基于提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的私營(yíng)中小企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建案例分析

1、基于提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的私營(yíng)中小企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建案例分析摘要：隨著經(jīng)濟(jì)體中企業(yè)組織形式的多元化，私營(yíng)中小企業(yè)在我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)中所占的比重逐漸提升，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了不容忽視的貢獻(xiàn)。但是，受限于企業(yè)發(fā)展理念以及企業(yè)規(guī)模等，私營(yíng)中小企業(yè)當(dāng)前的管理情況并不盡如人意，內(nèi)控管理也存在很多問題，從而嚴(yán)重限制了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。由于競(jìng)爭(zhēng)激烈程度的不斷提升，為了生存下來并獲得更好的發(fā)展，私營(yíng)中小企業(yè)必須完善自身的內(nèi)控管理機(jī)制，從而提升運(yùn)營(yíng)以及管理效率。下文中，作者就以私營(yíng)中小企業(yè)SW公司為案例，構(gòu)建了針對(duì)其經(jīng)營(yíng)狀況的內(nèi)控體系，以期讓該公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。關(guān)鍵詞：私營(yíng)中小企業(yè) 內(nèi)控 風(fēng)險(xiǎn) 構(gòu)建 中國(guó)成功

2、加入之后，經(jīng)濟(jì)的開放性得到了很大提升，國(guó)家經(jīng)濟(jì)在世界上的地位與影響力不斷提高。不過，同時(shí)也使得市場(chǎng)環(huán)境變得更加復(fù)雜，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的不確定性變得更加顯著，所面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)不但種類有所增多，影響強(qiáng)度也較之過去大了許多。企業(yè)要繼續(xù)保持運(yùn)營(yíng)的活力與發(fā)展動(dòng)力，就必須提升自身的管理水平，完善內(nèi)控管理體系。遺憾的是，當(dāng)前我國(guó)關(guān)于內(nèi)控的研究基本上都是聚焦大企業(yè)的，還沒有針對(duì)中小型企業(yè)的相關(guān)研究。私營(yíng)中小企業(yè)受限于自身的發(fā)展與管理理念，在內(nèi)控方面存在很多問題，或者根本沒有建立起內(nèi)控體系，或者建立了體系但沒能貫徹落實(shí)管理制度。所以，以私營(yíng)中小企業(yè)對(duì)研究對(duì)象，幫助其構(gòu)建完善的內(nèi)控體系具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。下文中作者

3、研究的SW公司是集研產(chǎn)銷于一身的高新技術(shù)企業(yè)，最近幾年由于公司業(yè)務(wù)范圍的拓展以及經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，暴露出很多內(nèi)部管理問題，同時(shí)也導(dǎo)致成本一直居高不下，嚴(yán)重限制了公司的進(jìn)一步發(fā)展。作者基于這種情況，深入分析了應(yīng)該如何構(gòu)建適合SW公司，并能有效提升其管理效率的內(nèi)控體系。一、SW公司內(nèi)控系統(tǒng)的構(gòu)建 究其本質(zhì)的話，內(nèi)控系統(tǒng)其實(shí)就是把公司的所有內(nèi)控要素有機(jī)結(jié)合為統(tǒng)一的整體。作者充分考察了SW公司的運(yùn)營(yíng)情況，并結(jié)合各內(nèi)控要素，為其構(gòu)建了如下的內(nèi)控系統(tǒng)：圖1 SW公司內(nèi)控系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 （一）構(gòu)建良好的內(nèi)控環(huán)境良好的內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)控系統(tǒng)正常運(yùn)作的重要基礎(chǔ)，對(duì)于SW公司來說，良好內(nèi)控環(huán)境的構(gòu)建可以從以下方面入手：首先

4、，改進(jìn)治理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化內(nèi)審的功能。SW公司應(yīng)該成立審計(jì)部對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)以及管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與管理，并賦予審計(jì)部足夠的工作權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部監(jiān)督的目標(biāo)，而不是作為美化公司治理結(jié)構(gòu)的裝飾部門。公司的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，并在工作中處處帶頭、身體力行，和公司其它員工一樣接受審計(jì)部門的監(jiān)督與審查；另外，公司的領(lǐng)導(dǎo)層也可以親身參與到核心業(yè)務(wù)的決策以及安排工作中，從而提升對(duì)公司具體業(yè)務(wù)的了解與掌握程度。最后，還應(yīng)該盡量多和不同部門的員工交流與溝通，從而全方位了解公司運(yùn)營(yíng)過程可能面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，并提早做好防控措施。 其次，完善人力資源管理機(jī)制。SW公司需要制定規(guī)范的員工招聘、考評(píng)、升遷、解約等制度，并保證制度制

