酒店管理軟件使用方法說明

1、酒店管理軟件操作說明一、客人入?。菏紫仁髽艘浦了枞胱〉姆块g號，雙擊鼠標。此時，跳出一個對話框，如下：（圖一）根據(jù)對話框中所顯示的容登記客人的入住信息：姓名、證件類型、性別、實際房價、房租類型、入住類型。前四項是根據(jù)客人提供的信息填寫； 實際房價是根據(jù)本賓館的實際賣出的房價填寫；房租類型分為鐘點房、全日房、半日房，可根據(jù)客人的需求來選擇，只需把鼠標移至對應類型的上點擊左鍵一次即可， 如客人需入住鐘點房您就可以把鼠標移至 鐘 點擊一次左邊的圈圈，此時的房租類型就變?yōu)殓婞c房類型；入住類型分為一般、自用、團體組，正常的入住為一般型、不收取房價的為自用型、專業(yè)資料團體入住為團體組入住型， 您可以根據(jù)實

2、際情況來選擇， 只需用鼠標點擊右邊的，此時在下會出現(xiàn)一般、自用、團體組再根據(jù)您的選擇點擊以下的入住類型。以上七種信息記錄為必填型，其它剩余的信息可根據(jù)賓館的需求來選擇填寫，也可不填。填寫完客人的信息后，將鼠標移至左上角“存盤”的工具鍵上點擊左鍵一次， 此時會出現(xiàn) “住店客人房租確定”的對話框， 如下：（圖二）這時您就要再次核對一下客人的實際房價是否正確， 是正確的就直接點擊下存盤， 如果不正確還可以在上面直接點擊修改， 然后點存盤。至此您的入住信息就全部登記完畢了。注：存盤后如發(fā)現(xiàn)登記錯誤， 您可以從頭開始操作雙擊此房間號，跳出對話框，更改填寫錯誤的信息，然后再次存盤。二、押金： 1、雙擊此房

3、間號，出現(xiàn)圖一的對話框，點擊右上角“押金”一次，出現(xiàn)一個“按金登記”對話框如下：（圖三）點擊左上角“新增”一次，此時又會出現(xiàn)一個“按金新增”的對專業(yè)資料話框如下：（圖四）（圖三）（圖四）在金額一欄中填寫押金數(shù)額， ；后點擊左下角“存盤” 。再根據(jù)賓館實際情況來選擇是否需要打印押金單， 之后點擊所有對話框中的“關閉”退出對話框。當客人續(xù)交押金時還是按照第一次交押金的法來登記操作 2、也可以將鼠標移至此房間號上， 點擊右鍵，再用鼠標選擇第一行“押金”點擊一次。然后再進行操作。注： 當存盤后發(fā)現(xiàn)押金數(shù)額填寫錯誤時可以根據(jù)實際來增減數(shù)專業(yè)資料額，如：客人交200 元押金，我們登記成300 元并已存盤，

4、這時可以按照押金登記法操作至圖四，在金額欄上輸入-300 元，存盤（打印自選），之后再次直接點擊新增，在金額欄上輸入200元并再次存盤（打印自選） ，這樣就可以了。三、帳單： 1、雙擊此房間號，出現(xiàn)圖一的對話框，點擊右上角“帳單”出現(xiàn)一個“客房帳單列表”對話框如下：（圖五）點擊左上角“新增”一次，此時又會出現(xiàn)一個“消費新增”的對話框如下：（圖六）這時您可以在消費項目對應的框中用鼠標雙擊以下，會出現(xiàn)多的專業(yè)資料消費容供您選擇， 然后雙擊您所選擇的消費容，此時您可以根據(jù)消費的實際情況更改數(shù)量與價格，之后點擊右下角“存盤” ，這時客人的消費情況就登記上去了， 然后點擊所有對話框中的 “關閉”退出此對

5、話框。 2、也可以將鼠標移至此房間號上，點擊右鍵，再用鼠標選擇第二行“帳單”點擊一次。然后再進行操作。注：當帳單添加錯誤時，您也可以進行修改。 1、如：8102 的客人只在賓館吃了一頓飯并沒有打， 而我們把客人的消費記錄中填寫成餐費 120 元、費 5 元，這時我們要把客人打的記錄刪除。首先要用鼠標點擊操作至圖五“帳單客房列表”對話框，然后，在列表中查找添加錯誤的消費記錄，用鼠標在此行中點擊一下，選中此消費記錄，之后點擊右上角“刪除” ，并根據(jù)軟件的提示進行確認刪除操作。 2、如：8102 的客人在賓館吃了一頓飯 120 元，而我們填寫成了 130 元多了 10 元，這時我們首先要用鼠標點擊操

