公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、九、業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總 那么第一條 為了維護(hù)XXXXXX及委托單位的利益和合法權(quán)益，標(biāo)準(zhǔn) 本公司的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)?中華人民共和國(guó)檔案法? 、?中華人民 共和國(guó)檔案法實(shí)施方法? ，結(jié)合本公司的具體情況，特制訂本制度。第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對(duì)工程進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、 數(shù)據(jù)分析等績(jī)效評(píng)價(jià)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、 圖表、聲 像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條 本公司各類業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)歸本公司所有。各類業(yè)務(wù) 檔案由辦公室統(tǒng)一管理， 對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行日常管理、 分類、整理、 編目、借閱、銷毀等工作。第四條 本公司業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，接受同級(jí)檔案行政 管理部門、山東

2、省財(cái)政廳等有關(guān)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第二章 業(yè)務(wù)檔案的收集與管理第五條 檔案收集：業(yè)務(wù)檔案是本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的憑證底 稿和文件資料， 它是反映本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄。 業(yè)務(wù)人員在辦 理業(yè)務(wù)過程中，所需文件， 權(quán)屬證明、會(huì)計(jì)資料和其他相關(guān)資料應(yīng)收 集充分，以備核查和調(diào)閱。第六條 歸檔收集范圍：各項(xiàng)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告印稿，績(jī)效評(píng)價(jià)工作 底稿及業(yè)務(wù)資料、報(bào)表等，包括綜合類、業(yè)務(wù)類及備查類工作底稿。第七條 業(yè)務(wù)檔案管理的根本內(nèi)容包括： 按照業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 化、科學(xué)化、制度化要求，對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn) 行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條 各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工

3、作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中 形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進(jìn)行收集、 分類、整理后及時(shí) 向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或?qū)⑿畔⑺搅?。第九條 各業(yè)務(wù)工程小組，在每個(gè)業(yè)務(wù)工程完成后，由工程負(fù)責(zé) 人指定專人，按照業(yè)務(wù)類工作底稿和備查類工作底稿分別進(jìn)行整理。 業(yè)務(wù)類工作底稿按照業(yè)務(wù)工作底稿目錄的順序排列裝訂， 永久性工作 底稿備查類按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工 作底稿要標(biāo)準(zhǔn)整潔。第十條 各類業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容包括以下四類：1、相應(yīng)工程當(dāng)期檔案紙質(zhì)版。2、永久性檔案紙質(zhì)版即備查工作底稿檔案 。3、留存正式的績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告。報(bào)告已正式簽字蓋章生效。4、底稿電子版。第十一條 業(yè)

4、務(wù)檔案的立卷程序包括以下工作：1、組卷：按照委托單位工程號(hào)劃分， 原那么上組成一個(gè)案卷。2、公司承接績(jī)效評(píng)價(jià)工程按照年度及工程號(hào)排序， 卷內(nèi)的 材料按照工作底稿目錄的內(nèi)容排序。3、業(yè)務(wù)檔案復(fù)核：檔案歸類、整理完成后，工程負(fù)責(zé)人對(duì) 工作底稿全面審核確認(rèn)無(wú)誤后，在相應(yīng)位置簽字；立卷人 將工程復(fù)核后的檔案交至檔案復(fù)核人，在相應(yīng)位置簽字。4、業(yè)務(wù)檔案裝訂： 業(yè)務(wù)檔案復(fù)核完畢后， 去除所有文件材 料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務(wù) 類別、期間、冊(cè)書、歸檔日期、歸檔人等相關(guān)信息。永久 性檔案需單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并注明檔案類別。5、業(yè)務(wù)檔案移交： 業(yè)務(wù)檔案立卷完畢后， 應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)檔 案交公司檔

5、案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管 理員需驗(yàn)收確認(rèn)無(wú)誤后歸檔。第十二條 各業(yè)務(wù)類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移 交，檔案室驗(yàn)收后，按照業(yè)務(wù)工程和業(yè)務(wù)報(bào)告文號(hào)順序編制案卷目錄。 凡不符合立卷歸檔要求的那么令其退回， 重新按要求立卷歸檔。 對(duì)驗(yàn)收 合格的業(yè)務(wù)檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認(rèn)。第十三條 移交后的各業(yè)務(wù)類檔案，檔案室人員根據(jù)移交清單， 按照檔案的類別編制 ?皓誠(chéng)投資咨詢檔案目錄? ，編制好的檔案目錄， 驗(yàn)收合格后正式歸檔保存。第十四條 公司業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)， 應(yīng)辦 理檔案交接手續(xù)， 安排有關(guān)人員監(jiān)交。 交接手續(xù)辦理完畢后， 移交人、 接受人、

6、監(jiān)交人均在移交表上簽章。 移交人必須辦理完移交手續(xù)前方 可一離開。假設(shè)有一方未按照規(guī)定移交檔案，將追究其責(zé)任。第十五條 業(yè)務(wù)人員調(diào)離職之前，須有檔案管理員在問詢業(yè) 務(wù)人員所在部門經(jīng)理意見后在 ?人員調(diào)離簽單? 中簽署業(yè)務(wù)檔案移交 檢查是否符合規(guī)定的意見。 凡有未交業(yè)務(wù)檔案的， 應(yīng)補(bǔ)交相應(yīng)的業(yè)務(wù) 檔案；凡造成業(yè)務(wù)檔案喪失且無(wú)法彌補(bǔ)的，按照有關(guān)規(guī)定辦理；業(yè)務(wù) 檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理 員方可在?人員調(diào)離簽單?中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查符合規(guī)定的意見； 否那么，簽署不符合規(guī)定的意見，人力資源部不辦理調(diào)動(dòng)和解聘手續(xù)。第三章業(yè)務(wù)檔案的保存第十六條 為保證業(yè)務(wù)完整性、保密性

7、和方便實(shí)用性，本公司業(yè) 務(wù)檔案統(tǒng)一存放于檔案室。第十七條正式歸檔后的各類業(yè)務(wù)檔案，由檔案室管理員進(jìn)行分 類整理，統(tǒng)一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。案完好無(wú)損第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生， 做到防盜、防光、 防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務(wù)檔第四章業(yè)務(wù)檔案的利用第十九條第二十條業(yè)務(wù)檔案的利用是指對(duì)業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄事公司內(nèi)部人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制?業(yè)務(wù)檔案借閱審批表?，經(jīng)經(jīng)理和工程負(fù)責(zé)人審 批前方可借閱。借閱責(zé)任人及部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)所借閱檔案負(fù)完全責(zé)任包括平安性、完整性、保密性等。第二十一條 對(duì)借閱的業(yè)務(wù)檔案及本公司內(nèi)有關(guān)文件，需做到嚴(yán) 格保密，對(duì)失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽(yù)的，應(yīng)追究 當(dāng)事人的責(zé)任，并視其情節(jié)的輕重給予通報(bào)批評(píng)和經(jīng)濟(jì)處分。第二十二條對(duì)于繼續(xù)為上年客戶提供效勞的工程，永久性檔案 可在借閱使用后在檔案負(fù)責(zé)人監(jiān)督下將內(nèi)容進(jìn)行更新， 隨本期工程重 新立卷歸檔；同時(shí)注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號(hào)。第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務(wù)工作需 要查閱公司檔案時(shí)，須經(jīng)該工程負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批， 其他咨詢類公司人員等因業(yè)務(wù)工作需要查閱事務(wù)所檔案時(shí)，須經(jīng)該項(xiàng) 目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批后，由有關(guān)部門代