5、定過程的獨(dú)立性與民主性，從而讓員工明確公司對(duì)其的發(fā)展管理是有據(jù)可依而且一視同仁的。具體而言，招聘環(huán)節(jié)應(yīng)綜合考慮應(yīng)聘人員的專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，還要關(guān)注其與人交流與溝通的能力。如果是對(duì)公司發(fā)展有重要影響的崗位就要進(jìn)行更加深入細(xì)致的應(yīng)聘人員背景分析；考評(píng)環(huán)節(jié)需要采用科學(xué)公正的考評(píng)方法，從而最真實(shí)的反映出員工的工作成果，并根據(jù)考評(píng)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，從而提升員工的工作主動(dòng)性與積極性。對(duì)于那些在公司工作時(shí)間長(zhǎng)，表現(xiàn)一直出色的員工應(yīng)給予一定的晉升機(jī)會(huì)，從而充分激發(fā)他們的潛能，為公司發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。 （二）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng) 基于SW公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，作者認(rèn)為其面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)主要有： 供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：受限于發(fā)展

6、規(guī)模以及資金實(shí)力，SW公司都是提前做好采購(gòu)訂單，直接由供應(yīng)商處購(gòu)貨，但是購(gòu)貨的總數(shù)量以及總金額并不大，所以可以選擇的供應(yīng)商很少，議價(jià)能力也很低。另外，這些供應(yīng)商基本上也是流通企業(yè)，并不是生產(chǎn)商，這就使SW公司面臨著很高的原料不確定性以及風(fēng)險(xiǎn)，一旦供應(yīng)商無法從生產(chǎn)商處取得貨源就會(huì)直接影響SW公司的生產(chǎn)計(jì)劃，進(jìn)而影響后續(xù)的銷售等環(huán)節(jié)。 生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)：當(dāng)前，SW公司的生產(chǎn)規(guī)模并不大，因此，如果短時(shí)間接到大量銷售訂單的話，存在無法按時(shí)交貨的風(fēng)險(xiǎn)；另外，生產(chǎn)調(diào)整的靈活程度如果不能及時(shí)配合訂單的需求，也會(huì)導(dǎo)致很高的交貨風(fēng)險(xiǎn)。 銷售風(fēng)險(xiǎn)：SW公司的資金來源就是銷售收入，因此，銷售風(fēng)險(xiǎn)絕對(duì)是公司最需要防控的風(fēng)險(xiǎn)之

7、一。作者認(rèn)為，SW公司需要認(rèn)清導(dǎo)致銷售風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因，從而進(jìn)行相應(yīng)的銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理。至于導(dǎo)致銷售風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因，主要有以下幾種： （1）信息原因。SW公司處于銷售方的位置和客戶之間在信息方面會(huì)存在一定的不對(duì)稱性，這會(huì)直接導(dǎo)致銷售風(fēng)險(xiǎn)。 （2）信用管理制度方面。如果SW公司未能全面、正確的了解客戶的資信信息，也沒有對(duì)客戶的還款能力進(jìn)行科學(xué)評(píng)估與論證的話，那么就極易因?yàn)槊つ孔非蠖唐阡N售成績(jī)而做出草率的銷售決策，形成銷售風(fēng)險(xiǎn)。 （3）應(yīng)收賬款管理方面。將產(chǎn)品銷售出去并不代表已經(jīng)完成了任務(wù)，接下來的應(yīng)收賬款管理也是工作重點(diǎn)之一。如果SW公司沒能控制好信用政策，就很容易導(dǎo)致應(yīng)收賬款管理失效，形成銷售風(fēng)