6、作至圖五“帳單客房列表”對話框，然后再新增一個餐費消費記錄，在價格一欄中填寫一個“ -10 ”元再存盤即可。另，一定要選擇對應的消費容來更改。 如，餐費錯了我們就要再添加一個餐費來更改，費錯了我們就要再添加一個費來更改，等等。四、換房： 在住客人如提出換一個房間入住時，您可以進行換房操作。首先鼠標移至客人現(xiàn)住的房間號單擊右鍵一次，并從出現(xiàn)的菜單中找出 “換房” 點擊左鍵一次， 此時會出現(xiàn)一個 “換房”的對話框如下：（圖七）專業(yè)資料在“新房號”一欄中填寫客人需要入住的新房號，然后點擊一下“實際房價”欄，此時您要核對一下實際房價是否正確，可以進行修改，之后點擊左下角“存盤”會跳出圖二“住店客人房租

7、確定”對話框，這時您要再次核對一下“姓名、實際房價”是否正確，也可以進行修改， 最后點擊左下角 “存盤”再點擊跳出的 “信息”對話框并點確定即可。五、結帳： 所有的賓館都會要求客人在規(guī)定的時間退房，如超過規(guī)定時間退房就會加收半日房租和全日房租。這時我們在結帳時就要注意。例如：正常退房時間為12:00, 超過 12:00 加收半日房租 ,超過 18:00 加收全日房租。那我們在操作時應該：在規(guī)定時間退房 ：首先將鼠標移至該房間號單擊右鍵并從下列菜單中找出“結帳”點擊左鍵一次，此時會出現(xiàn)一個“結帳”的對話框如下：（圖八）專業(yè)資料上框中所顯示的是客人入住時的消費記錄，下框所顯示的是客人所交的押金記錄

8、。我們還可以點擊左下“新帳單”來增減客人的消費記錄，點擊之后會出現(xiàn)圖六“消費新增”的對話框，進行增減操作。 如：結帳時發(fā)現(xiàn)客人的消費帳單有一項消費金額加多（少）了我們可以在此消費項目上加負（正）的金額來抵充、房間物品損失的賠償費、 稅費等在這里都可以添加上。 接著您在點擊下的“下一步”這時您可以看到對話框的上顯示這個客人共消費多少、押金多少、應退多少。最后您再按照提示按順序點擊：“下一步”、“打印”、“打印”“關閉”“是”“確定”即可結帳。在 12:00 和 18:00 之后退房：首先將鼠標移至該房間號單擊右鍵并從下列菜單中找出“結帳”點擊左鍵一次， 此時會出現(xiàn)一個“加收半日租 / 鐘點房租”

9、或“加收全日租”的對話框如下：（圖九）專業(yè)資料上面有加收房租的金額（此金額是根據(jù)本賓館實際加收的房租提前設置好的）提示，這時如果您點確定就按照提示加了房租，點取消則不加收。另外，加收房租的金額還可以進行修改，如上面所顯示的是 80 元，老板說按 50 元來收，這時您就可以把鼠標移至“加收房租”一欄中刪除原金額，輸入實際的金額50 元，在點擊確定即可。接下來的操作法就和前面所介紹的正常結帳操作的步驟是一樣的。 注：一定要按照實際的加收房租金額填寫，再點確定。 如果您點擊了確定，房租就加上了。因此，一定要在結帳時才可以點擊確定， 平時查閱不結帳時千萬不要點擊確定。六、聯(lián)單： 如果有一個客人同時要開

