沒有站點(diǎn)的情況。5.4.金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施管理5.4.1.公司所有的金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施管理遵循計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用管理辦法要求，確保設(shè)施設(shè)備的財產(chǎn)安全和使用安全。5.4.2.綜管部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)日常 ERP 系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)，

13、確保設(shè)備設(shè)施的正常使用。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)設(shè)備電力保障，應(yīng)避免設(shè)備突然斷點(diǎn)的情況。5.4.3.為保證 ERP服務(wù)器工作順暢，系統(tǒng)管理員或網(wǎng)絡(luò)管理員于每日下午17：00 時定時重新啟動服務(wù)器以清理服務(wù)器內(nèi)存；每月關(guān)閉一次服務(wù)器已確保正常運(yùn)行。5.4.4.除 ERP系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員日常管理以外，未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理授權(quán)許可，公司任何人禁止操作服務(wù)器， 經(jīng)授權(quán)操作服務(wù)器人員必須有網(wǎng)絡(luò)管理員或ERP系統(tǒng)管理員陪同，并遵循網(wǎng)絡(luò)管理員和 ERP系統(tǒng)管理員的要求。未經(jīng) ERP系統(tǒng)管理員同意，任何人不得進(jìn)行針對 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的操作。5.5.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理5.5.1.本公司物料編碼的編制、變更管理、物料基礎(chǔ)信

14、息管理參見物料編碼管理辦法。5.5.2.供應(yīng)商、客戶、職員資料的新增、變更、刪除禁用管理提出資料新增、變更、廢止申請：各部門對供應(yīng)商、客戶、職員資料提出新增、變更、刪除禁用的申請時，部門相關(guān)人員書面提出，并填寫好相關(guān)信息資料。發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)信息錯漏需要變更的，由發(fā)現(xiàn)部門直接提交申請給系統(tǒng)管理部門辦理。申請事項(xiàng)的審核、確認(rèn)：申請部門主管對本部門提出的申請負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)，并簽字確認(rèn)。新增、變更、廢止事項(xiàng)執(zhí)行：系統(tǒng)管理部門接到經(jīng)申請部門主管審核批準(zhǔn)的申請后要及時錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)管理部門對申請部門的申請有疑問的，先與該部門主管或以上人員溝通協(xié)商。屬于對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性有危害的新增、變更等方案系統(tǒng)管理部門可以拒絕采

15、用。財務(wù)部門補(bǔ)充新增物料相關(guān)屬性資料：由于基礎(chǔ)資料的財務(wù)內(nèi)容基本平穩(wěn)，一般不會變動，系統(tǒng)管理部門在新增、變更后要以郵件的方式通知負(fù)責(zé)該廠的財務(wù)人員，檢.查相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)是否需要補(bǔ)充、修訂，并及時回復(fù)系統(tǒng)管理部門。BOM表新增、變更、刪除禁用管理表新增及審核確認(rèn)： 技術(shù)部門對新產(chǎn)品按 ERP系統(tǒng)的格式要求建立新增產(chǎn)品的BOM表，BOM 表按照公司 ISO 文件要求進(jìn)行審核、 歸檔、發(fā)放。緊急開發(fā)產(chǎn)品的 BOM表要在一個工作日內(nèi)完成編制審核工作。系統(tǒng) BOM 表錄入：技術(shù)部門（或文控）要將編制審核完成的BOM 表于完成當(dāng)天分發(fā)給 ERP系統(tǒng)管理部門錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)。BOM 表變更、刪除、禁用：系統(tǒng)內(nèi)已存BOM 的修訂變更、刪除禁用都必須由技術(shù)部門提出申請經(jīng)部門主管審核后并交給系統(tǒng)管理人員，