8、險(xiǎn)。 基于上述原因，作者認(rèn)為SW公司應(yīng)該做好以下工作： 事前預(yù)防：SW公司的銷售部應(yīng)該定期對(duì)行業(yè)市場(chǎng)情況進(jìn)行深入細(xì)致的分析，總結(jié)各類影響因素的變化情況；同時(shí)，分析公司內(nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力指標(biāo)；綜合評(píng)估客戶的發(fā)展?jié)摿σ约百Y信情況等。 事中控制：SW公司應(yīng)該設(shè)定合理的信用額度與信用期限，并做好應(yīng)收賬款的后續(xù)管理工作，合理安排收款方式；同時(shí)，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的壞賬。 事后追討：SW公司應(yīng)該密切跟蹤那些逾期未還的款項(xiàng)，并安排專人上門催收，以保證賬款能夠順利收回。 SW公司當(dāng)前基本上只是生產(chǎn)炭黑制造設(shè)備，產(chǎn)品非常單一，相應(yīng)的客戶群較小，而且具有很大的行業(yè)局限性。這種銷售情況下，一旦客戶轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)模

9、式或者出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)困難，SW公司就會(huì)承受很高的銷售風(fēng)險(xiǎn)。因此，作者建議SW公司應(yīng)充分發(fā)揮當(dāng)前生產(chǎn)設(shè)備的潛力，積極研發(fā)新型或者擁有新功能的設(shè)備，從而擴(kuò)大客戶群，將銷售風(fēng)險(xiǎn)控制在低水平。 （三）開展積極的控制活動(dòng) 作者認(rèn)為，SW公司應(yīng)重視財(cái)產(chǎn)控制，結(jié)合公司的實(shí)際情況建立具有針對(duì)性的資產(chǎn)管理制度，定期進(jìn)行各類資產(chǎn)的盤點(diǎn)。為了提升資產(chǎn)的安全性，SW公司還應(yīng)完善資產(chǎn)記錄，做好賬目管理，并安排資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)部門定期核對(duì)賬目，以保證資產(chǎn)賬實(shí)相符。 另外，SW公司還應(yīng)重視預(yù)算控制，盡量將資金預(yù)算做得更加細(xì)致、更加具體。在項(xiàng)目本身規(guī)模很大，不但開發(fā)的時(shí)間長(zhǎng)而且使用資金也多的情況下，需要將資金使用計(jì)劃細(xì)化到具體的

10、項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)以及時(shí)點(diǎn)上，制定周密的資金使用計(jì)劃，從而控制好項(xiàng)目的資金使用情況，保證公司現(xiàn)金流正常。 （四）提升信息傳遞效率 SW公司需要注重內(nèi)部的信息交流，特別是公司領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工之間的交流。為了更好的聽到基層員工的聲音，作者建議SW公司可以公開總經(jīng)理的電子郵箱，員工如果對(duì)工作有意見或者有改善工作的合理化建議，都可以直接發(fā)送電子郵件給總經(jīng)理。另外，公司的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)鼓勵(lì)員工在工作中以批判的眼光分析工作過程的科學(xué)性與合理性，并根據(jù)自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，摸索是否有更好的工作方式；最后，SW公司還應(yīng)該為員工們創(chuàng)造溝通的渠道，從而增進(jìn)他們彼此間的理解，進(jìn)而在工作中更好的協(xié)作。 （五）監(jiān)督控制 基于SW公司

11、的實(shí)際情況，作者認(rèn)為其最好設(shè)置專門的監(jiān)督崗位，該崗位員工的工作職責(zé)就是審計(jì)公司內(nèi)部管理體系的運(yùn)作情況，審計(jì)重點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)較多的對(duì)外部門。如果在審計(jì)的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就需要分析問題產(chǎn)生的原因，并進(jìn)行整改；當(dāng)然，對(duì)于出現(xiàn)問題的部門或者員工則需要進(jìn)行一定的懲處。 另外，SW公司還應(yīng)聘請(qǐng)獨(dú)立第三方對(duì)公司進(jìn)行審計(jì)，審查公司財(cái)務(wù)管理體系內(nèi)的各項(xiàng)工作是否符合要求。這種外部審計(jì)模式能夠保持很高的客觀性，因此，可以反映公司最真實(shí)的內(nèi)控情況，并針對(duì)內(nèi)控問題給出整改建議，從而提升公司的內(nèi)控效率。二、SW公司內(nèi)控系統(tǒng)中流程的設(shè)計(jì) 作者在綜合分析了SW公司當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀況之后，選擇當(dāng)前存在較多問題的采購(gòu)與付款以及存貨為