10、2 間或 2 間以上的房間，這時我們就可以把客人所開的所有房間用聯(lián)單聯(lián)到一起，這樣當這些房間要結帳時， 我們的電腦上就會出現(xiàn)客人所開的所有房間的帳單，并提示您是否要一起結帳。防止我們漏結了某個房間。具體操作法如下：入住登記： 客人來入住時， 我們按照正常順序一間一間登記入住專業(yè)資料交押金，之后點擊軟件界面的上“接待”此時會出現(xiàn)一個“藝智酒店管理系統(tǒng) - 前臺接待”的對話框。點擊此對話框左上的“聯(lián)單”這時又會出現(xiàn)“聯(lián)房”對話框如下： （圖十）上面顯示的是客人的入住信息， 這時您從入住信息中找到客人所開的所有房間，并用鼠標在每個房間的左邊“”點擊一次，這時被點擊的框會打上一個“”所有要聯(lián)的房間都要

11、點擊一下，之后您在點擊左下的“聯(lián)房”此時又會返回到“藝智酒店管理系統(tǒng) - 前臺接待”的對話框。您再看一下此時的客人入住信息，凡是被聯(lián)單的房間序號上都會有同一種顏色的色塊。 這就表示這些房間已經(jīng)聯(lián)在一起了。結帳：當這些房間要進行結帳時， 我們只需要點擊其中的一個房間號結帳，此時會出現(xiàn)一個“聯(lián)房”的對話框，如下（圖十一）上面會顯示所有與這間房聯(lián)在一起的房號在點擊左下角 “聯(lián)房結帳”這時就會出現(xiàn)我們“結帳”的對話框，其中會詳細記錄所有房間的消費記錄與押金，接著您就可以按照前面所說的法進行專業(yè)資料結帳操作了。 另 ：如果客人結帳時說其中有一間房間要繼續(xù)入住，剩余的房間都結帳。您可以這樣操作，點擊某一個

12、房間右鍵結帳，此時出現(xiàn)的“聯(lián)房”對話框，您可以從上面所顯示的房間號中找出那間繼續(xù)入住的房間把房號左側的框中“”用鼠標點擊一下去掉， 然后再點擊聯(lián)房結帳這樣其他的房間就還可以聯(lián)房結帳，而這間房繼續(xù)入住。如果只有兩間房間聯(lián)房在一起，其中一間不結帳，您就不需要再用鼠標點擊框中的“”直接點擊下的“取消”即可。（圖十一）七、并單： 當客人結帳時提出要將另外2 間或 2 間以上的房間一起結帳時， 我們可以進行并單操作，點擊客人的房間號右鍵結帳，此時在出現(xiàn)的“結帳”對話框（圖八）的右下角有一個“并單”點擊一次，會出現(xiàn)一個“并單”的對話框如（圖十二）其中顯示的是所有客人的入住信息，您要從中選擇客人需要一起結帳

13、的房間，點擊右邊“選定”下面對應的框，接著點擊左下的確定，在點擊“是” 。這時電腦就會退出到軟件的界面，被您選專業(yè)資料中并單的房間就會自動退房轉為臟房，而這些退了房的房間消費（圖十二）就會全部并入那位結帳客人的房間。 （此時這位客人如果還要繼續(xù)續(xù)住，過幾天結帳也可以， 其他退房的消費仍然保留在他的帳單里。）然后，您再從新點擊客人的房間號結帳， 此時出現(xiàn)的 “結帳”對話框中會有您并單的房間中的消費記錄與押金記錄， 之后您就可以按照之前所說的法進行結帳操作。八、轉單： 當客人提出要把自己的房間消費轉到另一間房間一起結帳， 或客人同時有2 間房要一起結帳， 這時，我們可以用轉單來操作。點擊客人的房間

14、號結帳，此時在出現(xiàn)的“結帳”對話框（圖八）的右下角有一個“轉單”點擊一次，會出現(xiàn)“轉單”對話框，如（圖十三）專業(yè)資料在“房號” 框中輸入您要轉入的房間號，然后點擊左下角 “確定”再根據(jù)提示逐步點擊“是” “確定”這時客人自己的房間就會變成臟房，此房的消費記錄就會自動轉入他所指定的房間，然后您再按照前面的法對此房間進行結帳操作。九、已結帳單重開：當客人結帳之后發(fā)現(xiàn)帳單結錯時，我們可以把客人的這個房間重新結帳（此時要在結錯的帳單上注明作廢）。也就是通過我們的“已結帳單重開”來操作。操作法如下：首先在軟件界面的最上菜單欄中點擊“收銀結帳”，再從下出現(xiàn)的菜單中查找到“已結帳單重開”點擊一下，此時會出現(xiàn)