12、例子，為其設(shè)計(jì)了更加科學(xué)合理的新流程。 （一）采購(gòu)與付款流程設(shè)計(jì) 作為有生產(chǎn)環(huán)節(jié)的企業(yè)，SW公司必須進(jìn)行原料以及各類組件等的采購(gòu)工作，有時(shí)為了提升生產(chǎn)效率還要采購(gòu)相關(guān)的技術(shù)以及服務(wù)等。為了最大化采購(gòu)帶來的收益，作者為SW公司設(shè)計(jì)了下面的業(yè)務(wù)流程：圖2 SW公司采購(gòu)流程設(shè)計(jì)圖 1、采購(gòu)過程 （1）制定采購(gòu)計(jì)劃 為了更好的安排資金以及生產(chǎn)活動(dòng)，作者建議SW公司應(yīng)在年初制定該年度的采購(gòu)計(jì)劃。具體制定過程為：相關(guān)部門依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定具體的采購(gòu)計(jì)劃，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，交由主管生產(chǎn)的副總審批，審批通過之后將采購(gòu)計(jì)劃提交至采購(gòu)部；接下來，采購(gòu)部將收到的采購(gòu)計(jì)劃匯總為公司年度的采購(gòu)總計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)簽字之后交由總經(jīng)

13、理審批。實(shí)際生產(chǎn)過程中，相關(guān)部門根據(jù)自身的生產(chǎn)安排以及庫(kù)存情況，在需要采購(gòu)的時(shí)候提交采購(gòu)申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字之后交由主管生產(chǎn)的副總審批，審批通過之后就可以安排采購(gòu)了。 （2）選擇采購(gòu)形式 1）招標(biāo)：如果需要采購(gòu)的物資價(jià)值超高，每份訂單的預(yù)計(jì)價(jià)格都超過了100萬元；或者采購(gòu)的設(shè)備以及技術(shù)每份訂單的預(yù)計(jì)價(jià)格都超過了50萬元，這時(shí)SW公司需要采用招標(biāo)采購(gòu)的形式。 2）非招標(biāo)：如果采購(gòu)物資達(dá)不到招標(biāo)采購(gòu)的要求，那么就要采取非招標(biāo)采購(gòu)的形式。這時(shí)SW公司必須至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，并真實(shí)記錄詢價(jià)結(jié)果。 （3）確定供應(yīng)商 SW公司確定最終供應(yīng)商時(shí)需要考慮以下幾方面： 1）如果是采購(gòu)以前沒有采購(gòu)過的物資，那么就

14、需要貨比三家，也就是要多向供應(yīng)商詢價(jià)，并全面了解供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)以及資信情況； 2）如果采購(gòu)以前采購(gòu)過的物資，那么就應(yīng)該首先在與公司有過合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商中選擇； 3）如果采購(gòu)是長(zhǎng)期的行為，那么就應(yīng)該積極與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，從而享受采購(gòu)價(jià)格的折扣以及優(yōu)先供貨等待遇。 （4）價(jià)格審批 采購(gòu)部在和供應(yīng)商確定了價(jià)格之后，就需要將匯總的報(bào)價(jià)表提交給總經(jīng)理，同時(shí)報(bào)價(jià)表中還應(yīng)標(biāo)注出綜合權(quán)衡之后，初步確定的供應(yīng)商以及價(jià)格。 （5）簽訂合同 在供應(yīng)商以及價(jià)格得到總經(jīng)理的審批之后，采購(gòu)部就應(yīng)該按照具體的訂單信息填寫采購(gòu)合同，相關(guān)生產(chǎn)部門將采購(gòu)物資的技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)等附在合同后面。合同填寫好之后，就按照公

15、司規(guī)定的流程簽訂。 （6）通知收貨 合同簽訂之后，供應(yīng)商會(huì)在合同約定的期限內(nèi)將物資發(fā)送過來，采購(gòu)部需要安排好驗(yàn)收以及收貨事宜，保證物資順利交收。 （7）結(jié)算與付款 確認(rèn)收到采購(gòu)物資之后，倉(cāng)儲(chǔ)部要向采購(gòu)部以及財(cái)務(wù)部發(fā)出收貨確認(rèn)單；采購(gòu)部在確認(rèn)物資與合同約定完全一致之后，向財(cái)務(wù)部發(fā)出物資符合合同約定的通知單；財(cái)務(wù)部根據(jù)收到的收貨確認(rèn)單以及采購(gòu)部的通知單，并核對(duì)供貨商開具的發(fā)票，確認(rèn)無誤之后就按照公司的付款程序進(jìn)行結(jié)算與付款操作。 2、建立采購(gòu)檔案 1）采購(gòu)物資的技術(shù)參數(shù)指標(biāo)匯總以及技術(shù)服務(wù)資料等； 2）各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)表以及最終確定的備選報(bào)價(jià)表； 3）招標(biāo)記錄，各供應(yīng)商的資質(zhì)材料、首輪報(bào)價(jià)開標(biāo)情況、