15、一個“已結帳單重開”的對話框，如（圖十四）專業(yè)資料這時，我們在右邊“帳單號”的右框中輸入我們結錯的帳單號的后三位，如帳單號是“ 00000009 ”我們只要輸入“ 009 ”即可。之后點擊上的“查詢”此時在下的記錄框中會出現(xiàn)您要重新結帳的房間記錄， ( 您要認真核實一下此記錄是否是您要重結的 ) 再點擊上的“恢復” ，然后出現(xiàn)一個“詢問”的對話框，再點擊“是”，接著點擊 “確定”。至此， 您要重開的帳單已經(jīng)恢復了。將鼠標移至上的“關閉”點擊一下退出“已結帳單重開”的對話框，回到軟件的界面。 您可以看到界面上您要重新結帳的房間已經(jīng)恢復成入住房了。這時您再按照結帳的法重新點擊結帳，即可。（如帳單上

16、有錯誤的消費記錄，通過新帳單增減成正確的即可。）專業(yè)資料藝智酒店管理軟件問題解答1如聯(lián)單：點擊工具欄接待再點擊工具欄聯(lián)單，出現(xiàn)所有在住的房間，勾選所要聯(lián)單的房號，點擊要聯(lián)房即可；如果聯(lián)房操作有誤，需要取消，可以勾選已經(jīng)聯(lián)房的房號，點擊消除聯(lián)房 ；新入住的房間還可以加入到已經(jīng)聯(lián)過的一組房間中去，勾選剛剛需要聯(lián)房的所有新房間，再勾選已經(jīng)聯(lián)過房間的其中一個房間，點擊聯(lián)房即可。2如聯(lián)房結帳：聯(lián)房的房間一般來說有兩種情況，一種就是全部同時退房， 這時就點擊其中要退的一個房間，點擊結專業(yè)資料帳，這時會出現(xiàn)聯(lián)房結帳的對話框，點擊聯(lián)房結帳就行了；如果不是同時退房， 則點擊需要退房的房間 結帳，出現(xiàn)聯(lián)房結帳的對

17、話框， 點擊取消，再在結帳對話框里，點擊轉單，轉到未退的房間里即可。3臨時帳單的使用：有一種這樣的情況，如果客人已經(jīng)退房，但因為種種原因，沒有到總臺結帳，需要推遲結帳，這時我就可以用臨時帳單這種式來處理，點擊需要做臨時帳單處理的房間，點擊臨時結帳確定即可，這時該房間會自動變?yōu)榇驋叻浚?當客人來結帳時， 我們選擇工具欄的 收銀，再點擊右上角的臨時帳 ，選中需要結帳的房間，點擊工具欄的結帳即可。4臨時帳單的還原，如果由操作不小心，將其它在住房間轉為臨時帳單，這時就需要還原，點擊工具欄接待 ，點右上角的臨時帳 ，選中要還原臨時帳單，點擊工具欄修改，將房號列房號兩側的括號去掉點擊存盤即可。5結帳的房間

18、如重新打印帳單：點擊收銀結帳已結帳單查詢，填寫查詢條件，點擊查詢 ，選中需要打印的帳單，點擊工具欄帳單 ，再點擊打印按鈕即可。6協(xié)議單位設定： 點擊菜單 基本資料 -簽約客戶設定 ，點擊新增填寫協(xié)議單位的基本資料，再雙擊該條記錄，出現(xiàn)分類房租設定，設置該協(xié)議單位對應每種房間類型的房租。專業(yè)資料7話費取整：客人結帳時，如果有小數(shù)，需要進行四舍五入操作，點擊結帳對話框的“話費取整”即可。8客人退房，一般中午超過一定時間需要加收半日房租，比如超過中午12 點，下午超過一定時間需要加收全日房租，比如超過下午18 點，在時間圍退房， 系統(tǒng)也會出現(xiàn)對應的加收房租對話框，可以選擇確定或取消，來加收房租，或不加收房租。9掛帳掛錯單位如處理：如果因為操作失誤，掛帳掛錯單位，可以通過已結帳單重開式，重新掛帳即可。夜審操作步驟1在夜審操作之前，認真核對電腦帳單與實際帳單金額是否相同，如果不同，找出原