16、第二輪報(bào)價(jià)開標(biāo)情況、議價(jià)過程等； 4）最終簽訂的采購(gòu)合同； 5）物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告； 3、采購(gòu)專項(xiàng)賬采購(gòu)部需要建立采購(gòu)專項(xiàng)賬，清晰記錄每筆采購(gòu)的賬目情況，這樣一旦需要查詢某種物資的采購(gòu)細(xì)節(jié)時(shí)，就可以馬上找到，從而提升采購(gòu)信息對(duì)公司內(nèi)控管理的輔助性。表1 采購(gòu)臺(tái)賬記錄內(nèi)容 4、監(jiān)督及考評(píng) SW公司應(yīng)安排審計(jì)專員定期審查采購(gòu)部的內(nèi)控情況，并就存在的問題提出針對(duì)性的改善建議；同時(shí)，審查采購(gòu)過程工作的規(guī)范性，并將審計(jì)結(jié)果提交給公司的領(lǐng)導(dǎo)層，由領(lǐng)導(dǎo)層給出具體的考評(píng)意見。 （二）存貨內(nèi)控流程設(shè)計(jì) 為了提升SW公司對(duì)存貨的內(nèi)控管理效率，確保整個(gè)入庫(kù)、保管、出庫(kù)的過程規(guī)范合理，將庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)控制在較低水平內(nèi)，必須設(shè)計(jì)更

17、加合理的存貨內(nèi)控流程。 對(duì)于存貨內(nèi)控來說，最基本的原則就是銜接性工作必須由不同人負(fù)責(zé)，不能一人兼多職，具體而言包括： （1）負(fù)責(zé)入庫(kù)驗(yàn)收與負(fù)責(zé)入庫(kù)審批的崗位必須分離，負(fù)責(zé)出庫(kù)發(fā)貨與出庫(kù)審批的崗位必須分離； （2）負(fù)責(zé)審批采購(gòu)的崗位，絕對(duì)不可以同時(shí)負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收以及保管； （3）負(fù)責(zé)存貨管理的崗位，絕對(duì)不可以同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)貨； （4）存貨盤點(diǎn)需要存貨管理崗位、存貨記錄崗位以及完全與存貨管理無關(guān)的其他崗位員工一起進(jìn)行； （5）如果個(gè)別崗位員工無法到崗，需要臨時(shí)指定人員暫代其工作的，絕對(duì)不可以指定那些與其工作存在銜接性的崗位人員。 1、存貨的日常管理 存貨原則上應(yīng)該保存在SW公司的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，如果確實(shí)無法存

18、放在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的，則需要采取特殊保管措施，保證物資的安全性、完整性與功能性。 存貨管理員應(yīng)做好存貨的分類工作，不同類別的物資分開存放，并定期檢查物資的狀態(tài)。 如果在管理過程中發(fā)現(xiàn)物資發(fā)生了外觀或者性狀上的變化，則需要立刻聯(lián)系相關(guān)部門，并采取緊急應(yīng)對(duì)措施，以保證物資的經(jīng)濟(jì)性不受損害。 2、存貨盤點(diǎn) SW公司必須制定規(guī)范的存貨盤點(diǎn)制度。因?yàn)楸P點(diǎn)可以對(duì)存貨進(jìn)行徹底的清查，檢驗(yàn)其是否與賬面記錄的情況一致，從而發(fā)現(xiàn)存貨管理中存在的問題，以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施。作者建議，SW公司每半年進(jìn)行一次全面的存貨盤點(diǎn)，以了解公司實(shí)際的存貨情況，這里需要注意的是，盤點(diǎn)時(shí)一定要有財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)。盤點(diǎn)結(jié)束之后，財(cái)務(wù)部需要匯總存貨盤點(diǎn)記錄表，真實(shí)記錄存貨盤點(diǎn)的具體情況，并裝訂成冊(cè)妥善保管。參考文